7 τρόποι για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Σε όλους μας πολύ συχνά λείπει το κίνητρο για να ολοκληρώσουμε ένα σημαντικό έργο. Συχνά εμείς οι ίδιοι καθυστερούμε εσκεμμένα την ολοκλήρωση αυτού ή εκείνου του έργου απλώς και μόνο επειδή δεν θέλουμε να το κάνουμε. Ως αποτέλεσμα, η αποτελεσματικότητα και η παραγωγικότητά μας μειώνονται. Θα σας πούμε πώς να το αντιμετωπίσετε σε αυτό το άρθρο.

Το 1915, ο Άλμπερτ Αϊνστάιν παρουσίασε τη λαμπρή και επαναστατική θεωρία της σχετικότητας. Κατά τη διάρκεια των τριών προηγούμενων ετών, αφοσιώθηκε ολοκληρωτικά στη δημιουργία αυτής της θεωρίας, χωρίς να αποσπάται από τίποτα άλλο.

Δεν σας ενθαρρύνω να αφιερώσετε τρία χρόνια για να δημιουργήσετε ένα έργο, αλλά αυτή η μέθοδος εστίασης είναι πραγματικά αποτελεσματική.

Ήταν μια μικρή εκδρομή στο παρελθόν, και τώρα ας στραφούμε στις σύγχρονες πραγματικότητες: σήμερα η τάση να «κάνουμε λιγότερα» έχει γίνει αρκετά δημοφιλής. Όπως υποδηλώνει το όνομα, αυτή η περιοχή περιλαμβάνει τεχνικές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να επιτευχθούν μεγαλύτερα αποτελέσματα με λιγότερη προσπάθεια.

Σήμερα θέλω να μοιραστώ μαζί σας μερικές από αυτές τις τεχνικές. Ελπίζουμε να σας βοηθήσουν να επιτύχετε τα καλύτερα αποτελέσματα στο συντομότερο δυνατό χρόνο.

1. Ο νόμος του Pareto, ή η αρχή 20/80

Σε γενικές γραμμές, αυτή η αρχή διατυπώνεται ως εξής: το 20% των προσπαθειών δίνουν το 80% του αποτελέσματος και το υπόλοιπο 80% των προσπαθειών - μόνο το 20% του αποτελέσματος. Ο νόμος 20/80 ισχύει σχεδόν σε όλους τους τομείς της ζωής. Για παράδειγμα, σύμφωνα με αυτόν τον νόμο, το 20% των εγκληματιών διαπράττει το 80% των εγκλημάτων.

Το να γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε σωστά το νόμο Pareto θα σας βοηθήσει όχι μόνο στην επαγγελματική σας ζωή, αλλά και στην καθημερινή σας ζωή. Αυτό είναι ένα εύχρηστο μικρό κόλπο που μπορεί να σας βοηθήσει να προβλέψετε το αποτέλεσμα. Για παράδειγμα, αν είστε εξωστρεφής άνθρωπος, τότε πιθανότατα έχετε πολλούς φίλους. Σκεφτείτε ποιος από αυτούς τους ανθρώπους θα έρθει να σας βοηθήσει σε μια δύσκολη κατάσταση. Μάλλον, θα είναι λίγοι από αυτούς, μόνο κάτι γύρω από το περιβόητο 20%. Αξίζει να το σημειώσετε αυτό και να προσπαθήσετε να διατηρήσετε επαφή με αυτά τα 20%, αντί να χάνετε χρόνο με εικονικούς φίλους.

Πως δουλεύει

Σύμφωνα με το νόμο του Pareto, θα πρέπει να κάνετε όλες τις ασήμαντες εργασίες όταν η παραγωγικότητά σας είναι χαμηλή. Για παράδειγμα, πολλοί άνθρωποι, μόλις έρθουν στη δουλειά τους το πρωί, δεν μπορούν να εμπλακούν αμέσως στη διαδικασία της εργασίας. Πρέπει να συνομιλήσουν με συναδέλφους, να πιουν ένα φλιτζάνι καφέ ή να κάνουν κάτι άλλο που θα τους βοηθήσει να αποκτήσουν τη διάθεση για δουλειά.

Μόνο έτσι θα μπορέσουν να εργαστούν παραγωγικά. Είναι σημαντικό να δίνετε προτεραιότητα στις εργασιακές εργασίες. Προσπαθήστε να ολοκληρώσετε σημαντικές εργασίες σε μια στιγμή της ημέρας που η απόδοσή σας είναι σε υψηλό επίπεδο.

2. Τρεις σημαντικές εργασίες

Πολλοί άνθρωποι δημιουργούν μια λίστα υποχρεώσεων για να βοηθήσουν στη διατήρηση της ροής εργασίας τους οργανωμένη. Φυσικά, στον 21ο αιώνα έχουμε ήδη απομακρυνθεί από το να γράφουμε τις επερχόμενες υποθέσεις στα χαρτιά, για αυτό έχουμε smartphone και υπολογιστές.

Σας προτείνω να ακολουθήσετε έναν απλό κανόνα: κάθε πρωί, αφιερώστε πέντε λεπτά γράφοντας τις τρεις πιο σημαντικές εργασίες σας για την ημέρα. Στη συνέχεια, επικεντρώστε όλες τις προσπάθειές σας στην ολοκλήρωση αυτής της σύντομης λίστας.

Είναι μια εξαιρετική εναλλακτική σε αυτές τις ατελείωτες μεγάλες λίστες υποχρεώσεων που συνήθως αγαπάμε να γράφουμε. Ποιον κοροϊδεύουμε, γιατί ούτε μια εβδομάδα δεν θα τους αρκεί, πόσο μάλλον μια μέρα. Εστιάστε σε αυτές τις τρεις κύριες εργασίες και αν τις ολοκληρώσετε νωρίτερα, μπορείτε να ξεκινήσετε να κάνετε κάτι άλλο.

Αυτή η απλή αλλά ισχυρή συνήθεια μπορεί πραγματικά να αυξήσει την παραγωγικότητά σας.

3. Κάνε λιγότερη φιλοσοφία

Η φιλοσοφία Do Less είναι πολύ δημοφιλής στη σύγχρονη ζωή. Διαφορετικοί συγγραφείς προτείνουν διαφορετικές προσεγγίσεις. Για παράδειγμα, ο Mark Lesser έγραψε το Achieve More With Less, βασισμένος στον Βουδισμό Ζεν.

Το μανιφέστο του «κάνε λιγότερα» ξεκινά αντικρούοντας τον ισχυρισμό ότι η μείωση του φόρτου εργασίας κάνει τους υπαλλήλους τεμπέληδες και επηρεάζει αρνητικά την παραγωγικότητά τους. Όταν κάνουμε λιγότερες εργασίες, μπορούμε να απολαμβάνουμε τα επιτεύγματά μας.

Ο Mark Lesser συνιστά να αφιερώσετε λίγα λεπτά κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας για να διαλογιστείτε. Αυτό εξομαλύνει την αναπνοή σας, θα συνέλθετε, θα ανακουφιστείτε από το άγχος και θα μπορέσετε να συγκεντρωθείτε καλύτερα στο έργο που έχετε.

Μην ξεχνάτε να βάζετε προτεραιότητες. Εκτελέστε πρώτα σημαντικές εργασίες και μετά προχωρήστε σε εκείνες χαμηλής προτεραιότητας. Μην υπερφορτώνετε τον εαυτό σας με πολλές εργασίες: είναι καλύτερα να κάνετε λιγότερα, αλλά με υψηλή ποιότητα και ευχαρίστηση, παρά περισσότερα, αλλά χωρίς ενθουσιασμό.

4. Τεχνική ντομάτας

Η τεχνική της ντομάτας προτάθηκε από τον Francesco Cirillo. Η τεχνική ονομάζεται ντομάτα επειδή ο συγγραφέας της αρχικά χρησιμοποιούσε ένα χρονόμετρο κουζίνας σε σχήμα ντομάτας για τη μέτρηση του χρόνου.

Η τεχνική βασίζεται στην αρχή της εργασίας για 25 λεπτά σε μια συγκεκριμένη εργασία χωρίς διακοπή, αλλά μετά από αυτό είναι επιτακτική ανάγκη να κάνετε ένα διάλειμμα.

Πως δουλεύει

1. Κοιτάξτε τη λίστα εργασιών σας και επιλέξτε τις εργασίες υψηλότερης προτεραιότητας από αυτήν.
2. Στη συνέχεια, ρυθμίστε το χρονόμετρο για 25 λεπτά και ξεκινήστε να εργάζεστε χωρίς να αποσπάτε την προσοχή μέχρι να ακούσετε το ηχητικό σήμα του χρονοδιακόπτη. Κάθε 25λεπτο χρονικό διάστημα ονομάζεται «ντομάτα».
3. Στη συνέχεια κάντε ένα διάλειμμα πέντε λεπτών και ενεργοποιήστε ξανά το χρονόμετρο.
4. Μετά από τέσσερις «ντομάτες» (δηλαδή, κάθε δύο ώρες) κάντε ένα μεγαλύτερο διάλειμμα 15-20 λεπτών.
5. Εάν η εργασία σας παίρνει περισσότερες από πέντε "ντοματιές", μπορεί να χωριστεί σε πολλά μέρη.

Αυτή η τεχνική σας βοηθά να εργάζεστε σε εργασίες υψηλότερης προτεραιότητας, βελτιώνει την εστίαση και σας βοηθά να συγκεντρωθείτε καλύτερα.

5. Ο μύθος του multitasking

Το multitasking δεν μας κάνει καθόλου πιο παραγωγικούς, είναι μύθος. Στην πραγματικότητα, όταν συγκεντρωνόμαστε σε πολλές εργασίες ταυτόχρονα, έχει αρνητικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα και τη συγκέντρωσή μας.

Ανεξάρτητα από το πόσο καλά έχετε συνηθίσει στο multitasking, η παραγωγικότητά σας θα είναι πολύ μικρότερη από ό,τι αν επιλέγατε να εστιάσετε από την αρχή μέχρι το τέλος σε μια μεμονωμένη εργασία.

David Meyer, καθηγητής στο Πανεπιστήμιο του Μίσιγκαν

Είναι δυνατή η αποτελεσματική εκτέλεση πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα μόνο σε ορισμένες ειδικές περιπτώσεις. Ας πούμε, όταν κάνετε κάτι αυτόματα, για παράδειγμα, περπατάτε και μιλάτε ταυτόχρονα. Το περπάτημα είναι μια αυτόματη δραστηριότητα και δεν απαιτεί να εστιάσετε σε αυτό. Μια πολύ γνωστή παραβολή το δείχνει καλά:

Κάποτε ένα μυρμήγκι συνάντησε μια σαρανταποδαρούσα σε ένα δασικό μονοπάτι, η οποία έτρεξε χαρούμενα και γαλήνια προς το μέρος του. Το μυρμήγκι ρώτησε τη σαρανταποδαρούσα: «Πώς κινείς και τα 40 πόδια σου τόσο επιδέξια; Πώς καταφέρνεις να κυκλοφορείς τόσο εύκολα και γρήγορα;». Η σαρανταποδαρούσα σκέφτηκε για ένα λεπτό και … δεν μπορούσε πια να κουνηθεί!

Εάν θέλετε να εκτελείτε εργασίες πιο παραγωγικά, είναι καλύτερο να εστιάσετε σε μια εργασία, να την ολοκληρώσετε από την αρχή μέχρι το τέλος και μόνο τότε να προχωρήσετε σε άλλες.

6. Ενημερωτική δίαιτα

Σήμερα, η υπερφόρτωση του εγκεφάλου σας με πληροφορίες είναι τόσο εύκολη όσο η θερμοπληξία στην έρημο Σαχάρα. Και ακόμη και τα συμπτώματα είναι παρόμοια: διαταραχή ύπνου, απόσπαση προσοχής και καθυστερημένη αντίδραση. Ο εγκέφαλός μας είναι υπερφορτωμένος με θόρυβο πληροφοριών. Στον σύγχρονο κόσμο, οι άνθρωποι αναζητούν συνεχώς νέα, αν και μας περιβάλλουν ήδη παντού.

Σε αυτήν την περίπτωση, ο Timothy Ferris, συγγραφέας του βιβλίου How to Work Four Hours a Week και την ίδια στιγμή να μην τριγυρνάει στο γραφείο "από κλήση σε κλήση", για να ζήσει οπουδήποτε και να γίνει πλούσιος "συμβουλεύει τους ανθρώπους να" ενημερωτική δίαιτα». Πιστεύετε ότι όλα τα email, τα blog, οι εφημερίδες και τα περιοδικά που διαβάζετε είναι πραγματικά σημαντικά για εσάς; Χρειάζεστε πραγματικά να αφιερώνετε τόσο πολύ χρόνο στα social media και την τηλεόραση;

Προσπαθήστε να λαμβάνετε όσο το δυνατόν λιγότερες πληροφορίες εντελώς περιττές για εσάς τουλάχιστον για μια εβδομάδα και δείτε πώς αυτό επηρεάζει την παραγωγικότητά σας.

7. Ζήστε σύμφωνα με το πρόγραμμα

Ρωτήστε οποιοδήποτε επιτυχημένο άτομο πότε ξυπνάει και πιθανότατα θα ακούσετε αυτό το άτομο να ξυπνάει νωρίς. Είναι αρκετά απλό: δεν υπάρχουν πολλοί περισπασμοί το πρωί, οπότε μπορούμε να επικεντρωθούμε στις προτεραιότητές μας.

Να θυμάστε ότι υπάρχει χρόνος για ξεκούραση και χρόνος για δουλειά. Σχεδιάστε ξεκάθαρα όρια μεταξύ του ενός και του άλλου. Ξεκινήστε με τη διακοπή της επιχειρηματικής δραστηριότητας μόλις νιώσετε ότι πρέπει να ξεκουραστείτε.

Είναι καλύτερα να ζεις με ένα σχέδιο παρά χωρίς αυτό

Ο νόμος του Πάρκινσον δηλώνει ότι «η εργασία γεμίζει τον χρόνο που της διατίθεται». Αυτό σημαίνει ότι εάν, για παράδειγμα, αποφασίσετε ότι θα γράψετε μια αναφορά σε μια εβδομάδα, θα τη γράφετε όλη την εβδομάδα. Ο νόμος του Πάρκινσον εφαρμόζεται ιδιαίτερα σε πράγματα που δεν μας αρέσουν και δεν έχουμε καμία επιθυμία να κάνουμε. Πολλοί από εμάς τείνουμε να απλώνουμε τις περιπτώσεις όσο το δυνατόν περισσότερο. Αλλά αν βάλετε κάθε εργασία σε ένα άκαμπτο κουτί, θα σας επιτρέψει να αντιμετωπίσετε τις υποθέσεις πολύ πιο αποτελεσματικά. Όταν έχεις προθεσμίες, προσπαθείς να τα κάνεις όλα στην ώρα τους, οπότε αυτό είναι ένα μεγάλο κίνητρο.