5 βασικά λάθη στη διαχείριση χρόνου που μας εμποδίζουν να μπορούμε να κάνουμε τα πάντα

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Κάνουμε μια λίστα εργασιών και προσπαθούμε να τηρούμε το χρονοδιάγραμμα ό,τι κι αν γίνει. Αλλά ανεξάρτητα από το πόσο σκληρά προσπαθούμε, νέες και επείγουσες εργασίες θα εξακολουθήσουν να εμφανίζονται. Ο κατάλογος μεγαλώνει και δεν μπορούμε να διώξουμε την αίσθηση ότι ο χρόνος κυριολεκτικά ξεφεύγει από τα χέρια μας. Ας βρούμε λοιπόν ποια λάθη κάνουμε πιο συχνά και πώς να διαχειριστούμε σωστά τον χρόνο μας.

1. Δεν βάζουμε προτεραιότητα

Φυσικά, μια λίστα υποχρεώσεων είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να οργανώσετε τις σκέψεις σας σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε. Αλλά αν δεν βάλετε προτεραιότητες, τότε το πιο σημαντικό πράγμα μπορεί απλά να φύγει από τα μάτια σας. Πρέπει να κατανοήσετε την κατεύθυνση, τον σκοπό της δραστηριότητάς σας και να μην μεταπηδάτε από τη μια εργασία στην άλλη. Η ακατάλληλη ιεράρχηση μπορεί να πει πολλά για το τρέχον εργασιακό περιβάλλον.

Πολλοί άνθρωποι που εργάζονται σε μια ομάδα αισθάνονται άβολα όταν τα αφεντικά ή οι συνάδελφοί τους τους ζητούν να κάνουν κάτι: αναβάλλουν τις τρέχουσες εργασίες τους, δεν βάζουν προτεραιότητες και μετά δεν συμβαδίζουν με το πρόγραμμά τους. Επομένως, εάν σχεδιάζετε την ημέρα, την εβδομάδα ή τον μήνα σας, αναρωτηθείτε ποια είναι η πιο σημαντική εργασία για εσάς κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.

Συχνά συμβαίνει ότι η εργασία σε μια σημαντική εργασία παίρνει όλες τις σκέψεις και σταδιακά ρέει σε αναβλητικότητα. Γιατί συνήθως απαιτεί σοβαρή ψυχική προσπάθεια και πλήρη εστίαση. Είναι πολύ πιο δελεαστικό να κάνετε μικρές πεντάλεπτες εργασίες όλη την ημέρα από μια μεγάλη εργασία που δεν είναι εύκολη, αν και φέρνει πολλά κέρδη στο τέλος.

2. Υπερεκτιμούμε τις δυνάμεις μας

Η υπερεκτίμηση των δυνατοτήτων σας είναι μια γνωστή αμαρτία στη διαχείριση του χρόνου. Όταν πιστεύεις ότι μια εργασία θα διαρκέσει μερικά λεπτά το πολύ, αλλά τρώει τουλάχιστον μισή ώρα. Για να αποφύγετε αυτή την κατάσταση, πριν ξεκινήσετε τη δουλειά, σημειώστε κάπου πόσο χρόνο θα αφιερώσετε σε αυτήν.

Εάν η εργασία διαρκεί 25-30 λεπτά, φροντίστε να την τοποθετήσετε στο πρόγραμμα.

Μια άλλη συμβουλή: σκεφτείτε δύο φορές πόσο καιρό μπορεί να διαρκέσει πραγματικά η εργασία.

Εάν είστε βέβαιοι ότι η εργασία διαρκεί 30 λεπτά, αφήστε μια ώρα στο πρόγραμμά σας για λόγους ασφαλείας. Διαφορετικά, μπορεί να γίνετε ένας από αυτούς τους δύστυχους εργασιομανείς που δουλεύουν όλη τη νύχτα.

Στην αρχή της ημέρας, αφιερώστε 10 λεπτά για να ελέγξετε το πρόγραμμά σας. Γεγονός: 10 λεπτά προγραμματισμού το πρωί θα σας εξοικονομήσουν μία ώρα κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Αλλά μην ανεβάζετε ολόκληρο το πρόγραμμά σας, θυμηθείτε να αφήσετε λίγο ελεύθερο χρόνο για νέες ή/και απροσδόκητες εργασίες.

3. Αποσπασμένος

Η αποσπασμένη προσοχή είναι η κύρια αιτία της αναβλητικότητας. Και πάνω από όλα, τα κοινωνικά δίκτυα και η αλληλογραφία μας αποσπούν την προσοχή από τη δουλειά. Για να αποφευχθεί αυτό, συνιστούμε να απενεργοποιείτε τις ειδοποιήσεις εισερχομένων όταν προσπαθείτε να εστιάσετε στις αποχρώσεις μιας εργασίας ή να καθορίσετε ένα διάστημα για ειδοποιήσεις, για παράδειγμα, κάθε τρεις ώρες. Αυτό θα σας βοηθήσει να μην σας αποσπούν τα γράμματα κάθε δύο λεπτά.

Ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να αφιερώσετε ειδικό χρόνο στο πρόγραμμά σας που θα αφιερώσετε στην εργασία με τα εισερχόμενά σας. Το να ελέγχετε συνεχώς την αλληλογραφία σας σημαίνει ότι δίνετε λίγη προσοχή σε αυτό: σαρώνετε γρήγορα την επιστολή και εξίσου γρήγορα στέλνετε μια απάντηση, συχνά ανακριβή και με τυπογραφικά λάθη. Το να ζητάς συγγνώμη και να εξηγείς ξανά αυτό που πραγματικά εννοείς είναι χάσιμο χρόνου που θα μπορούσε να είχε αποφευχθεί.

Η ακαταστασία μπορεί επίσης να αποσπάσει πολύ την προσοχή. Σκόρπιοι φάκελοι με χαρτιά στο γραφείο, χάος στα είδη γραφείου, σημειώσεις που δεν μπορούν να βρεθούν σε αυτό το χάλι… Κάνε κανόνα να καθαρίζεις το γραφείο σου κάθε φορά στο τέλος της εβδομάδας και να πετάς αδίστακτα χαρτιά που δεν είναι χρήσιμα εσείς και είναι απίθανο να χρειαστείτε.

4. Πιστεύουμε ότι η καταμέτρηση του χρόνου που ξοδεύεται είναι περιττή

Υπάρχουν δύο τρόποι για να ελευθερώσετε χρόνο: να αγνοήσετε νέες εργασίες ή να εξορθολογίσετε τη χρήση του. Αλλά μέχρι να αρχίσετε να παρακολουθείτε πόσο χρόνο ξοδεύετε σε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα, δεν θα γνωρίζετε ποια μέθοδος είναι κατάλληλη για εσάς.

Για μία ή δύο εβδομάδες, προσπαθήστε να παρακολουθείτε τον χρόνο που αφιερώνετε σε αναθέσεις εργασίας. Αυτό θα σας βοηθήσει να δείτε και να αναλύσετε πώς ξοδεύετε τον χρόνο σας και στο μέλλον - να αποφύγετε τα δικά σας λάθη.

Σας διακόπτουν συνεχώς τηλεφωνήματα ή χτυπούν την πόρτα σας; Περνάτε πολύ χρόνο στο Διαδίκτυο ή ελέγχετε πολύ συχνά την αλληλογραφία σας; Δείτε πόσο χρόνο χρειάζεται για να κάνετε αυτές τις μη παραγωγικές εργασίες και αναπτύξτε μια στρατηγική για να τις αγνοήσετε ή να μειώσετε τον αριθμό.

5. Πιστεύουμε στο multitasking

Οι ειδικοί στη διαχείριση χρόνου λένε με μια φωνή: δεν υπάρχει τέτοιο πράγμα όπως multitasking. Αυτό που συνήθως αναφέρεται ως "multitasking" είναι στην πραγματικότητα η ρίψη από τη μια εργασία στην άλλη και δεν υπάρχει τίποτα καλό σε αυτό.

Για το καλύτερο αποτέλεσμα, πρέπει να συγκεντρωθείτε σε μία εργασία, να ρυθμίσετε ένα χρονόμετρο και να εργαστείτε την καθορισμένη ώρα μόνο σε αυτήν.

Επαναλάβετε στον εαυτό σας σαν μάντρα: "Αυτή τη στιγμή θα ολοκληρώσω αυτήν την εργασία" - και δεν θα μεταπηδήσετε από τη μια εργασία στην άλλη.