Πώς να επιτύχετε το Ζεν των Ταχυδρομείων

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Πριν από σχεδόν 9 χρόνια, ο Merlin Mann λάνσαρε την ιδέα του άδειου inbox που σύντομα έγινε τάση. Ωστόσο, εστιάζοντας στον μηδενισμό του αριθμού των εισερχομένων, χάσαμε ένα σημαντικό σημείο: δεν αφορά το άδειασμα των εισερχομένων, αλλά την ειρήνη και τη διαύγεια που συνοδεύει. Σωτηρία στην επίτευξη του ταχυδρομικού ζεν!

Σύμφωνα με τα στοιχεία, το 80% των γραμμάτων είναι «απόβλητα». Τα πρησμένα εισερχόμενα με μη αναγνωσμένα μηνύματα, λίστες υποχρεώσεων που στέλνουμε στους εαυτούς μας και ενημερωτικά δελτία είναι αγχωτικά και ενοχλητικά. Οι ηγέτες είναι ιδιαίτερα ευάλωτοι, οι οποίοι βομβαρδίζονται συνεχώς με νέα και νέα μηνύματα που απαιτούν προσοχή.

Ο μόνος τρόπος για να σταματήσετε αυτή την τρέλα είναι να σταματήσετε να υπακούτε το γραμματοκιβώτιό σας και να αρχίσετε να το διαχειρίζεστε. Και αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να διαγράψετε όλα τα μηνύματα, ελευθερώνοντας χώρο για νέα. Χωρίς ένα σαφές σχέδιο για τη διαχείριση των εισερχομένων σας, θα επιστρέψετε γρήγορα σε παλιές συνήθειες και η ανησυχία θα κυριαρχήσει ξανά στο μυαλό σας.

Ακολουθούν 6 συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να πετύχετε το post zen.

1. Μειώστε τη ροή των σκουπιδιών

Ελέγξτε τις συνδρομές σας και παραδεχτείτε με ειλικρίνεια στον εαυτό σας ποιες χάνουν μόνο τον χρόνο σας. Ένα μάτσο πανομοιότυπα ενημερωτικά δελτία; Η αναφορά ενημέρωσης για τον ιστότοπο στον οποίο ήσασταν τελευταία φορά πριν από ένα χρόνο; Πληροφορίες για εκπτώσεις σε ένα κατάστημα όπου κάποτε αγοράσατε κάτι; Καταργήστε την εγγραφή σας από όλα αυτά επειγόντως.

Οτιδήποτε δεν αφορά τα καθημερινά ή στρατηγικά σας ενδιαφέροντα δεν πρέπει να καταλήγει στα εισερχόμενά σας. Κάντε μια προσπάθεια και ρυθμίστε προσεκτικά τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας σας.

2. Εκπαιδεύστε την ομάδα

Οι υπάλληλοι μεγάλων εταιρειών είναι πιο εξοικειωμένοι με αυτόν τον πόνο: ατελείωτες αλυσίδες επιστολών, αντίγραφα των οποίων αποστέλλονται σε όλους όσους χρειάζονται και δεν χρειάζονται. Σταματήστε αυτήν την τρέλα: Εξηγήστε ότι μπορείτε να προστεθείτε μόνο σε παραλήπτες μηνυμάτων που σχετίζονται άμεσα με εσάς. Υπάρχει τηλέφωνο για επείγοντα θέματα. Εξηγήστε το ίδιο σε πελάτες, φίλους, οικογένεια.

3. Αυτοματοποιήστε το γραμματοκιβώτιό σας

Προσαρμόστε τα φίλτρα σας έτσι ώστε μια γρήγορη ματιά στα Εισερχόμενά σας να σας δίνει μια ιδέα για το τι χρειάζεται την άμεση προσοχή σας, τι μπορεί να προβληθεί στο τέλος της ημέρας και τι είναι διαθέσιμο κατά τη διάρκεια της εβδομάδας.

4. Χρησιμοποιήστε υπηρεσίες αναβολής ανάγνωσης

Αποθηκεύστε ενδιαφέροντα, αλλά όχι επείγοντα email σε ξεχωριστό φάκελο ή χρησιμοποιήστε υπηρεσίες όπως το Evernote. Αποθηκεύστε περίεργα άρθρα που σας έχουν σταλεί στο Pocket ή στο Instapaper και διαβάστε όταν έχετε ελεύθερο χρόνο.

5. Διατηρήστε λίστες υποχρεώσεων χρησιμοποιώντας ειδικές υπηρεσίες

Τα εισερχόμενά σας δεν είναι μια εφαρμογή λίστας. Καταργήστε τη συνήθεια να στέλνετε email στον εαυτό σας με λίστες υποχρεώσεων και σχέδια για μακροπρόθεσμα έργα.

Διατηρήστε λίστες υποχρεώσεων σε υπηρεσίες που έχουν ενισχυθεί για αυτό, όπου μπορείτε να ορίσετε προθεσμίες, προτεραιότητες, να χωρίσετε μεγάλα έργα σε πολλές μικρές εργασίες και να δομήσετε λίστες. Και θα είναι λιγότερο πιθανό να πτοηθείτε όταν δείτε ένα νέο εισερχόμενο μήνυμα στην αλληλογραφία σας.

6. Χρησιμοποιήστε τον κανόνα των δύο λεπτών

Απαντήστε αμέσως μόνο σε email που απαιτούν λιγότερο από δύο λεπτά από τον χρόνο σας. Στείλτε τα υπόλοιπα στη λίστα υποχρεώσεων ή στο φάκελο Ανάγνωση αργότερα. Η εύκολη διανομή επιστολών θα βοηθήσει, για παράδειγμα.

Ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης εισερχομένων είναι απαραίτητο για την ψυχική σας υγεία. Η ροή των γραμμάτων δεν θα σταματήσει ποτέ και είναι σημαντικό για εσάς να μάθετε να επιπλέετε σε αυτήν, όχι να πνίγεστε. Μόλις πετύχετε το ταχυδρομικό Ζεν, θα γίνετε πιο ήρεμοι και πιο παραγωγικοί.