Πώς να κάνετε τις συναντήσεις πιο παραγωγικές

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο επιχειρηματίας και επενδυτής Ray Dalio μοιράστηκε τα μυστικά των επιτυχημένων συναντήσεων.

1. Προσδιορίστε ποιος διευθύνει τη συνάντηση και για ποιον πραγματοποιείται

Κάθε συνάντηση πρέπει να επιτυγχάνει τον στόχο κάποιου. Αυτό είναι το άτομο που πρέπει να διευθύνει τη συζήτηση. Προσδιορίζει τους στόχους της συνάντησης και τον τρόπο επίλυσής τους. Διαφορετικά, όλοι θα μιλήσουν τυχαία και δεν θα υπάρξει παραγωγική συζήτηση.

2. Αποφασίστε ποιος τύπος επικοινωνίας θα επικρατήσει

Η μορφή της συνάντησης εξαρτάται από τον σκοπό της συνάντησης. Για παράδειγμα, η συζήτηση και η εκπαιδευτική διάλεξη διεξάγονται με διαφορετικούς τρόπους. Οι συζητήσεις παίρνουν πολύ χρόνο. Όσο περισσότεροι είναι οι συμμετέχοντες, τόσο περισσότερο καθυστερούν. Επομένως, επιλέξτε προσεκτικά τους συμμετέχοντες στη συνάντηση.

Μην προσκαλείτε μόνο αυτούς που συμφωνούν με τη γνώμη σας. Αποφύγετε τόσο την ομαδική σκέψη, όταν οι συμμετέχοντες δεν εκφράζουν τις δικές τους απόψεις, όσο και τη μοναδική λήψη αποφάσεων.

3. Να είστε επίμονοι και ανοιχτοί

Θα πρέπει να διαχειριστείτε τις συγκρούσεις, να βγείτε από αδιέξοδα και να διαχειριστείτε τον χρόνο σας με σύνεση. Οι δυσκολίες συνήθως προκύπτουν όταν μιλάει ένας άπειρος υπάλληλος. Ζυγίστε τι είναι πιο σημαντικό για εσάς: εξοικονομήστε χρόνο χωρίς να συζητήσετε τη γνώμη του ή κατανοήστε πώς σκέφτεται. Η δεύτερη επιλογή θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε πώς ένα άτομο θα αντιμετωπίσει ορισμένες ευθύνες. Αν έχετε χρόνο, συζητήστε μαζί του πού κάνει λάθος. Αλλά πάντα να παραδέχεσαι το δικό σου λάθος.

4. Μην μεταπηδάτε από το ένα θέμα στο άλλο

Άρα στη συνάντηση δεν θα λυθεί ούτε ένα θέμα. Για να το αποφύγετε αυτό, σημειώστε τη συνομιλία στον πίνακα κιμωλίας.

5. Ακολουθήστε τη λογική της συνομιλίας

Κατά τη διάρκεια των διαφωνιών, τα συναισθήματα είναι έντονα και δυσκολεύουν την αντικειμενική αντίληψη της πραγματικότητας. Μείνετε ήρεμοι και λογικοί. Για παράδειγμα, οι άνθρωποι μερικές φορές λένε, «νομίζω ότι είναι αλήθεια» και μετά συμπεριφέρονται σαν να είναι ένα αποδεδειγμένο γεγονός. Αν και οι συνομιλητές τους βλέπουν την κατάσταση με εντελώς διαφορετικό τρόπο. Για να επικρατεί η λογική στη συζήτηση και όχι τα συναισθήματα, ρωτήστε έναν τέτοιο άνθρωπο: «Είναι αλήθεια;»

6. Κατανείμετε τις ευθύνες κάθε συμμετέχοντα

Όταν οι αποφάσεις λαμβάνονται από μια ομάδα, συχνά ξεχνιέται η ανάθεση ευθυνών. Και τότε δεν είναι ξεκάθαρο ποιος πρέπει να κάνει τι και ποιος είναι υπεύθυνος. Φροντίστε να ορίσετε με σαφήνεια τις ευθύνες κάθε μέλους της απόφασης της ομάδας.

7. Εισαγάγετε τον κανόνα των δύο λεπτών

Δώστε σε όλους δύο λεπτά για να εκφράσουν ήρεμα τις σκέψεις τους. Και μόνο τότε συζητήστε την πρότασή του. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι οι συμμετέχοντες θα εκφράσουν τη γνώμη τους χωρίς φόβο ότι θα διακοπούν ή θα παρεξηγηθούν.

8. Σταματήστε αυτούς που μιλούν πολύ γρήγορα

Η γρήγορη ομιλία είναι πιο δύσκολο να κατανοηθεί. Κάποιοι το εκμεταλλεύονται αυτό. Οι άνθρωποι δεν θέλουν να φαίνονται ανόητοι και δεν ξαναρωτάνε, ακόμα κι αν δεν καταλαβαίνουν κάτι. Μην πέφτετε σε αυτό το δόλωμα. Είναι δική σας ευθύνη να διευκρινίσετε τυχόν ασάφειες και να επιλύσετε διαφορές. Μην φοβάστε λοιπόν να πείτε: «Συγγνώμη, δεν το κατάλαβα. Θα μπορούσες να μιλήσεις πιο αργά? Και μετά ρωτήστε τις καθυστερημένες ερωτήσεις.

9. Συνοψίστε τη συζήτηση

Αν όλοι αντάλλαξαν ιδέες, βγάλτε συμπεράσματα. Εάν καταλήξετε σε συμφωνία στη συνάντηση, επαναλάβετε το δυνατά. Αν όχι, πες το κι εσύ. Εάν έχετε εντοπίσει εργασίες για το μέλλον, μοιράστε τις μεταξύ των συμμετεχόντων και καθορίστε τις προθεσμίες.

Καταγράψτε συμπεράσματα, θεωρίες εργασίας και προβλήματα, ώστε όλοι να έχουν πρόσβαση σε αυτά. Αυτό θα διευκολύνει την παρακολούθηση της προόδου.