Πώς να προγραμματίσετε συναντήσεις για να τις κάνετε αποτελεσματικές

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Μην σπαταλάς τον χρόνο σου.

Μπορεί να μην σας αρέσουν οι συναντήσεις, αλλά πρέπει να τις πραγματοποιήσετε. Αυτό είναι ένα ουσιαστικό μέρος της ροής εργασίας σε κάθε εταιρεία. Ένας τρόπος για να κάνετε τα ραντεβού πιο χρήσιμα και πιο γρήγορα είναι να τα προγραμματίσετε προσεκτικά. Το βιβλίο της Olga Demyanova, Διδάκτωρ Οικονομικών Επιστημών, «Γρήγορες και αποτελεσματικές συναντήσεις. Από την προετοιμασία μέχρι την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος».

Με την άδεια του εκδοτικού οίκου «Alpina PRO» το Lifehacker δημοσιεύει ένα απόσπασμα από το δεύτερο κεφάλαιο.

Οι ίδιες οι συναντήσεις δεν αποτελούν πρόβλημα. Είναι μάλιστα απαραίτητα και αποτελούν διαχειριστική ιδιότητα εξουσίας. Πρέπει να απαλλαγείτε από τις παρατεταμένες άχρηστες και αναποτελεσματικές συγκεντρώσεις.

Οι πιο συνηθισμένοι τύποι συναντήσεων:

• εβδομαδιαίος;
• στρατηγικό?
• εργαζόμενοι?
• υποβολή εκθέσεων·
• προγραμματισμός συναντήσεων·
• καταιγισμός ιδεών;
• επαγγελματικές συνομιλίες και συναντήσεις·
• ενημερώσεις.

Όλοι αυτοί οι τύποι μπορούν να ομαδοποιηθούν σε τέσσερις κύριες ομάδες:

1. κατά διάρκεια: γρήγορο (έως 30 λεπτά) και παρατεταμένο (πάνω από μία ώρα).
2. από τον αριθμό των συμμετεχόντων: έως 10 άτομα ή περισσότερα.
3. κατά σκοπό: εργασιακό, πολιτικό και ενημερωτικό.
4. κατά χρόνο: προγραμματισμένο και απρογραμμάτιστο.

Προγραμματισμός συνάντησης Απαιτούμενα χαρακτηριστικά

Τι να προγραμματίσετε:

• στόχοι?
• ημερήσια διάταξη;
• κατάλογος προσκεκλημένων·
• πρόγραμμα;
• πληροφοριακό υλικό·
• υπεύθυνος για την τήρηση του πρωτοκόλλου·
• χρονικό όριο για ομιλίες.

Πρώτα και κύρια, ο ηγέτης πρέπει να εξετάσει τους στόχους της συνάντησης. Αυτό είναι το σημείο εκκίνησης για την ημερήσια διάταξη και τη λίστα των συμμετεχόντων, την ώρα και τους κανονισμούς.

Οι κύριοι στόχοι των συναντήσεων:

1. Νέες πληροφορίες - για την ενημερωτική συνάντηση:

• σημαντικές ειδήσεις και αλλαγές πολιτικής·
• Συζήτηση σχεδίων και στρατηγικών·
• βραχυπρόθεσμη πρόβλεψη·
• παρουσίαση νέων προϊόντων και προσεγγίσεων·
• συζήτηση του προϋπολογισμού·
• θέματα προσωπικού.

2. Παρακολούθηση γεγονότων και λήψη επιχειρησιακών αποφάσεων - για τακτικές συνεδριάσεις:

• κύριοι κίνδυνοι και δυσκολίες·
• παραμέτρους για την αξιολόγηση της προόδου·
• αξιολόγηση των βασικών διαδικασιών και των απαραίτητων αλλαγών·
• συζήτηση για το τι συμβαίνει: τι πάει καλά, τι χρειάζεται βελτίωση.
• βασικά διδάγματα και αποτελέσματα δράσεων·
• συντονισμός των προσπαθειών·
• διαβιβάσεις.

3. Κίνητρα - δημιουργικές συναντήσεις, ανάπτυξη νέων προσεγγίσεων και δημιουργία ομάδας:

• κίνητρο για δράση·
• συλλογική λήψη αποφάσεων·
• τιμώντας την ατομική και συλλογική επιτυχία.

Έτσι, ο σκοπός επηρεάζει το είδος της συνάντησης και το μοντέλο διοργάνωσής της. Για παράδειγμα, οι συνεδρίες ενημέρωσης διαφέρουν ως προς τον αριθμό των συμμετεχόντων και τη διάρκεια. Τα κανονικά είναι προγραμματισμένου χαρακτήρα, είναι πιο γρήγορα χρονικά και με περιορισμένο αριθμό συμμετεχόντων. Οι δημιουργικές συναντήσεις απαιτούν ειδική προετοιμασία: οργάνωση επίπλων (συνήθως χωριστά τραπέζια), τσάι, καφέ και ανεπίσημο περιβάλλον. δεν απαιτούν τήρηση του ενδυματολογικού κώδικα.

Μήτρα Eisenhower για κατάταξη ερωτήσεων συνάντησης

Πρέπει να θυμόμαστε ότι μια συνάντηση είναι μια πλατφόρμα όπου λαμβάνονται σημαντικές αποφάσεις και ξεπερνιούνται τα προβλήματα. Το Matrix του Eisenhower είναι το πεδίο όπου συγκεντρώνονται όλα τα προβλήματα και οι ερωτήσεις. Κατατάσσονται ως προς τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα.

	Επειγόντως	Μη βιάζεσαι
Σπουδαίος	ΕΝΑ	σι
Δεν πειράζει	ντο	ρε

Τετράγωνο Α: σημαντικά και επείγοντα θέματα

Το τετράγωνο των σημαντικών και επειγόντων θεμάτων πρέπει να είναι άδειο ή μικρό. Αυτό θα υποδείξει ότι τηρείτε την ημερομηνία λήξης. Αν υπάρχουν πολλές τέτοιες περιπτώσεις, αυτό είναι σημάδι αποδιοργάνωσης. Παραδείγματα περιπτώσεων που μπορούν να τετραγωνιστούν:

• υποθέσεις που σχετίζονται άμεσα με τα λειτουργικά σας καθήκοντα και επηρεάζουν την απόδοσή σας·
• περιπτώσεις, η αποτυχία των οποίων μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα·
• θέματα που σχετίζονται με την υγεία και το ψυχολογικό κλίμα στην ομάδα·
• θέματα που επηρεάζουν την ασφάλεια της ομάδας·
• περιπτώσεις, τα αποτελέσματα των οποίων πρέπει να συντονιστούν ή να παρουσιαστούν στη διοίκησή σας.

Τετράγωνο Β: σημαντικά αλλά όχι επείγοντα θέματα

Όταν οι αναθέσεις ή τα θέματα δεν έχουν επείγουσα ανάγκη και δεν υπάρχουν συγκεκριμένα πότε πρέπει να ολοκληρωθούν, ο ίδιος ο εκτελεστής αναθέτει το χρονοδιάγραμμα. Αυτό το τετράγωνο περιλαμβάνει όλα τα πράγματα που σχετίζονται με τη λειτουργικότητά σας στην επιχείρηση, τα πράγματα που κάνετε σε τακτική βάση και, κατά κανόνα, η εφαρμογή τους συνδέεται με το γενικό χρονοδιάγραμμα στην επιχείρηση (για παράδειγμα, την προετοιμασία του τελικού αναφορά). Ερευνητικές εργασίες που απαιτούν ορισμένο χρόνο μπορούν επίσης να αποδοθούν σε τέτοιες περιπτώσεις, αλλά το ύψος του κόστους εργασίας είναι ασαφές μέχρι τη στιγμή της ολοκλήρωσης. Τα καθήκοντα του πρώτου και του δεύτερου τετραγώνου θα πρέπει να παρακολουθούνται συνεχώς και επομένως είναι σκόπιμο να περιλαμβάνονται στην ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων.

Τετράγωνο Γ: επείγουσα αλλά ασήμαντη υπόθεση

Αυτά είναι περισπασμοί. Συχνά, απλώς παρεμβαίνουν στην εστίαση σε σημαντικές εργασίες και μειώνουν την αποτελεσματικότητα. Να θυμάστε πάντα τους στόχους σας και να μάθετε να διακρίνετε το σημαντικό από το δευτερεύον.

Αξίζει να μπείτε σε αυτό το τετράγωνο:

• συναντήσεις ή διαπραγματεύσεις που επιβάλλονται από κάποιον από την πλευρά·
• συζήτηση θεμάτων που μπορούν να λύσουν οι υφιστάμενοι·
• συζήτηση μη επιχειρηματικών θεμάτων·
• συζήτηση αφηρημένων θεμάτων.

Τετράγωνο Δ: μη επείγοντα και ασήμαντα θέματα

Οι περιπτώσεις αυτής της κατηγορίας δεν σας προωθούν σε έργα, αλλά σας αποσπούν την προσοχή από το να ασχοληθείτε με αυτά.

• δεν αποφέρει κανένα απολύτως όφελος.
• είναι χρήσιμο να μην ασχοληθείς καθόλου μαζί τους.
• Χρονοφάγοι.

Για κάθε στόχο, ο ηγέτης θέτει τις ακόλουθες ερωτήσεις:

• Ποιος έχει τις πληροφορίες και τις γνώσεις σχετικά με το υπό εξέταση θέμα;
• Ποιανού τα συμφέροντα επηρεάζει αυτό το θέμα;
• Από ποιον εξαρτάται η απόφαση;
• Ποιος χρειάζεται να γνωρίζει τις πληροφορίες που θα συζητηθούν;
• Ποιος θα εφαρμόσει τις αποφάσεις που ελήφθησαν;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μεθοδολογία 99/50/1 κατά τον προγραμματισμό συναντήσεων έργου.

Ο επικεφαλής οργανώνει συναντήσεις σε τρία σημαντικά σημεία του έργου:

• στην αρχή - να βυθιστούν όλοι οι συμμετέχοντες στο ρυθμό του έργου και για τη δημιουργία ομάδας της ομάδας.
• σε ενδιάμεσο στάδιο - για να συζητήσετε τα αποτελέσματα της εργασίας που έγινε και περαιτέρω προσαρμογές, εάν είναι απαραίτητο.
• στη γραμμή τερματισμού, όταν απομένει να πραγματοποιηθεί το 1% του συνολικού όγκου - για προκαταρκτική άθροιση.

Αυτός ο χρόνος θα σας βοηθήσει να χρησιμοποιήσετε καλύτερα τον χρόνο σας στις συναντήσεις.

Ημερήσια διάταξη

Η ατζέντα είναι ένα σχέδιο εργασιών που πρέπει να επιλυθούν στη συνάντηση. Είναι απαραίτητο να ορίσετε με σαφήνεια την ώρα κάθε ομιλίας, να διαθέσετε ξεχωριστό χρόνο για συζήτηση και ανατροφοδότηση από όλους τους συμμετέχοντες.

Κατά τον προγραμματισμό του χρόνου της συνάντησής σας, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τα ακόλουθα:

• τη σημασία του θέματος της ημερήσιας διάταξης·
• το χρονικό όριο για κάθε παράσταση·
• διαλείμματα εάν χρειάζεται.
• 20% του χρόνου για πρόσθετες σημαντικές πληροφορίες.

Η ημερήσια διάταξη αποστέλλεται σε όλους τους συμμετέχοντες στη συνάντηση.

Ημερήσια διάταξη με καθήλωση χρόνου και ιδιαιτερότητες ομιλιών

1. Αποτελέσματα εργασιών για τη σύναψη συμβάσεων. Έκθεση Ι. Ιβάνοφ (15 λεπτά).
2. Προβλήματα στη μεταφορά των προμηθειών. Έκθεση Ι. Πετρόφ (15 λεπτά).
3. Αποτελέσματα και σχέδια εργασιών έργου. Έκθεση T. Sidorov (20 λεπτά).

Έναρξη στις 11:00.

Λήξη στις 12:15.

Πρέπει να εκπαιδεύσετε τον εαυτό σας για να έχετε γρήγορες και αποτελεσματικές συναντήσεις!

Οδηγίες για τον χρόνο σας:

Σημαντικό και επείγον	12 λεπτά
Σημαντικό και μη επείγον	24-36 λεπτά Επείγον και σημαντικό: 12 λεπτά - η αρχή Pareto λειτουργεί εδώ: το 20% του χρόνου δημιουργεί το 80% του αποτελέσματος, με μέση συνάντηση μία ώρα (60 λεπτά), ο πιο παραγωγικός χρόνος είναι 12 λεπτά (20% των 60 λεπτών). Σημαντικό και μη επείγον: συνήθως προγραμματίζεται. Ο αποτελεσματικός χρόνος για τέτοιες συναντήσεις είναι 24–36 λεπτά. Η μέθοδος 60/40 λειτουργεί εδώ, σύμφωνα με την οποία, κατά την κατάρτιση ενός σχεδίου για την ημέρα, το 40% του χρόνου πρέπει να αφεθεί ελεύθερο, το 60% πρέπει να διατεθεί για προγραμματισμένη εργασία, συμπεριλαμβανομένου του 20% για "απρόβλεπτες" και 20% για όσα προκύπτουν αυθόρμητα ή γίνονται συνοδευτικά. Με μέσο χρόνο συνάντησης μία ώρα (60 λεπτά), ο χρόνος για προγραμματισμένα σημαντικά αλλά μη επείγοντα θέματα είναι 24–36 λεπτά (40–60% των 60 λεπτών).
Ασήμαντο και επείγον	Ανάθεση και έλεγχος μέσω τηλεφώνου και άλλων μέσων επικοινωνίας, όχι περισσότερο από τρία λεπτά για έλεγχο.
Ασήμαντο και μη επείγον	Ανάθεση και έλεγχος από τη διοίκηση, όχι περισσότερο από ένα λεπτό ανά αντιπροσωπεία.

Λίστα προσκεκλημένων

Ο βέλτιστος αριθμός συμμετεχόντων σε γρήγορες συναντήσεις είναι 5-7 άτομα. 8 έως 12 άτομα είναι αποδεκτά εάν ο αρχηγός της συνάντησης έχει δεξιότητες διευκόλυνσης.

Για τη δημιουργία ιδεών, τον καθορισμό στόχων και τα πετάγματα, η ιδανική σύνθεση δεν είναι περισσότερα από 15 άτομα.

Υπάρχει ένας ανείπωτος κανόνας στην Google - ο μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων δεν είναι μεγαλύτερος από 10.

Το Amazon έχει έναν κανόνα για δύο πίτσες: πρέπει να υπάρχουν τόσοι πολλοί άνθρωποι σε μια συνάντηση όσο μπορείτε να ταΐσετε δύο πίτσες.

Υπάρχει ένας κανόνας 18-8-1800:

• όχι περισσότερα από 8 άτομα - επίλυση εργασιακών ζητημάτων.
• όχι περισσότερο από 18 - καταιγισμός ιδεών, συλλογική επίλυση προβλημάτων.
• έως 1800 άτομα - πληροφορίες και δυνατότητα επικοινωνίας.

Μια μελέτη από την Bain and Company λέει ότι στις ομάδες λήψης αποφάσεων, η προσθήκη περισσότερων από επτά από κάθε συμμετέχοντα έχει ως αποτέλεσμα περίπου 10% μικρότερη αποτελεσματικότητα.

Στις συνεδριάσεις υποχρεούνται να συμμετέχουν οι άμεσα υπεύθυνοι.

Η Apple παραθέτει το όνομα του υπεύθυνου δίπλα σε κάθε στοιχείο συνάντησης. Έτσι, κάθε εργαζόμενος έχει ένα σαφές πεδίο ευθύνης στο πλαίσιο της ανάθεσης.

Αν οργανώνετε συχνά συναντήσεις, αυτό το βιβλίο σίγουρα θα σας φανεί χρήσιμο: Η Olga Demyanova προσφέρει 16 μεθόδους και τέσσερα εργαλεία για μελέτη που θα βοηθήσουν στην αύξηση της αποτελεσματικότητας όλων των συμμετεχόντων σε τέτοιες συναντήσεις.