Πώς να ξοδεύετε λιγότερο χρόνο στο email

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο έλεγχος email έχει γίνει εθισμός για πολλούς. Αλλά μπορείτε να το ξεφορτωθείτε και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.

Ο έλεγχος email μοιάζει πολύ με μια εξάρτηση. Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για αυτό.

• Ακριβώς όπως κατά τη διάρκεια του σεξ, του τζόγου ή της λήψης ναρκωτικών, η ορμόνη της ευχαρίστησης ντοπαμίνη απελευθερώνεται στον εγκέφαλο κατά τον έλεγχο του email.
• Συνεχίζουμε να ελέγχουμε τα εισερχόμενά μας γιατί θέλουμε να είμαστε ενημερωμένοι και φοβόμαστε ότι θα χάσουμε κάτι.
• Αναλύουμε τα email για να μπορούμε να χαλαρώνουμε και να μην κάνουμε πιο δύσκολα πράγματα.

Αλλά αυτός ο χρόνος θα μπορούσε να δαπανηθεί πολύ καλύτερα. Ο Kevin Cruz, συγγραφέας του 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, προσφέρει πέντε συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να μειώσετε τον χρόνο email σας στο μισό.

1. Προσθέστε την ανάλυση στο πρόγραμμά σας

Μην τσεκάρετε το email σας, αλλά επεξεργαστείτε το. Αντιμετωπίστε τα μηνύματα ανάλυσης όπως θα κάνατε σε οποιαδήποτε άλλη εργασία. Σχεδιάστε το, προσθέστε το στο ημερολόγιό σας και, στη συνέχεια, ξεκινήστε. Ο Κρουζ συμβουλεύει να ταξινομείτε την αλληλογραφία σας τρεις φορές την ημέρα: πρωί, απόγευμα και βράδυ.

Δεν είναι ο χρόνος που αφιερώνεται στην εργασία με την αλληλογραφία που έχει σημασία. Κάποιος θα πάρει τρεις ώρες την ημέρα για να αναλύσει τα μηνύματα, ενώ άλλοι θα χρειαστούν 30 λεπτά. Το κύριο πράγμα είναι να προσεγγίσετε αυτήν την επιχείρηση συνειδητά, σαν μια κανονική δουλειά.

Κέβιν Κρουζ

2. Μην στέλνετε σε όλους αντίγραφο της επιστολής

Όσο λιγότερα email στέλνετε, τόσο λιγότερα λαμβάνετε σε αντάλλαγμα. Προσπαθήστε λοιπόν να μην βάλετε τόσους πολλούς ανθρώπους στο αντίγραφο της επιστολής. Συμπεριλαμβανομένων, μην τσεκάρετε το πλαίσιο "Απάντηση σε όλους".

Μερικοί κατάφεραν να μειώσουν την επισκεψιμότητα email κατά 50% όταν εκπαιδεύτηκαν να σκέφτονται δύο φορές πριν στείλουν ένα νέο email.

3. Φιλτράρισμα μηνυμάτων

Ρυθμίστε φίλτρα για να τοποθετήσετε διαφορετικούς τύπους γραμμάτων σε διαφορετικούς φακέλους. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε μόνο να σπαταλάτε τον χρόνο σας στα πραγματικά σημαντικά μηνύματα και να μην σας κατακλύζουν τα υπόλοιπα.

4. Σταματήστε να χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας ως λίστα υποχρεώσεων

Πολλοί άνθρωποι στέλνουν στον εαυτό τους μηνύματα με διαφορετικές εργασίες για αργότερα, μετατρέποντας το γραμματοκιβώτιο σε μια άλλη λίστα υποχρεώσεων. Αλλά αυτό μόνο βλάπτει την παραγωγικότητα.

Ο Κρουζ προτείνει αυτήν την προσέγγιση. Όταν ανοίγετε ένα νέο email, αναρωτηθείτε πρώτα αν μπορείτε να το διαγράψετε. Αν όχι, σκεφτείτε αν μπορείτε να το αναθέσετε σε κάποιον. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, σκεφτείτε αν μπορείτε να το αντιμετωπίσετε σε λιγότερο από πέντε λεπτά. Αν ναι, υπέροχο. Αν όχι, αφήστε το γράμμα στην άκρη για αργότερα. Μην το αφήσετε όμως στα εισερχόμενά σας, αλλά μεταφέρετέ το στο ημερολόγιό σας και επιλέξτε μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα που μπορείτε να το κάνετε.

5. Κοινοποιήστε την πρόθεσή σας στους άλλους

Συζητήστε το με τους συναδέλφους σας, έτσι θα είναι πιο εύκολο για εσάς να τηρήσετε το σχέδιο. Πείτε στον προϊστάμενό σας ότι για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας, θα απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις νέων email και θα αναλύετε μόνο τα email σε συγκεκριμένες στιγμές.

Συμφωνήστε επίσης για το πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί σας σε περίπτωση επειγόντων θεμάτων.

Προσπαθώντας να περιορίσετε τον χρόνο που χρειάζεται για να εργαστείτε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, πρέπει να αλλάξετε τις συνήθειές σας και αυτό είναι πάντα δύσκολο να το πετύχετε αμέσως. Να είστε υπομονετικοί και να είστε έτοιμοι να συνειδητοποιήσετε ότι δεν χρειάζεται να ξοδεύετε τόσο πολύ χρόνο στο ταχυδρομείο.