Personal Kanban: Πώς να μάθετε να κάνετε τη δουλειά σωστά στην ώρα σας

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Το κύριο πράγμα για την ιαπωνική μέθοδο οργάνωσης της εργασίας σε ερωτήσεις και απαντήσεις.

Τι είναι αυτή η ακατανόητη λέξη - "kanban";

Το Personal Kanban είναι ένας διαδραστικός χάρτης της απασχόλησής σας. Μια από τις πιο κοινές και προσιτές επιλογές είναι μια κολλώδης σανίδα που σας βοηθά να κάνετε τη δουλειά σωστά στην ώρα τους.

Η ίδια η λέξη "kanban" μεταφράζεται από τα ιαπωνικά ως "billboard". Μας ήρθε από το εργοστάσιο της Toyota, όπου ονομάζεται έτσι το σύστημα οργάνωσης παραγωγής.

Πώς μπορεί ένας αυτοκόλλητος πίνακας να σας βοηθήσει να τηρήσετε τις προθεσμίες;

Σας επιτρέπει να δείτε το κύριο πράγμα: ποιες είναι οι προτεραιότητές σας και τι έχετε ήδη πετύχει. Επίσης, σας διδάσκει να μην είστε διασκορπισμένοι σε δευτερεύουσες, ασήμαντες δραστηριότητες αυτή τη στιγμή και να μην αναλαμβάνετε πάρα πολλές υποχρεώσεις.

Μάλλον όλα αυτά είναι πολύ δύσκολα;

Οχι. Υπάρχουν μόνο δύο βασικοί κανόνες στο σύστημα kanban:

1. Πρέπει να οπτικοποιήσετε τη ροή εργασίας σας. Αυτό σας βοηθά να δείτε το πραγματικό σας φορτίο και, εάν χρειάζεται, να το αλλάξετε.
2. Πρέπει να περιορίσετε τον αριθμό των εργασιών στις οποίες εργάζεστε ενεργά. Συχνά, για να επεξηγήσουν αυτόν τον κανόνα, αναφέρουν το παράδειγμα ενός ζογκλέρ: όσο περισσότερα αντικείμενα σηκώνει, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να σπάσει κάτι.

Οπτικοποίηση σημαίνει να βάλεις έναν πίνακα με αυτοκόλλητα;

Οχι απαραίτητο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε επιλογή σας βολεύει: έναν πίνακα, ένα ψυγείο με μαγνήτες, ένα σημειωματάριο, ειδικές εφαρμογές κ.λπ. Το κύριο πράγμα είναι ότι σχεδιάζετε τουλάχιστον τρεις στήλες: Εκτέλεση, Κάνοντας, Έγινε. Πρέπει να γεμιστούν με αυτοκόλλητα ή επιγραφές για να δείτε ανά πάσα στιγμή πόσο απασχολημένος είστε αυτή τη στιγμή.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια στήλη σε εκκρεμότητα για μη επείγουσες εργασίες. Ή οποιεσδήποτε άλλες στήλες, για παράδειγμα "Ανάπαυση" (με τις εργασίες "παραγγελία πίτσας", "πήγαινε σκι" και ούτω καθεξής).

Λειτουργεί απλά: μετακινείτε αυτοκόλλητα (ή σημειώσεις) από τη μια στήλη στην άλλη καθώς ολοκληρώνετε εργασίες.

Και τι θα μου δώσει;

Μια ευκαιρία να λάβετε αποτελεσματική ανατροφοδότηση. Όταν μετακινείτε το αυτοκόλλητο στη στήλη "Τέλος", ο εγκέφαλός σας παίρνει ένα γλυκό: η εργασία ολοκληρώθηκε, μπορείτε να ξεκουραστείτε ή να ξεκινήσετε μια νέα.

Με τον καιρό, θα αναπτύξετε τη συνήθεια να ξεκινήσετε μια νέα εργασία μόνο αφού ολοκληρωθεί η προηγούμενη. Αυτό σημαίνει, ιδανικά, δεν θα υπάρχει ημιτελής δουλειά.

Πώς μπορώ να προσδιορίσω πόσες εργασίες μπορώ να ολοκληρώσω;

Εμπειρικά. Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε το προσωπικό σας kanban και με τον καιρό θα μάθετε ποιο είναι το "εύρος ζώνης" σας. Μπορεί να αλλάξει ανάλογα με την πολυπλοκότητα των εργασιών, την κατάσταση και τη διάθεσή σας. Διαλέξτε ένα ελάχιστο και μετά σηκώστε τον πήχη.

Παρεμπιπτόντως, αυτή είναι μια καλή προστασία από την εξάντληση στην εργασία. Θα μάθετε να διαχειρίζεστε τον φόρτο εργασίας σας χωρίς να διακυβεύετε την καριέρα σας.

Σε τι διαφέρει ένα προσωπικό kanban από μια κανονική λίστα υποχρεώσεων;

Η οπτικοποίηση, η ικανότητα να δείτε το τελικό αποτέλεσμα (πόσα κάνατε σε μια μέρα) καθιστούν δυνατή τη διεξαγωγή ανάλυσης, τον προσδιορισμό ποιες εργασίες σας εμπνέουν και ποιες εκτελούνται με δυσκολία (είναι καλύτερα να τις εκτελέσετε πρώτα).

Μια κανονική λίστα υποχρεώσεων δεν είναι διαδραστική, δεν παρέχει ανατροφοδότηση, δεν ανακουφίζει από το άγχος, καθώς δεν δομεί την εργάσιμη ημέρα.

Ποιες εφαρμογές αντικαθιστούν το αυτοκόλλητο;

Το Trello είναι μια δωρεάν εφαρμογή που είναι εξαιρετική ως εργαλείο για τη δημιουργία της δικής σας δουλειάς και τη διαχείριση μικρών έργων. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για εκπαίδευση, οπτικοποίηση μιας λίστας στόχων και επιθυμιών, επισκευές, προγραμματισμό ταξιδιών, έρευνα κ.λπ.

Το KanbanFlow μοιάζει με το Trello, αλλά στην πραγματικότητα, ταιριάζει ακόμα περισσότερο στην κλασική έννοια του "kanban". Η εφαρμογή, εκτός από τη δημιουργία πινάκων και εργασιών, σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τον χρόνο που δαπανάται για την εκτέλεσή τους (χρησιμοποιείται η μέθοδος Pomodoro).

Το Kanbanote είναι ένα πρόσθετο στη δημοφιλή εφαρμογή Evernote που οπτικοποιεί τις λίστες υποχρεώσεων.

Αν θέλω να μάθω περισσότερα για αυτό, τι πρέπει να διαβάσω;

Μία από τις πιο δημοφιλείς εκδόσεις είναι το Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life των Jim Benson και Tonian De Maria Barry, το οποίο παρέχει βασικές γνώσεις για το σύστημα.

Ο Jim Benson έχει επίσης ένα blog όπου απαντά σε ερωτήσεις και συμβουλεύεται.