Πώς να οργανώσετε τη μέρα σας: τεχνικές ιδιοφυΐας παραγωγικότητας

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο χρόνος είναι ένας σπάνιος και αναντικατάστατος πόρος. Μάθετε να το χρησιμοποιείτε με σύνεση.

Μέθοδος Benjamin Franklin

Ο Benjamin Franklin ήταν γιος ενός σαπωνοποιού, αλλά χάρη στην αυτοοργάνωση και την πειθαρχία, πέτυχε σε πολλούς τομείς: στην πολιτική, τη διπλωματία, την επιστήμη, τη δημοσιογραφία. Είναι ένας από τους ιδρυτές των Ηνωμένων Πολιτειών της Αμερικής - συμμετείχε στη δημιουργία της Διακήρυξης της Ανεξαρτησίας και του Συντάγματος της χώρας.

Το πορτρέτο του Φράνκλιν εμφανίζεται σε ένα χαρτονόμισμα των 100 δολαρίων, αν και δεν ήταν ποτέ πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών. Του πιστώνεται η συγγραφέας φράσεων όπως "Ο χρόνος είναι χρήμα" και "Μην αναβάλλετε για αύριο αυτό που μπορείτε να κάνετε σήμερα".

Ο χρόνος είχε πραγματικά σημασία για τον Φράνκλιν.

Αγαπάς τη ζωή; Τότε μη χάνετε χρόνο, γιατί ο χρόνος είναι το ύφασμα που συνθέτει τη ζωή. Βενιαμίν Φραγκλίνος

Σε ηλικία 20 ετών, ο Φράνκλιν ανέπτυξε ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου για τον εαυτό του, το οποίο χρησιμοποίησε σε όλη του τη ζωή. Οι σύγχρονοι την ονόμασαν «πυραμίδα του Φράνκλιν» (μερικές φορές αποκαλείται και «πυραμίδα παραγωγικότητας» - πυραμίδα παραγωγικότητας).

Η πυραμίδα βασίζεται σε αξίες ζωής. Αυτές είναι ηθικές κατευθυντήριες γραμμές για την επίλυση τυχόν προβλημάτων. Ο Φράνκλιν τους ονόμασε αρετές.

Για τον εαυτό του, εντόπισε 13 αρετές: αποχή, σιωπή, αγάπη για την τάξη, αποφασιστικότητα, οικονομία, σκληρή δουλειά, ειλικρίνεια, δικαιοσύνη, μέτρο, καθαριότητα, ηρεμία, αγνότητα και πραότητα.

Για να δουλεύει τον εαυτό του καθημερινά, ο Φράνκλιν ξεκίνησε ένα ειδικό σημειωματάριο στο οποίο έπαιρνε μια σελίδα για κάθε αρχή ζωής. Έγραψε κάθε σελίδα σε επτά στήλες (ημέρες της εβδομάδας). Στη συνέχεια τράβηξε 13 οριζόντιες γραμμές ανάλογα με τον αριθμό των αρετών.

Έτσι, κάθε μέρα εστίαζε σε μια από τις αρετές και τα βράδια στις πλατείες σημείωνε τα λάθη που έγιναν στον δρόμο προς την «ηθική τελειότητα».

Το επόμενο σκαλί της πυραμίδας του Φράνκλιν είναι ένας παγκόσμιος στόχος. Βασίζεται σε αρχές ζωής και απαντά στην ερώτηση: "Τι θέλω να πετύχω μέχρι την ηλικία των Ν;" Ένας παγκόσμιος στόχος για έναν γιατρό, για παράδειγμα, μπορεί να είναι η επιθυμία να γίνει επικεφαλής τμήματος μέχρι την ηλικία των 35 ετών και για έναν διευθυντή - να ξεκινήσει τη δική του startup.

Ο Benjamin Franklin είναι πραγματικά ο προπάτορας του προγραμματισμού υποχρεώσεων. Πάντα τηρούσε τη ρουτίνα και έγραφε κυριολεκτικά κάθε βήμα που έκανε. Επομένως, περαιτέρω στην πυραμίδα του βρίσκονται:

• γενικό σχέδιο - οδηγίες βήμα προς βήμα για την επίτευξη ενός παγκόσμιου στόχου.
• μακροπρόθεσμο σχέδιο - στόχοι για τα επόμενα 3-5 χρόνια.
• βραχυπρόθεσμο σχέδιο - εργασίες για το επόμενο έτος και μήνα.
• προγραμματισμός για την εβδομάδα και την ημέρα.

Όλα τα βήματα της πυραμίδας βρίσκονται διαδοχικά - κάθε επόμενο βασίζεται στο προηγούμενο.

Παραγωγή

Για να οργανώσετε τη μέρα σας σύμφωνα με τη μέθοδο Franklin, πρέπει να καθορίσετε τις θεμελιώδεις αρχές της ζωής, να θέσετε έναν παγκόσμιο στόχο και να κάνετε ένα σχέδιο για να τον πετύχετε.

Για μακροπρόθεσμο και βραχυπρόθεσμο προγραμματισμό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα ηλεκτρονικά εργαλεία ή να δημιουργήσετε ένα χάρτινο σημειωματάριο και να εφαρμόσετε το σύστημα «Quick Notes».

Μέθοδος Stephen Covey

Ο Stephen Covey θεωρείται ένας από τους οπαδούς του συστήματος Franklin. Είναι ένας διεθνούς φήμης ειδικός και προπονητής στο χώρο του μάνατζμεντ. Ο Covey είναι επαγγελματίας ομιλητής και συγγραφέας πολλών βιβλίων. Ένα από αυτά συμπεριλήφθηκε στη λίστα με την πιο σημαντική επιχειρηματική λογοτεχνία του περιοδικού Time.

Αυτό είναι το βιβλίο, The Seven Habits of Highly Effective People, μπροστά από την εποχή του. Ο Covey το έγραψε το 1989, αλλά δεν έγινε μπεστ σέλερ μέχρι που επανεκδόθηκε το 2004.

Η ιδέα του Covey βασίζεται σε μια ακολουθία επτά δεξιοτήτων.

1. Ακονίστε το πριόνι, δηλαδή βελτιώστε συνεχώς τον εαυτό σας.
2. Επίτευξη συνέργειας, δηλαδή επιδίωξη για αμοιβαία επωφελή αλληλεπίδραση.
3. Να είστε προνοητικοί.
4. Προσπαθήστε να ακούσετε πρώτα, και μόνο μετά - να ακουστεί.
5. Ξεκινήστε με το να φαντάζεστε τον τελικό στόχο.
6. Σκέψου Win-Win.
7. Κάνε πρώτα αυτό που πρέπει να γίνει πρώτα.

Ο πίνακας κατανομής εργασιών και ιεράρχησης προτεραιοτήτων θα βοηθήσει στην εφαρμογή της τελευταίας δεξιότητας. Ο Covey το δανείστηκε από τον 34ο Πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών, Dwight David Eisenhower.

Όλες οι εργασίες χωρίζονται σε τέσσερις ομάδες:

1. Επείγον και σημαντικό (να γίνει το συντομότερο δυνατό).
2. Μη επείγοντα σημαντικά (στρατηγικά καθήκοντα με μακρινή προθεσμία).
3. Επείγον ασήμαντο (πρέπει να το κάνετε γρήγορα, αλλά μπορείτε να το αναβάλετε ή να μην το κάνετε μόνοι σας).
4. Όχι επείγουσες και ασήμαντες (κατά κανόνα, τέτοιες περιπτώσεις μπορούν να διαγραφούν ή να ανατεθούν σε τρίτους).

Σύμφωνα με τον Covey, οι επιτυχημένοι άνθρωποι σπάνια αντιμετωπίζουν προβλήματα χρόνου, καθώς αντιμετωπίζουν γρήγορα εργασίες από τις κατηγορίες 1 και 3 και θυσιάζουν πράγματα από το τετράγωνο 4 χωρίς οίκτο. Ταυτόχρονα, αφιερώνουν το 60-80% του χρόνου και της ενέργειας τους σε επίλυση προβλημάτων από το τετράγωνο 2, γιατί είναι η ατμομηχανή της προόδου.

Παραγωγή

Για να είστε πιο αποτελεσματικοί, στο τέλος ή στην αρχή της ημέρας, γράψτε και δώστε προτεραιότητα στις εργασίες σας χρησιμοποιώντας το Matrix του Eisenhower (ή το Covey Matrix, όποιο προτιμάτε). Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Eisenhower (iOS) ή MyEffectivenessHabits (Android). Προσπαθήστε να διατηρήσετε την αναλογία: 40% - σημαντικά επείγοντα θέματα, 60% - σημαντικά μη επείγοντα.

Μέθοδος Tim Ferriss

Ο Timothy Ferriss είναι ένας δημοφιλής γκουρού παραγωγικότητας. Ηχογραφήσεις από τις δημόσιες εμφανίσεις του συγκεντρώνουν εκατομμύρια προβολές και τα βιβλία πωλούνται στην ίδια τεράστια κυκλοφορία.

Δεν είναι περίεργο - ποιος δεν θέλει να "εργάζεται 4 ώρες την εβδομάδα, να μην τριγυρνάει στο γραφείο" από κλήση σε κλήση ", και ταυτόχρονα να ζει οπουδήποτε και να γίνεται πλούσιος"; Το ομώνυμο βιβλίο του Ferriss έγινε το νούμερο ένα στις λίστες των μπεστ σέλερ των New York Times και The Wall Street Journal.

Η μέθοδός του βασίζεται σε δύο πυλώνες:

1. Νόμος του Pareto: Το 20% της προσπάθειας δίνει το 80% του αποτελέσματος και το υπόλοιπο 80% της προσπάθειας - μόνο το 20% του αποτελέσματος. Αυτό σημαίνει εστίαση στις δραστηριότητες που έχουν πραγματικά σημασία.
2. Νόμος του Πάρκινσον: Η εργασία γεμίζει όλο τον χρόνο που της αναλογεί. Αυτό σημαίνει ότι η εργασία πρέπει να κατανεμηθεί ακριβώς όσο χρειάζεται για να ολοκληρωθεί.

Δεν χρειάζεται να επιμηκύνετε την εργάσιμη ημέρα σας για να κάνετε περισσότερα. Αντίθετα, συντομεύστε το, εστιάστε μόνο σε ό,τι είναι πραγματικά σημαντικό. Απορρίψτε οτιδήποτε άλλο, αναθέστε σε τρίτους ή αναθέστε ανάθεση.

Η προσέγγιση του Ferriss ακολουθεί την τεχνική σχεδιασμού 1-3-5. Η ουσία του είναι απλή: ένα σημαντικό πράγμα προστίθεται στη λίστα υποχρεώσεων, τρία μεσαία και πέντε μικρά. Εννιά συνολικά. Κατανέμονται a priori με βάση το επείγον, γεγονός που βοηθά να απαλλαγούμε από το αίσθημα έκτακτης ανάγκης.

Ο Ferriss είναι αντίπαλος του multitasking και της υπερφόρτωσης πληροφοριών. Όταν γίνονται πολλά πράγματα ταυτόχρονα, η προσοχή αποκεντρώνεται. Ως αποτέλεσμα, η παραγωγικότητα δεν αυξάνεται, αλλά μειώνεται. Το ίδιο συμβαίνει και με τη συνεχή απορρόφηση πληροφοριών. Ο συνεχής έλεγχος αλληλογραφίας, άμεσων μηνυμάτων και κοινωνικών δικτύων δημιουργεί μόνο ένα ψεύτικο συναίσθημα, αλλά δεν το φέρνει πιο κοντά στον στόχο.

Αλλά το άγχος, αντίθετα, ο Ferriss θεωρεί βοηθούς μας.

Ο φόβος είναι δείκτης. Ο φόβος είναι φίλος μας. Μερικές φορές δείχνει τι δεν πρέπει να κάνετε, αλλά πιο συχνά δείχνει τι ακριβώς αξίζει να κάνετε. Τιμ Φέρις

Πρέπει να σημειωθεί ότι ο Tim Ferriss δεν είναι μόνος που προσπαθεί για παραγωγικότητα δουλεύοντας λιγότερο. Ο Stever Robbins, συγγραφέας του βιβλίου The 9 Steps to Working Less and Getting More, προτείνει τη μέθοδο «ενεργών ημερών», όπου ορίζετε στον εαυτό σας έναν «φύλακα» μια συγκεκριμένη ημέρα για να παρακολουθείτε την πρόοδό σας.

Παραγωγή

Αυτή η μέθοδος είναι για εσάς εάν δεν μπορείτε να ακολουθήσετε ένα αυστηρό πρόγραμμα και οι λίστες υποχρεώσεων δεν λειτουργούν για εσάς. Οργανώστε τη μέρα σας έτσι ώστε το 20% του χρόνου να καταλαμβάνεται από τα πιο δύσκολα και σημαντικά πράγματα. Αφήστε τα υπόλοιπα να πάρουν τον δρόμο τους. Με άλλα λόγια, εάν χρειάζεται να πραγματοποιήσετε μια επαγγελματική συνάντηση, τότε πρέπει να επιλέξετε την ημέρα, την ώρα, τη διάρκεια και να ακολουθήσετε αυστηρά το πρόγραμμα. Το υπόλοιπο της ημέρας μπορεί να αφιερωθεί σε οποιαδήποτε εργασία σε εξέλιξη.

Η μέθοδος του Gleb Arkhangelsky

Ο Gleb Arkhangelsky είναι ειδικός στον τομέα της διαχείρισης χρόνου, ιδρυτής και επικεφαλής της ομώνυμης εταιρείας. Η ιδιαιτερότητά του δεν έγκειται στη δημιουργία πρωτότυπων εξελίξεων, αλλά στο ότι εκθέτει τις μεθόδους διαχείρισης χρόνου με απλό και προσιτό τρόπο, προσαρμόζοντάς τις στις εγχώριες πραγματικότητες.

Ο Arkhangelsky είναι συγγραφέας πολλών δημοφιλών επιχειρηματικών βιβλίων: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive και άλλα.

Το τελευταίο είναι το πιο δημοφιλές. Το Time Drive διερευνά τη σημασία του προγραμματισμού, του καθορισμού στόχων και των κινήτρων, καθώς και ισχυρές τεχνικές διαχείρισης χρόνου και κατά της αναβλητικότητας.

• «Βάτραχοι». Όλοι έχουν βαρετές εργασίες που συνεχώς αναβάλλονται για αργότερα. Αυτές οι δυσάρεστες πράξεις συσσωρεύονται και συνθλίβονται ψυχολογικά. Αλλά αν ξεκινάτε κάθε πρωί με το «τρώγοντας έναν βάτραχο», δηλαδή, πρώτα απ 'όλα, εκτελέστε κάποια μη ενδιαφέρουσα εργασία και μετά προχωρήσετε στα υπόλοιπα, τότε σταδιακά τα πράγματα θα μπουν σε τάξη.
• «Άγκυρες». Πρόκειται για υλικές προσκολλήσεις (μουσική, χρώμα, κίνηση) που συνδέονται με μια συγκεκριμένη συναισθηματική κατάσταση. Οι «άγκυρες» είναι απαραίτητες για να συντονιστείτε στη λύση ενός συγκεκριμένου προβλήματος. Για παράδειγμα, μπορείτε να συνηθίσετε να εργάζεστε με αλληλογραφία σε κλασική μουσική και όποτε είστε πολύ τεμπέλης για να ξεφορτώσετε τα εισερχόμενα, απλά πρέπει να ενεργοποιήσετε τον Μότσαρτ ή τον Μπετόβεν για να πιάσετε το επιθυμητό ψυχολογικό κύμα.
• Μπριζόλα ελέφαντα. Όσο μεγαλύτερη είναι η εργασία (να γράψετε μια διατριβή, να μάθετε μια ξένη γλώσσα κ.λπ.) και όσο πιο περιορισμένη είναι η προθεσμία, τόσο πιο δύσκολο είναι να ξεκινήσετε. Είναι η ζυγαριά που σε τρομάζει: δεν είναι ξεκάθαρο από πού να ξεκινήσεις, αν έχεις αρκετή δύναμη. Τέτοιες εργασίες ονομάζονται «ελέφαντες». Ο μόνος τρόπος να «φάς έναν ελέφαντα» είναι να μαγειρέψεις «μπριζόλες» από αυτόν, δηλαδή να σπάσεις μια μεγάλη επιχείρηση σε πολλές μικρές.

Αξίζει να σημειωθεί ότι ο Gleb Arkhangelsky δίνει μεγάλη προσοχή όχι μόνο στον εξορθολογισμό των διαδικασιών εργασίας, αλλά και στην ανάπαυση (το πλήρες όνομα του μπεστ σέλερ του είναι "Time Drive: How to Manage to Live and Work"). Είναι πεπεισμένος ότι χωρίς καλή ξεκούραση, που περιλαμβάνει υγιή ύπνο και σωματική δραστηριότητα, είναι αδύνατο να είσαι παραγωγικός.

Παραγωγή

Προγραμματίστε την κάθε μέρα σας. Το Todoist, το Wunderlist, το TickTick και άλλα παρόμοια προγράμματα και υπηρεσίες θα σας βοηθήσουν σε αυτό. Χωρίστε σύνθετες εργασίες μεγάλης κλίμακας σε απλές μικρές. Το πρωί κάνε την πιο δυσάρεστη δουλειά, ώστε στον υπόλοιπο χρόνο να κάνεις μόνο ό,τι σου αρέσει. Αναπτύξτε εναύσματα που θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε την τεμπελιά και θυμηθείτε να συμπεριλάβετε την ανάπαυση στο πρόγραμμά σας.

Μέθοδος Francesco Cirillo

Μπορεί να μην είστε εξοικειωμένοι με το όνομα Francesco Cirillo, αλλά μάλλον έχετε ακούσει για το Pomodoro. Ο Cirillo είναι ο συγγραφέας αυτής της περίφημης τεχνικής διαχείρισης χρόνου. Κάποτε, ο Francesco είχε προβλήματα με τις σπουδές του: ο νεαρός άνδρας δεν μπορούσε να συγκεντρωθεί με κανέναν τρόπο, ήταν αποσπασμένος όλη την ώρα. Ένα απλό χρονόμετρο κουζίνας με τη μορφή ντομάτας ήρθε στη διάσωση.

Η ουσία της μεθόδου Pomodoro είναι ότι το χρονικό διάστημα που διατίθεται για την εργασία είναι "pomodoro". Μία ντομάτα = 30 λεπτά (25 λεπτά για δουλειά και 5 για ξεκούραση). Ξεκινάμε το χρονόμετρο και δουλεύουμε με μέγιστη απόδοση και ελάχιστη απόσπαση της προσοχής για 25 λεπτά. Ακούγεται ένα σήμα - είναι ώρα για ένα διάλειμμα πέντε λεπτών. Στη συνέχεια ξεκινάμε ξανά το χρονόμετρο.

Έτσι, η παραγωγικότητα μετριέται με τον αριθμό των «ντοματών» που εκτελούνται ανά ημέρα. Οσο μεγαλύτερο τόσο καλύτερα.

Για να μην αφιερώσετε 25 λεπτά στο να σκέφτεστε πράγματα για τον εαυτό σας, πρέπει να κάνετε μια λίστα εργασιών εκ των προτέρων. Σε αυτό, μπορείτε επίσης να σημειώσετε τον αριθμό των ολόκληρων "ντοματών" (ένας σταυρός τοποθετείται μπροστά από την εργασία) και οι περισπασμοί (βάζεται μια απόστροφη). Αυτό σας επιτρέπει να προσδιορίσετε πόσο χρόνο χρειάστηκε για να ολοκληρώσετε μια εργασία και πόσο δύσκολη ήταν.

Η μέθοδος Pomodoro είναι προσιτή και ευέλικτη. Εάν θέλετε - κρατήστε μια λίστα υποχρεώσεων σε χαρτί και μετρήστε τμήματα 25 λεπτών με ένα χρονόμετρο κουζίνας ή αν θέλετε - χρησιμοποιήστε ειδικές υπηρεσίες και εφαρμογές.

Windows	OS X και iOS	Android

Σύμφωνα με τον Cirillo, η βέλτιστη διάρκεια της «ντομάτας» είναι 20–35 λεπτά. Αλλά, έχοντας κατακτήσει την τεχνική, μπορείτε να πειραματιστείτε και να αλλάξετε τα διαστήματα για τον εαυτό σας.

Μπορείτε να εξοικειωθείτε με τη μέθοδο του Francesco Cirillo αναλυτικά.

Παραγωγή

Στην αρχή της ημέρας, φτιάξτε μια λίστα υποχρεώσεων και συνεχίστε με τα pomodoros. Εάν μέσα σε 25 λεπτά αποσπαστείτε, τοποθετήστε το σύμβολο «δίπλα στην εργασία. Εάν ο χρόνος έχει λήξει, αλλά η εργασία δεν έχει ολοκληρωθεί ακόμα, βάλτε + και αφιερώστε της την επόμενη «ντομάτα». Κατά τη διάρκεια του πεντάλεπτου διαλείμματος, μεταβείτε εντελώς από τη δουλειά στην ανάπαυση: περπατήστε, ακούστε μουσική, πιείτε καφέ.

Ακολουθούν λοιπόν πέντε βασικά συστήματα διαχείρισης χρόνου με τα οποία μπορείτε να οργανώσετε τη μέρα σας. Μπορείτε να τις μελετήσετε λεπτομερέστερα και να γίνετε απολογητής για μια από τις τεχνικές ή μπορείτε να αναπτύξετε τη δική σας συνδυάζοντας διάφορες τεχνικές και τεχνικές.

GTD - μια εναλλακτική λύση στη διαχείριση χρόνου

Ο David Allen, ο δημιουργός της μεθοδολογίας GTD, είναι ένας από τους πιο διάσημους θεωρητικούς της προσωπικής αποτελεσματικότητας. Το βιβλίο του, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, ψηφίστηκε ως το καλύτερο επιχειρηματικό βιβλίο της δεκαετίας από το περιοδικό Time.

Ο όρος Getting Things Done είναι ένα τσιτάτο και πολλοί άνθρωποι τον εξισώνουν εσφαλμένα με τη διαχείριση χρόνου. Αλλά ακόμη και ο ίδιος ο Allen αποκαλεί το GTD «μια τεχνική για τη βελτίωση της προσωπικής αποτελεσματικότητας».

Εδώ είναι πώς ο Vyacheslav Sukhomlinov, ειδικός σε αυτό το θέμα, εξήγησε τη διαφορά μεταξύ διαχείρισης χρόνου και GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Εκτελεστικός Διευθυντής της εκμετάλλευσης εστιατορίου. Ο ειδικός στην πρακτική εφαρμογή GTD δεν είναι διαχείριση χρόνου. Η διαχείριση του χρόνου είναι αδύνατη. Όλοι έχουν τον ίδιο αριθμό ωρών σε μια μέρα. Δεν είναι ο χρόνος που έχει σημασία, αλλά με τι τον γεμίζεις. Πρέπει να είστε σε θέση να επεξεργάζεστε μεγάλες ροές εισερχόμενων πληροφοριών, να προσδιορίζετε ποιες ενέργειες χρειάζονται για την επίτευξη των στόχων και, φυσικά, να ενεργείτε. Το GTD είναι ακριβώς αυτό. Αυτός είναι ένας συγκεκριμένος τρόπος σκέψης και ζωής. Και το GTD αφορά επίσης την κατάσταση ροής και τη μείωση του ψυχολογικού στρες.

Είστε έτοιμοι να μαλώσετε; Καλώς ήρθατε στα σχόλια. Τι πιστεύετε ότι είναι περισσότερο για το GTD - διαχείριση χρόνου ή προσωπική αποδοτικότητα; Επίσης, πείτε μας ποιες τεχνικές σας βοηθούν να οργανώσετε τη μέρα σας.