Ένα απλό σύστημα οργάνωσης πολύπλοκης σύγχρονης ζωής

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Σήμερα θέλουμε να σας πούμε για ένα σύστημα που θα σας βοηθήσει να δομήσετε όλα τα εργασιακά σας έργα, τα καθήκοντα και τις υποθέσεις σας. Με τη βοήθειά του, θα μάθετε πώς να βάζετε στόχους σωστά και να αναπτύσσετε σχέδια για την επίτευξή τους.

Στον σύγχρονο κόσμο, ένα άτομο πρέπει να κάνει πολλαπλές εργασίες. Έργα, συναντήσεις, υποθέσεις, καθήκοντα, η προθεσμία των οποίων πλησιάζει αμείλικτα… Συχνά μας είναι δύσκολο να οργανώσουμε τη ζωή μας με τέτοιο τρόπο, ώστε να έχουμε χρόνο να ανταπεξέλθουμε σε εργασιακά θέματα.

Σήμερα θέλουμε να σας παρουσιάσουμε ένα σύστημα που θα σας βοηθήσει να οργανώσετε όλους τους στόχους, τις υποθέσεις και τις εργασίες σας. Αυτό το σύστημα αναπτύχθηκε από τον Chris Winfield, επιχειρηματία της Νέας Υόρκης.

Η ζωή είναι δύσκολη.

Μας αρέσει να δουλεύουμε 40+ ώρες την εβδομάδα, είμαστε περήφανοι για αυτό και μας αρέσει να λέμε σε όλους και σε όλους πόσο απασχολημένοι είμαστε, γιατί μας κάνει να νιώθουμε σημαντικοί και αναντικατάστατοι. Λοιπόν, ή αλλιώς, απλώς πιστεύουμε ότι πρέπει να είναι έτσι.

Έτσι ήταν και με μένα. Μέχρι που αποφάσισα να τα αλλάξω όλα.

Δεν θα μπορούσε να συνεχιστεί έτσι, έπρεπε να ξεκινήσω από την αρχή και να τα αλλάξω όλα. Ήθελα να ζήσω τη ζωή στο έπακρο και δεν ήθελα να χάσω ούτε μια στιγμή.

Υπήρχε όμως ένα πρόβλημα. Δεν ήξερα πώς να το κάνω αυτό. Έχασα πάρα πολύ χρόνο και δούλευα αναποτελεσματικά. Άρχισα λοιπόν να ψάχνω τρόπους που θα μπορούσαν να με βοηθήσουν να λύσω το πρόβλημα.

Διάβασα πολλά βιβλία και ιστολόγια σχετικά με την παραγωγικότητα και τελικά κατέληξα σε ένα σύστημα τεσσάρων τεμαχίων.

Αυτό το απλό σύστημα, το οποίο θα συζητηθεί αργότερα, με βοήθησε να βελτιώσω την παραγωγικότητά μου, με τη βοήθειά του μπόρεσα να οργανώσω ημέρες, εβδομάδες, μήνες, ακόμα και ώρες. Χάρη σε αυτήν, μπορώ να κάνω περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.

Θα ήθελα πραγματικά να πω ότι ήρθα εύκολα και γρήγορα σε αυτό το σύστημα, αλλά δεν είναι έτσι: Πέρασα εκατοντάδες ώρες πειραματιζόμενος, έπρεπε να περάσω πολλές αποτυχίες, λάθη και απογοητεύσεις.

Σήμερα είμαι σε θέση να κάνω περισσότερα σε 17 ώρες από ό,τι στο παρελθόν σε 40 ώρες. Ούτε καν αυτό. Είμαι σε θέση να πετύχω περισσότερα σε μια εβδομάδα από ό,τι τους τελευταίους μήνες.

Είμαι σε θέση να εργάζομαι ταυτόχρονα με πολλά έργα, πελάτες, εταιρείες και ταυτόχρονα να διατηρώ μια ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Δουλεύω, περνάω χρόνο με την οικογένειά μου, περπατάω, επικοινωνώ με ανθρώπους, διδάσκω στους άλλους αυτό που ξέρω και κάνω πολλά περισσότερα. Κάθε μέρα. Και όλα αυτά οφείλονται μόνο στο ότι έχω αναπτύξει ένα σύστημα που μου ταιριάζει, στο οποίο τηρώ συνεχώς. Αυτό το σύστημα είναι αρκετά απλό, αλλά δεν πρέπει ποτέ να ξεχνάτε ότι:

Απλά δεν σημαίνει πάντα εύκολο.

Ένα από τα κύρια πράγματα που συνειδητοποίησα είναι ότι εάν αφιερώσετε χρόνο για να προγραμματίσετε τη μέρα σας και έχετε μια ξεκάθαρη ιδέα για το τι θέλετε να πετύχετε (δημιουργήστε μια συγκεκριμένη εικόνα των ημερών σας), τότε όλα θα πάνε πιο εύκολα. Θα δουλεύεις λιγότερο και θα πετυχαίνεις περισσότερο, γιατί θα δουλεύεις με πάθος, θα βλέπεις έναν στόχο μπροστά σου.

Το σύστημά μου έχει τέσσερα βασικά στοιχεία:

1. Ονειρευτείτε και βάλτε στόχους. Τι πραγματικά θέλετε από τη ζωή; Ποια είναι τα όνειρα, οι στόχοι, οι φιλοδοξίες σας; Εάν δεν γνωρίζετε τις απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις, τότε τα υπόλοιπα στοιχεία αυτής της λίστας δεν θα σας κάνουν καλό.
2. Ξεφορτώστε τον εγκέφαλό σας. Μεταφέρετε τις σκέψεις από το κεφάλι σας στο χαρτί. Δεν χρειάζεται να σκέφτεστε ξένες λεπτομέρειες εάν θέλετε πραγματικά να είστε παραγωγικοί.
3. Φτιάξτε νοητικούς χάρτες. Θα σας βοηθήσουν να βρείτε κενά στους κύριους στόχους σας. Με άλλα λόγια, θα καταλάβετε πώς να αποκτήσετε ή να αποκτήσετε γρήγορα αυτό που θέλετε.
4. Διαχειριστείτε το χρόνο σας και αναλύστε σύνθετες εργασίες στα συστατικά τους στοιχεία. Αυτό θα σας βοηθήσει να πετύχετε τους κύριους στόχους σας στο συντομότερο δυνατό χρονικό διάστημα.

Κανείς δεν θα αμφισβητήσει ποτέ το προφανές γεγονός ότι όλοι οι άνθρωποι έχουν 24 ώρες το 24ωρο. Οι επιτυχημένοι άνθρωποι έχουν δύο ιδιότητες:

• Ξέρουν ακριβώς τι θέλουν.
• Προσπαθούν να πάρουν αυτό που θέλουν.

Είστε έτοιμοι να πάρετε το ρίσκο και να καταβάλετε προσπάθεια για να πετύχετε; Στη συνέχεια, διαβάστε.

1. Όνειρο. Θέτω στόχους. Λαμβάνω δράση

Ξεκινήστε με το να φαντάζεστε τον τελικό στόχο.

Stephen Covey

Το πρώτο βήμα είναι να σχηματίσετε μια μεγάλη εικόνα της ζωής σας. Πρέπει να καταλάβετε τι θέλετε να πετύχετε, τι είδους άτομο θέλετε να γίνετε, με άλλα λόγια, να σκεφτείτε πώς πρέπει να είναι η ιδανική ζωή σας.

Όταν το έκανα για πρώτη φορά, ήθελα να αλλάξω πολλά στη ζωή μου. Ίσως, όπως εγώ τότε, θα σας φανεί ότι πολλά πράγματα δεν μπορούν να αλλάξουν, αλλά μην απελπίζεστε και μην τα παρατάτε, γιατί αυτό το συναίσθημα είναι απολύτως φυσιολογικό.

Ακολουθώντας τη συμβουλή του Mark Allen, αφιέρωσα μια σελίδα για κάθε έναν από τους στόχους μου. Ένας τέτοιος περιορισμός χώρου είναι απαραίτητος ώστε να έχετε την ευκαιρία να ζωγραφίσετε κάθε στόχο λεπτομερώς, να τον χωρίσετε σε βασικά στοιχεία, να δημιουργήσετε ένα λεπτομερές σχέδιο για την επίτευξη αυτού του στόχου, αλλά η προδιαγραφή του στόχου πρέπει να είναι χωρίς νερό.

Υπάρχει κάτι σημαντικό να θυμάστε: δεν κρατάτε το σχέδιό σας στο αίμα, οι στόχοι σας μπορούν να αλλάξουν ανά πάσα στιγμή. Δεν μπορούμε να πούμε με βεβαιότητα τι θα μας συμβεί σε μια ώρα, και πολύ περισσότερο κανείς δεν μπορεί να πει ότι οι στόχοι και τα σχέδια ζωής του δεν θα αλλάξουν τον επόμενο μήνα ή τον επόμενο χρόνο.

Αλλά ένας τέτοιος σχεδιασμός είναι επωφελής στο ότι έχετε μια ξεκάθαρη ιδέα για το τι θέλετε να επιτύχετε, τι είδους άτομο ονειρεύεστε να γίνετε.

Επίσης, μην ανησυχείτε αν δεν έχετε καταφέρει να καταρτίσετε ένα σχέδιο επίτευξης για κάθε στόχο. Δεν πειράζει, το κύριο πράγμα είναι να έχεις έναν στόχο και όταν έρθει η ώρα του, θα βρεις τρόπους να σε βοηθήσουν να τον πετύχεις.

2. Ξεφορτώστε τον εγκέφαλό σας

Είθε το μυαλό σας να είναι πάντα φωτεινό και καθαρό, όπως ο απέραντος ουρανός, ο μεγάλος ωκεανός και η ψηλότερη κορυφή του βουνού.

Μοριχέι Ουεσίμπα

Η μνήμη μας είναι από πολλές απόψεις εργαλείο επιβίωσης. Θυμόμαστε πιο εύκολα πράγματα που είναι σημαντικά και απαραίτητα για εμάς. Η μνήμη είναι εκπληκτικό πράγμα: σε μια κατάσταση ανωτέρας βίας, για παράδειγμα, μπορούμε να θυμηθούμε τα σχολικά μαθήματα ασφάλειας ζωής και να παρέχουμε σε ένα άτομο πρώτες βοήθειες.

Έχεις εκατοντάδες σκέψεις στο μυαλό σου, μικρές λεπτομέρειες, περιττές λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, προσπαθείτε να θυμάστε όλες τις αποχρώσεις, ακόμα και τις πιο μικρές λεπτομέρειες του έργου που κάνετε. Αν και αυτή η επίγνωση είναι σεβαστή, είναι επίσης συχνά άγχος και στρεσογόνος. Συμπέρασμα: ξεφορτωθείτε αυτά τα σκουπίδια, ξεφορτώστε τον εγκέφαλό σας.

Μην κρατάτε όλες αυτές τις λεπτομέρειες στο μυαλό σας - γράψτε τις στο ημερολόγιό σας, αφήστε τις να περιέχονται στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας ή κάπου αλλού. Αυτό θα σας επιτρέψει να εστιάσετε καλύτερα σε ό,τι είναι σημαντικό αυτή τη στιγμή, χωρίς να ξεχνάτε τις τρέχουσες υποθέσεις.

Οργάνωσε, διαίρει και βασίλευε

Τώρα που έχετε σωθεί από έναν τεράστιο αριθμό περιττών ή όχι και τόσο σημαντικών σκέψεων, ήρθε η ώρα να αρχίσετε να οργανώνετε τις υποθέσεις σας. Δείτε το δικό σας σχέδιο. Ίσως δεν ήσουν τεμπέλης και έκανες ένα σχέδιο όχι μόνο για τις επόμενες εβδομάδες και μήνες, αλλά και για ολόκληρα χρόνια.

Πρέπει να δομήσεις όλα όσα πρέπει να κάνεις. Προσπαθήστε να σχεδιάσετε όλα τα έργα, τις εργασίες και τις άλλες υποθέσεις σας με τέτοιο τρόπο ώστε να μην παρεμβαίνουν μεταξύ τους: αφιερώστε ξεχωριστό χρόνο για κάθε εργασία, μην κυνηγάτε δύο πουλιά με μια πέτρα, αλλά διαιρέστε και βασίστε.

Μην ανησυχείτε αν δεν έχετε ένα συγκεκριμένο σχέδιο για να ολοκληρώσετε όλα όσα έχετε σχεδιάσει. Το κύριο πράγμα είναι ότι έχετε στόχους και το υποσυνείδητό σας θα σας βοηθήσει στα υπόλοιπα.

Σε αυτή την περίπτωση, το υποσυνείδητό σας μπορεί να συγκριθεί με έναν πλοηγό GPS. Ορίζετε τον προορισμό σας και μαθαίνετε πώς να φτάσετε εκεί.

3. Δημιουργήστε έναν χάρτη μυαλού

Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα σχέδιο, οδικός χάρτης και κουράγιο για να φτάσετε στον προορισμό σας.

Earl Nightingale

Ο νοητικός χάρτης είναι ένα διάγραμμα που σας βοηθά να οπτικοποιήσετε και να οργανώσετε πληροφορίες. Οι χάρτες μυαλού μπορούν να χρησιμοποιηθούν σχεδόν για τα πάντα, από τη λήψη σημειώσεων έως την ανάπτυξη μιας σοβαρής στρατηγικής. Θα σας βοηθήσουν να αποσυνθέσετε ένα σύνθετο αντικείμενο στα συστατικά μέρη του.

Με τη βοήθεια ενός νοητικού χάρτη, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ιεραρχία έργων, αποτελεσμάτων και εργασιών. Χρησιμοποιήστε το μέγεθος και το χρώμα γραμματοσειράς για να επισημάνετε τι είναι σημαντικό ή επείγον. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε συνδέσμους προς σημαντικούς πόρους ή έγγραφα του Διαδικτύου στον υπολογιστή σας.

Αυτός ο χάρτης θα σας βοηθήσει να δείτε με μια ματιά ποιο έργο σας παίρνει τον περισσότερο χρόνο ή απαιτεί τη μεγαλύτερη προσοχή (οι εργασίες και οι προθεσμίες που επισημαίνονται με κόκκινο θα κραυγάζουν τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία τους).

Εξετάζοντας τον χάρτη μυαλού σας εβδομαδιαία, θα παρατηρήσετε ποια έργα είναι κοντά στην ολοκλήρωση και αυτό θα σας παρακινήσει να προχωρήσετε. Διαγράψτε ολοκληρωμένα έργα και γεμίστε τα με νέα.

4. Διαχειριστείτε το χρόνο σας και αναλύστε τις δύσκολες εργασίες σε βασικά στοιχεία

Αποφασίστε σήμερα ότι θα γίνετε ειδικός στη διαχείριση του χρόνου σας και της απόδοσης σας.

Μπράιαν Τρέισι

Τώρα που έχετε ένα σχέδιο, πρέπει να είστε βέβαιοι ότι μπορείτε να χειριστείτε όλες τις εργασίες μπροστά στην ώρα τους. Υπάρχουν διάφορες τεχνικές και συστήματα που έχουν σχεδιαστεί για να σας βοηθήσουν σε αυτό. Για παράδειγμα:

• Το Kanban είναι ένα σύστημα που θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε αποτελεσματικά τις εργασίες. Υπάρχει ένα εύχρηστο διαδικτυακό εργαλείο, το KanbanFlow, το οποίο έχει σχεδιαστεί όχι μόνο για σόλο αλλά και για ομαδική εργασία.
• Η γνωστή τεχνική προσωπικής αποτελεσματικότητας GTD που θα σας βοηθήσει να κάνετε τα πράγματα μέχρι το τέλος.

Μην ξεχνάτε το σήμερα

Οι χάρτες μυαλού, το GTD, το Kanban είναι όλα εξαιρετικά και αδιαμφισβήτητα απαραίτητα για να πετύχετε τους στόχους σας. Αλλά μην ξεχνάτε ότι πρόκειται για στρατηγικό σχεδιασμό. Μερικές φορές χρειάζεστε ένα απλό, πρακτικό σχέδιο για την ημέρα. Όχι για αύριο. Όχι για ένα μήνα ή ένα χρόνο. Για σήμερα.

Ένα όνειρο γίνεται στόχος όταν αναλαμβάνεται δράση για την επίτευξή του.

Μπο μπένετ

Υπάρχει μια τεχνική Pomodoro που μπορεί να σας βοηθήσει να προγραμματίσετε το χρόνο σας αποτελεσματικά. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για αυτό εδώ.

Πάντα να πετυχαίνεις τους στόχους σου, να ολοκληρώνεις εργασίες εγκαίρως, να πετυχαίνεις - αυτό πρέπει να επιδιώκει ο καθένας. Αλλά μην ξεχνάτε ποτέ την έβδομη δεξιότητα του Stephen Covey - το ακόνισμα του πριονιού.

Φανταστείτε έναν άντρα που πριονίζει ένα δέντρο για πέντε ώρες, αλλά όταν του λέτε να σταματήσει για λίγα λεπτά για να ακονίσει το πριόνι, εκείνος απαντά: «Δεν έχω χρόνο να ακονίσω το πριόνι! Πρέπει να κόψω!"

Θυμηθείτε να αφιερώνετε χρόνο για την υγεία σας, την οικογένεια και τους φίλους σας και να προσπαθείτε πάντα να ξεκουράζεστε όταν αισθάνεστε ότι το χρειάζεστε.