Πώς 7 χαρακτηριστικά ενός διοργανωτή με βοήθησαν να βάλω τα πράγματα σε τάξη

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Το MyLifeOrganized (MLO) μπορεί να αλλάξει δραματικά την ποιότητα της ζωής σας και να σας βοηθήσει να βάλετε τα πράγματα σε τάξη. Προσφέρει μια αποτελεσματική μεθοδολογία για τη διαχείριση των επιχειρήσεων και του χρόνου.

Όλοι οι άνθρωποι που σχεδιάζουν ή πρόκειται απλώς να προγραμματίσουν τη ζωή τους αναζητούν συνεχώς την πιο αποτελεσματική μέθοδο διαχείρισης της επιχείρησης και του χρόνου. Και αυτή η αναζήτηση μπορεί να πάρει χρόνια. Είναι δύσκολο να διαφωνήσεις με το ρητό «Ή σχεδιάζεις τη ζωή σου, ή σου συμβαίνει».

Ξέρεις πώς σχεδιάζουν στο στρατό; Μια φορά το μήνα, όλοι οι αξιωματικοί κάθονται στην τάξη, όπου πρέπει να γράψουν σε ειδικό τετράδιο τις τυπικές εργασίες του μήνα, το πρόγραμμα του μήνα και το πρόγραμμα για κάθε εβδομάδα. Όλα αυτά είναι βαμμένα με χρωματιστά μολύβια και εγκεκριμένα από τον διοικητή της μονάδας. Μετά από αυτό, το σχέδιο ξεχνιέται μέχρι τον επόμενο μήνα, και, για να είμαι ειλικρινής, ήταν απλώς για επίδειξη. Και αν είναι ακόμα πιο απλό, τότε στο FIG κανείς δεν το χρειάζεται. Το σχεδίαζα εδώ και 13 χρόνια…

Μετά την αποχώρηση από το στρατό, η γυναίκα μου και εγώ προσκληθήκαμε στην εκπαίδευση «Στρατηγικός σχεδιασμός για την επόμενη χρονιά». Και η μεγαλύτερη ανακάλυψη ήταν ότι όλα όσα είχα σχεδιάσει για τη χρονιά ολοκληρώθηκαν σε τρεις μήνες. Ο προγραμματισμός, πλέον «πραγματικά εφικτός», έχει γίνει αναπόσπαστο μέρος της ζωής μου.

Στην αρχή ήταν όλα στα χαρτιά. Με την ανάπτυξη της τεχνολογίας, άρχισε να αναζητά εναλλακτικές επιλογές για υπολογιστή και αργότερα για φορητές συσκευές.

Στο βιβλίο "How to get things in order" ο David Allen είπε ότι δεν υπάρχει τέτοιο λογισμικό που να ελέγχει πλήρως όλες τις διαδικασίες της ζωής, των επιχειρήσεων κ.λπ. Ίσως τη στιγμή της συγγραφής του βιβλίου να ήταν. Αλλά όχι τώρα…

Σταμάτησα αυτή την αναζήτηση για αποτελεσματικές μεθόδους από τη στιγμή που γνώρισα MyLifeOrganized (MLO). Αυτό έχει επηρεάσει δραματικά την ποιότητα της ζωής μου και τώρα επικεντρώνομαι μόνο στην ολοκλήρωση των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων.

Σε τι διαφέρει το MLO από τους άλλους διοργανωτές;

Εδώ είναι μια λίστα με τα πρώτα επτά σημεία που θα ήθελα να μοιραστώ μαζί σας σήμερα.

1. Ιεραρχία

Η εμφάνιση του κύριου παραθύρου του organizer δεν περιορίζεται από πρότυπα ή κανόνες. Δημιουργείτε το δικό σας διάγραμμα δομής στόχων, έργων και άλλων εργασιών, τα οποία εμφανίζονται σχηματικά σε μια ιεραρχία και είναι οργανωμένα σε ένα δέντρο.

Κατά τη διάρκεια των τριών ετών χρήσης του MLO, πέρασα από πολλά σχέδια δημιουργίας λιστών υποχρεώσεων και τελικά καταλήξαμε σε μια ιεραρχία του τροχού της ζωής. Ο "τροχός της ζωής" είναι μια πολύ ισχυρή ψυχολογική τεχνική, ευέλικτη ανάπτυξη ενός ατόμου σε όλους τους τομείς της ζωής, που δεν επιτρέπει σε έναν επιχειρηματία να είναι δυστυχισμένος στις προσωπικές σχέσεις και έναν καλό οικογενειάρχη και πατέρα να μείνει στο σπίτι χωρίς χρήματα. Δηλαδή, το διάγραμμά μου ξεκινά με τις κατευθύνσεις ζωής (φυσικά, όλα είναι ζωγραφισμένα σε διαφορετικά χρώματα):

• Εργασία;
• επιχείρηση;
• Σπίτι;
• οικογένεια και σχέσεις?
• υγεία και αθλητισμός?
• φωτεινότητα της ζωής?
• προσωπική ανάπτυξη κλπ.

Αυτό μου επιτρέπει να δω σε ποιον τομέα τι στόχους έχω θέσει για τον εαυτό μου, ποιος πρέπει να ενισχυθεί και πού βρίσκεται η ωμή βία με ετήσιο φορτίο. Και ακόμα κι έτσι, είναι πολύ βολικό εάν πρέπει να εστιάσετε σε κάποιον συγκεκριμένο τομέα.

Παρεμπιπτόντως, σε μια τέτοια ιεραρχία, η εργασία δεν θα είναι ενεργή στη λίστα εκκρεμών εργασιών έως ότου ολοκληρωθούν όλες οι δευτερεύουσες εργασίες της και γι' αυτό χάρη στον εσωτερικό αλγόριθμο δημιουργίας λίστας υποχρεώσεων που είναι ενσωματωμένος στο MyLifeOrganized.

2. Αυτόματος προγραμματισμός των υποθέσεων σας

Η πιο όμορφη λειτουργία MLO που δεν έχω δει σε κανέναν διοργανωτή είναι η αυτόματη ταξινόμηση της λίστας υποχρεώσεων, λαμβάνοντας υπόψη την προτεραιότητα της εργασίας, η οποία ορίζεται από την ημερομηνία έναρξης, την ημερομηνία λήξης, τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα της εργασίας. Στο "Σχέδιο" ορίζετε τις παραμέτρους της εργασίας σας, και αυτό είναι! Στη συνέχεια, το πρόγραμμα συντάσσει για εσάς μια λίστα διατεταγμένων εργασιών.

Εάν είστε οπαδός της χειροκίνητης ταξινόμησης εργασιών, υπάρχει κάτι τέτοιο για εσάς …

3. Ευελιξία. Λειτουργεί όπως θέλετε: φίλτρα, προβολές, εστίαση, αυτόματη μορφοποίηση

Η ευελιξία των ρυθμίσεων και των λειτουργιών αυτού του organizer είναι απλά εκπληκτική. Σε σύγκριση με τις πολεμικές τέχνες, το MLO είναι ένα «οκτάγωνο χωρίς κανόνες» όπου κυριολεκτικά όλα επιτρέπονται. Το κυριότερο είναι ότι όλα αυτά είναι αποτελεσματικά και οδηγούν στο επιθυμητό αποτέλεσμα!

Κάθε είδους προγραμματισμός (GTD, Covey, "Autofocus" και άλλοι)! Διαχείριση της επικαιρότητας! Επιτεύγματα στόχων!

Μπορείς:

• Δημιουργήστε τους δικούς σας τύπους εργασιών και λιστών, που μόνο η φαντασία σας μπορεί να σχεδιάσει στο μυαλό σας.
• Χρωματίστε το σύστημά σας χρησιμοποιώντας αυτόματη μορφοποίηση (εικονίδια, χρώματα, συμπλήρωση σύμφωνα με τους κανόνες που καθορίζετε).
• Με τη βοήθεια της εστίασης, επικεντρωθείτε σε μια συγκεκριμένη κατεύθυνση, στόχο, έργο.
• Χρησιμοποιώντας φίλτρα, προσαρμόστε τη λίστα των ενεργών εργασιών για οποιεσδήποτε απαραίτητες συνθήκες (πλαίσια, προθεσμίες, χρόνος εκτέλεσης, απαιτούμενη προσπάθεια, συμμόρφωση με άλλες παραμέτρους).
• Οτιδήποτε μπορείτε να κάνετε με τις λειτουργίες αυτού του προγράμματος. Αλλά το κύριο πράγμα είναι ότι όλα αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο όταν είναι απαραίτητο. Χρειάζεστε μια απλή λίστα υποχρεώσεων - παρακαλώ. Το πρόγραμμα δεν είναι υπερφορτωμένο με ρυθμίσεις που δεν είναι απαραίτητες αυτήν τη στιγμή.

Είμαι δυνατός οπτικός! Επομένως, για μένα οτιδήποτε σχετίζεται με το «βλέπω» είναι πολύ σημαντικό για την αντίληψη. Και εδώ δεν πρόκειται καν για την ομορφιά του συστήματός σας, αλλά για το γεγονός ότι όλα αυτά σαφώς με βοηθούν να είμαι πιο αποτελεσματικός.

Στο MLO, όλα αυτά είναι διαθέσιμα μέσω των λειτουργιών αυτόματης μορφοποίησης. Και το πιο σημαντικό, δεν υπάρχουν αυστηροί και γρήγοροι κανόνες, μόνο οι φαντασιώσεις μου:

• Όλες οι σημαντικές εργασίες επισημαίνονται με κόκκινο και έντονη γραφή.
• Με τη βοήθεια σημαιών, αναθέτω εργασίες και τις ελέγχω πλήρως (ορίζω μια εργασία, τη διατηρώ υπό έλεγχο, περιμένω την ολοκλήρωσή της), καθώς και εκτελώ και ελέγχω τις εργασίες που μου έχει αναθέσει η διοίκηση (αναμένεται να ολοκληρωθούν από εμένα).
• Οι φάκελοι διαφορετικών ενοτήτων έχουν διαφορετικά χρώματα για μένα και μπορείτε να δείτε αν υπάρχουν εργασίες σε αυτόν τον φάκελο ή όχι. Είναι πολύ βολικό και εξοικονομεί χρόνο στην εργασία με εργασίες και φακέλους.
• Εκχώρησα τα εικονίδια μου σε ορισμένες ομάδες εργασιών (κλήσεις, εκτύπωση) κ.λπ.

Όπως λένε, είναι καλύτερο να βλέπεις μία φορά παρά να ακούς εκατό φορές, οπότε εδώ είναι μια οθόνη του προσωπικού μου διαγράμματος εργασίας σε όλο της το μεγαλείο:

4. Εξαρτήσεις

Υπάρχουν εργασίες που δεν μπορούν να γίνουν μέχρι να ολοκληρωθεί κάποια άλλη εργασία:

• Δεν μπορούμε να κρεμάσουμε μια εικόνα μέχρι να αγοράσουμε μια βίδα με πείρο και μέχρι να δανειστούμε ένα τρυπητή από έναν γείτονα.
• Δεν μπορούμε να μαγειρέψουμε χυλό μέχρι να αγοράσουμε δημητριακά και άλλα υλικά.

Και υπάρχουν πολλά παρόμοια παραδείγματα. Το MyLifeOrganized λαμβάνει υπόψη όλες αυτές τις εξαρτήσεις, οργανώνει και δείχνει καθαρά.

Επιπλέον, μπορείτε όχι μόνο να διαμορφώσετε την εξάρτηση μιας εργασίας από μια άλλη, αλλά και να καθορίσετε το χρονικό διάστημα μετά το οποίο θα ενεργοποιηθεί η επόμενη εργασία.

5. Επισκόπηση

Υπάρχουν εργασίες και ιδέες που δεν μπορούν να ολοκληρωθούν αυτή τη στιγμή. Αυτά τα τεύχη στο GTD κατηγοριοποιούνται ως Κάποια μέρα / Ίσως και συνιστάται να εξετάζονται στην εβδομαδιαία αναθεώρηση, ώστε να μην χάσετε μια σημαντική ιδέα την κατάλληλη στιγμή.

Για τέτοιες εργασίες στο MyLifeOrganized υπάρχει μια ξεχωριστή προβολή "Επισκόπηση", όπου μπορείτε να ορίσετε τη συχνότητα με την οποία θέλετε να τις προβάλλετε (ανανέωση στη μνήμη για να λάβετε μια απόφαση να ενεργήσετε ή να αναβάλετε περισσότερα).

Συμφωνώ, δεν απαιτούν όλες οι ιδέες, τα όνειρα και οι εργασίες για το μέλλον μια εβδομαδιαία υπενθύμιση του εαυτού σας.

• Αυτό που θέλω να αγοράσω κάποια μέρα, το έβαλα στο πρόγραμμα για να το βλέπω μια φορά το μήνα πριν τον μισθό.
• Τα μέρη που θέλω να επισκεφτώ / να χαλαρώσω / να ταξιδέψω, τα έστησα για ετήσια ή εξαμηνιαία προβολή.

6. Ανάλυση

Για τη διευκόλυνση της γρήγορης εισαγωγής εργασιών ταυτόχρονα με ορισμένες ιδιότητες, το πρόγραμμα διαθέτει ανάλυση της εισαγωγής κειμένου.

Τι είναι αυτό?

Αρκεί να γράψετε κατά την είσοδο στην εργασία "Εκτέλεση της αποστολής αύριο στις 10:00, υπενθύμιση στις 5 @ Εργασία" και πατήστε Alt + Enter και το ίδιο το πρόγραμμα θα αναθέσει την εργασία "Εκτέλεση της ανάθεσης" την ημερομηνία έναρξης και την προθεσμία ημερομηνία, ορίστε μια υπενθύμιση, ορίστε τον υψηλότερο βαθμό σπουδαιότητας και το απαραίτητο πλαίσιο.

Και αυτό είναι μόνο ένα παράδειγμα, και υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός τέτοιων επιλογών στο MLO.

Ακολουθούν παραδείγματα από το εγχειρίδιο αναφοράς MyLifeOrganized σωστής εισαγωγής που μπορεί να μετατραπεί σε δεδομένο αριθμό και ώρα:

• αύριο στις 15:00?
• σε 5 μέρες?
• Παρασκευή (η πλησιέστερη μελλοντική Παρασκευή).
• Τρι 11:20;
• 26 Ιανουαρίου;
• μετά από 3 εβδομάδες 14:00;
• μετά από 30 λεπτά?
• 2 μήνες μετά?
• σήμερα σε 1 ώρα 25 λεπτά?
• σε ένα χρόνο.

7. Υπενθύμιση επί τόπου

Οι υπενθυμίσεις σε συσκευές Android και iOS μπορεί να είναι όχι μόνο χρονικά, αλλά και συγκεκριμένης τοποθεσίας.

Θυμάστε το παράδειγμα του David Allen για τις μπαταρίες των φακών; Καλό είναι, λένε, ώστε το σύστημα να θυμίζει νεκρές μπαταρίες στο κατάστημα και όχι στο σπίτι όταν χρειάζεστε φακό.

Έτσι, το MyLifeOrganized θα σας το υπενθυμίσει ακριβώς στο κατάστημα.

Παραγωγή

Αυτός ο διοργανωτής μπορεί να συγκριθεί με μια προσωπική γραμματέα που είναι συνεχώς μαζί σας, διορθώνει πλήρως όλα τα θέματα της ζωής σας και σας τα υπενθυμίζει όλα στην ώρα τους.

Σε αυτό το άρθρο, εστίασα μόνο στα επτά πιο σημαντικά σημεία αυτού του διοργανωτή για μένα. Είμαι βέβαιος ότι, έχοντας κατακτήσει τη λειτουργικότητα αυτού του προγράμματος, θα είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί και αποδοτικοί και δεν θα ξεχάσετε ποτέ τίποτα.

Εάν ξαφνικά δεν μπορείτε να λύσετε ερωτήσεις σχεδιασμού με τον οργανωτή που χρησιμοποιείτε ή έχετε οποιεσδήποτε μεμονωμένες απαιτήσεις για τον προγραμματιστή σας, γράψτε γι' αυτό στα σχόλια αυτού του άρθρου.

Θα σας αποδείξω ότι τίποτα δεν είναι αδύνατο προς αυτή την κατεύθυνση!

Καλή επιτυχία και μέγιστα αποτελέσματα.

mylifeorganized