5 εναλλακτικές στην κλασική λίστα υποχρεώσεων

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Διατηρείτε μια λίστα υποχρεώσεων, αλλά εξακολουθείτε να μην κάνετε τίποτα; Τότε αυτό το άρθρο είναι για εσάς! Θα σας δείξει πέντε εναλλακτικούς τρόπους για να διατηρήσετε τις λίστες υποχρεώσεων.

Η λίστα υποχρεώσεων είναι απαραίτητο στοιχείο αποτελεσματικής εργασίας. Θεωρητικά. Στην πράξη, οι λίστες υποχρεώσεων συχνά δεν οδηγούν σε παραγωγικότητα. Γιατί; Υπάρχουν πολλοί λόγοι.

Μερικές φορές καθόμαστε πίσω και διστάζουμε να ολοκληρώσουμε απλές εργασίες, μερικές φορές χρονοτριβούμε και αναβάλλουμε την επίλυση δύσκολων για αργότερα. Μια λίστα υποχρεώσεων πρέπει να παρακινεί, αλλά συχνά, αντίθετα, μας αποθαρρύνει. Ειδικά αν στο τέλος της ημέρας δείτε ότι τα περισσότερα από τα προγραμματισμένα δεν έχουν γίνει.

Όταν όλα αυτά τοποθετούνται το ένα πάνω στο άλλο, φαίνεται ότι η δημιουργία των λιστών διαρκεί περισσότερο από την υλοποίηση των εργασιών που αναφέρονται σε αυτές. Σε ένα άρθρο σχετικά με το σύστημα λιστών του Benjamin Franklin, μιλήσαμε για μερικά από τα μυστικά της δημιουργίας αποτελεσματικών λιστών υποχρεώσεων (πραγματοποίηση εργασιών, ιεράρχηση προτεραιοτήτων, προσαρμογή λιστών υποχρεώσεων για μεταβαλλόμενες συνθήκες κ.λπ.). Σε αυτό το άρθρο, το Lifehacker θα σας παρουσιάσει πέντε νέους και πρωτότυπους τρόπους διατήρησης λιστών.

1–3–5

Τι είναι μια κανονική λίστα υποχρεώσεων; Σωστά, αυτή είναι μια αριθμημένη λίστα εργασιών για την ημέρα (ή μήνα / έτος, αν μιλάμε για μακροπρόθεσμο σχεδιασμό). Ξέχνα το.

Προσπαθήστε να δημιουργήσετε τη λίστα εργασιών σας σύμφωνα με την αρχή 1-3-5.

Πως δουλεύει?

Γράψτε μια κύρια εργασία, τρεις εργασίες μεσαίου μεγέθους και σημαντικές και πέντε μικρές, οι οποίες, αν υπάρχει έλλειψη χρόνου, μπορούν να αναβληθούν για αύριο. Κάντε το το βράδυ, ώστε το πρωί να έχετε μια ξεκάθαρη ιδέα για το τι είναι στην ατζέντα σας σήμερα.

Εάν το πεδίο δραστηριότητάς σας είναι τόσο δυναμικό που δεν μπορείτε να προβλέψετε την (μη) εμφάνιση νέων επειγουσών περιπτώσεων, τότε αφήστε ελεύθερα μερικά τρίποντα ή πέντε. Αυτό θα σας επιτρέψει να κάνετε τη λίστα εργασιών σας όσο το δυνατόν πιο ευέλικτη.

Να είστε προετοιμασμένοι για το γεγονός ότι όταν δημιουργείτε μια λίστα υποχρεώσεων σύμφωνα με την αρχή 1-3-5, ενδέχεται να μην μπορείτε πάντα να διαγράψετε όλα τα στοιχεία από αυτήν. Για παράδειγμα, οι συνθήκες μπορεί να αλλάξουν και το κύριο καθήκον την τρέχουσα ημέρα θα γίνει αδύνατο. Αλλά μπορείτε να φτιάξετε ένα σύνολο τριών εργασιών μεσαίας σημασίας ή πέντε - μικρές.

Το κύριο πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι ότι δεν χρειάζεται να δοθεί προτεραιότητα. Αναφέρετε a priori τι πιστεύετε ότι είναι σχετικό για την επόμενη μέρα.

Bullet Journal

Ποιο είναι το κύριο πρόβλημα με τον σχεδιασμό χαρτιού; Μόλις διαγράψετε μια εργασία από τη λίστα, την ξεχνάτε και δεν θα μαντέψετε ποτέ πότε μπορεί να χρειαστούν ξανά οι λεπτομέρειες της υλοποίησής της (αριθμοί τηλεφώνου, ημερομηνίες, σημειώσεις κ.λπ.). Οι ηλεκτρονικοί σχεδιαστές έχουν λύσει εν μέρει αυτό το πρόβλημα - οι περισσότεροι σάς επιτρέπουν να συνδέσετε προηγούμενες εργασίες, να τις ομαδοποιήσετε κ.λπ. Τι γίνεται όμως με εκείνους που προτιμούν ένα ευχάριστο θρόισμα χαρτιού από την οθόνη αφής; Ένας σχεδιαστής ιστοσελίδων έχει καταλήξει σε ένα σύστημα που εξορθολογίζει τον σχεδιασμό χαρτιού. Το όνομά της είναι Bullet Journal.

Πως δουλεύει?

Ο Lifehacker έχει ήδη μιλήσει για το σύστημα γρήγορων σημειώσεων που εφευρέθηκε από τον Carroll σε μια από τις προηγούμενες δημοσιεύσεις του. Ας θυμηθούμε τις βασικές αρχές.

Πρώτα απ 'όλα, αριθμήστε τις σελίδες του ημερολογίου σας. Στην πρώτη σελίδα, δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων - θα σας βοηθήσει να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα ημερολόγιο για τον μήνα: ημέρες και ημέρες της εβδομάδας, αλλά αντίθετα - εργασίες και γεγονότα που σίγουρα δεν θα αλλάξουν. Σε μια άλλη σελίδα, δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων για αυτές τις 30 ημέρες. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε σημειώσεις (πλαίσια ελέγχου, κύκλους κ.λπ.) για να διαβάσετε οπτικά τις πληροφορίες ευκολότερα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να φτιάξετε μια λίστα υποχρεώσεων τόσο για την ημέρα όσο και για την εβδομάδα. Το κύριο πράγμα δεν είναι να ξεχάσετε να συμπεριλάβετε αριθμούς σελίδων στον πίνακα περιεχομένων.

Anti-to-do

Η λίστα υποχρεώσεων θα πρέπει να είναι ένα κίνητρο που θα σας ανεβάζει τη διάθεση: «Έχω τόσα πολλά πράγματα να κάνω και πόσο ωραίο είναι να διαγράφεις μια άλλη μόδα!». Αλλά στην πραγματικότητα, πολλοί, ανοίγοντας τη λίστα με τις υποχρεώσεις τους στο τέλος της ημέρας, πέφτουν σε απόγνωση: «Είμαι τεμπέλης! 6 εργασίες στις 10!» Οι ανεκπλήρωτες εργασίες τραβούν την ψυχή σαν πέτρα στον πάτο.

Αλλά υπάρχει διέξοδος - παράλληλα με τη λίστα υποχρεώσεων, κρατήστε μια κασέτα anti-to-do.

Πως δουλεύει?

Σύμφωνα με τον συνιδρυτή του Netscape, Marc Andreessen, το anti-to-do είναι μια διαδικασία όπου σημειώνετε όχι τι πρέπει να κάνετε, αλλά τι έχετε ήδη κάνει, τα επιτεύγματά σας.

Κάθε φορά που κάνετε κάτι χρήσιμο κατά τη διάρκεια της ημέρας, γράψτε το στη λίστα με τις εκκρεμότητες στην άλλη πλευρά της κάρτας. Κάθε φορά που καταγράφετε το επίτευγμά σας, θα λαμβάνετε μια δόση ενδορφινών, όπως το ποντίκι που πατάει το κουμπί στο κλουβί και παίρνει ένα κομμάτι τροφής για αυτό. Και στο τέλος της ημέρας, προτού ετοιμάσετε μια νέα κάρτα για το αύριο, ρίξτε μια ματιά στη σημερινή κάρτα, στη λίστα με τα αντι-to-do σας και να χαρείτε πόσα πράγματα κάνατε πραγματικά εκείνη την ημέρα. Στη συνέχεια σκίστε και πετάξτε την κάρτα. Άλλη μια μέρα δεν πάει χαμένη.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να παρακινήσετε περαιτέρω τον εαυτό σας να ολοκληρώσει αυτήν τη λίστα υποχρεώσεων.

Παρεμπιπτόντως, η εφαρμογή iDoneThis λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο. Βοηθά επίσης να καταλάβετε σε τι ξοδεύετε τον χρόνο σας και ποια χρήσιμα πράγματα έχετε κάνει σε μια μέρα, εβδομάδα, μήνα.

Το Σύστημα Παραγωγικότητας Ζεν

Το GTD είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βελτιώσετε την προσωπική απόδοση. Ωστόσο, η μέθοδος του David Allen δεν είναι κατάλληλη για όλους. Έτσι, ένας άλλος διάσημος γκουρού παραγωγικότητας, ο Leo Babauta, αποφάσισε να απλοποιήσει αυτό το σύστημα και κατέληξε στο Zen to Done (ZTD).

Πως δουλεύει?

Το ZTD έχει να κάνει με την απλότητα και την εστίαση στο να κάνεις και να κάνεις εδώ και τώρα. Ο Babauta εντόπισε πέντε μεγάλα προβλήματα GTD και πρότεινε λύσεις. Για τις λίστες υποχρεώσεων, αυτό σημαίνει τα εξής:

1. Κάντε απλές λίστες επίκαιρων. Για παράδειγμα, σε μια κάρτα που ονομάζεται «Εργασία», σημειώστε μόνο τις εργασίες που σχετίζονται με την επαγγελματική σας δραστηριότητα.

2. Διατηρήστε τη λίστα ενημερωμένη. Έχετε πάντα μαζί σας ένα gadget ή σημειωματάριο, όπου μπορείτε να γράψετε ξαφνικά ιδέες ή εργασίες.

3. Να είστε σχετικοί. Καταγράψτε μόνο τις εργασίες που είναι πραγματικά σημαντικές για τη λίστα υποχρεώσεων.

Λίστες διακοπής

Με την πρώτη ματιά, ο όρος "stop doing list" έρχεται σε πλήρη αντίθεση με τον προγραμματισμό υποχρεώσεων. Αλλά μόνο στην αρχή.

Πως δουλεύει?

Στη λίστα stop doing, σημειώνετε επίσης τις υποθέσεις σας, αλλά όχι αυτές που χρειάζεστε και πρέπει να κάνετε, αλλά αυτές από τις οποίες θέλετε να απαλλαγείτε. Για παράδειγμα, θέλετε να κόψετε το κάπνισμα, να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε τα κοινωνικά δίκτυα και να σταματήσετε να τρώτε γλυκά το βράδυ. Αυτά είναι τα σημεία του φύλλου stop doing. Στην πραγματικότητα, αυτός είναι ένας από τους τρόπους καταπολέμησης των χρονοφάγων.

Ο Chris Guillebeau, στο βιβλίο του The Art of Non-Conformity, γράφει:

Ο καλύτερος τρόπος για να σταματήσετε να χάνετε χρόνο σε ανοησίες είναι να δημιουργήσετε μια λίστα στάσεων. Η λίστα διακοπής είναι μια λίστα με πράγματα που δεν θέλετε πλέον να κάνετε. Είναι ακόμα καλύτερο από μια λίστα υποχρεώσεων γιατί σας επιτρέπει να καταλάβετε τι σας τραβάει προς τα κάτω.

Ο ίδιος ο Κρις φτιάχνει λίστες στάσεων κάθε χρόνο στις διακοπές της Πρωτοχρονιάς. Αυτό του επιτρέπει να εκτιμήσει πόση πρόοδο έχει σημειώσει τους τελευταίους 12 μήνες.

Για να λειτουργήσει το φύλλο διακοπής λειτουργίας, είναι σημαντικό να θυμάστε σχετικά με το χρονοδιάγραμμα. Μετρήστε πόσο καιρό τρώει η συνήθεια που θέλετε να απαλλαγείτε. Στη συνέχεια, βάλτε στον εαυτό σας ένα χρονικό όριο (όχι περισσότερο από 20 λεπτά την ημέρα στο YouTube) και σταδιακά χαμηλώστε το.

Περίληψη

Έτσι, εάν ο κλασικός προγραμματισμός υποχρεώσεων δεν σας εξυπηρετεί, δοκιμάστε μία από τις παραπάνω εναλλακτικές. Καλύτερα να τα συνδυάσετε: κάντε όχι μεγάλες λίστες, αλλά σύντομες με μία κύρια και πολλές δευτερεύουσες εργασίες. κρατήστε βολικά και κατανοητά αρχεία. παρακινήστε τον εαυτό σας με μια λίστα με τα επιτεύγματά σας και αφιερώστε χρόνο για να φτιάξετε μια λίστα με συνήθειες που πρέπει να κόψετε.

Εάν έχετε τις δικές σας προσεγγίσεις για τη δημιουργία λιστών εργασιών, μοιραστείτε τις στα σχόλια.