12 εύκολα κόλπα για να κάνετε τα πράγματα πιο γρήγορα στο Excel

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-13 01:11

Πώς να προσθέσετε γρήγορα δεδομένα, να δημιουργήσετε έναν έξυπνο πίνακα ή να αποθηκεύσετε ένα μη αποθηκευμένο αρχείο.

1. Προσθέστε γρήγορα νέα δεδομένα στο γράφημα

Εάν εμφανίζονται νέα δεδομένα στο φύλλο για το διαγραμμένο διάγραμμα, το οποίο πρέπει να προστεθεί, τότε μπορείτε απλώς να επιλέξετε μια περιοχή με νέες πληροφορίες, να την αντιγράψετε (Ctrl + C) και στη συνέχεια να την επικολλήσετε απευθείας στο διάγραμμα (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα με πλήρη ονόματα (Ivanov Ivan Ivanovich), την οποία πρέπει να μετατρέψετε σε συντομευμένα ονόματα (Ivanov I. I.). Για να το κάνετε αυτό, απλά πρέπει να αρχίσετε να γράφετε το επιθυμητό κείμενο στη διπλανή στήλη με το χέρι. Στη δεύτερη ή τρίτη γραμμή, το Excel θα προσπαθήσει να προβλέψει τις ενέργειές μας και να εκτελέσει αυτόματα περαιτέρω επεξεργασία. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πατήσετε το πλήκτρο Enter για επιβεβαίωση και όλα τα ονόματα θα μετατραπούν αμέσως. Ομοίως, μπορείτε να εξαγάγετε ονόματα από email, να κολλήσετε ονόματα από θραύσματα και ούτω καθεξής.

3. Αντιγραφή χωρίς διακοπή των μορφών

Πιθανότατα γνωρίζετε τον μαγικό δείκτη αυτόματης συμπλήρωσης. Αυτός είναι ένας λεπτός μαύρος σταυρός στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού, με το οποίο μπορείτε να αντιγράψετε τα περιεχόμενα ενός κελιού ή ενός τύπου σε πολλά κελιά ταυτόχρονα. Ωστόσο, υπάρχει μια δυσάρεστη απόχρωση: μια τέτοια αντιγραφή συχνά παραβιάζει τον σχεδιασμό του πίνακα, καθώς αντιγράφεται όχι μόνο ο τύπος, αλλά και η μορφή κελιού. Αυτό μπορεί να αποφευχθεί. Αμέσως μετά το τράβηγμα του μαύρου σταυρού, κάντε κλικ στην έξυπνη ετικέτα - ένα ειδικό εικονίδιο που εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία της αντιγραμμένης περιοχής.

Εάν επιλέξετε την επιλογή Συμπλήρωση χωρίς μορφοποίηση, το Excel θα αντιγράψει τον τύπο σας χωρίς μορφοποίηση και δεν θα χαλάσει τη διάταξη.

4. Εμφάνιση δεδομένων από υπολογιστικό φύλλο Excel σε χάρτη

Στο Excel, μπορείτε να εμφανίσετε γρήγορα τα γεωγραφικά σας δεδομένα σε έναν διαδραστικό χάρτη, όπως πωλήσεις ανά πόλη. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο Office Store στην καρτέλα Εισαγωγή και εγκαταστήστε την προσθήκη Χαρτών Bing από εκεί. Αυτό μπορεί να γίνει από τον ιστότοπο κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποκτήστε το τώρα.

Αφού προσθέσετε μια λειτουργική μονάδα, μπορείτε να την επιλέξετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Οι εφαρμογές μου στην καρτέλα Εισαγωγή και να την τοποθετήσετε στο φύλλο εργασίας σας. Απομένει να επιλέξετε τα κελιά σας με δεδομένα και να κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση τοποθεσιών στη μονάδα χάρτη για να δείτε τα δεδομένα μας σε αυτό. Εάν θέλετε, στις ρυθμίσεις της προσθήκης, μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο του γραφήματος και των χρωμάτων που θα εμφανίζονται.

5. Γρήγορο άλμα στο απαιτούμενο φύλλο

Εάν ο αριθμός των φύλλων εργασίας στο αρχείο έχει ξεπεράσει τα 10, τότε η πλοήγησή τους γίνεται δύσκολη. Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα κουμπιά κύλισης των καρτελών φύλλου στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης. Θα εμφανιστεί ο πίνακας περιεχομένων και μπορείτε να μεταβείτε αμέσως σε οποιοδήποτε επιθυμητό φύλλο.

6. Μετατροπή σειρών σε στήλες και αντίστροφα

Εάν χρειάστηκε ποτέ να μετακινήσετε κελιά από γραμμές σε στήλες με το χέρι, τότε θα εκτιμήσετε το ακόλουθο κόλπο:

1. Επισημάνετε το εύρος.
2. Αντιγράψτε το (Ctrl + C) ή, κάνοντας δεξί κλικ στο ποντίκι, επιλέξτε «Αντιγραφή» (Αντιγραφή).
3. Κάντε δεξί κλικ στο κελί όπου θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένα και επιλέξτε μία από τις επιλογές Ειδικής επικόλλησης από το μενού περιβάλλοντος - το εικονίδιο Μεταφορά. Οι παλαιότερες εκδόσεις του Excel δεν διαθέτουν αυτό το εικονίδιο, αλλά μπορείτε να διορθώσετε το πρόβλημα χρησιμοποιώντας Ειδική επικόλληση (Ctrl + Alt + V) και επιλέγοντας την επιλογή Μεταφορά.

7. Αναπτυσσόμενη λίστα σε ένα κελί

Εάν σε οποιοδήποτε κελί υποτίθεται ότι εισάγονται αυστηρά καθορισμένες τιμές από το επιτρεπόμενο σύνολο (για παράδειγμα, μόνο "ναι" και "όχι" ή μόνο από τη λίστα των τμημάτων της εταιρείας και ούτω καθεξής), τότε αυτό μπορεί εύκολα να οργανωθεί χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα.

1. Επιλέξτε ένα κελί (ή μια περιοχή κελιών) που θα πρέπει να έχει τέτοιο περιορισμό.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επικύρωση" στην καρτέλα "Δεδομένα" (Δεδομένα → Επικύρωση).
3. Στην αναπτυσσόμενη λίστα "Τύπος" (Να επιτρέπεται) επιλέξτε την επιλογή "Λίστα" (Λίστα).
4. Στο πεδίο "Πηγή", καθορίστε το εύρος που περιέχει τις παραλλαγές αναφοράς των στοιχείων, οι οποίες στη συνέχεια θα εξαφανιστούν κατά την πληκτρολόγηση.

8. Έξυπνο τραπέζι

Εάν επιλέξετε μια περιοχή με δεδομένα και στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" κάντε κλικ στην επιλογή "Μορφοποίηση ως πίνακα" (Αρχική → Μορφοποίηση ως πίνακα), τότε η λίστα μας θα μετατραπεί σε έναν έξυπνο πίνακα που μπορεί να κάνει πολλά χρήσιμα πράγματα:

1. Επεκτείνεται αυτόματα όταν προστίθενται νέες σειρές ή στήλες σε αυτό.
2. Οι τύποι που εισάγονται θα αντιγραφούν αυτόματα σε ολόκληρη τη στήλη.
3. Η κεφαλίδα ενός τέτοιου πίνακα καθορίζεται αυτόματα κατά την κύλιση και περιλαμβάνει κουμπιά φίλτρου για φιλτράρισμα και ταξινόμηση.
4. Στην καρτέλα "Σχεδίαση" που εμφανίζεται σε έναν τέτοιο πίνακα, μπορείτε να προσθέσετε μια σειρά συνόλων με αυτόματο υπολογισμό.

9. Σπινθήρες

Οι σπινθήρες είναι μικρογραφίες που σχεδιάζονται ακριβώς σε κελιά που απεικονίζουν τη δυναμική των δεδομένων μας. Για να τα δημιουργήσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Γραμμή ή Στήλες στην ομάδα Sparklines στην καρτέλα Εισαγωγή. Στο παράθυρο που ανοίγει, καθορίστε το εύρος με τα αρχικά αριθμητικά δεδομένα και τα κελιά στα οποία θέλετε να εμφανίζονται οι σπινθηρογραμμές.

Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "OK", το Microsoft Excel θα τα δημιουργήσει στα καθορισμένα κελιά. Στην καρτέλα "Σχεδίαση" που εμφανίζεται, μπορείτε να προσαρμόσετε περαιτέρω το χρώμα, τον τύπο τους, να ενεργοποιήσετε την εμφάνιση ελάχιστων και μέγιστων τιμών και ούτω καθεξής.

10. Ανάκτηση μη αποθηκευμένων αρχείων

Φανταστείτε: κλείνετε την αναφορά με την οποία ασχοληθήκατε με το τελευταίο μισό της ημέρας και στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται "Αποθήκευση αλλαγών στο αρχείο;" ξαφνικά για κάποιο λόγο πατάς "Όχι". Το γραφείο ανακοινώνει την συγκλονιστική κραυγή σας, αλλά είναι πολύ αργά: οι τελευταίες ώρες δουλειάς έπεσαν στο μάτι.

Στην πραγματικότητα, υπάρχει μια ευκαιρία να διορθωθεί η κατάσταση. Εάν έχετε Excel 2010, κάντε κλικ στο "Αρχείο" → "Πρόσφατα" (Αρχείο → Πρόσφατα) και βρείτε το κουμπί "Ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας" στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης.

Στο Excel 2013, η διαδρομή είναι ελαφρώς διαφορετική: Αρχείο → Λεπτομέρειες → Έλεγχος έκδοσης → Αρχείο - Ιδιότητες - Ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας.

Σε επόμενες εκδόσεις του Excel, ανοίξτε Αρχείο → Πληροφορίες → Διαχείριση βιβλίου εργασίας.

Θα ανοίξει ένας ειδικός φάκελος από τα έγκατα του Microsoft Office, όπου αποθηκεύονται προσωρινά αντίγραφα όλων των δημιουργημένων ή τροποποιημένων, αλλά μη αποθηκευμένων βιβλίων σε μια τέτοια περίπτωση.

11. Σύγκριση δύο περιοχών για διαφορές και συμπτώσεις

Μερικές φορές όταν εργάζεστε στο Excel, πρέπει να συγκρίνετε δύο λίστες και να βρείτε γρήγορα στοιχεία που είναι ίδια ή διαφορετικά σε αυτές. Εδώ είναι ο πιο γρήγορος, πιο διαισθητικός τρόπος για να το κάνετε:

1. Επιλέξτε και τις δύο συγκρίσιμες στήλες (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl).
2. Επιλέξτε την καρτέλα Αρχική σελίδα → Μορφοποίηση υπό όρους → Επισημάνετε τους κανόνες κελιών → Διπλότυπες τιμές.
3. Επιλέξτε Μοναδική επιλογή από την αναπτυσσόμενη λίστα.

12. Επιλογή (προσαρμογή) των αποτελεσμάτων υπολογισμού για τις απαιτούμενες τιμές

Έχετε τροποποιήσει ποτέ τις τιμές εισόδου στον υπολογισμό του Excel για να λάβετε την έξοδο που θέλετε; Τέτοιες στιγμές νιώθεις σαν έμπειρος πυροβολητής: μόλις μερικές ντουζίνες επαναλήψεις «υποπτώσεις - υπερπτήσεις» - και ιδού, το πολυαναμενόμενο χτύπημα!

Το Microsoft Excel μπορεί να το κάνει αυτό για εσάς, πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη ακρίβεια. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί "What If" στην καρτέλα "Δεδομένα" και επιλέξτε την εντολή "Επιλογή παραμέτρων" (Εισαγωγή → What If Analysis → Goal Seek). Στο παράθυρο που εμφανίζεται, καθορίστε το κελί όπου θέλετε να επιλέξετε την επιθυμητή τιμή, το επιθυμητό αποτέλεσμα και το κελί εισαγωγής που πρέπει να αλλάξει. Αφού κάνετε κλικ στο "OK", το Excel θα εκτελέσει έως και 100 "shots" για να βρείτε το απαιτούμενο σύνολο με ακρίβεια 0,001.