Πώς να αναθέσετε σωστά τις εργασίες εργασίας

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Οι κατηγορικές εντολές, η απροσεξία στα συμφέροντα των εργαζομένων και η έλλειψη ευγνωμοσύνης δεν είναι η πιο αποτελεσματική προσέγγιση για την κατανομή των καθηκόντων στην ομάδα.

Ένας καλός ηγέτης δεν είναι αυτός που επωμίζεται τα πάντα στους ώμους του, αλλά αυτός που είναι σε θέση να συγκεντρώσει μια ισχυρή αποτελεσματική ομάδα και να κατανείμει σωστά τις ευθύνες, συμπεριλαμβανομένων των απρογραμμάτιστων.

Η ανάθεση καθηκόντων, δηλαδή η ανάθεση καθηκόντων από έναν υπάλληλο σε άλλο, συμβάλλει στην αύξηση του επιπέδου δέσμευσης στην ομάδα και οι διευθυντές που το πετυχαίνουν, κατά μέσο όρο, αποφέρουν στις εταιρείες τους 33% περισσότερα έσοδα από άλλους.

Αλλά και μόνο να λέμε «κάντε αυτό» είναι λάθος. Ένας εντολικός τόνος, μια κακώς προγραμματισμένη εργασία, έλλειψη επεξήγησης - όλα αυτά μπορούν να προκαλέσουν απόρριψη και, ως αποτέλεσμα, να μην έχουν το καλύτερο αποτέλεσμα.

Η ειδικός του Harvard Business School Lauren Landry μίλησε για τους κανόνες που θα βοηθήσουν στην αποτελεσματική ανάθεση και στη βελτίωση της απόδοσης.

1. Αξιολογήστε τις δυνατότητες των εργαζομένων

Υπάρχουν εργασίες που δεν μπορούν να ανατεθούν. Για παράδειγμα, αποτελούν αναπόσπαστο μέρος των ευθυνών σας. Ή άλλος υπάλληλος δεν έχει τις γνώσεις και τα προσόντα για να εκτελέσει τέτοιες εργασίες. Ή, αντίθετα, είναι πολύ πιο απλά από αυτά που κάνει συνήθως. Για παράδειγμα, το να ζητήσετε από έναν διευθυντή πωλήσεων ή έναν ελεγκτή να βρει έναν πλοίαρχο για να επισκευάσει μια καφετιέρα γραφείου θα ήταν, για να το θέσω ήπια, ακατάλληλο.

Γενικά, πριν εμπιστευτείς κάτι σε κάποιον, θα πρέπει να αναρωτηθείς:

• Θα αντεπεξέλθει κάποιος σε αυτό το έργο; Έχει αρκετό χρόνο ή θα επηρεάσει τις υπόλοιπες ευθύνες του;
• Θα έχει ο εργαζόμενος αρκετές γνώσεις και δεξιότητες; Ή μήπως πρέπει να τον ενημερώνεις τόσο καιρό ώστε να είναι πιο εύκολο να το κάνεις μόνος σου ή να βρεις άλλον ειδικό; Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να συντάξετε μια αναφορά για το έργο της ομάδας σε ένα έργο, αλλά ο συνάδελφος στον οποίο θέλετε να το εμπιστευτείτε δεν το έχει κάνει ποτέ καθόλου, πράγμα που σημαίνει ότι η επιχείρηση θα κινηθεί αργά, με ένα τρίξιμο, και μπορεί να πρέπει να ξανακάνουμε τα πάντα.
• Αυτή η εργασία θα βοηθήσει τον εργαζόμενο να βελτιώσει κάποιες δεξιότητες, να αποκτήσει εμπειρία; Αυτό είναι προαιρετικό, αλλά θα ήταν ωραίο.
• Υπάρχει κάποιος υπάλληλος που μπορεί να το χειριστεί καλύτερα;

2. Προσπαθήστε να ικανοποιήσετε τα ενδιαφέροντα και τις ανάγκες όλων

Για παράδειγμα, πρέπει να οργανώσετε τη δημιουργία ομάδας για όλη την ομάδα, αλλά δεν υπάρχει ειδικός υπάλληλος για αυτό. Υπάρχει όμως ένα άτομο που είναι δυνατό στην επικοινωνία και θα ήθελε να αποκτήσει εμπειρία στη διοργάνωση εκδηλώσεων, εκπαίδευση και διαχείριση προσωπικού. Μπορείτε να του προσφέρετε αυτό το καθήκον.

Ή η εταιρεία μένει προσωρινά χωρίς έναν ειδικό σε SMM, αλλά υπάρχει κάποιος που γνωρίζει καλά τους αλγόριθμους των κοινωνικών δικτύων και δεν θα ήθελε να δοκιμάσει τις δυνάμεις του στο μάρκετινγκ.

Φυσικά, αυτό δεν είναι πάντα δυνατό. Υπάρχουν βαρετές εργασίες που δεν αρέσουν σε κανέναν. Ωστόσο, δεν θα είναι περιττό να αξιολογήσουμε κριτικά την ομάδα και να σκεφτούμε ποιον θα μπορούσε να ωφελήσει η νέα ανάθεση.

3. Ρυθμίστε σωστά την εργασία

Όταν απευθύνεστε σε έναν υπάλληλο, εξηγήστε γιατί θέλετε να του αναθέσετε το έργο, πώς μπορεί να είναι χρήσιμο για την εταιρεία και για αυτόν προσωπικά. Φροντίστε να επαινείτε και να αναφέρετε τα δυνατά του σημεία που επηρέασαν την επιλογή σας. Να είσαι ευγενικός.

Μιλήστε μας για την εργασία αναλυτικά. Να έχετε ξεκάθαρο στόχο και χρονοδιάγραμμα. Παρέχετε όλα τα απαιτούμενα έγγραφα και άλλες πληροφορίες. Θα είναι πολύ καλό όλα τα απαραίτητα υλικά να είναι καθαρά και δομημένα, ώστε ο εργαζόμενος να μην χρειάζεται να αφιερώνει πολλές ώρες για να καταλάβει τι είναι τι.

4. Παρέχετε κανονική επικοινωνία και άνετη ατμόσφαιρα

Ενημερώστε το άτομο ότι είστε πάντα εκεί για να βοηθήσετε, να προτείνετε, να απαντήσετε σε ερωτήσεις. Προειδοποιήστε ότι αν για κάποιο λόγο δεν τα καταφέρει ή χάσει την προθεσμία, θα μπορέσει να σας μιλήσει και μαζί θα καταλήξετε σε κάτι.

Ρωτήστε τι χρειάζεται για να ολοκληρώσει την εργασία. Ίσως χρειαστεί να του παρέχετε πρόσθετες πληροφορίες ή, για παράδειγμα, να τον απαλλάξετε από τις τρέχουσες υποθέσεις.

Είναι σημαντικό να παραμείνετε φιλικοί, ώστε ο υπάλληλος να μην διστάζει πραγματικά να επικοινωνήσει μαζί σας εάν κάτι πάει στραβά.

5. Να είστε στην ασφαλή πλευρά

Όταν ολοκληρώνετε μόνοι σας μια εργασία, έχετε τον απόλυτο έλεγχο της κατάστασης. Εάν κάποιος άλλος αναλάβει τη δουλειά, μπορεί να υπάρξουν ένα εκατομμύριο προβλήματα που μπορεί να οδηγήσουν σε κακά αποτελέσματα ή χαμένες προθεσμίες.

Σκεφτείτε εκ των προτέρων τι θα κάνετε σε περίπτωση δυσμενούς εξέλιξης των γεγονότων. Να είστε έτοιμοι να αναλάβετε την εργασία μόνοι σας ή να την αναθέσετε γρήγορα σε τρίτους.

Προσπαθήστε να αντιμετωπίζετε αυτές τις καταστάσεις όχι ως αποτυχία, αλλά ως εμπειρία που θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα την ομάδα σας, τις δυνατότητές της και το επίπεδο οργάνωσης.

6. Να είστε υπομονετικοί

Ναι, υπάρχουν πράγματα που μπορείτε να κάνετε πιο γρήγορα μόνοι σας παρά να εμπιστευτείτε κάποιον και μετά να αφιερώσετε χρόνο απαντώντας σε ερωτήσεις και παρακολουθώντας το αποτέλεσμα.

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι δεν είστε ανθρώπινη ορχήστρα και για αποτελεσματική δουλειά πρέπει να αναπτύξετε την ομάδα σας, να δώσετε στους υπαλλήλους την ευκαιρία να κάνουν κάτι νέο, να γίνουν πιο ικανοί, να μάθουν, μεταξύ άλλων από τα λάθη σας.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να είστε υπομονετικοί εάν κάποιος κάνει πάρα πολλές ερωτήσεις ή ανταπεξέλθει σε μια εργασία πιο αργά από όσο περιμένατε.

7. Δώστε και ζητήστε ανατροφοδότηση

Όταν ολοκληρωθεί η εργασία, φροντίστε να πείτε στον υπάλληλο πώς αξιολογείτε τη δουλειά του: τι σας άρεσε και για τι είστε έτοιμοι να τον επαινέσετε, ποια σημεία θα μπορούσαν να βελτιωθούν, τι πρέπει να γίνει για αυτό και τι να αναζητήσετε στο μελλοντικός.

Να είσαι σωστός. Μην βρίζεις, μην υψώνεις τη φωνή σου, μην απαξιώνεις ή κατακρίνεις χωρίς λόγο. Φροντίστε να ξεκινήσετε με επαίνους και στη συνέχεια να μιλήσετε απαλά για το τι πρέπει να εργαστείτε.

Εάν το έργο για το άτομο ήταν καινούργιο και δύσκολο, ρωτήστε το πώς το δούλεψε. Τι ήταν εύκολο και τι όχι, τι ήταν ενδιαφέρον και τι δεν άρεσε καθόλου, πώς αξιολογεί ο ίδιος το αποτέλεσμα, τι θα ήθελε να βελτιώσει και πώς σκοπεύει να το κάνει.

8. Μην ξεχάσετε να πείτε ευχαριστώ

Και όχι μόνο ένας προς έναν, αλλά και δημόσια, ειδικά αν το έργο δεν ήταν εύκολο. Επαινέστε το άτομο μπροστά σε όλη την ομάδα, δώστε του μια επιπλέον μέρα άδεια, σημειώστε ως τον καλύτερο υπάλληλο, εάν η εταιρεία το εφαρμόζει.

Επίσης, δεν πρέπει να οικειοποιηθείτε τους καρπούς της εργασίας κάποιου άλλου. Αντί να πείτε «Οργάνωσα το ομαδικό κτίριο» ή «Ετοίμασα την έκθεση», είναι καλύτερο να τονίσετε ότι τα ετοιμάσατε όλα μαζί και ο συνάδελφός σας βοήθησε πολύ. Οι άνθρωποι εκτιμούν ότι αναγνωρίζονται για τα πλεονεκτήματά τους, κάνοντάς τους πιο εμπλεκόμενους και πιστούς στην εταιρεία.