Πώς να ομαδοποιήσετε σωστά τις εργασίες για να παρακολουθείτε τα πάντα

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Αυξήστε την παραγωγικότητα τακτοποιώντας τη λίστα εργασιών σας.

Όλοι γνωρίζουν εδώ και πολύ καιρό ότι το multitasking δεν είναι και τόσο καλό: μας εμποδίζει να εστιάσουμε αποτελεσματικά σε ένα πράγμα.

Το θέμα είναι ότι η εναλλαγή από τη μια εργασία στην άλλη απαιτεί πολύ χρόνο - αυτό επιβεβαιώνεται από μελέτες του Multitasking: Switching cost. Οι άνθρωποι εργάζονται πιο αποτελεσματικά όταν εισέρχονται σε μια κατάσταση ροής: πλήρως εστιασμένοι σε μια δραστηριότητα, χωρίς να αποσπώνται από τίποτα άλλο.

Δυστυχώς, δεν είναι πάντα δυνατό να πιάσουμε τη ροή, γιατί κατακλυζόμαστε συνεχώς από ένα σωρό διαφορετικά πράγματα που απαιτούν την προσοχή μας. Ωστόσο, υπάρχει ένα κόλπο που σας επιτρέπει να ελαχιστοποιήσετε τη σπατάλη χρόνου και ενέργειας εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών δραστηριοτήτων. Ονομάζεται ομαδοποίηση εργασιών.

Η ουσία αυτής της τεχνικής είναι η εξής: συνδυάζετε εργασίες του ίδιου τύπου σε λεγόμενα πακέτα και στη συνέχεια τις εκτελείτε χύμα. Είναι απλό.

Γιατί είναι χρήσιμο να ομαδοποιούνται εργασίες

Είναι πιο εύκολο να κάνετε πράγματα με τυχαία σειρά: δεν χρειάζεται να ασχολείστε με τον προγραμματισμό, την ιεράρχηση προτεραιοτήτων και άλλα βαρετά πράγματα. Θυμήθηκες κάτι - και το έκανες. Και μετά προχωρήσαμε στην επόμενη εργασία.

Ωστόσο, αυτή η προσέγγιση δεν είναι πολύ χρήσιμη για την ικανότητά σας να εστιάσετε. Σύμφωνα με τη μελέτη The True Cost Of Multi-Tasking, που δημοσιεύτηκε στο Psychology Today, ένα άτομο χάνει έως και 40% της παραγωγικότητάς του όταν αλλάζει μεταξύ άσχετων εργασιών.

Με άλλα λόγια, εάν πρώτα γράψετε μια αναφορά, μετά αρχίσετε να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετά ταξινομείτε τα έντυπα έγγραφα και μετά επιστρέφετε ξανά στην αναφορά, μετά κάθε φορά που χάνετε χρόνο εστιάζοντας σε μια νέα εργασία που δεν μοιάζει με την προηγούμενη. Ο Tom DeMarco, συγγραφέας του The Human Factors: Successful Projects and Teams, ισχυρίζεται ότι αυτή η «αλλαγή εργαλείων» μπορεί να διαρκέσει έως και 15 λεπτά ή περισσότερο.

Οι εργασίες ομαδοποίησης παρτίδων διευκολύνουν τη μετάβαση από τη μια δραστηριότητα στην άλλη. Όσο πιο όμοιες είναι οι εργασίες σας, τόσο πιο εύκολο είναι, αφού ολοκληρώσετε τη μία, να αναλάβετε την επόμενη.

Πώς να χρησιμοποιήσετε την επεξεργασία κατά παρτίδες

1. Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων

Πρώτα, γράψτε τι σκοπεύετε να κάνετε σε μια απλή λίστα, γραμμή προς γραμμή. Μπορείτε να το κάνετε σε χαρτί ή να χρησιμοποιήσετε πολλές εφαρμογές διαχείρισης εργασιών. Το κύριο πράγμα είναι να διορθώσετε τα πάντα. Είναι ιδανικό να αφιερώνετε λίγο χρόνο προγραμματισμού κάθε μέρα (ή τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα).

2. Χωρίστε τις εργασίες σε κατηγορίες

Τώρα που η λίστα είναι έτοιμη, χωρίστε όλα τα στοιχεία της σε κατηγορίες. Μπορούν να είναι διαφορετικά - επιλέξτε αυτό που θέλετε. Το κύριο πράγμα είναι ότι είναι βολικό και οπτικό.

Για παράδειγμα, συλλέξτε εργασίες όπως "Απάντηση σε email" ή "Κλήση συναδέλφων" στην ενότητα "Διαπραγματεύσεις" και "Γράψτε ένα άρθρο" και "Πραγματοποίηση τροποποιήσεων" στην ενότητα "Κείμενο". Δημιουργήστε ξεχωριστές κατηγορίες για δουλειές του σπιτιού, εργασίες, ψώνια και πολλά άλλα. Θα είναι ευκολότερο να πλοηγηθείτε σε μια τέτοια ταξινομημένη λίστα.

Μια άλλη επιλογή είναι να συλλέξετε εργασίες σε πακέτα ανάλογα με το μέρος όπου πρέπει να εκτελεστούν. Για παράδειγμα, συνδέστε όλες τις αγορές με τη θέση "Σούπερ μάρκετ" και τις εργασίες εργασίας με τη θέση "Γραφείο" κ.λπ. Με αυτόν τον τρόπο, αν βρεθείτε κοντά σε ένα κατάστημα, μπορείτε να κοιτάξετε τη λίστα υποχρεώσεων σας και να δείτε αμέσως όλες τις αγορές που χρειάζεστε.

3. Μπλοκάρετε την ώρα

Η ομαδική επεξεργασία εργασιών λειτουργεί εξαιρετικά σε συνδυασμό με τη λεγόμενη τεχνική αποκλεισμού χρόνου. Αφού αναλύσετε τη λίστα σε κατηγορίες, διαθέστε μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας για κάθε κατηγορία. Και προσθέστε το αντίστοιχο μπλοκ στο ημερολόγιό σας. Κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου, κάντε μόνο πράγματα από μια κατηγορία και αγνοήστε τις άλλες.

Μια άλλη επιλογή είναι να συνδέσετε τη δημοφιλή τεχνική Pomodoro με την ομαδοποίηση εργασιών. Για 25 λεπτά ασχολείστε με αδιάκοπες εργασίες από ένα πακέτο. Στη συνέχεια ξεκουραστείτε για 5 λεπτά. Στη συνέχεια επαναλάβετε τον κύκλο με μια άλλη ομάδα περιπτώσεων.

4. Σκεφτείτε την κορυφαία παραγωγικότητά σας

Αποφασίστε ποια ώρα της ημέρας είστε πιο παραγωγικοί. Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν αυτό το πρωί, αλλά υπάρχουν και ξενύχτηδες που τους είναι πιο εύκολο να εστιάσουν στο σκοτάδι. Βρείτε την κορύφωση της παραγωγικότητάς σας και προσπαθήστε να ολοκληρώσετε εργασίες από τις κατηγορίες υψηλότερης προτεραιότητας σε αυτήν.

5. Εξαλείψτε τους περισπασμούς

Όταν αρχίσετε να εκτελείτε την επόμενη ομάδα εργασιών, βεβαιωθείτε ότι δεν σας ενοχλεί μια τυχαία ειδοποίηση ή μια τηλεφωνική κλήση. Μπορείτε να αφιερώσετε έναν ειδικό χρόνο για να ελέγξετε το smartphone σας. Ενώ αντιμετωπίζετε εργασίες από μια κατηγορία, μην σκέφτεστε τις υπόλοιπες.

Ποιες εργασίες μπορούν να ομαδοποιηθούν

Στην πραγματικότητα, σε γενικές γραμμές, οποιαδήποτε. Ο Scott Young, συγγραφέας, προγραμματιστής, επιχειρηματίας και μεγάλος θαυμαστής της επεξεργασίας κατά παρτίδες, δίνει μερικά παραδείγματα:

• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Ο Tim Ferris, συγγραφέας του How to Work 4 Hours a Week, μερικές φορές λαμβάνει 300 email την ώρα. Και, παρά τον τέτοιο όγκο, τους απαντά μόνο μία φορά την ημέρα, αφιερώνοντας ειδικά χρόνο για αυτό.
• ΑΝΑΓΝΩΣΗ. Το να διαβάζεις κάτι ενδιάμεσα είναι σχεδόν άχρηστο, αφού έτσι κι αλλιώς δεν θα θυμάσαι πολλά. Καλύτερα να καθορίσετε μόνοι σας πότε είναι πιο βολικό για εσάς να λαμβάνετε προσεκτικά τις πληροφορίες και κάντε κράτηση αυτή τη φορά για ανάγνωση.
• Τηλεφωνικές κλήσεις. Σημειώστε τα ονόματα των ατόμων που πρέπει να καλέσετε και τους αριθμούς τηλεφώνου τους σε μία λίστα. Στη συνέχεια, καλέστε όλους τους υποψηφίους στη λίστα ταυτόχρονα. Πρώτον, δεν θα αποσπαστείτε ξανά από τις τηλεφωνικές συνομιλίες. Δεύτερον, θα μπορείτε να επιλέξετε την ώρα της ημέρας που οι άνθρωποι είναι λιγότερο απασχολημένοι και θα μπορούν να σας μιλήσουν.
• Αναψυχή και ψυχαγωγία. Μεταφέρετε όλη την ψυχαγωγία - ταινίες, παιχνίδια υπολογιστή, βόλτες - στο τέλος της ημέρας. Αυτό θα σας παρακινήσει να ολοκληρώσετε τη δουλειά το συντομότερο δυνατό και θα είναι πιο εύκολο για εσάς να χαλαρώσετε γνωρίζοντας ότι όλα για σήμερα έχουν ήδη ξαναγίνει.
• Ταξίδια για ψώνια. Πριν φύγετε από το σπίτι, συγκεντρώστε όλες τις εργασίες, τις αγορές και τα θελήματα σε ένα σωρό και ολοκληρώστε τα με μία κίνηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισκεφθείτε ένα σούπερ μάρκετ, ένα ταχυδρομείο και ένα στεγνό καθάρισμα ταυτόχρονα. Εξοικονομήστε όχι μόνο χρόνο αλλά και βενζίνη.
• Αλληλογραφία στα κοινωνικά δίκτυα. Αφιερώστε μια ώρα το βράδυ για να συνομιλήσετε στο διαδίκτυο. Και τον υπόλοιπο χρόνο, κρατήστε τις ειδοποιήσεις πελατών μέσων κοινωνικής δικτύωσης απενεργοποιημένες.
• Μαγειρεύοντας φαγητό. Το πιθανότερο είναι ότι δεν έχετε συνεχώς αρκετό χρόνο για να μαγειρέψετε κάτι κάθε μέρα. Ευτυχώς, ο πολιτισμός μας έχει παρουσιάσει μια τέτοια μονάδα όπως ο φούρνος μικροκυμάτων. Αφιερώστε 1-2 ημέρες για να ετοιμάσετε το φαγητό για την επόμενη εβδομάδα και, στη συνέχεια, απλώς το ξαναζεστάνετε.
• Επισκευή. Μαζευτείτε επιτέλους και κάντε όλες εκείνες τις μικρές δουλειές στο σπίτι που περίμεναν στα φτερά τόσο καιρό. Αντικαταστήστε τους καμένους λαμπτήρες, στερεώστε το πόμολο της πόρτας και τη βρύση που στάζει.
• Αντανακλάσεις. Σκέφτεσαι συνέχεια, προσπαθείς να σχεδιάσεις κάτι, λύνεις κάποια προβλήματα, αλλά τίποτα δεν σου βγαίνει; Ο Scott Young συμβουλεύει ακόμη και κάτι τέτοιο όπως να σκέφτεσαι να κάνεις σε αυστηρά καθορισμένο χρόνο. Αποκτήστε τη συνήθεια να προγραμματίζετε 2-3 ώρες κάθε εβδομάδα τι θα κάνετε στη συνέχεια και ποιους στόχους θέλετε να πετύχετε.

Ναι, και για αυτό το θέμα, η ομαδοποίηση εργασιών είναι επίσης μια εργασία. Επομένως, αφιερώστε μια ειδική ώρα, κατά προτίμηση το βράδυ, για να διανείμετε τα είδη της λίστας σας για αύριο.