Τι είναι ο εσωτερικός έλεγχος και πώς γίνεται

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Οι έλεγχοι δεν πρέπει να γίνονται για επίδειξη, αλλά για να βελτιωθούν οι ροές εργασίας.

Τι είναι ο εσωτερικός έλεγχος

Πρώτα, πρέπει να καταλάβετε τι σημαίνει αυτή η λέξη. Με τη στενή έννοια, η οποία είναι εγκεκριμένη από το νόμο, είναι μια επιθεώρηση των λογιστικών καταστάσεων για την αξιοπιστία. Οποιοσδήποτε έλεγχος μπορεί να είναι εξωτερικός με τη συμμετοχή τρίτων ελεγκτών ή εσωτερικός - με τη βοήθεια των δικών μας πόρων.

Απαιτείται εσωτερικός έλεγχος των λογιστικών εγγράφων από κάθε οργανισμό που τηρεί λογιστικά. Δηλαδή, ο έλεγχος πρέπει να γίνει από όλους τους επιχειρηματίες, εκτός από τους μεμονωμένους επιχειρηματίες.

Στην πράξη, η διαδικασία φαίνεται να είναι υποχρεωτική, αλλά όχι πολύ: δεν υπάρχουν σαφείς κανονισμοί για τη συμπεριφορά και δεν υπάρχει ευθύνη για φοροδιαφυγή. Τόσοι πολλοί άνθρωποι κανονίζουν έναν "έλεγχο Ποτέμκιν": γράφουν τα πάντα στα έγγραφα, αλλά στην πραγματικότητα δεν ελέγχουν τίποτα (και μάταια, αλλά περισσότερα για αυτό αργότερα).

Υπάρχουν διάφορες κατηγορίες οργανισμών που καλούνται να διενεργήσουν έλεγχο σύμφωνα με όλους τους κανόνες και να αναφέρουν στο κράτος. Όμως η επιθεώρηση δεν είναι πλέον εντελώς εσωτερική: μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο από ελεγκτικές εταιρείες ή μεμονωμένους ελεγκτές που περιλαμβάνονται στο μητρώο του Υπουργείου Οικονομικών. Μια τέτοια διαδικασία είναι υποχρεωτική για κρατικές εταιρείες, επενδυτικά κεφάλαια, μετοχικές εταιρείες, τράπεζες και οργανισμούς μικροχρηματοδότησης, καθώς και επιχειρήσεις με εισόδημα 800 εκατ. ετησίως ή με περιουσιακά στοιχεία του ισολογισμού άνω των 400 εκατ. στο τέλος του έτους. Ο πλήρης κατάλογος είναι εκτενής (μπορείτε να τον δείτε στο), αλλά δεν ισχύει για τη συντριπτική πλειοψηφία των επιχειρηματιών.

Θα εστιάσουμε λοιπόν στον έλεγχο που προβλέπεται για τις περισσότερες εταιρείες.

Γιατί χρειάζεστε εσωτερικό έλεγχο

Αυτή είναι μια καλή στιγμή για να θυμάστε ότι ο έλεγχος έχει ευρύτερο νόημα.

Δεν πρόκειται μόνο για τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων, αλλά και για την επιθεώρηση των δραστηριοτήτων του οργανισμού σας συνολικά. Στους αριθμούς, φυσικά, πρέπει να δοθεί προτεραιότητα και προσοχή. Αλλά αν υπάρχει η ευκαιρία να σκάψετε βαθύτερα, να βουτήξετε στις διαδικασίες, τότε είναι καλύτερα να το κάνετε.

Τα αποτελέσματα ενός τέτοιου ελέγχου δεν χρειάζονται για παρουσίαση στις αρχές επιθεώρησης. Οι επιθεωρήσεις είναι απαραίτητες κυρίως για τους ηγέτες επιχειρήσεων για την επίτευξη αρκετών στόχων:

• Ελέγξτε την αξιοπιστία των αναφορών και δείτε πώς είναι πραγματικά τα πράγματα με τα οικονομικά. Φυσικά, αν η δουλειά γίνεται με υπευθυνότητα, ξέρετε ήδη τι συμβαίνει. Κανείς όμως δεν είναι απρόσβλητος από λάθη. Ένας έλεγχος θα βεβαιωθεί ότι όλα είναι εντάξει με τα έγγραφα.
• Προσδιορίστε πόσο αποτελεσματικά λειτουργεί η εταιρεία και τα τμήματα της.
• Προσδιορίστε και αξιολογήστε τους κινδύνους που αντιμετωπίζει ο οργανισμός κατά τη λειτουργία του.
• Προετοιμαστείτε να επικοινωνήσετε με έναν επενδυτή ή έναν δανειστή. Τα ευρήματα του ελέγχου θα καταδείξουν εύγλωττα πώς λειτουργεί η επιχείρηση.
• Βρείτε άρθρα για εξοικονόμηση.

Τι πρέπει να ελέγξετε κατά τη διάρκεια ενός εσωτερικού ελέγχου

Δεν υπάρχουν περιορισμοί, αλλά δώστε προσοχή σε αυτά τα σημεία:

• Οικονομικές δηλώσεις. Έχουμε ήδη συζητήσει τη σημασία του ελέγχου των λογιστικών εγγράφων, όλα είναι ξεκάθαρα εδώ.
• Φόροι. Τι και πότε πληρώνεται, μεταφέρονται έγκαιρα οι τίτλοι στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία, υπάρχουν ελλείψεις, επιλέγεται βέλτιστα το φορολογικό καθεστώς και ούτω καθεξής.
• Συμμόρφωση με νόμους και κανονισμούς. Είναι όλες οι διαδικασίες αποσφαλμάτωσης από πλευράς νομοθεσίας και αν οι ελεγκτές, αν έρθουν, δεν θα βρουν παραβάσεις. Επιπλέον, αξίζει να θυμηθούμε όλους τους επιθεωρητές - πυροσβέστες, περιβαλλοντολόγους κ.λπ.
• Ασφάλεια Πληροφοριών. Πώς αποθηκεύονται τα έγγραφα και τα δεδομένα, εάν οι εργαζόμενοι είναι εκπαιδευμένοι να μην δέχονται επίθεση από εισβολείς.

Πώς να οργανώσετε έναν εσωτερικό έλεγχο

Υπάρχουν πολλά βασικά βήματα.

Προσδιορίστε ποιος θα διενεργήσει τον έλεγχο

Η κύρια προϋπόθεση εδώ είναι η ανεξαρτησία. Ας υποθέσουμε ότι το να ζητάς από έναν λογιστή να ελέγξει τις οικονομικές καταστάσεις είναι περίεργο για προφανείς λόγους. Ο ίδιος τα συνέθεσε. Χρειάζεστε κάποιον με ανεξάρτητη προοπτική. Ταυτόχρονα όμως είναι σημαντικό το άτομο να κατανοήσει το θέμα που θα ελεγχθεί.

Ο εσωτερικός έλεγχος μπορεί να πραγματοποιηθεί από υπαλλήλους της επιχείρησης, ξεχωριστό τμήμα, εάν υπάρχει, ή από τον ίδιο τον διευθυντή. Μπορείτε επίσης να προσλάβετε έναν εργολάβο.

Εκδώστε εντολή από τον επικεφαλής

Το έγγραφο πρέπει να αναφέρει τις ημερομηνίες του ελέγχου, να αναφέρει ποιος τον διενεργεί και υπό ποιες συνθήκες.

Αποφασίστε τι θέλετε από την επιθεώρηση

Πριν από έναν εσωτερικό έλεγχο, πρέπει να συντάξετε έγγραφα. Καταγράφουν γιατί γίνεται ο έλεγχος, δηλαδή ποιους στόχους θέλετε να πετύχετε. Αξίζει επίσης να συνταγογραφηθεί ποιος θα κάνει τι, πώς και τι θα ελέγξουν οι ελεγκτές, πώς θα πρέπει να παρουσιάσουν τα ευρήματά τους. Μην ξεχάσετε να αναφέρετε με ποια κριτήρια θα αξιολογηθούν οι επιδόσεις των επιθεωρητών. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν εμπλέκεται ένας εργολάβος και πρέπει να πληρώσετε μαζί του.

Προχωρήστε στον έλεγχο

Οι υπεύθυνοι ελέγχουν έγγραφα, συνομιλούν με υπαλλήλους, κάνουν ό,τι τους απαιτείται.

Συντάσσει έκθεση ελέγχου

Εάν μιλάμε για μια έκθεση ελέγχου που βασίζεται στα αποτελέσματα του ελέγχου λογιστικών εγγράφων, που συντάσσεται σύμφωνα με όλους τους κανόνες, θα πρέπει να περιέχει:

• το όνομα "Έκθεση Ελεγκτή"·
• ένδειξη του πελάτη - στον οποίο θα παρασχεθεί η αναφορά·
• στοιχεία της ελεγχόμενης εταιρείας·
• πληροφορίες για τον επιθεωρητή·
• κατάλογος εγγράφων που έχουν ελεγχθεί·
• δεδομένα σχετικά με την εργασία των ελεγκτών·
• πληροφορίες για παραβιάσεις που έχουν εντοπιστεί·
• την ημερομηνία του συμπεράσματος.

Σε γενικές γραμμές, μπορείτε να καθοδηγηθείτε από αυτό το σχέδιο. Ή κανονίστε το διαφορετικά, εάν πρόκειται για έγγραφο αποκλειστικά για εσωτερική χρήση.

Ελέγξτε την αναφορά και αποφασίστε τι να κάνετε στη συνέχεια

Εάν ο έλεγχος δεν διενεργείται για λόγους επίδειξης, οι πληροφορίες που λαμβάνονται πρέπει να αναλυθούν και να κατανοηθούν πώς να γίνουν. Για παράδειγμα, ευθυγραμμίστε τα έγγραφα με τους νόμους ή δημιουργήστε ξανά διαδικασίες σε ένα αναποτελεσματικό τμήμα.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να μην κόβετε από τον ώμο. Είναι απαραίτητο όχι μόνο να μελετήσουμε την αναφορά, αλλά και να κατανοήσουμε πώς και γιατί θα μπορούσαν να εμφανιστούν τα σφάλματα που περιγράφονται σε αυτήν. Θα πρέπει επίσης να ληφθεί υπόψη ότι μερικές φορές οι ελεγκτές προσπαθούν πάρα πολύ να βρουν ελαττώματα και, ως εκ τούτου, βρίσκουν προβλήματα όπου δεν υπάρχουν. Γενικά, μην βιαστείτε να τιμωρήσετε και να συγχωρήσετε χωρίς να καταλάβετε.

Πόσο συχνά χρειάζεται να διενεργείτε εσωτερικό έλεγχο;

Οι όροι ορίζονται από τον επικεφαλής της εταιρείας. Μάλιστα, είναι απαραίτητο να προχωρήσουμε από τις ιδιαιτερότητες της εταιρείας και τις ανάγκες της. Για παράδειγμα, εάν ο οργανισμός είναι μικρός και υπάρχουν λίγα έγγραφα και για επαλήθευση είναι απαραίτητο να αποχωριστεί μέρος των εργαζομένων από την άμεση εργασία τους, δεν είναι σχεδόν απαραίτητο να διεξάγετε συχνά έλεγχο. Λοιπόν, αν είναι μια τεράστια εταιρεία, ίσως αξίζει να κάνετε επιθεωρήσεις πολλές φορές το χρόνο.