Πώς να σχεδιάζετε πράγματα χρησιμοποιώντας τη μέθοδο ALPEN και να συμβαδίζετε με τα πάντα

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Διαχείριση χρόνου με γερμανική ακρίβεια.

Τι είναι η μέθοδος ALPEN

Αυτός είναι ένας άλλος τρόπος να προγραμματίσετε τα πράγματα, ώστε να έχετε χρόνο για όλα και ταυτόχρονα να μην τρελαίνεστε με το φορτίο. Εφευρέθηκε από τον Γερμανό καθηγητή οικονομικών και ειδικό στη διαχείριση χρόνου Lothar Seivert.

Ο συγγραφέας της μεθόδου την έχει χωρίσει σε πέντε στοιχεία. Τα πρώτα γράμματα στα ονόματα των βημάτων τελικά διαμορφώθηκαν στη γερμανική λέξη ALPEN (στα ρωσικά "Άλπεις"):

ΕΝΑ - δημιουργία λίστας εργασιών (ΕΝΑufgaben);

μεγάλο - εκτίμηση του απαιτούμενου χρόνου (μεγάλο änge schätzen);

Π - προγραμματισμός του χρόνου buffer (Πufferzeiten einplanen);

μι - ιεράρχηση εργασιών (μιntscheidungen treffen);

Ν - συνοψίζοντας (Νachkontrolle).

Η ουσία της μεθόδου είναι να κατανοήσουμε ποιες εργασίες αξίζει πραγματικά να αφιερώσετε χρόνο και ποιες μπορούν να αφεθούν για αργότερα. Επιπλέον, να είστε ρεαλιστές σχετικά με τον χρόνο που θα χρειαστεί να ξοδέψετε και να θυμάστε ότι η εργασία χωρίς διακοπές είναι ο δρόμος προς την εξάντληση.

Στην ουσία, η μέθοδος ALPEN είναι ένας συνδυασμός προγραμματισμού μπλοκ με τον πίνακα Eisenhower από την κλασική διαχείριση χρόνου.

Πώς να σχεδιάσετε περιπτώσεις χρησιμοποιώντας τη μέθοδο ALPEN

Κάνε μία λίστα

Γράψτε όλα - όλα τα πράγματα που θα θέλατε να κάνετε σήμερα. Απλώς γράψτε το: σε ένα χάρτινο σημειωματάριο, σημειωματάριο ή σχέδιο στο τηλέφωνό σας.

Ο πειρασμός να φτιάξεις μια νοερή λίστα είναι φυσικά μεγάλος, αλλά οι πόροι της ανθρώπινης «εργατικής» μνήμης δεν είναι απεριόριστοι. Σύμφωνα με ορισμένες αναφορές, μπορεί να αποθηκεύσει ταυτόχρονα έως και τέσσερις εργασίες ή αντικείμενα.

Μη χάνετε χρόνο δίνοντας προτεραιότητα στα πράγματα πρώτα – απλώς γράψτε ό,τι σας έρχεται στο μυαλό. Η λίστα είναι βέβαιο ότι θα είναι τρομακτικά εντυπωσιακή. Δεν πειράζει, έτσι πρέπει να είναι.

Υπολογίστε πόσο χρόνο χρειάζεται

Όποιος προσπάθησε να σχεδιάσει πράγματα τουλάχιστον μία φορά, σχεδόν σίγουρα πάτησε την αγαπημένη γκανιότα των νεοφερμένων στη διαχείριση χρόνου: έφτιαξε μια λίστα με 15 εργασίες, αλλά τελικά δεν έκανε ούτε τις μισές, γιατί αυτές, όπως αποδεικνύεται, σωματικά δεν χωρούν σε εργάσιμη ημέρα. Ως αποτέλεσμα, αναστατώθηκα και εγκατέλειψα όλες αυτές τις νέες τεχνικές διαχείρισης χρόνου.

Για να μην συμβεί αυτό, πρέπει να κατανοήσετε το κόστος χρόνου. Σκεφτείτε πόσα λεπτά ή ώρες θα πάρει κάθε εργασία στη λίστα σας. Να είστε όσο το δυνατόν πιο ρεαλιστές. Βασιστείτε στην εμπειρία του παρελθόντος και μην ξεχνάτε τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητάς σας εάν, για παράδειγμα, κουράζεστε γρήγορα ή χρονοτριβείτε. Πρέπει να θυμάστε ότι όλα αυτά τα θέματα είναι για εσάς, όχι για έναν φανταστικό υπεράνθρωπο.

Όταν ολοκληρώσετε τον υπολογισμό, σημειώστε τον εκτιμώμενο χρόνο δίπλα σε κάθε στοιχείο.

Προγραμματίστε τους χρόνους αποθήκευσης

Ένα άλλο συνηθισμένο λάθος είναι να προγραμματίζετε τα πράγματα ένα προς ένα. Μια τέτοια στρατηγική, πρώτον, δεν λαμβάνει υπόψη ότι ένα άτομο χρειάζεται να κάνει διαλείμματα και, δεύτερον, οδηγεί στο γεγονός ότι όλα τα σχέδια διατρέχουν τον κίνδυνο να καταρρεύσουν λόγω μιας μικρής καθυστέρησης ή ανωτέρας βίας.

Η συνάντηση κράτησε λίγο περισσότερο από την προγραμματισμένη ώρα, ο εργολάβος έδωσε την εντολή λίγο αργότερα, κάποιοι από τους συναδέλφους άργησαν, κόλλησες σε μποτιλιάρισμα, το παιδί ντυνόταν για πολλή ώρα στο νηπιαγωγείο - και αυτό είναι όλο, τα ακόλουθα πράγματα πρέπει να αναβληθούν, ή ακόμα και να ακυρωθούν και να επανασχεδιαστούν όλη μέρα εντελώς. Αυτό είναι συνήθως πολύ θυμωμένο και απογοητευτικό.

Επομένως, μετά από κάθε εργασία, είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε στο πλάνο τον λεγόμενο buffer time, δηλαδή αυτόν που δεν σας απασχολεί με τίποτα.

Αν κάτι πάει στραβά, αυτές οι κενές θέσεις θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε την υπόλοιπη επιχείρηση. Και αν δεν συμβεί κάποια ανωτέρα βία, χρησιμοποιείτε το buffer time για να κάνετε ένα διάλειμμα: να πιείτε καφέ, να κάνετε μια βόλτα, να διαβάσετε ένα βιβλίο ή απλώς να καθίσετε στη σιωπή. Τέλος, μπορείτε να αφιερώσετε αυτόν τον χρόνο σε πρόσθετες εργασίες ή προσωπικά έργα.

Πρέπει να καθορίσετε μόνοι σας το μέγεθος των μπλοκ buffer. Στην ιδανική περίπτωση, σύμφωνα με τη μέθοδο ALPEN, θα πρέπει να αντιπροσωπεύουν έως και το 40% του χρόνου εργασίας.

Δώστε προτεραιότητα στις εργασίες

Σε αυτό το στάδιο, συνήθως γίνεται σαφές ότι, δεδομένου του απαιτούμενου χρόνου και των μπλοκ buffer, η λίστα υποχρεώσεων που συνέταξε πρώτα το άτομο είναι φυσικά αδύνατο να ξεπεραστεί σε μια μέρα. Επομένως, πρέπει να δώσετε προτεραιότητα και να επιλέξετε ποιες εργασίες θα διατηρήσετε και ποιες να ακυρώσετε ή να προγραμματίσετε εκ νέου.

Για αυτό, είναι κατάλληλο ένα κλασικό εργαλείο - η μήτρα Eisenhower. Σύμφωνα με αυτό, όλες οι εργασίες από τη λίστα χωρίζονται υπό όρους σε τέσσερις κατηγορίες:

1. Σημαντικό και επείγον. Πρέπει να αντιμετωπιστούν πρώτα.
2. Σημαντικό αλλά όχι επείγον. Μπορείτε να αφιερώσετε λίγο χρόνο για αυτά αφού ασχοληθείτε με την πρώτη ομάδα.
3. Επείγον αλλά ασήμαντο … Καλύτερα να τα αναθέσετε ή να τα κάνετε στην τρίτη θέση μετά τα σημαντικά, για να μην τα αφιερώσετε όλη μέρα και να μην πέσετε στην παγίδα του επείγοντος.
4. Όχι επείγον και ασήμαντο … Αυτά πρέπει να διαγραφούν, να περάσουν σε κάποιον ή να τοποθετηθούν στο πίσω μέρος.

Έτσι, η λίστα σας θα μειωθεί σημαντικά και θα γίνει πολύ πιο κοντά στην πραγματικότητα.

Συνοψίζω

Στο τέλος της ημέρας, ανοίξτε τον ημερήσιο προγραμματιστή και κάντε στον εαυτό σας μερικές ερωτήσεις:

• Τι κατάφερες και τι όχι;
• Είχατε αρκετό χρόνο για όλες τις προγραμματισμένες εργασίες;
• Έχω υπολογίσει σωστά τον απαιτούμενο χρόνο ή πρέπει να βάλω περισσότερο την επόμενη φορά;
• Υπήρχε αρκετός χρόνος buffer στο σχέδιό μου για να αντισταθμίσω την ανωτέρα βία και να έχω χρόνο να ξεκουραστώ;
• Έχω χρόνο να ασχοληθώ τόσο με σημαντικά όσο και με επείγοντα θέματα για να μην διαταράξω τις προθεσμίες, αλλά ταυτόχρονα να μην κολλήσω σε μια ρουτίνα;
• Τι μπορείτε να κάνετε για να κάνετε το σχέδιο πιο άνετο για εμένα την επόμενη φορά;

Όταν τους απαντήσετε, προγραμματίστε εκ νέου τις εργασίες που δεν έχετε αντιμετωπίσει για την επόμενη μέρα. Και κάντε ένα νέο σχέδιο έχοντας στο μυαλό σας τα «διορθωτικά λάθη».