David Allen: Πώς να βάλεις τη ζωή σου σε τάξη

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο David μιλά για τη ροή πληροφοριών γύρω μας και πώς να αντιμετωπίσουμε τις υπερφορτώσεις πληροφοριών, αν υπάρχουν πραγματικά.

Βάζω στοίχημα, Ντέιβιντ, οι περισσότεροι άνθρωποι που διαβάζουν αυτό το άρθρο τώρα νιώθουν βαλτωμένοι στις δουλειές - ταχυδρομείο, γραπτά μηνύματα, τηλεφωνικές κλήσεις - 24 ώρες την ημέρα. Το άγχος έχει πάρει άλλες μορφές σήμερα;

Οι άνθρωποι τώρα νιώθουν συγκλονισμένοι επειδή δεν βιώνουν το πραγματικό άγχος που βίωσαν οι πρόγονοί μας σε μια αρκετά μεγάλη περίοδο ιστορίας. Ο κύριος στόχος ήταν η επιβίωση. Και αυτό που είναι ενδιαφέρον, ήταν ακριβώς μια τέτοια κατάσταση κρίσης που έκανε ένα άτομο να συμπεριφέρεται πιο ήρεμα: να συλλέγει και να επεξεργάζεται γρήγορα πληροφορίες, να παίρνει γρήγορα αποφάσεις και να ακούει τη διαίσθησή του. Επικεντρώθηκαν σε ένα μόνο πράγμα - να επιβιώσουν με κάθε κόστος!

Όταν όμως στερηθείς αυτήν την κρίση, ο κόσμος γύρω σου αρχίζει να σε κατακλύζει με μικροπράγματα, βρίσκεσαι στο επίκεντρο μιας πλημμύρας: οι φόροι αυξήθηκαν, το κρύο βασάνισε, ο εκτυπωτής μασάει χαρτιά… Και όλα αυτά τα σκουπίδια από τις ηλεκτρονικές μας συσκευές 24 ώρες το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα!

Για να αντιμετωπίσουμε αυτή τη ροή, πρέπει να ανακτήσουμε την ικανότητά μας να παίρνουμε γρήγορες αποφάσεις και να διαθέτουμε περιορισμένους πόρους. Γενικά, τίποτα δεν έχει αλλάξει από τα αρχαία χρόνια. Η μόνη διαφορά είναι πόσες ακόμα αποφάσεις πρέπει να πάρουν οι άνθρωποι τώρα.

Εάν δεν μπορείτε να εστιάσετε σε κάτι, πρέπει να μάθετε να διακρίνετε τι είναι σημαντικό για εσάς τώρα στον κόσμο σας. Πώς δίνουμε προτεραιότητα σε όλα τα σκουπίδια που μας περιβάλλουν; Χρειάζεστε χάρτες μυαλού για να σας καθοδηγήσουν. Θα πρέπει να υπάρχει ένας χάρτης που να σας λέει τι πρέπει να κάνετε τα επόμενα τρία χρόνια και τι τα επόμενα τρία λεπτά. Και αυτές είναι διαφορετικές κάρτες. Βασικά, το ημερολόγιό σας μπορεί επίσης να κάνει εξαιρετική δουλειά. Το κύριο πράγμα είναι ότι απαντά στην ερώτηση: τι πρέπει να προσέξω τώρα;

Ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε εσείς προσωπικά για να είστε πιο παραγωγικοί;

Χρησιμοποιώ το Lotus Notes επειδή το χρησιμοποιούμε ως εταιρική εφαρμογή. Ο φίλος μου Eric Mack έχει αναπτύξει μια επέκταση που μου επιτρέπει να χρησιμοποιώ εύκολα το ημερολόγιο, την αλληλογραφία και τη λίστα υποχρεώσεών μου εδώ. Όλα αυτά συγχρονίζονται με το BlackBerry μου, γιατί δεν έχουμε διαμορφώσει ακόμη αυτήν τη δυνατότητα για το iPhone, αλλά προσπαθούμε να διορθώσουμε αυτήν την παρεξήγηση το συντομότερο δυνατό.

Χρησιμοποιώ το TheBrain και το MindManager. Διαφέρουν ως προς τη λειτουργικότητα και χρησιμεύουν στην επίλυση ουσιαστικά διαφορετικών ζητημάτων.

Τι άλλο? Έχω και ένα τετράδιο. Μερικές φορές οι ιδέες συναντώνται στα πιο απροσδόκητα μέρη και πρέπει να τις γράψετε επειγόντως. Επομένως, το χαρτί παραμένει στη ζωή μου ως ο ευκολότερος τρόπος για να διορθώσω κάτι γρήγορα.

Αλλά συνεχίζω να ψάχνω για νέα εργαλεία που θα με βοηθήσουν να διαχειρίζομαι τον χρόνο και τους πόρους του εγκεφάλου μου. Για παράδειγμα, το iPad μου άρχισε σταδιακά να μεταμορφώνεται από παιχνίδι σε ένα μάλλον λειτουργικό gadget. Αλλά εξακολουθεί να είναι πολύ αδέξια, μου αρέσει μόνο μία εφαρμογή από την Adobe στην οποία μπορείτε να σχεδιάσετε τα πιο απλά σχήματα. Μπορείτε να παίξετε με αυτό, αλλά δεν μπορεί ακόμα να αντικαταστήσει έναν κανονικό πίνακα. Οπότε απέχω πολύ από την υψηλή τεχνολογία από αυτή την άποψη. Χρησιμοποιώ επίσης το Microsoft Office. Δουλεύω σε Mac, αλλά έχω Parallels.

Και τι γίνεται με τα πραγματικά, μη ηλεκτρονικά όργανα;

Ω, έχω ένα πραγματικό καλάθι όπου βάζω όλες τις σημειώσεις μου. Αυτός είναι ο σωτήρας μου, αυτό είναι ένα καλάθι που λέγεται «Δεν θέλω να τα σκέφτομαι όλα αυτά τώρα». Το κύριο πράγμα είναι να μην ξεχάσετε να επιστρέψετε σε αυτό το καλάθι, μέχρι να μουχλιάσουν όλα εκεί. Και παρόλο που πετάω μόλις το 80% των νότων μου, μου λύνει το κεφάλι πολύ καλά: το πέταξα στο καλάθι και το ξέχασα, μετά επέστρεψα και αποφάσισα αν ήταν απαραίτητο ή όχι.

Σίγουρα θα ήταν ωραίο να γίνουν όλα αυτά ηλεκτρονικά. Υπάρχει όμως ένα πρόβλημα που μπορεί να χαρακτηριστεί ως εξής: εκτός οπτικού πεδίου - εκτός νου! Το φυσικό πραγματικό καλάθι απλώνεται συνεχώς μπροστά στα μάτια σας και είναι εύκολο να ξεχάσετε τα ηλεκτρονικά σκουπίδια. Ξέρω πολλούς ανθρώπους που είναι εξοικειωμένοι με την υψηλή τεχνολογία, και όμως επιστρέφουν στο χαρτί, γιατί είναι πολύ πιο προφανές. Πρέπει να έχετε ισχυρή θέληση και αυτοπειθαρχία για να επιστρέψετε σε αυτό που βρίσκεται κάπου στον υπολογιστή.

Πολλά λέγονται τώρα για το γεγονός ότι υπόκεινται σε υπερφόρτωση πληροφοριών. Τι μπορείτε να πείτε για αυτό;

Τι είναι η υπερφόρτωση πληροφοριών; Αν ήταν πραγματικά, θα μπορούσατε να μπείτε στη βιβλιοθήκη και να πέσετε νεκρός. Ή πηγαίνετε στο Διαδίκτυο και εκραγείτε, σκορπίζοντας σε μικρά κομμάτια.

Στην πραγματικότητα, το μέρος που είναι πιο κορεσμένο από πληροφορίες είναι ταυτόχρονα και το πιο χαλαρωτικό - είναι η φύση. Τόσες πολλές διαφορετικές εικόνες, ήχοι και μυρωδιές μας περιβάλλουν. Παρεμπιπτόντως, έχετε ακούσει για αισθητηριακή στέρηση; Μπορείς απλά να τρελαθείς αν δεν τα νιώθεις όλα αυτά για πολύ καιρό.

Εδώ η ουσία είναι διαφορετική. Υπάρχουν πολλά πράγματα στη φύση που μεταφέρουν πληροφορίες, αλλά μόνο μερικά από αυτά έχουν πραγματικά νόημα για εμάς, για παράδειγμα: ζώα, μούρα ή τσουκνίδες. Το πρόβλημα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι ότι περιέχει πολλές πληροφορίες, αλλά ότι με βάση αυτές τις πληροφορίες πρέπει να κάνουμε κάποια ενέργεια ή να λάβουμε κάποια απόφαση. Και όταν λαμβάνετε ένα γράμμα, ανεξάρτητα από ποιον: από έναν ξάδερφο ή από ένα αφεντικό, πριν το ανοίξετε, προετοιμάζεστε για το γεγονός ότι θα απαιτηθούν ενέργειες από εσάς. Πραγματοποιείτε ήδη κύλιση στις επιλογές του τι μπορεί να περιέχει αυτό το γράμμα: «αυτό μπορεί να είναι σημαντικό, πολύ σημαντικό, θα με κάνει να αλλάξω τα σχέδιά μου…» Τώρα πολλαπλασιάστε αυτές τις σκέψεις με τον αριθμό των επιστολών που λαμβάνετε ανά ημέρα.

Επιπλέον, οι σκόρπιες σκέψεις και η αδυναμία συγκέντρωσης αποτελούν παράγοντα άγχους και ισχυρό φρένο στην απόδοση. Στη δουλειά σκέφτεσαι τις δουλειές του σπιτιού και στο σπίτι τη δουλειά. Είσαι παντού και δεν είσαι πουθενά. Και καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας σε συνοδεύει ένα βαρετό αίσθημα άγχους.

Και πάλι, τίποτα δεν έχει αλλάξει πολύ, εκτός από τη συχνότητα με την οποία συμβαίνει. Σε 72 ώρες, εσείς και εγώ μπορούμε να λάβουμε τόσες πολλές πληροφορίες που θα αλλάξουν την εστίαση και τις προτεραιότητές μας, τις οποίες δεν έλαβαν οι γονείς μας σε ένα μήνα. Το 1912, κάποιος μιλούσε για το τηλέφωνο με τον ίδιο τρόπο που λένε για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: «α, θα καταστρέψει την ποιότητα ζωής», «οι συνομιλίες θα γίνουν επιφανειακές και ασήμαντες», «όλοι θα αποσπαστούν μόνο από αυτό»! Ακούγεται οικείο, ε;

Και το 1983, ένας άντρας με ένα μικρό ημερολόγιο στην τσέπη του θεωρούνταν μάστορας της παραγωγικότητας.

Το περιοδικό μας έχει δημοσιεύσει πολλά άρθρα σχετικά με την πιθανή επίδραση της τεχνολογίας στην ανθρώπινη γνώση και στην ικανότητα σκέψης. Για παράδειγμα: "Μας κάνει η Google ηλίθιους;" Πώς πιστεύετε ότι η ανθρώπινη σοφία και ικανότητα σκέψης αλλάζει προς το καλύτερο ή προς το χειρότερο;

Λοιπόν, πιθανότατα είχατε εγκυκλοπαίδειες στην παιδική ηλικία. Και μάλιστα τα διαβάζεις ελπίζοντας να μάθεις περισσότερα για τον κόσμο. Τι έχει αλλάξει, εκτός από το ότι η πρόσβαση στη γνώση έχει γίνει πολλές φορές ευκολότερη; Ζούμε σε μια υπέροχη εποχή, νομίζω ότι είναι υπέροχο που μπορούμε εύκολα να επικοινωνούμε έτσι, ενώ βρισκόμαστε σε διάφορα μέρη του πλανήτη.

Απλά σκεφτείτε την επιτυχία που θα μπορούσε να πετύχει ένα άτομο με έναν επεξεργαστή στο κεφάλι του! Με την προϋπόθεση ότι θα είναι ο μόνος φυσικά. Αλλά αν παραμείνετε το τελευταίο άτομο στη Γη, δεν θα χρειάζεστε πλέον καθόλου σχεδιαστές ή GTD.

Παρακαλώ απαντήστε στην κύρια ερώτηση, ποιο είναι το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάται ένας άνθρωπος για να μπορεί να νιώσει τον απόλυτο έλεγχο της ζωής του;

Τα πάντα πρέπει να μεταφορτώνονται από τον εγκέφαλό σας σε εξωτερικά μέσα. Δεν ξέρω τι θα μπορούσε να είναι πιο εύκολο! Καταγράψτε τι είναι σημαντικό (ακόμη και δυνητικά), διευκρινίστε τι σημαίνουν αυτά τα πράγματα για εσάς και αποθηκεύστε τα αποτελέσματα, ώστε να μπορείτε πάντα να πηγαίνετε ένα βήμα πίσω και να βλέπετε τα πράγματα ευρύτερα.

Βασικά, όλα καταλήγουν σε ένα πράγμα: σταματήστε να χρησιμοποιείτε τον εγκέφαλό σας ως χώρο συλλογής και οργάνωσης όλων των πληροφοριών που σας ενδιαφέρουν. Αν προσπαθήσετε να τα κρατήσετε όλα αυτά στο μυαλό σας, σύντομα θα βρείτε εκεί κινούμενη άμμο, στην οποία τα πάντα θα βυθιστούν αμέσως. Ονειρεύομαι ένα ένδοξο μέλλον όταν θα μπορούμε να ελευθερώσουμε εντελώς το κεφάλι μας από τα σκουπίδια και να αφιερώσουμε το μυαλό μας αποκλειστικά σε σοφές σκέψεις.