13 πράγματα στην επαγγελματική αλληλογραφία που απλώς τσαντίζουν

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Αν δεν θέλετε να τσαντίσετε τον άλλον, μην το κάνετε αυτό.

1. Έλλειψη χαιρετισμού

Δεν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή για ευχαρίστηση, χρειάζεστε κάτι από τον παραλήπτη. Επομένως, είναι σωστό να το ξεκινήσετε με μια πράξη ευγένειας - χαιρετισμό. Το να κάνεις χωρίς αυτό είναι σαν να ανοίγεις την πόρτα στο γραφείο κάποιου άλλου με το πόδι σου.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

2. Η φράση «Καλημέρα»

Εάν δεν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή κατευθείαν από τη δεκαετία του 2000, τότε επιλέξτε πιο μοντέρνα διατύπωση. Δεν έχει σημασία που δεν μπορείτε να προβλέψετε πότε ακριβώς θα διαβάσει το μήνυμα ο άλλος. Η επιλογή «καλημέρα» είναι η πιο ουδέτερη, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και την περίοδο που στέλνετε το γράμμα. Και αφήστε την «καλή ώρα της ημέρας» σε μισοπεθαμένα φόρουμ από το παρελθόν.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

3. Χειρισμός σφαλμάτων

Είναι εκπληκτικό πόσα λάθη μπορούν να γίνουν σε ένα τόσο σύντομο κείμενο. Πρώτον, πολλοί έχουν πάρει τον κανόνα με κόμματα κυριολεκτικά. Αυτό γεννά αριστουργήματα όπως το "Αγαπητέ Anton Mikhailovich". Η έκκληση δεν είναι μόνο όνομα, αλλά και λέξεις που εξαρτώνται από αυτό.

Δεύτερον, ελέγξτε προσεκτικά το όνομα του παραλήπτη. Μην φωνάζετε τον Alekseev Alexandras, τον Marin Marias και αποκρυπτογραφείτε τα αρχικά.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

4. Συντομογραφίες και μονοσύλλαβες απαντήσεις

Η επαγγελματική γραφή απαιτεί από εσάς να επικοινωνείτε με πλήρεις προτάσεις. Αυτή η προσέγγιση έχει ένα πρακτικό όφελος: ο συνομιλητής δεν χρειάζεται να μαντέψει τι εννοείτε, γιατί αποκαλύπτετε όλες τις αποχρώσεις και δεν δίνετε την ευκαιρία να παρερμηνεύσετε λέξεις. Και το "ΟΚ" σου μπορεί να σημαίνει οτιδήποτε. Επιπλέον, οι περικοπές δεν εξοικονομούν πολύ χρόνο.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

5. Χιούμορ και μεταφορές

Μια επαγγελματική επιστολή δεν πρέπει να αφήνει χώρο για ερμηνεία. Όλες οι λέξεις χρησιμοποιούνται με την άμεση σημασία τους και δεν υπονοούν διαφορετικές ερμηνείες. Διαφορετικά, περιμένετε έναν επιπλέον γύρο αλληλογραφίας, στον οποίο θα μάθετε ποιος είχε τι στο μυαλό του. Και μπορεί να πάρει πολύ χρόνο.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

6. Θαυμαστικά

Τα θαυμαστικά δεν χρησιμοποιούνται συχνά σε λογοτεχνικά κείμενα, επειδή είναι σχεδιασμένα να εκφράζουν έντονα συναισθήματα. Μια επαγγελματική επιστολή δεν είναι μια πλατφόρμα έκφρασης, ακόμα κι αν θέλετε πραγματικά να εκφράσετε στον συνομιλητή τη γνώμη σας για αυτήν.

Μπορεί να μην εννοείτε κάτι ιδιαίτερο, αλλά για τον συνομιλητή το θαυμαστικό θα είναι ένα σήμα ότι μάλλον κάνει κάτι λάθος. Κρατήστε λοιπόν τις αισθήσεις σας και τον συνδυασμό πλήκτρων Shift + 1 υπό έλεγχο. Ένα θαυμαστικό είναι κατάλληλο μόνο στην κυκλοφορία.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

7. Πληθώρα γραφειοκρατών

Η επιθυμία να εκφραστείτε πιο επίσημα συχνά δημιουργεί τερατώδεις κατασκευές στις οποίες είναι εξαιρετικά δύσκολο να διακρίνει κανείς το νόημα. Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά σύνθετες φράσεις και γράφετε ευκολότερα.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

8. Caps Lock

Δεν αξίζει να τονίσετε τις γραμμές με κεφαλαία γράμματα. Στο διαδίκτυο εξακολουθεί να συμβολίζει την κραυγή. Σε κανέναν δεν αρέσει να του φωνάζουν. Για να γίνει ξεκάθαρο το μήνυμα, απλώς ξεκαθαρίστε το.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

9. Φράση "Ευχαριστώ εκ των προτέρων"

Ευχαριστώ, φυσικά, δεν μπορείς να βάλεις στην τσέπη σου, αλλά η έγκαιρη ευγνωμοσύνη φέρνει τον συνομιλητή σε δύσκολη θέση. Ένα άτομο με καλούς τρόπους θα νιώσει υποχρεωμένο να εκπληρώσει το αίτημά σας, ακόμα κι αν καταλάβει ότι δεν πρέπει να το κάνει. Και θα σε θυμούνται για τα προβλήματα.

Εάν ο συνομιλητής εξακολουθεί να χρειάζεται να τον παρακινήσετε, είναι καλύτερο να περιγράψετε πώς είναι επωφελές για αυτόν να ανταποκριθεί στο αίτημά σας.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

10. Περίεργη γραμμή θέματος ή καθόλου θέμα

Δεν είναι ασφαλές να ανοίγετε ακατανόητα γράμματα, επομένως ένα μήνυμα χωρίς θέμα διατρέχει τον κίνδυνο να μεταφερθεί σε ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Όπως είναι φυσικό, ένα άτομο θα θυμώσει πολύ όταν ανακαλύψει ότι κάτω από τις λέξεις "Zina, rubber" υπήρχε ένα σημαντικό έγγραφο κρυμμένο από τη διευθύντρια του εργοστασίου ελαστικών, Zinaida.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

11. Οικειότητα

Δεν πρέπει να παρεκκλίνετε από το επιχειρηματικό σας στυλ, ακόμα κι αν ο αποδέκτης είναι ο καλύτερός σας φίλος. Πρώτον, μπορεί να χρειαστεί να προωθήσει μια επιστολή στο αφεντικό ή στους εργολάβους του. Δεύτερον, το γράμμα μπορεί να πέσει σε τρίτα χέρια τυχαία και να το διακυβεύσει, και ταυτόχρονα εσάς.

Τρίτον, πρέπει να κάνετε διάκριση μεταξύ προσωπικού και εργασιακού. Τα εταιρικά συμφέροντα δεν συμπίπτουν πάντα με τα προσωπικά. Αξίζει να αφήσετε στον εαυτό σας περιθώριο ελιγμών προκειμένου να διατηρήσετε φιλικές σχέσεις χωρίς να κάνετε υποχωρήσεις στις διαπραγματεύσεις.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

12. Έλλειψη ιστορικού αλληλογραφίας

Εάν συνομιλείτε ενεργά με κάποιον, ο παραλήπτης έχει επίγνωση της συζήτησης και μπορεί εύκολα να επιστρέψει στην αρχή του διαλόγου περιστρέφοντας τον τροχό του ποντικιού. Αλλά όταν κατά καιρούς ανταλλάσσετε γράμματα μέσω e-mail, ο συνομιλητής μπορεί να ξεχάσει ποιος είστε και τι χρειάζεστε από αυτόν.

Διευκολύνετε το άτομο να το κάνει: Σε μια παράγραφο, υπενθυμίστε στο άτομο τι μιλάει.

Πώς να μην

Είναι καλύτερα έτσι

13. Ακατάλληλος χειρισμός νημάτων μηνυμάτων

Οι υπηρεσίες αλληλογραφίας και οι πράκτορες σάς επιτρέπουν να εργάζεστε με νήματα μηνυμάτων. Είναι ένα πραγματικά χρήσιμο εργαλείο εάν το χειριστείτε σωστά. Δεν τα καταφέρνουν όμως όλοι.

Ίσως έχετε ήδη γίνει θύμα μιας μαζικής αλληλογραφίας, οι συμμετέχοντες της οποίας δεν απαντούν απευθείας στον συγγραφέα, αλλά σε όλους. Ως αποτέλεσμα, μια μη ενδιαφέρουσα συνομιλία γεμίζει τα εισερχόμενά σας και επινοείτε τιμωρίες για όσους δεν μπορούν να βρουν το σωστό κουμπί. Ταυτόχρονα, πληροφορίες που δεν προορίζονται για αδιάκριτα βλέμματα μπαίνουν συχνά στο γενικό πεδίο πληροφοριών.

Το μετάλλιο έχει και ένα αρνητικό: όταν, σε μια σημαντική συζήτηση, ένας από τους συμμετέχοντες δεν απαντά σε όλους, αλλά σε ένα άτομο. Και ο παραλήπτης πρέπει να αφιερώσει πολύ χρόνο στέλνοντας γράμματα αντί να κάνει τη δουλειά του.