Πώς να κάνετε καλύτερη χρήση του συστήματος GTD

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο συγγραφέας και blogger Leo Babauta εξηγεί πώς να συνεχίσετε να σχεδιάζετε και να απαλλαγείτε από όλα όσα σας εμποδίζουν να είστε παραγωγικοί.

Γιατί χρειάζεται αυτό το σύστημα

Το Getting Things Done (GTD) είναι ένα πολύ γνωστό σύστημα για την εκτέλεση εργασιών από τον David Allen. Κατά τη χρήση του, όλες οι εισερχόμενες πληροφορίες καταγράφονται και χωρίζονται σε λίστες. Ο στόχος είναι να ολοκληρώσετε τα πράγματα αφιερώνοντας περισσότερο χρόνο σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία.

Με το σύστημα GTD, μπορείτε να επιτύχετε πολύ μεγάλη επιτυχία. Εδώ είναι μερικά μόνο από αυτά:

• Αναλαμβάνετε πολλές εργασίες.
• Γίνεσαι πιο σίγουρος για τον εαυτό σου.
• Αναβάλλεις λιγότερο και αποσπάσαι λιγότερο.
• Σε εμπιστεύονται περισσότερο: οι άλλοι ξέρουν ότι πάντα τα φέρνεις όλα στο τέλος.
• Συχνότερα σας προσκαλούν να εργαστείτε επειδή απαιτείται μια σταθερή προσέγγιση για τις επιχειρήσεις.
• Αλλάζετε προς το καλύτερο - συνειδητοποιείτε τι είναι πραγματικά σημαντικό για εσάς, γίνεστε περίεργοι, αρχίζετε να μαθαίνετε, να χτίζετε ισχυρές σχέσεις με τους ανθρώπους και να απαλλαγείτε από παλιά πρότυπα αντίληψης που σας εμποδίζουν.
• Κερδίζεις περισσότερα.
• Είστε ικανοί να δημιουργήσετε μια επιτυχημένη startup ή να δημιουργήσετε μια μεγάλη εταιρεία.
• Μπορείτε να μοιραστείτε τις ιδέες σας - σε ένα βιβλίο, ιστολόγιο ή διάλεξη.

Αλλά για να λάβετε όλα αυτά τα οφέλη, πρέπει να κατανοήσετε πώς να χρησιμοποιήσετε το σύστημα αποτελεσματικά και να μάθετε τι το εμποδίζει. Ο Leo Babauta, συγγραφέας και συγγραφέας του δημοφιλούς ιστολογίου Zen Habits, εξηγεί τι πρέπει να κάνετε για αυτό.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το σύστημα GTD πιο αποτελεσματικά

Μάθετε τι σας εμποδίζει να είστε παραγωγικοί

Η συνήθεια της αναβολής. Διστάζετε να προσεγγίσετε την εργασία λόγω της πολυπλοκότητάς της: είτε νιώθετε ότι δεν θα μπορέσετε να την αντιμετωπίσετε είτε δεν την έχετε κατανοήσει καθόλου. Αυτό είναι αναβλητικότητα.

Η συνήθεια της απόσπασης της προσοχής. Καταφέρατε να ξεκινήσετε, αλλά μεταβαίνετε αμέσως σε άλλη εργασία. Όλες οι ίδιες αμφιβολίες και αβεβαιότητες σε κάνουν να το αναβάλεις για μια ευκολότερη άσκηση ή απλά να αρχίσεις να σκοτώνεις χρόνο. Αυτή η συνεχής εναλλαγή οδηγεί σε απώλεια συγκέντρωσης. Ταυτόχρονα, φαίνεται ότι θα είστε ατελείωτα απασχολημένοι.

Τελειομανία. Δεν μπορείς να ασχοληθείς για πολύ καιρό, γιατί τώρα δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για κάτι τέτοιο. Ή ανέβαλες να το ολοκληρώσεις γιατί δεν ήταν τέλειο.

Για παράδειγμα, θέλετε να ξεκινήσετε ένα blog, αλλά δεν το κάνετε, γιατί μέχρι να βρείτε την τέλεια πλατφόρμα και θέμα για αυτό, δεν έχετε αρκετό ελεύθερο χρόνο και δεν έχετε ακόμα μια λίστα με υπέροχες ιδέες. Ή γράψατε ένα άρθρο και δεν το δημοσιεύετε γιατί το υλικό πρέπει ακόμα να οριστικοποιηθεί - στην πραγματικότητα, απλά δεν τολμάτε.

Περιβάλλον. Οι άνθρωποι ματαιώνουν τα σχέδιά σας, μην κάνετε τίποτα στην ώρα τους, τα περιπλέκουν όλα, τα χαλάνε, παραπονιούνται και ενοχλούν. Και, βασιζόμενος σε άλλους ανθρώπους, μερικές φορές είναι δύσκολο να πετύχεις τους στόχους σου. Τις περισσότερες φορές, αυτό είναι απλώς μια δικαιολογία για τον εαυτό σας.

Αποσπάσεις της προσοχής. Αυτοί είναι άνθρωποι, τυχόν γεγονότα, προβλήματα. Παρεμβαίνουν στη δουλειά σας. Κάτι που μπορείς να ελέγξεις, κάτι δεν μπορείς.

Κούραση. Είστε κουρασμένοι, πεινασμένοι, εξαντλημένοι, μπερδεμένοι ή βαριεστημένοι. Προβλήματα όπως αυτά εμποδίζουν τη συγκέντρωση και την πραγματοποίηση των πραγμάτων.

Σε αυτή την περίπτωση, χρειάζεται απλώς να επαναφορτιστείτε: πάρτε έναν υπνάκο, κάντε μια βόλτα, διαλογιστείτε.

Ή αναλάβετε εργασίες που δεν απαιτούν πολλή ενέργεια: ταξινομήστε την αλληλογραφία σας, κάντε τη διοικητική ρουτίνα. Εάν η κόπωση έχει παρατηρηθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα, αναθεωρήστε τη διατροφή και τον ύπνο σας.

Φόβοι, αμφιβολίες, αισθήματα ανικανότητας και αυτοαμφισβήτησης. Βρίσκονται στην καρδιά των περισσότερων από τα εμπόδια που αναφέρθηκαν παραπάνω.

Προσδιορίστε τι σας λείπει για να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά

Τα επιλεγμένα σημεία θα είναι η λύση στα προβλήματα που αναφέρθηκαν παραπάνω.

Δυνατότητα ιεράρχησης προτεραιοτήτων. Μπορείτε να επιτύχετε εάν αφιερώσετε τον περισσότερο χρόνο σας σε σημαντικές εργασίες. Όταν είστε απασχολημένοι με μη απαραίτητες δραστηριότητες ή αλλάζετε συνεχώς δραστηριότητες, είστε λιγότερο αποτελεσματικοί. Πρέπει να επιλέξετε ένα σημαντικό πρόβλημα και να εστιάσετε μόνο σε αυτό.

Σταδιακά, θα μάθετε να προσδιορίζετε ποιες εργασίες και έργα έχουν μεγάλη αξία για εσάς. Είναι πιο σημαντικό να απαντάς σε μηνύματα από το να γράφεις ένα άρθρο; Τι είναι πιο ωφέλιμο για την καριέρα, την ευτυχία, την υγεία σας;

Ικανότητα σωστής έναρξης επιχείρησης. Είναι η τάση για αναβλητικότητα που είναι ένα από τα πιο κοινά και επώδυνα προβλήματα που εμποδίζουν την επίτευξη ενός στόχου. Επομένως, το πιο σημαντικό πράγμα για την ολοκλήρωση των εργασιών είναι να ξεκινήσετε.

Εστιάστε στο πρώτο, μικρότερο βήμα. Όσο το δυνατόν μικρότερο. Δημιουργήστε ένα περιβάλλον που θα σας διευκολύνει να ξεκινήσετε. Για παράδειγμα, όταν ο ίδιος ο Λέο ήθελε να αναπτύξει τη συνήθεια του τρεξίματος, επικεντρώθηκε μόνο στο να φορέσει τα αθλητικά του παπούτσια και να βγει από το σπίτι.

Εργασία σπριντ. Αυτή η προσέγγιση σας βοηθά να αντιμετωπίσετε τις πολλαπλές εργασίες και τους περισπασμούς. Αυτή η τεχνική ονομάζεται επίσης Pomodoro. Βασίζεται στον καταμερισμό της εργασίας σε μικρά διαστήματα των 15-25 λεπτών (σπριντ), κατά τη διάρκεια των οποίων πρέπει να συγκεντρωθείτε σε μία μόνο εργασία, χωρίς να σας αποσπά τίποτα άλλο.

Ακολουθεί ένα σύντομο διάλειμμα, μετά το οποίο ξεκινάτε ένα νέο σπριντ. Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ αυτήν τη μέθοδο, μπορείτε να κανονίσετε μερικά τέτοια τμήματα εργασίας την ημέρα και μετά από μια εβδομάδα, να αρχίσετε να αυξάνετε σταδιακά τον αριθμό τους.

Διαχείριση λίστας εργασιών. Βοηθά στη συγκέντρωση και την αντιμετώπιση ό,τι έχει προγραμματιστεί. Προσπαθήστε όμως να μην περιπλέκεστε υπερβολικά. Βρείτε ένα απλό πρόγραμμα σχεδιασμού, γράψτε όλα όσα πρέπει να κάνετε στο εγγύς μέλλον και κάθε μέρα επιλέξτε σε ποιες εργασίες θα εστιάσετε σήμερα.

Προγραμματίστε τρεις σημαντικές και τρεις δευτερεύουσες εργασίες για την ημέρα - αυτός ο αριθμός μπορεί να αλλάξει ανάλογα με τη διάρκεια της ημέρας εργασίας σας, την πολυπλοκότητα των εργασιών και την ταχύτητα ολοκλήρωσής τους.

Ικανότητα αποδοχής λαθών. Η τελειομανία εμποδίζει τα πράγματα να γίνουν. Επομένως, μην ανησυχείτε τόσο για την τελειότητα της δουλειάς σας όσο για την ολοκλήρωσή της. Επιμείνετε στον κανόνα του «άτυχου πρώτου σχεδίου» της συγγραφέα Ann Lamotte.

Είναι πεπεισμένη ότι ο μόνος τρόπος για να αρχίσεις να γράφεις καλά (και να αρχίσεις να το κάνεις καθόλου) είναι να σκιαγραφήσεις ένα αδύναμο και άχρηστο προσχέδιο. Μετά από λίγο, θα επιστρέψετε στο αποτέλεσμα και θα το γυαλίσετε.

Δουλεύοντας σε κατάσταση αβεβαιότητας. Φόβοι και δυσκολίες συχνά θα σας στοιχειώνουν. Επομένως, είναι πολύ χρήσιμο να μάθετε πώς να εργάζεστε σε μια κατάσταση αυτής της αβεβαιότητας: να διατηρείτε τον εαυτό σας υπό τον έλεγχο, να μην κρύβεστε από εργασίες και εσωτερικές εμπειρίες και να μην παραπονιέστε.

Για να το κάνετε αυτό, κάθε φορά που παρατηρείτε κάτι τέτοιο πίσω σας, αφήστε τα πάντα στην άκρη και προσπαθήστε να νιώσετε την κατάστασή σας. Αποδέξου το. Δώστε προσοχή στις σωματικές σας αισθήσεις. Βεβαιωθείτε ότι η ανασφάλεια και η ταλαιπωρία είναι εντάξει. Μάθετε να εκτιμάτε τις στιγμές όπως είναι.

Δυνατότητα προβολής της μεγάλης εικόνας. Είναι άλλο πράγμα να είσαι απόλυτα συγκεντρωμένος σε ένα μόνο έργο και πολύ άλλο να μπορείς να δεις την κατάσταση συνολικά. Μια γενική ανάλυση της κατάστασης θα πρέπει να πραγματοποιείται το πρωί και το βράδυ, καθώς και μερικές φορές κατά τη διάρκεια της ημέρας - σε περίπτωση που χρειαστεί να προσαρμόσετε το σχέδιο δράσης.

Όλοι μας κατά καιρούς αποσπάται η προσοχή, διακόπτεται και αντιμετωπίζουμε απρόβλεπτες δυσκολίες. Για να παραμείνετε παραγωγικοί, πρέπει να μάθετε να αλλάζετε την εστίαση όταν χρειάζεται.

Ικανότητα υπευθυνότητας. Πρώτα απ 'όλα, σημαίνει να μην κατηγορείς άλλους ανθρώπους για όλες τις δυσκολίες που αντιμετωπίζεις στο δρόμο για την επίτευξη του στόχου σου. Αναλάβετε την πλήρη ευθύνη για το μέρος της εργασίας σας.

Γίνε αρχηγός - δείξτε πρωτοβουλία, ακολουθήστε την επιτυχία όλης της ομάδας, ακόμα κι αν είστε ένας απλός υφιστάμενος σε αυτήν.

Ανοιχτή επικοινωνία. Τέτοια ώστε ο καθένας να κατανοεί ξεκάθαρα τις ευθύνες και τα όριά του, καθώς και τις συνέπειες της μη συμμόρφωσης. Αυτό θα βοηθήσει στη δημιουργία μιας δομής στην οποία όλοι οι εμπλεκόμενοι θα μπορούν να εργαστούν ευκολότερα και πιο αποτελεσματικά. Προσπαθήστε να συμπεριφέρεστε στους ανθρώπους ειλικρινά και θετικά, παρά όλα τα ελαττώματά τους.

Δυνατότητα προγραμματισμού. Η αφθονία των εργασιών στο ημερολόγιο δεν συμβάλλει με κανέναν τρόπο στην επίτευξη του στόχου. Αντίθετα, είναι καλύτερο να κάνετε μια ελάχιστη λίστα απαντώντας σε απλές ερωτήσεις. Πώς να ξεκινήσετε την ημέρα για να ολοκληρώσετε σημαντικές εργασίες; Πώς να τρέχετε τα σπριντ ώστε να μην σας αποσπά κανείς την προσοχή; Τι χρειάζεται να αναλάβετε την ευθύνη; Πότε αξίζει να παραλάβετε την αλληλογραφία σας; Τι ώρα πρέπει να προγραμματίσω συναντήσεις; Πώς θα βαθμολογήσετε τη μέρα σας;

Οι απαντήσεις θα σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τη μέρα σας. Μην προσπαθείτε να είναι τέλειο. Αναλύοντας τι συμβαίνει, με τον καιρό θα βρείτε την καλύτερη επιλογή.

Από πού να ξεκινήσετε τη βελτίωση

Κάντε ένα απλό σχέδιο. Δεν είναι καθόλου απαραίτητο να προσπαθήσετε να κατακτήσετε όλες τις δεξιότητες που λείπουν ταυτόχρονα. Για αρχή, είναι καλύτερο να εστιάσετε στα τέσσερα πρώτα που θα εξασκείτε σε καθημερινή βάση:

• Καθορισμός προτεραιοτήτων και καθορισμός εργασιών για την ημέρα.
• Εργασία σπριντ.
• Διαλογισμός - όταν αισθάνεστε φόβο, αβεβαιότητα ή ανασφάλεια.
• Ανάλυση στο τέλος της ημέρας και αναθεώρηση του σχεδίου.

Σημειώστε τι θα κάνετε και πώς. Δείξτε το σχέδιο που προέκυψε σε κάποιον που γνωρίζετε και να του αναφέρετε κάθε μέρα για μια εβδομάδα. Υποσχεθείτε κάθε εβδομάδα να μοιράζεστε τις επιτυχίες, τις προκλήσεις σας και πώς θα προετοιμαστείτε για την έναρξη μιας νέας επταήμερης περιόδου.

Αφιερώστε 10 λεπτά κάθε βράδυ για να δείτε πώς πήγε η μέρα σας και αν ολοκληρώσατε όλα τα σημεία του σχεδίου σας. Γράψτε τι συνέβη, τι απέτρεψε, πώς μπορείτε να επιταχύνετε την κίνηση προς τα εμπρός.

Με τον καιρό, τα σπριντ, ο διαλογισμός και άλλες δεξιότητες θα γίνουν ευκολότερες για εσάς. Στη συνέχεια, αρχίστε να μαθαίνετε νέες και αποτελεσματικές προσεγγίσεις καθώς βελτιώνετε σταδιακά το σύστημά σας. Το κύριο πράγμα είναι να θυμάστε να εξασκηθείτε.