Πώς να αποτρέψετε τα γράμματα να σας κατακλύσουν

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Υπάρχουν δύο κατηγορίες ανθρώπων. Ορισμένα έχουν πλήρη σειρά σε όλα: τα γράμματα ταξινομούνται, τα εικονίδια στην επιφάνεια εργασίας είναι τακτοποιημένα. Άλλοι δεν μπορούν να ανοίξουν το γραμματοκιβώτιό τους χωρίς φόβο, γιατί υπάρχει ένα ολόκληρο κύμα αδιάβαστων γραμμάτων, από τα οποία υπάρχουν όλο και περισσότερα κάθε μέρα. Ωστόσο, αντιμετωπίζονται εύκολα.

Μια απλή ανάλυση των γραμμάτων δεν θα διορθώσει την κατάσταση εάν το γραμματοκιβώτιο μοιάζει με μια ντουλάπα που ξεχειλίζει, την πόρτα της οποίας ανοίγετε με κλειστά μάτια για να μην πέσει τίποτα έξω. Πρέπει να αλλάξετε την προσέγγισή σας στην εργασία με την αλληλογραφία. Στη συνέχεια, μπορείτε να ξοδέψετε πιο αποτελεσματικά τον χρόνο που συνήθως αφιερώνεται σε μια ατελείωτη ροή νέων μηνυμάτων - σε πιο σημαντικές εργασίες.

Για να κατεβείτε από το έδαφος, κάντε πρώτα δύο ερωτήσεις:

1. Γιατί λαμβάνετε πολλά email;
2. Τι σας εμποδίζει να τα αποσυναρμολογήσετε γρήγορα;

Με βάση τις απαντήσεις σας, ξεκινήστε να λύσετε το πρόβλημα και χρησιμοποιήστε μερικές χρήσιμες συμβουλές στην πορεία.

Πάιρνω αποφάσεις

Ένα μπλοκάρισμα στο γραμματοκιβώτιό σας μπορεί να υποδηλώνει πρόβλημα στη λήψη αποφάσεων. Πολλοί άνθρωποι είναι απλά απρόθυμοι να αναλάβουν την ευθύνη. Αναβάλλουν για αργότερα τις ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν για να λυθούν όλα σε μια πιο χαλαρή ατμόσφαιρα. Ή βρίσκουν άλλες δικαιολογίες για τον εαυτό τους, απλώς για να μην στείλουν απάντηση τώρα.

Για να μην ξεκινάτε κάθε email με μια συγγνώμη για την καθυστέρηση με την απάντηση, ότι η επιστολή χάθηκε μεταξύ άλλων ή μπήκε στα ανεπιθύμητα (και μάλιστα παρέμεινε μια σιωπηλή μομφή στα εισερχόμενα, περιμένοντας υπομονετικά τη στιγμή που θα ανοίξετε το ξανά), δούλεψε με τον εαυτό σου: πάρτε αποφάσεις.

Κάντε κανόνα να ανοίξετε μια επιστολή, κάντε αμέσως ό,τι απαιτεί από εσάς και γράψτε αμέσως μια απάντηση. Και μην κάνετε κλικ στο σταυρό μέχρι να σταλεί το mail.

Απαλλαγείτε από την περίσσεια

Μπορείτε εύκολα να γλυτώσετε τον εαυτό σας από τη λήψη ορισμένων επιστολών:

1. Καταργήστε την εγγραφή σας από περιττές αποστολές που έχετε πάψει εδώ και καιρό να δίνετε προσοχή. Αυτό είναι θέμα λίγων δευτερολέπτων και μερικών κλικ: μη αναγνωσμένες επιστολές με διαφημιστικό υλικό δεν θα συγκεντρώνονται πλέον στο γραμματοκιβώτιο.
2. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις από κοινωνικά δίκτυα και διάφορες υπηρεσίες web.
3. Ανακατευθύνετε τις επιστολές που λαμβάνετε σε προσωπική αλληλογραφία από πελάτες σε άλλο γραμματοκιβώτιο, υποδεικνύοντας τη διεύθυνση στον ιστότοπο της εταιρείας σας. Μια άλλη διέξοδος είναι να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή φόρμα σχολίων.

Με μια λέξη, κάντε ό,τι είναι δυνατόν, ώστε το ταχυδρομείο να μην γίνει μια μαύρη τρύπα που αδιακρίτως ρουφάει τα πάντα: τόσο απαραίτητα όσο και περιττά.

Προσαρμόστε τα φίλτρα

Εάν χρειάζεστε ενημερωτικά δελτία για να μάθετε για το καλύτερο υλικό από τα αγαπημένα σας μέσα ή τις εκπτώσεις σε ηλεκτρονικά καταστήματα, μπορείτε να τα αφήσετε. Αλλά αφαιρέστε από το φάκελο με τα ζωντανά εισερχόμενα χρησιμοποιώντας φίλτρα. Η υπηρεσία αλληλογραφίας, χρησιμοποιώντας τα, θα στείλει από μόνη της γράμματα στους απαραίτητους φακέλους.

Η βάση για το φιλτράρισμα μπορεί να είναι η διεύθυνση του αποστολέα ή, για παράδειγμα, οι λέξεις-κλειδιά που περιέχονται στο σώμα του μηνύματος. Όλα εξαρτώνται από το είδος των γραμμάτων που θέλετε να αφαιρέσετε από τον κύριο φάκελο αλληλογραφίας.

Βρείτε έναν άλλο διαχειριστή εργασιών

Το γραμματοκιβώτιο δεν πρέπει να αντικαταστήσει τη λίστα υποχρεώσεων του κλασικού σημειωματάριου ή την εφαρμογή προγραμματιστή. Μόλις λάβετε ένα γράμμα και μαζί με αυτό μια νέα υπόθεση, μεταφέρετέ το από το ταχυδρομείο στη λίστα εργασιών σας.

Υπαγορεύστε τις απαντήσεις

Εάν οι απαντήσεις είναι δύσκολες για εσάς λόγω του γεγονότος ότι δεν σας αρέσει η διαδικασία της σύνταξης επιστολών, προχωρήστε από την άλλη. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση υπαγόρευσης: η τεχνική θα καταγράψει από μόνη της αυτό που θέλετε να πείτε. Και για τα λιγότερο συντηρητικά άτομα στη λίστα επαφών σας, μπορείτε ακόμη και να απαντήσετε με τη βοήθεια βίντεο που επισυνάπτονται στην επιστολή.

Ανοίξτε την αλληλογραφία σύμφωνα με το πρόγραμμα

Οι συμβουλές δεν είναι σχετικές για όλους, γιατί συχνά χρειάζεται να είστε σε επαφή 24/7. Ωστόσο, μπορεί να είναι ακόμα χρήσιμο σε κάποιους.

Αφιερώστε χρονικά πλαίσια για την αποστολή αλληλογραφίας κατά τη διάρκεια της ημέρας. Στη συνέχεια, απαντήστε σε όλα τα γράμματα που ήρθαν κατά τη διάρκεια της απουσίας σας αμέσως.

Μην μετατρέπετε την αλληλογραφία σε σημειωματάριο

Αριθμοί τηλεφώνου, κωδικοί πρόσβασης, διευθύνσεις - όλα αυτά δεν πρέπει να αποθηκεύονται στα έγκατα του γραμματοκιβωτίου, αλλά να είναι διαθέσιμα: σε ένα σημειωματάριο, στη λίστα επαφών σε ένα smartphone, σε αυτοκόλλητα επικολλημένα στο χώρο εργασίας. Μεταφέρετε τις απαραίτητες πληροφορίες από το ταχυδρομείο εκεί όπου θα είναι ευκολότερο για εσάς να τις βρείτε: εξακολουθεί να μην είναι πολύ βολικό να χρησιμοποιείτε την αναζήτηση με γράμματα όλη την ώρα.

Επίσης, μην στέλνετε γράμματα σημειώσεων στον εαυτό σας. Πολλοί άνθρωποι το κάνουν αυτό γράφοντας στο mail πληροφορίες που πρέπει να θυμούνται. Προσθέστε φωτογραφίες στα συνημμένα που θέλετε να αποθηκεύσετε. Συσσωρεύουν γράμματα στο ταχυδρομείο με συνδέσμους σε άρθρα που θέλετε να διαβάσετε αργότερα, όταν έρθει η ώρα.

Ως αποτέλεσμα, υπάρχουν τόσα πολλά τέτοια γράμματα που χάνουν το νόημά τους. Δεν επιστρέφουν ποτέ σε αυτούς, γιατί κινούνται προς τα κάτω - και σύντομα ξεχνιούνται.

Χρησιμοποιήστε το Tumblr ή το Pinterest για να αποθηκεύσετε όμορφες φωτογραφίες και να γράψετε σημειώσεις σε ειδικές εφαρμογές.

Ακολουθώντας αυτούς τους κανόνες, θα μπορείτε να διατηρήσετε την τάξη στο γραμματοκιβώτιό σας και να βελτιστοποιήσετε τον χρόνο που αφιερώνετε στην εργασία με την αλληλογραφία.