Λειτουργίες του Microsoft Word που θα θέλετε να εφαρμόσετε στην εργασία σας

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Αποδεικνύεται ότι οι άνθρωποι εργάζονται στο Word εδώ και χρόνια, αλλά δεν γνωρίζουν τα βασικά χαρακτηριστικά του ή δεν ακολουθούν τις καινοτομίες. Ήρθε η ώρα να προλάβουμε!

Λίγα λόγια για το γιατί ανέλαβα να περιγράψω τις καθόλου μοναδικές λειτουργίες του Microsoft Word. Το άρθρο ωρίμασε στο μυαλό μου σιγά σιγά. Κάθε φορά έπρεπε να περιγράψω τις δυνατότητες του ίδιου συντάκτη στους συναδέλφους και τους αγαπημένους μου. Η κραυγαλέα διορατικότητά τους, η έκπληξη με αυτό που είδαν, με ώθησαν να γράψω αυτό το υλικό. Ελπίζω ότι και εσείς θα μάθετε κάτι νέο για τον εαυτό σας.

Όλες οι παρακάτω συμβουλές λειτουργούν στο Word 2013. Συνιστώ ανεπιφύλακτα να μετακινηθείτε σε αυτήν τη συγκεκριμένη γενιά του προγράμματος, εάν αναβάλλατε τη μετάβαση για κάποιο λόγο.

1. Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε οπουδήποτε

Η δυνατότητα "Κάντε κλικ για εγγραφή" δεν είναι νέα, αλλά δεν την έχουν ακούσει όλοι. Συχνά πρέπει να παρατηρήσετε πώς ένα άτομο κάνει κλικ στο κουμπί "Enter" πολλές φορές για να φτάσετε στο τέλος της σελίδας και, για παράδειγμα, να εισαγάγετε τον εκτελεστή επιστολών εκεί.

Ένα διπλό κλικ του ποντικιού μπορεί να αντικαταστήσει μια ντουζίνα πατήματα πλήκτρων.

Μετακινήστε τον κέρσορα πάνω από την προβλεπόμενη θέση εκτύπωσης και κάντε μερικά γρήγορα κλικ με το ποντίκι. Το ίδιο το Word θα τοποθετήσει νέες γραμμές, καρτέλες και σερίφ για το μέρος που του υποδείξατε. Αυτό είναι σαφώς ορατό όταν κοιτάτε τα κρυφά σημάδια μορφοποίησης.

2. Μεταφράστε αμέσως

Ρωτήστε τον γείτονά σας για τον μεταφραστή που προτιμά και πιθανότατα θα ακούσετε για το Google, το Yandex, το PROMT, αλλά σχεδόν το Bing. Για κάποιο λόγο, ο επώνυμος μεταφραστής της Microsoft δεν είναι ιδιαίτερα δημοφιλής στην περιοχή μας. Και μάταια, γιατί η ποιότητα της δουλειάς του αρκεί για τις καθημερινές ανάγκες. Φυσικά, το Office παρέχει γρήγορη μετάφραση κειμένου χρησιμοποιώντας το Bing. Συνιστώ να το δοκιμάσετε.

Είναι πολύ πιθανό να σταματήσετε να βιάζεστε μεταξύ του προγράμματος περιήγησης και του Word, αντιγράφοντας και επικολλώντας ατελείωτα προτάσεις μπρος-πίσω.

Υπάρχουν πολλές δεκάδες γλώσσες και τρεις μέθοδοι μετάφρασης για να διαλέξετε. Μπορείτε να τα βρείτε στην καρτέλα "Αναθεώρηση".

3. Χρησιμοποιήστε kerning

Οι σχεδιαστές γνωρίζουν καλά τι είναι το kerning και συχνά λειτουργούν με αυτό όταν στοιχειοθετούν κείμενα. Με απλά λόγια, το kerning είναι υπεύθυνο για την απόσταση (απόσταση) μεταξύ των γραμμάτων ανάλογα με το σχήμα τους. Η αλλαγή αυτής της ρύθμισης μπορεί να συρρικνώσει ή να επεκτείνει την ίδια λέξη, πρόταση ή παράγραφο σε σύγκριση με την τυπική κατάσταση. Έχω δει πώς οι άνθρωποι άρχισαν να διαγράφουν μέρος του κειμένου ή, αντίθετα, να "ρίχνουν νερό" μόνο και μόνο για να το χωρέσουν σε ένα συγκεκριμένο πλαίσιο. Ο Kerning λύνει τέτοια προβλήματα με πιο περίπλοκο τρόπο. Φυσικά, το να παίζετε σκληρά με αυτό βλάπτει το μάτι, αλλά μικροχειρισμοί μπορεί να είναι κατάλληλοι.

Η αλλαγή του πυρήνα θα είναι χρήσιμη όταν χρησιμοποιείτε μεγάλες γραμματοσειρές, για παράδειγμα, κατά την προετοιμασία σελίδων τίτλου βιβλίων, άρθρων, αναφορών.

Πατήστε το συνδυασμό Ctrl + D για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου "Γραμματοσειρά", μεταβείτε στη δεύτερη καρτέλα "Για προχωρημένους". Εδώ μπορείτε να παίξετε με το kerning. Και λίγα περισσότερα για το θέμα. Εν συντομία, θέλω να σας παρουσιάσω ένα ενδιαφέρον παιχνίδι προγράμματος περιήγησης στο οποίο πρέπει να μαντέψετε το καλύτερο kerning για ανάγνωση. Απολαμβάνω!

4. Εφαρμογή κρυφού κειμένου

Μπορεί ένα κενό έγγραφο του Word να ζυγίζει δεκάδες ή εκατοντάδες megabyte; Ναί! Και για πολλούς υπάρχει θόλωση μυαλού. Οι άνθρωποι δεν βλέπουν ούτε μια λέξη μπροστά στα μάτια τους, αλλά δεν μπορούν να καταλάβουν γιατί το αρχείο είναι τόσο μεγάλο; Κακοί ιοί ή επιβλαβείς χάκερ; Οχι. Όλα έχουν να κάνουν με κρυφές πληροφορίες. Αυτά μπορεί να είναι γραφικά, εικόνες και κείμενο.

Όπως και οι μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες, τα κρυφά δεδομένα δεν εμφανίζονται στην οθόνη ούτε εκτυπώνονται, αλλά εξακολουθούν να αποτελούν μέρος του εγγράφου.

Με το κρυφό κείμενο, μπορείτε:

• Απόκρυψη εμπιστευτικών πληροφοριών προσωρινά.
• Αφήστε σχόλια ή δώστε απαντήσεις σε ερωτήσεις που δεν πρέπει να αναμιγνύονται με το κύριο κείμενο.
• Εκτυπώστε πολλές εκδόσεις του ίδιου εγγράφου, κρύβοντας εναλλάξ διαφορετικά μέρη του. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε με πολλά αντίγραφα του αρχείου!

Επιλέξτε μέρος ή ολόκληρο το κείμενο, πατήστε Ctrl + D και βάλτε ένα σημάδι επιλογής μπροστά από την επιλογή "Κρυφό". Το τμήμα εξαφανίζεται και γίνεται διαθέσιμο για προβολή μόνο στην εμφάνιση μη εκτυπώσιμων χαρακτήρων. Για λόγους σαφήνειας, τα κρυφά δεδομένα υπογραμμίζονται με μια γραμμή μαύρων κουκκίδων.

5. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Document Inspector" πριν την αποθήκευση

Το Old Word δεν μπορεί να ανοίξει το αρχείο ή εμφανίζεται εσφαλμένα; Γνωστό σε όλους και σε όλους! Αυτό το είδος προβλημάτων γύρω μου συμβαίνει με τρομακτική κανονικότητα, επειδή πολλοί οργανισμοί και άνθρωποι εξακολουθούν να εργάζονται στο Office 2003. Επομένως, πριν στείλετε ή/και αποθηκεύσετε ένα έγγραφο, αξίζει να το ελέγξετε για συμβατότητα με προηγούμενες εκδόσεις του Word. Υπεύθυνος για αυτό είναι ο «Επιθεωρητής Εγγράφων».

Γνωρίζει επίσης πώς να εκτελεί έναν έλεγχο αναγνωσιμότητας για άτομα με αναπηρίες και, κυρίως, να βρίσκει κρυφές ιδιότητες και δεδομένα σε ένα έγγραφο.

Για παράδειγμα, η συνάρτηση ανιχνεύει την παρουσία μακροεντολών, ενσωματωμένων εγγράφων, αόρατου περιεχομένου και άλλων δυνητικά προβληματικών στοιχείων αρχείου.

6. Επεξεργαστείτε το PDF

Η αφθονία των επιλογών δεν είναι πάντα ευεργετική. Η εργασία με PDF είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα αυτού. Μερικές φορές οι άνθρωποι χάνονται ήδη όταν επιλέγουν το εργαλείο με το οποίο θέλουν να επεξεργαστούν το αρχείο PDF. Εδώ είναι το κλασικό Adobe Reader, και το εναλλακτικό Foxit Reader, και οποιοδήποτε περισσότερο ή λιγότερο σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης, και πολλές ακόμη διαδικτυακές υπηρεσίες. Ωστόσο, μια από τις πιο επιτυχημένες μεθόδους βρίσκεται στην επιφάνεια - αυτός είναι ο ήρωας του άρθρου μας.

Το Word 2013 όχι μόνο ανοίγει, αλλά καθιστά επίσης δυνατή την επεξεργασία των περιεχομένων ενός εγγράφου PDF.

Το πρόγραμμα επεξεργασίας μετατρέπει κείμενο, πίνακες, λίστες, γραφήματα και άλλα στοιχεία σε ένα αρχείο DOCX, διατηρώντας τη μορφοποίηση του πρωτοτύπου όσο το δυνατόν ακριβέστερα. Σημειωτέον ότι αποδεικνύεται πολύ πολύ άξιος. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε αρχεία PDF σε ένα έγγραφο του Word ως αντικείμενο με δυνατότητα ενσωμάτωσης. Σε αυτήν την περίπτωση, θα εμφανιστεί μόνο η πρώτη σελίδα του PDF ή το εικονίδιο του συνδέσμου αρχείου.

7. Εισαγάγετε βίντεο

Δεν είναι μυστικό ότι η μακροχρόνια προβολή στεγνού κειμένου μειώνει γρήγορα την προσοχή και οδηγεί σε απώλεια ενδιαφέροντος για τον αναγνώστη. Επομένως, σχεδόν όλοι οι μαθητές, οι ομιλητές και οι υπάλληλοι γραφείου αραιώνουν τις γραμμές με διαγράμματα, πίνακες, γραφήματα και άλλα οπτικά κόλπα. Ωστόσο, μόνο λίγοι υιοθετούν ένα πολύ πιο ισχυρό εργαλείο - το βίντεο.

Το Word μπορεί να ενσωματώσει βίντεο αναζήτησης Bing σε ένα έγγραφο, να προσθέσει βίντεο YouTube και να ενσωματώσει κώδικες από διάφορους ιστότοπους.

Και μην ανησυχείτε για το τελικό μέγεθος αρχείου. Το έγγραφο δεν αποθηκεύει το ίδιο το βίντεο, αλλά δημιουργεί τη σύνδεσή του μόνο σε οπτική μορφή. Φυσικά, απαιτείται σύνδεση στο διαδίκτυο για προβολή.

8. Εργαστείτε μαζί στο έγγραφο και σχολιάστε τις επεξεργασίες

Θυμάστε τα λόγια του κλασικού: «Ό,τι δεν κάνει κανείς - θα το κάνουμε μαζί»; Είναι επίκαιρα μέχρι σήμερα. Αλλά δεν καταλαβαίνουν όλοι πώς να οργανώσουν σωστά την κοινή εργασία. Δυστυχώς, είναι ακόμα δυνατό να δούμε πώς ένα άτομο επισημαίνει ένα κομμάτι κειμένου με οποιοδήποτε χρώμα, μετά από αυτό, σε αγκύλες, προσθέτει την αναθεώρηση ή τις αντιρρήσεις του και στέλνει το έγγραφο πίσω. Σε τέτοιες στιγμές, αρχίζει ένα νευρικό σύσπασμα του βλεφάρου. Η τελευταία έκδοση του Word σάς επιτρέπει να σχολιάζετε άνετα και να κάνετε αλλαγές σε ένα δημόσιο αρχείο. Αυτό πρέπει να χρησιμοποιηθεί!

Το Word 2013 καθιστά δυνατή την απάντηση σε σχόλια άλλων ανθρώπων, γεγονός που καθιστά τον επεξεργαστή ένα εξαιρετικό εργαλείο για συζήτηση στην ομαδική εργασία.

Αφιερώστε λίγα λεπτά εξερευνώντας την καρτέλα Αναθεώρηση, μοιραστείτε τις νέες δεξιότητές σας με τους συνομηλίκους σας και θα νιώσετε την ευκολία της συνεργασίας.

9. Απλοποιήστε την εργασία σας με πίνακες

Επιτρέψτε μου να μαντέψω, εξακολουθείτε να εισάγετε γραμμές και στήλες πίνακα κάνοντας δεξί κλικ και μεταβαίνοντας στο αντίστοιχο στοιχείο μενού; Είναι πολύ πιο εύκολο!

Τοποθετήστε τον κέρσορα ακριβώς πάνω / κάτω (αριστερά / δεξιά) όπου σκοπεύετε να προσθέσετε μια γραμμή ή στήλη. Το Word θα προτείνει αμέσως τη μεγέθυνση του πίνακα.

Παρεμπιπτόντως, η τελευταία έκδοση του προγράμματος επεξεργασίας έχει αρκετές νέες λειτουργίες για τη σχεδίαση πίνακα. Ενημερώστε τις γνώσεις σας.

10. Συνδυάστε μέρη του εγγράφου σε μπλοκ

Για να είμαι ειλικρινής, υπάρχουν μερικοί υπάλληλοι που είναι έτοιμοι να γυρίσουν πάνω από 100 σελίδες ενός εγγράφου μόνο και μόνο για να σκοτώσουν χρόνο. Εάν θέλετε να πλοηγηθείτε γρήγορα σε μεγάλα αρχεία, πρέπει να κυριαρχήσετε πολλές συντομεύσεις πληκτρολογίου για αστραπιαία πλοήγηση ή να δομήσετε σωστά τα έργα σας.

Η χρήση επικεφαλίδων διαφορετικών επιπέδων σάς επιτρέπει να συμπτύξετε στοιχεία του εγγράφου στα οποία δεν εργάζεστε αυτήν τη στιγμή.

Τοποθετήστε τον κέρσορα δίπλα στην επικεφαλίδα και το πρόγραμμα θα σας ζητήσει να συμπτύξετε τα περιεχόμενα του μπλοκ. Έτσι, ακόμη και τα πιο τεράστια έργα μπορούν να χωρέσουν σε μερικές μόνο σελίδες.

Δεν βρήκατε τίποτα ενδιαφέρον για τον εαυτό σας; Για κάθε ενδεχόμενο, διαβάστε το άρθρο του Lifehacker σχετικά με τα 20 μυστικά λέξεων που θα σας βοηθήσουν να κάνετε τη δουλειά σας πιο εύκολη. Ή δώστε τις συμβουλές σας στα σχόλια.