Life hack πώς να κλείσετε γρήγορα ένα ραντεβού - ανοίξτε την πρόσβαση στο ημερολόγιό σας

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Σε αυτό το άρθρο, θα μοιραστώ μια περίεργη λειτουργία του Ημερολογίου Google που μπορεί να απλοποιήσει δραματικά τις αλληλεπιδράσεις σας με τους συνεργάτες.

Πόσο καιρό σας παίρνει για να κανονίσετε μια συνάντηση με έναν φίλο ή συνάδελφο;

Σε έναν ιδανικό κόσμο, αρκούν δυο φράσεις: "Πέμπτη στις τέσσερις;" - "Ναί!".

Στην πραγματικότητα, όσο πιο ενεργοί αναπτύσσεστε, τόσο περισσότερες επαφές και τόσο πιο δύσκολο είναι να κανονίσετε μια συνάντηση ή ακόμα και να τηλεφωνήσετε στο Skype. Εσύ έχεις δουλειές, ο σύντροφός σου έχει δουλειά. Το ατελείωτο «mail tennis» των εγκρίσεων ξεκινά.

Ή είστε διευθυντής μιας μεγάλης εταιρείας. Το πρόγραμμά σας θα πρέπει να το δουν όλοι οι εργαζόμενοι, ορισμένοι συνεργάτες, καθώς και η οικογένεια και οι φίλοι. Και αυτό το πρόγραμμα αλλάζει επίσης συνεχώς.

Τι να κάνω?

Θα μας βοηθήσουν…

Kaizen και Kanban

Έτσι, βρισκόμαστε αντιμέτωποι με δύο αμοιβαία αποκλειόμενα καθήκοντα:

• Διαχειριστείτε όλο και περισσότερες προγραμματισμένες επαφές.
• ξοδέψτε όσο το δυνατόν λιγότερους πόρους σε αυτό.

Αυτό δεν σας θυμίζει το κλασικό πρόβλημα της φιλοσοφίας του kaizen: Πώς μπορείτε να μειώσετε το κόστος και να βελτιώσετε την ποιότητα ταυτόχρονα;

Επομένως, για να λύσουμε το πρόβλημα, ας χρησιμοποιήσουμε ένα από τα εργαλεία kaizen - kanban.

Το Kanban κάποτε έγινε μια προηγμένη μέθοδος οργάνωσης της παραγωγής, όταν αντί να "σπρώχνει" μέρη κατά μήκος του μεταφορέα (φέρνει τα υλικά, ξεφόρτωσε και μετά τακτοποίησε μόνος σου), χρησιμοποιείται το τράβηγμα (κάθε επόμενο τμήμα σηματοδοτεί στο προηγούμενο πώς πολύ υλικό που χρειάζεται τώρα).

Το ίδιο «τράβηγμα» μπορεί να χρησιμοποιηθεί και στην προσωπική σας διαχείριση χρόνου.

Άμεση πρόσβαση στο ημερολόγιό σας

Γιατί να μην το δώσετε σε όλους τους συνεργάτες; Υπάρχει μια τέτοια λειτουργία, για παράδειγμα, στο Ημερολόγιο Google.

1. Διοργάνωση εκδήλωσης; Δεν χρειάζεται να ειδοποιήσετε κανέναν. Όσοι επιθυμούν μπορούν να δουν τα πάντα μόνοι τους και να επιβεβαιώσουν ακόμη και τη συμμετοχή τους.
2. Ή μπορείτε ακόμη και να επιτρέψετε σε μεμονωμένους (πιο σημαντικούς) συνεργάτες να δημιουργούν συμβάντα στο ημερολόγιό σας. Και το επιβεβαιώνεις ήδη. Ακρο? Λοιπόν, ίσως.:) Αλλά υπάρχει μια τέτοια πιθανότητα!
3. Η εκδήλωση περιέχει πληροφορίες για τον χρόνο, τον τόπο και την πρόσληψη των συμμετεχόντων. Αυτό εξοικονομεί χρόνο σε περιττές ερωτήσεις.
4. Δεν χρειάζονται ούτε ημερολόγιο ούτε ειδικά προγράμματα. Ένα κανονικό πρόγραμμα περιήγησης ή ακόμα και ένα smartphone θα το κάνει.
5. Μετά τη συνάντηση, μπορείτε να συντάξετε ένα σύντομο πρωτόκολλο και να το καταγράψετε εκεί, στο ημερολόγιο.
6. Και πάνω από όλα, μου αρέσει αυτή η λειτουργία της επικάλυψης ημερολογίων διαφορετικών ανθρώπων το ένα πάνω στο άλλο:

Δείτε πόσο καλά φαίνονται όλα τα παράθυρα στα οποία μπορείτε να σπρώξετε μια κοινή συνάντηση!

Και το πιο σημαντικό, όλες αυτές οι ατελείωτες ερωτήσεις «Τι κάνεις στο…;», «Μπορείς να μπεις…;» θα μείνει στο παρελθόν.

Τι γίνεται με το απόρρητο;

Για να το διατηρήσετε ανέπαφο, μπορείτε να κλείσετε αυτό που ακριβώς κάνετε.

Ήταν:

Έγινε:

Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικά ημερολόγια για δουλειά και προσωπικό. Και δώστε πρόσβαση, για παράδειγμα, μόνο στον εργαζόμενο.

Σύνολο

Η αποτελεσματικότητα ακόμη και ενός απλού εργαλείου όπως ένα ημερολόγιο εξαρτάται από τον τρόπο που το χρησιμοποιείτε.

Η κοινή χρήση του ημερολογίου σας μπορεί να αυξήσει όχι μόνο την προσωπική σας παραγωγικότητα, αλλά και την παραγωγικότητα μικρών ομάδων.

P. S. Έγραψα αυτό το άρθρο μαζί με τον φίλο μου Vlad Epanchintsev. Χάρη σε εκείνον!

Γράψτε στα σχόλια

Πώς κανονίζετε τα ραντεβού; Χρησιμοποιείτε το Ημερολόγιο Google;