Πώς αφήνουμε το email να μας ελέγχει και τι να κάνουμε για αυτό

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Αυτό είναι ένα απόσπασμα από ένα βιβλίο του Αμερικανού δημοσιογράφου και ομιλητή Phil Simon. Αφορά το πώς οι άνθρωποι εισβάλλουν ο ένας στη ζωή του άλλου μέσω email και πώς να το αντιμετωπίσουν.

Εάν, όταν εργάζεστε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, σας φαίνεται ότι παίζετε ένα παιχνίδι όπου πρέπει να «πιάσετε» με ένα σφυρί έναν τυφλοπόντικα που ξαφνικά σέρνεται στο ένα ή στο άλλο λαγούμι, δεν είστε μόνοι. Το email είναι από προεπιλογή το κύριο κανάλι για τις επιχειρηματικές επικοινωνίες. Σύμφωνα με τον Όμιλο Radicati, ο μέσος υπάλληλος γραφείου λαμβάνει περίπου 100 email την ημέρα. Ο αριθμός αυτός αυξάνεται ετησίως κατά 15%. Τον Ιούλιο του 2012, η συμβουλευτική εταιρεία McKinsey Global Institute δημοσίευσε μια έκθεση με τίτλο The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Λέει ότι οι υπάλληλοι πρώτης γραμμής ξοδεύουν το 28% του χρόνου τους στη διαχείριση email.

Σκέψου το. Εάν έχετε μια εβδομάδα εργασίας 50 ωρών, τότε 14 ώρες αυτής της εβδομάδας θα αφιερωθούν στην ανάγνωση και τη σύνταξη email. Δεν ξοδεύετε σχεδόν τόσο πολύ χρόνο στο Word, στο Excel ή σε άλλα προγράμματα εργασίας.

Αυτοί οι αριθμοί μπορεί να μην αποτελούν πρόβλημα εάν το email ήταν πραγματικά ένα αποτελεσματικό κανάλι επικοινωνίας. Μάλλον, είναι έτσι για ορισμένες εταιρείες. Αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό δεν συμβαίνει. Φυσικά, το email έχει δικαίωμα ύπαρξης, αλλά μην παρασυρθείτε. Έρευνες έχουν δείξει ότι ο συνεχής έλεγχος των εισερχομένων σας μειώνει το επίπεδο IQ σας.

Τα τελευταία χρόνια, το email έχει γίνει μια πραγματική μάστιγα των επιχειρηματικών επικοινωνιών. Ωστόσο, δεν πρέπει να την κατηγορήσετε για όλα τα προβλήματα. Η τεχνολογία κατηγοριών είναι βολική: είναι μια καλή δικαιολογία για να μην κοιτάζεσαι στον καθρέφτη. Άλλωστε, αν κοιτάξουμε μέσα, θα καταλάβουμε ότι το πρόβλημα δεν είναι στο email αυτό καθαυτό, αλλά στο πώς το χρησιμοποιούμε.

Το θέμα είναι να μην εξαιρεθείτε από το email (αν και κάποιοι το κάνουν). Το θέμα είναι να το χρησιμοποιήσουμε ορθολογικά.

Από πού να ξεκινήσω;

Κατανοήστε τη συνομιλία ≠ email

Δεν μπορείτε να διεξάγετε διάλογο μέσω e-mail με τον ίδιο τρόπο όπως στην πραγματική ζωή. Υπάρχουν πάντα χρονικά κενά μεταξύ των επιστολών και τα γραπτά μηνύματα δεν συνεπάγονται στενές φιλικές εκδηλώσεις προς τον συνομιλητή. Ο Justin Kruger του Πανεπιστημίου της Νέας Υόρκης και ο Nicholas Epley του Πανεπιστημίου του Σικάγο αναφέρουν ότι η έλλειψη μη λεκτικών ενδείξεων οι άνθρωποι παρερμηνεύουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οι ψυχολόγοι έχουν διαπιστώσει ότι είναι δυνατή η σωστή ερμηνεία της διάθεσης σε ένα μήνυμα κειμένου μόνο στις μισές περιπτώσεις. Τα smilies, δυστυχώς, δεν θα βοηθήσουν, για παράδειγμα, να διακρίνουν το χιούμορ από τον σαρκασμό. Αυτό συχνά οδηγεί σε παρεξηγήσεις. Είστε έτοιμοι να ρίχνετε ένα νόμισμα κάθε φορά προσπαθώντας να μαντέψετε αν ο συνομιλητής σας κατανοεί το μήνυμά σας;

Ακολουθήστε τον κανόνα των τριών γραμμάτων

Αφού αποδεχτείτε το γεγονός ότι το email δεν είναι το καλύτερο μέρος για συνομιλίες από καρδιάς, προχωρήστε στη δράση.

Χρησιμοποιήστε τον κανόνα των τριών γραμμάτων: εάν το πρόβλημα δεν επιλυθεί σε τρία email, απαιτείται προσωπική συνάντηση.

Ισχύει τόσο για διοικητικές εργασίες (όπως ο προγραμματισμός μιας συνάντησης) όσο και για προσωπικά. Θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και πολλή απογοήτευση. Ωστόσο, δεν αρέσει σε όλους, να είστε προετοιμασμένοι για τη δυσαρέσκεια ορισμένων συντρόφων. Με εύλογες υποθέσεις, αλλά ήρθε η ώρα να απαλλαγούμε από τη στάση "ταχυδρομείο για όλες τις ερωτήσεις".

Μην λύνετε επείγοντα θέματα μέσω email

Εάν το πρόβλημα είναι πραγματικά σημαντικό και απαιτεί άμεση δράση, μην το αντιμετωπίζετε με email. Υπάρχει ένα τηλέφωνο για αυτό. Κάντε αυτό τον κανόνα στην εταιρεία σας.

Μην χρησιμοποιείτε email για τη διαχείριση εργασιών

Το email δεν είναι διαχειριστής εργασιών. Αλλά πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το email ως τέτοιο. Όπως ήταν αναμενόμενο, αποσπώνται συνεχώς η προσοχή τους. Άνοιξα τα εισερχόμενά μου για να ελέγξω τις εργασίες μου και μια ροή εργασιών και προσωπικών μηνυμάτων έπεσε πάνω σου. Είναι εύκολο να μεταβείτε σε αυτά, ξεχνώντας γιατί ανοίξατε το πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας.

Υπάρχουν αυτόνομες εφαρμογές για τη διαχείριση εργασιών: DropTask και άλλες. Δεν αντικαθιστούν το email, είναι προσανατολισμένα προς τους στόχους που προσπαθείτε να επιτύχετε.

Το ίδιο συμβαίνει και με τη διαχείριση έργου., ή Basecamp - βολικά και οικονομικά εργαλεία που θα σας σώσουν από χιλιομέτρων αλυσίδων μηνυμάτων.

Μην αντιμετωπίζετε την επικοινωνία σαν εξόρυξη άνθρακα σε ορυχείο

Λίγοι είναι ελεύθεροι στις εργασιακές τους σχέσεις. Πολλοί, μεταξύ άλλων επειδή δεν μπορούν να επιλέξουν τους συναδέλφους, τους πελάτες και τους συνεργάτες τους. Μερικοί από αυτούς είναι πολύ «απασχολημένοι» για να μιλήσουν στο τηλέφωνο - προτιμούν να γράψουν μια ντουζίνα μηνύματα αντί να συζητούν προφορικά τα πάντα σε δύο λεπτά.

Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να δώσετε προσοχή στον τρόπο επικοινωνίας τους (λέξεις, φράσεις κ.λπ.). Ρωτήστε τον εαυτό σας εάν θέλετε πραγματικά να αλληλεπιδράσετε με άτομα που αποφεύγουν το τηλέφωνο και μιλούν. Ρίξτε μια πιο προσεκτική ματιά σε άτομα που αναζητούν εργασία για μια κενή θέση στην εταιρεία σας, πιθανούς πελάτες ή πιθανούς μελλοντικούς προμηθευτές. Αν αρχικά επικοινωνούν σαν να εξόρυζαν μετάλλευμα σε ορυχείο, τότε ποιες είναι οι πιθανότητες να αλλάξουν;

Θυμηθείτε τη ζωή εκτός email

Αυτή είναι! Μην φοβάστε να κλείσετε το γραμματοκιβώτιό σας. Ο κόσμος δεν θα καταρρεύσει. Αυτό είναι προφανές, αλλά για πολλούς μπορεί να είναι μια αποκάλυψη. Για παράδειγμα, στο Klick Health, οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν e-mail. Σύμφωνα με τον CEO του, το email είναι ένα εργαλείο που δίνει τον έλεγχο του εαυτού του σε άλλους ανθρώπους.

Τι νομίζετε: το email κυβερνά πραγματικά τους ανθρώπους με την επιβολή καθηκόντων και τη σειρά εφαρμογής τους;