Πώς να στείλετε υπαλλήλους σε επαγγελματικά ταξίδια χωρίς χαρτιά: προσωπική εμπειρία

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Σας λέμε για τα κύρια προβλήματα με τα επαγγελματικά ταξίδια και εξηγούμε πώς μπορείτε να τα λύσετε.

Πρόβλημα # 1. Υποτονικό σύστημα έγκρισης

Κάθε ταξίδι είναι μια δέσμη αλληλογραφίας στην οποία ενεργώ ως ενδιάμεσος. Χρειάζεται πολύς χρόνος για να στείλετε μηνύματα, επιπλέον υπάρχει περίπτωση να μπερδευτείτε και να κάνετε λάθη, ειδικά όταν πετούν πολλά άτομα.

Κάποτε παρεξήγησα έναν υπάλληλο και συμφώνησα ένα εισιτήριο για τη λάθος πτήση. Ήταν μη επιστρέψιμη, επομένως η εταιρεία έπρεπε να ξοδέψει χρήματα για ένα δεύτερο εισιτήριο, με τη σωστή ημερομηνία, και να χάσει περίπου 10 χιλιάδες ρούβλια.

Πώς να λύσετε το πρόβλημα

Μικρός: αυτοματοποιήστε τη διαδικασία.

Οι υπηρεσίες για ηλεκτρονική κράτηση ταξιδιών αντιμετωπίζουν αυτήν την εργασία - το δοκίμασα. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον προγραμματισμό επαγγελματικών ταξιδιών, την αγορά αεροπορικών και σιδηροδρομικών εισιτηρίων και για κρατήσεις ξενοδοχείων. Δεν χρειάζεται να πληρώσετε για τη σύνδεση και τη χρήση της υπηρεσίας.

Η υπηρεσία μπορεί να χρησιμοποιηθεί όχι μόνο από τον επικεφαλής και τον διευθυντή γραφείου, αλλά και από όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας. Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των χρηστών, οπότε ανέβασα αμέσως τα δεδομένα όλων των ανδρών που πάνε για επαγγελματικά ταξίδια στο προφίλ του Lifehacker στο OneTwoTrip για επιχειρήσεις. Μπορείτε να το προσθέσετε χειροκίνητα ή από αρχεία XLS και CSV. Για να το κάνετε αυτό, στην ενότητα "Εργαζόμενοι" υπάρχει ένα κουμπί "Εισαγωγή".

Κατά την προσθήκη ενός χρήστη, μπορείτε να εισάγετε αμέσως τα δεδομένα των ρωσικών και ξένων διαβατηρίων, ώστε να μην τα συμπληρώνετε ξανά κάθε φορά.

Για κάθε εργαζόμενο, μπορείτε να ορίσετε ένα όριο ταξιδιού και να περιορίσετε τα δικαιώματα πρόσβασης. Για παράδειγμα, ορίστε ένα όριο για μία παραγγελία και επιλέξτε ένα ξενοδοχείο έως και τριών αστέρων. Όταν ένας υπάλληλος αποχωρεί, το προφίλ του μπλοκάρεται. Δεν θα μπορεί να μπει στον προσωπικό του λογαριασμό, αλλά θα μείνει όλο το ιστορικό και το ρεπορτάζ για αυτόν.

Αυτό απλοποίησε πολύ τη δουλειά μου: ένας υπάλληλος μπορεί να συνδεθεί στον προσωπικό του λογαριασμό με τον κωδικό πρόσβασής του, να επιλέξει την πτήση και το ξενοδοχείο που επιθυμεί και να τα κλείσει χωρίς να πληρώσει. Για να συμφωνήσετε στα εισιτήρια, δεν χρειάζεται να στείλετε στιγμιότυπα οθόνης στο Telegram: ο διευθυντής, ως διαχειριστής, βλέπει τις κρατήσεις και τις παραγγελίες όλων των υπαλλήλων στην ενότητα "Παραγγελίες".

Πρόβλημα # 2. Υψηλό κόστος

Προσπαθούμε να προγραμματίσουμε εκ των προτέρων ταξίδια για να αγοράσουμε εισιτήρια φθηνότερα. Είναι αλήθεια ότι αυτό δεν λειτουργεί πάντα.

Πώς να λύσετε το πρόβλημα

Μικρός: εξοικονομήστε εισιτήρια και ξενοδοχεία αγοράζοντάς τα μέσω της διαδικτυακής ταξιδιωτικής υπηρεσίας.

Το OneTwoTrip for Business εγγυάται ότι τα αεροπορικά εισιτήρια κοστίζουν το ίδιο ή φθηνότερα από ό,τι για μεμονωμένα άτομα.

Η εξοικονόμηση επιτυγχάνεται μέσω υψηλού κύκλου εργασιών και απευθείας συμβάσεων με αεροπορικές εταιρείες και ξενοδοχεία.

Ο ιστότοπος προσφέρει περίπου 2 εκατομμύρια επιλογές διαμονής για διαφορετικούς προϋπολογισμούς: ξενοδοχεία, διαμερίσματα, ξενώνες. Περισσότερα από 1.000 από τα πιο δημοφιλή έχουν τις δικές τους σχέσεις με το OneTwoTrip για επιχειρήσεις. Εάν το αντικείμενο που χρειάζεται ο πελάτης δεν βρίσκεται στο σύστημα, η υπηρεσία μπορεί να συνάψει σύμβαση μαζί του κατόπιν αιτήματος.

Εάν επιβεβαιωθούν τα σχέδια και εγκριθεί το ταξίδι, τα εισιτήρια μπορούν να αγοραστούν με δύο κλικ. Εάν όχι, απλώς ακυρώστε την κράτησή σας. Όλες οι κάρτες επιβράβευσης αεροπορικών εταιρειών είναι έγκυρες, επομένως μπορείτε να συνεχίσετε να συγκεντρώνετε μίλια. Η υπηρεσία οργανώνει προσφορές με τράπεζες: για παράδειγμα, μπορεί να επιστρέψει επιστροφή μετρητών με μπόνους για αγορές με εταιρική κάρτα.

Πρόβλημα # 3. Μεγάλη έκδοση εισιτηρίων και χρέωση

Όταν τα εισιτήρια και το ξενοδοχείο έχουν συμφωνηθεί με τον διαχειριστή, επικοινωνώ με την αεροπορική εταιρεία και το ξενοδοχείο για να λάβω τιμολόγιο πληρωμής. Κάθε οργανισμός έχει τους δικούς του κανόνες πληρωμής για νομικά πρόσωπα: κάπου πρέπει να γράψετε στο e-mail, κάπου πρέπει να συμπληρώσετε ένα αρχείο Excel με στοιχεία της εταιρείας, κάπου - μια φόρμα στον ιστότοπο. Έτυχε να χρειάστηκε να καλέσω επανειλημμένα την τηλεφωνική γραμμή για να πάρω έγγραφα. Χρειάζεται πολύς χρόνος και η έκδοση εισιτηρίου μερικές φορές διαρκεί αρκετές ημέρες. Ορισμένες εταιρείες δεν εκδίδουν καθόλου τιμολόγια σε νομικά πρόσωπα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, πρέπει να εγκαταλείψετε την αγορά και να αναζητήσετε άλλη πτήση ή ξενοδοχείο.

Πώς να λύσετε το πρόβλημα

Μικρός: πληρώστε τα εισιτήρια και το ξενοδοχείο με ένα τιμολόγιο στον ιστότοπο της υπηρεσίας οργάνωσης επαγγελματικών ταξιδιών.

Στο OneTwoTrip for Business, εγώ και άλλοι υπάλληλοι που έχουν κατάλληλη πρόσβαση μπορούμε να κάνουμε κράτηση και να πληρώσουμε εισιτήρια και ξενοδοχεία τόσο εύκολα όσο και μεμονωμένα άτομα. Η όλη διαδικασία διαρκεί 2-3 λεπτά: εισάγετε τον προσωπικό σας λογαριασμό, συμπληρώνετε την ημερομηνία και τον προορισμό και επιλέγετε την πτήση που θέλετε. Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε δεδομένα διαβατηρίου και αριθμό κάρτας μπόνους, θα φορτωθούν αυτόματα όταν επιλέξετε έναν υπάλληλο από τη λίστα.

Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύνθετο δρομολόγιο ή να οργανώσετε το ταξίδι σας πιο ευέλικτα. Για παράδειγμα, πετάξτε μια μέρα με διαφορετικές αεροπορικές εταιρείες: το πρωί από το Ulyanovsk στη Μόσχα με την Aeroflot και το βράδυ πίσω στην Pobeda. Αυτό επιτρέπεται γιατί η διαδικτυακή υπηρεσία μπορεί να «κολλήσει» εισιτήρια από διαφορετικές αεροπορικές εταιρείες με μία παραγγελία. Εάν οργανώσετε μόνοι σας το ταξίδι σας, σε αυτήν την περίπτωση, θα χρειαζόταν περισσότερος χρόνος: αλληλογραφία με δύο αεροπορικές εταιρείες, δύο τιμολόγια για πληρωμή, διπλάσια έγγραφα κλεισίματος.

Μπορείτε να πληρώσετε τα εισιτήρια και το ξενοδοχείο με δύο τρόπους: με προκαταβολή και χρησιμοποιώντας εταιρική τραπεζική κάρτα. Χρησιμοποιώ μια κατάθεση - πρέπει να την αναπληρώσετε εκ των προτέρων για οποιοδήποτε ποσό με τιμολόγηση από την ενότητα "Λογαριασμός". Η αγορά πραγματοποιείται άμεσα και όχι μόνο κατά τις ώρες λειτουργίας της τράπεζας.

Για οποιοδήποτε πρόβλημα, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξης σέρβις. Εργάζεται όλο το εικοσιτετράωρο και θα παρέχει βοήθεια, ακόμα κι αν συμβεί ανωτέρα βία το βράδυ ή τα Σαββατοκύριακα.

Πρόβλημα Νο. 4. Κλείσιμο εγγράφων

Το επαγγελματικό ταξίδι δεν τελειώνει με την αγορά εισιτηρίων και τις κρατήσεις ξενοδοχείων. Απαιτείται πολύ περισσότερη προσπάθεια για την προετοιμασία των εγγράφων κλεισίματος. Πρέπει να ζητηθούν χωριστά από την αεροπορική εταιρεία και το ξενοδοχείο, που τα αποστέλλουν αποκλειστικά σε έντυπη μορφή. Συχνά, οι αποστολές δεν φτάνουν ταχυδρομικώς και χάνονται. Αυτό αποκαλύπτεται κατά την περίοδο αναφοράς, επομένως πρέπει να αναζητήσετε επειγόντως την επαφή κάποιου που μπορεί να αντιγράψει τα έγγραφα κλεισίματος.

Πώς να λύσετε το πρόβλημα

Μικρός: αναθέστε τη διαμόρφωση των εγγράφων κλεισίματος OneTwoTrip για επιχειρήσεις.

Στο OneTwoTrip για επιχειρήσεις με τιμολόγια και αναφορές, όλα είναι πολύ πιο απλά. Κάθε μήνα λαμβάνουμε πράξη για όλες τις υπηρεσίες και τιμολόγιο για ξενοδοχεία με ΦΠΑ, κάθε τρίμηνο - πράξη συμφιλίωσης. Όλα τα τιμολόγια και οι αναφορές αποθηκεύονται στην ενότητα "Έγγραφα". Μπορείτε να διαμορφώσετε ποιος από τους υπαλλήλους έχει πρόσβαση σε αυτούς - γραμματέας, λογιστής, διευθυντής. Τα έγγραφα δεν έχουν περιορισμό στην περίοδο αποθήκευσης στον προσωπικό σας λογαριασμό και είναι διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή.

Ποια είναι η ουσία

Η οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών εξοικονομεί χρήματα και χρόνο. Η υπηρεσία σας επιτρέπει:

• να αρνηθεί τη μακρά αλληλογραφία με αεροπορικές εταιρείες και ξενοδοχεία.
• συντονίζει τα ταξίδια απευθείας με το κεφάλι.
• κλείστε τις πιο κερδοφόρες επιλογές πτήσεων και διαμονής.
• έκδοση εισιτηρίων και το ξενοδοχείο σε 2-3 λεπτά σε ένα μέρος.
• πληρώστε εισιτήρια χωρίς να περιμένετε το τιμολόγιο.
• απλοποίηση της προετοιμασίας και αποθήκευσης των εγγράφων κλεισίματος.