9 συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να εργάζεστε πιο γρήγορα στο Word

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ακόμα κι αν εργάζεστε στο MS Word για μεγάλο χρονικό διάστημα και θεωρείτε τον εαυτό σας ειδικό, μπορείτε πάντα να γίνετε ακόμα πιο παραγωγικοί.

Μπορεί να είστε ήδη εξοικειωμένοι με ορισμένες από τις τεχνικές. Αλλά συχνά αποδεικνύεται ότι ακόμη και οι αληθινοί επαγγελματίες προχωρούν πολύ και δεν γνωρίζουν πολλά χρήσιμα κόλπα.

1. Αυτόματο κείμενο

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να εισάγετε γρήγορα λέξεις και φράσεις που χρησιμοποιείτε συχνά, εξοικονομώντας σας πολύ χρόνο. Μπορείτε να μοιραστείτε αυτήν τη συμβουλή με συναδέλφους και να κάνετε τη ζωή πιο εύκολη και για αυτούς.

Απλώς πρέπει να γράψετε το κείμενο (ή να κάνετε γραφικά) που χρησιμοποιείτε συχνά σε έγγραφα και να το μορφοποιήσετε εάν απαιτείται. Στη συνέχεια, επιλέξτε το κείμενο και πατήστε Alt + F3. Δώστε ένα σύντομο όνομα (για παράδειγμα, μια συντομογραφία) και αποθηκεύστε. Στο μέλλον, αντί για ολόκληρη τη φράση, πληκτρολογήστε το όνομα που έχετε επιλέξει και πατήστε F3. Το αποθηκευμένο κείμενο ή εικόνα θα εμφανιστεί αυτόματα στο έγγραφο.

2. Αυτόματη Διόρθωση

Το Autotext θα μειώσει τον χρόνο που δαπανάται για τη σύνταξη επαναλαμβανόμενου κειμένου, αλλά δεν θα λύσει το πρόβλημα των τυπογραφικών σφαλμάτων και των λαθών. Η Αυτόματη Διόρθωση διορθώνει ορισμένα κοινά σφάλματα. Το Word το κάνει αυτό από μόνο του καθώς πληκτρολογείτε. Και ακόμα καλύτερα, αν προσθέσετε μόνοι σας αυτές τις λέξεις στις οποίες υπάρχουν συχνά τυπογραφικά λάθη.

Για παράδειγμα, ξέρετε ότι σας λείπει πάντα το «t» στη λέξη «πρακτορείο». Ανοίξτε τις προτιμήσεις (Αρχείο → Επιλογές → Ορθογραφία → Επιλογές αυτόματης διόρθωσης στις εκδόσεις 2010, 2013, 2016) και συμπληρώστε αυτό που θέλετε να αντικαταστήσετε. Την επόμενη φορά που θα γράψετε "agent" χωρίς "t" Το Word θα διορθώσει το ίδιο το σφάλμα. Στο ίδιο σημείο, μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε την αντικατάσταση εισαγωγικών-παιών με εισαγωγικά-χριστουγεννιάτικα δέντρα, παύλα με παύλα em κ.ο.κ.

3. Επιλογές επικόλλησης

Κατά την επικόλληση κειμένου από το Διαδίκτυο ή άλλα αρχεία, πρέπει να το μορφοποιήσετε ώστε να ταιριάζει με το στυλ του εγγράφου σας. Φυσικά, μπορείτε να επιλέγετε την επιλογή «μόνο κείμενο» κάθε φορά, αλλά μάλλον αυτό θα το ξεχνάτε συχνά. Σε μια τέτοια περίπτωση, μπορείτε να κάνετε την μη μορφοποιημένη επικόλληση την προεπιλεγμένη επιλογή.

Μεταβείτε στο "Αρχείο" → "Επιλογές" → "Για προχωρημένους" → "Αντιγραφή, αποκοπή και επικόλληση" και επιλέξτε την επιλογή "Αποθήκευση μόνο κειμένου" στο στοιχείο "Επικόλληση από άλλα προγράμματα". Τώρα, σε οποιαδήποτε έγγραφα εργάζεστε, η αντιγραφή περιεχομένου από αρχεία ή ιστοσελίδες θα το μορφοποιήσει ώστε να ταιριάζει με το κείμενό σας.

4. Διαγραφή στυλ

Ένας άλλος τρόπος για να αφαιρέσετε τη μορφοποίηση κειμένου είναι με τη διαχείριση στυλ. Επιλέξτε το περιεχόμενο που θέλετε και πατήστε Ctrl + Space ή επιλέξτε Normal στην καρτέλα Home στην ομάδα Styles.

5. Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο

Το Office Online παρουσιάστηκε στο Office 365 2013. Η έκδοση του 2016 προσφέρει ακόμη περισσότερες δυνατότητες, όπως η συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Πιθανώς οι περισσότεροι χρήστες είναι εξοικειωμένοι με αυτήν την αρχή από τα Έγγραφα Google.

Αποθηκεύστε το έγγραφο στο OneDrive ή στο SharePoint Online. Κάντε κλικ στο Κοινή χρήση και επιλέξτε με ποιον θέλετε να εργαστείτε σε αυτό το αρχείο. Στείλτε μια πρόσκληση στον συν-συγγραφέα, ώστε τα επιλεγμένα άτομα να μπορούν να ενωθούν μαζί σας. Όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στο έγγραφο θα δουν ποιος κάνει ποιες αλλαγές. Έτσι, η εργασία σε έργα θα είναι πολύ πιο αποτελεσματική: κανείς δεν θα χρειαστεί να περιμένει απαντήσεις με τροποποιήσεις και νέες πληροφορίες μέσω ταχυδρομείου.

6. Πρότυπα

Μπορείτε να βρείτε και να κατεβάσετε έναν τεράστιο αριθμό προτύπων στον Ιστό. Μπορείτε να ξεκινήσετε με αυτά και να τα επεξεργαστείτε όπως χρειάζεται - πολύ πιο γρήγορα από την ανακατασκευή του έργου.

7. Παράρτημα

Στην εφαρμογή για κινητά για Android και iOS, μπορείτε να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα από το smartphone ή το tablet σας και να προβάλετε αρχεία από το χώρο αποθήκευσης cloud. Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Word από άλλα προγράμματα επεξεργασίας για κινητά: με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να είστε σίγουροι για την ίδια μορφοποίηση και να έχετε πάντα πρόσβαση στην πιο πρόσφατη έκδοση του εγγράφου - σε πρόγραμμα επιτραπέζιου υπολογιστή, στην έκδοση προγράμματος περιήγησης του Word, σε smartphone ή tablet.

Για να εργαστείτε, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας. Εάν εσείς ή ο οργανισμός σας έχετε συνδρομή στο Office 365, δεν χρειάζεται να πληρώσετε τίποτα στην εφαρμογή.

8. Προσαρμοσμένη μορφή πίνακα

Εάν μορφοποιείτε συχνά πίνακες σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, μπορείτε να μειώσετε τον όγκο της εργασίας. Δημιουργήστε ένα στυλ και προσθέστε το στην ομάδα Στυλ πίνακα. Στη συνέχεια, σε αυτήν την ομάδα, κάντε δεξί κλικ στο στυλ που θέλετε και ορίστε το ως προεπιλεγμένη μορφή.

9. Εκτυπώστε οπουδήποτε

Αυτό μπορεί να φαίνεται παράξενο σε κάποιους, αλλά οι περισσότεροι χρήστες του Word χρησιμοποιούν τα βέλη στο πληκτρολόγιο όταν πρέπει να μετακινήσουν τον κέρσορα και να αρχίσουν να γράφουν σε μια νέα θέση στο έγγραφο. Αλλά αυτό μπορεί να γίνει πολύ πιο γρήγορα - με ένα διπλό κλικ. Ανοίξτε ένα κενό φύλλο και κάντε διπλό κλικ οπουδήποτε για να ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε εκεί.

Είστε πλέον έτοιμοι να είστε όσο το δυνατόν πιο παραγωγικοί στο Word!