Πώς να καθαρίσετε τα Έγγραφα Google

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Βγάζουμε ατελείωτες "Νέους φακέλους" και απαλλαγούμε από έγγραφα με ακατανόητα ονόματα.

Εάν εργάζεστε πολύ με τα Έγγραφα Google ή τα Έγγραφα Google, τότε πιθανότατα αντιμετωπίσατε το πρόβλημα ότι υπάρχουν πάρα πολλά αρχεία και η κύρια σελίδα της υπηρεσίας μετατρέπεται σε μια ακατάστατη σοφίτα. Το Lifehacker λέει πώς μπορείτε να δημιουργήσετε τάξη από το χάος.

Χρησιμοποιήστε ενσωματωμένα εργαλεία ταξινόμησης

Τα Έγγραφα Google διαθέτουν πολλά ενσωματωμένα εργαλεία ταξινόμησης για να σας βοηθήσουν να βρείτε γρήγορα τα αρχεία που θέλετε. Για να το κάνετε αυτό, απλώς επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή κάνοντας κλικ σε ένα από τα σύμβολα στο επάνω δεξιό μέρος της κύριας οθόνης.

1. Με μορφή εμφάνισης

Η υπηρεσία σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε τον προτιμώμενο τρόπο εμφάνισης αρχείων: μια λίστα ή ένα πλέγμα. Για να το κάνετε αυτό, απλώς κάντε κλικ στο αντίστοιχο εικονίδιο.

2. Κατά ημερομηνία ή τίτλο

Μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε έγγραφα κατά την ημερομηνία προβολής τους, την ημερομηνία των αλλαγών που έγιναν από εσάς ή όλους τους χρήστες, καθώς και κατά τίτλο.

3. Από ιδιοκτήτη

Τα Έγγραφα Google επιτρέπουν σε πολλούς χρήστες να εργάζονται σε έγγραφα ταυτόχρονα, γι' αυτό αυτή η υπηρεσία είναι τόσο βολική. Εάν δεν δημιουργείτε μόνο έγγραφα, αλλά εργάζεστε και με αγνώστους ή εργάζεστε συλλογικά, η ταξινόμηση κατά τον κάτοχο (δημιουργό) του εγγράφου θα σας βοηθήσει. Για να το χρησιμοποιήσετε, απλώς κάντε κλικ στο κατάλληλο στοιχείο στην κύρια οθόνη και επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή.

4. Όπου είναι δυνατόν πρόσβαση

Για να δείτε όλα τα αρχεία που έχουν δημιουργηθεί από άλλους χρήστες και είναι διαθέσιμα σε εσάς, κάντε κλικ στο εικονίδιο του φακέλου στην επάνω δεξιά γωνία της κύριας οθόνης και επιλέξτε "Διαθέσιμο".

Οργανωθείτε στο Google Drive

Όλα τα αρχεία από τα Έγγραφα Google (καθώς και τα Φύλλα και οι Παρουσιάσεις) είναι διαθέσιμα στο Google Drive. Ως εκ τούτου, σε μεγάλο βαθμό, η παραγγελία στο δίσκο είναι προϋπόθεση για την παραγγελία στα Έγγραφα. Δείτε τι μπορείτε να κάνετε για να αντιμετωπίσετε το χάος.

1. Ταξινομήστε τα έγγραφα σε φακέλους

Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε φακέλους στο Google Drive. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε κλικ στο μεγάλο κουμπί "Δημιουργία" και να επιλέξετε το στοιχείο "Φάκελος".

Δώστε στα αρχεία και τους φακέλους σας σαφή και συγκεκριμένα ονόματα. Από τα ονόματα "Νέος φάκελος", "Χωρίς τίτλο", "1" ή "lvpdlvarp" δεν είναι ξεκάθαρο τι υπάρχει μέσα. Επιπλέον, τέτοια αρχεία και φάκελοι θα είναι πιο δύσκολο να βρεθούν μεταξύ πολλών άλλων. Οι τίτλοι "Αναφορές Σεπτεμβρίου", "Λίστα επαφών με πελάτες στις 15.10" ή "Άρθρο βιοτεχνολογίας" θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τα αρχεία σας πιο αποτελεσματικά.

Μπορείτε να μεταφέρετε αρχεία σε ένα φάκελο κάνοντας δεξί κλικ πάνω τους και επιλέγοντας το κατάλληλο στοιχείο.

Το μενού φακέλων μπορεί να ανοίξει από την αρχική οθόνη των Εγγράφων Google.

2. Χρησιμοποιήστε διαφορετικά χρώματα φακέλων και ετικέτες για σημαντικά αρχεία

Από προεπιλογή, όλοι οι φάκελοι στο Google Drive είναι γκρι, αλλά μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ πάνω τους και να επιλέξετε ένα από τα 24 χρώματα από το αναπτυσσόμενο μενού.

Μπορείτε επίσης να επισημάνετε τα απαραίτητα αρχεία στο Δίσκο. Αυτό γίνεται κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας «Προσθήκη στα επισημασμένα».

Μπορείτε να δείτε τα επισημασμένα αρχεία απευθείας στα "Έγγραφα".

3. Διαγράψτε τα περιττά

Με την εντατική χρήση των υπηρεσιών Google, συγκεντρώνουν έναν τεράστιο όγκο περιττών και ξεπερασμένων εγγράφων. Μπορείτε να τα διαγράψετε τόσο στα «Έγγραφα» και στο «Δίσκος» κάνοντας δεξί κλικ στο απαιτούμενο έγγραφο και επιλέγοντας «Διαγραφή».

Εάν διαγράψατε κατά λάθος ένα έγγραφο (τα Έγγραφα Google δεν ζητούν επιβεβαίωση μιας ενέργειας κατά τη διαγραφή), μπορείτε να κάνετε κλικ στο αναδυόμενο κουμπί "Ακύρωση".

Και αν το διαγράψατε, αλλά μετά από μερικές μέρες αλλάξατε γνώμη, μεταβείτε στον "Κάδος απορριμμάτων", κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε και επιλέξτε "Επαναφορά".

Τα αρχεία στον κάδο ανακύκλωσης αποθηκεύονται για 30 ημέρες και μετά διαγράφονται αυτόματα.

4. Χρησιμοποιήστε το Filewatch για να απαλλαγείτε από περιττά πράγματα

Το Filewatch μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε αρχεία στα οποία εξακολουθείτε να έχετε πρόσβαση, για παράδειγμα, από τον παλιό σας χώρο εργασίας: σας δείχνει με ποια άτομα μοιράζεστε έγγραφα και σας επιτρέπει να αποσυνδέσετε από αυτά. Η υπηρεσία μπορεί επίσης να βρει αρχεία που έχουν γίνει διαθέσιμα σε πάρα πολλούς χρήστες (για παράδειγμα, διέρρευσαν στο Δίκτυο), ώστε να μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις πρόσβασης σε αυτά.

Το Filewatch περιλαμβάνεται στη βιβλιοθήκη Google Workspace Marketplace, πράγμα που σημαίνει ότι είναι πιστοποιημένο από την Google, ώστε τα ευαίσθητα δεδομένα σας να μην πέσουν σε λάθος χέρια. Η υπηρεσία είναι δωρεάν.

• Λήψη από τη Βιβλιοθήκη Google →
• Λήψη από τον ιστότοπο Filewatch →