12 συμβουλές ειδικών που θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε σε καλό δρόμο

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Η υπερκόπωση είναι σύμπτωμα κακού προγραμματισμού.

Η φήμη κάποιου που κάνει πάντα τη δουλειά στην ώρα του αξίζει πολλά. Αλλά δεν προκύπτει από μόνο του, μόνο και μόνο επειδή προσπαθείς πολύ, δεν κοιμάσαι αρκετά και γενικά δουλεύεις σαν άλογο. Όλα τα παραπάνω είναι ακραία μέτρα για κάποιον που δεν ξέρει πώς να προγραμματίσει.

Ακολουθούν ορισμένες βασικές αρχές που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας και να ολοκληρώσετε το έργο σας εγκαίρως.

1. Συνειδητοποιήστε ότι η μη τήρηση των προθεσμιών είναι πάντα προσωπική επιλογή

Υπάρχουν τομείς όπου σχεδόν ο μόνος τρόπος για να αποκτήσετε ένα καλό έργο είναι να πείτε ψέματα στον πελάτη ότι θα ανταπεξέλθετε στην εργασία πιο γρήγορα από τους ανταγωνιστές σας. Αλλά να θυμάστε ότι η εργασία σε έναν τέτοιο κλάδο είναι αποκλειστικά δική σας επιλογή. Και αν γίνει, τότε αξίζει να αποδεχτείτε ότι οι προθεσμίες αναπόφευκτα θα χαθούν και θα πρέπει να αντιμετωπίσετε το άγχος και άλλα δυσάρεστα συναισθήματα.

2. Εξετάστε το ενδεχόμενο αλλαγής

Δεδομένου ότι όλα εξαρτώνται από προσωπική επιλογή, σκεφτείτε έναν διαφορετικό κλάδο - έναν κλάδο όπου οι προθεσμίες αναμένονται και εκτιμώνται. Σε αυτό, μπορείτε να πάρετε την ικανοποίηση ότι κρατάτε τις υποσχέσεις και ωφελείτε τους ανθρώπους.

3. Μην βάζετε ψευδείς προθεσμίες

Ο πειρασμός είναι μεγάλος, γιατί μια πρόωρη προθεσμία μοιάζει με καλό κίνητρο: όλα τα μέλη της ομάδας θα ολοκληρώσουν με ακρίβεια τις εργασίες τους πριν έρθει η πραγματική προθεσμία. Αλλά οι άνθρωποι είναι διαφορετικοί. Κάποιος θα ακούσει τα λόγια σας και θα κάνει τα πάντα στην ώρα τους. Και ο άλλος θα θεωρήσει την ημερομηνία που ορίσατε ως απλώς μια σύσταση.

Μια πιο αποτελεσματική κίνηση είναι να εξηγήσετε στους υπαλλήλους από την αρχή τι ακριβώς σημαίνει η προθεσμία και ποιες θα είναι οι συνέπειες αν την παραβιάσετε όλοι μαζί. Και η ψευδής προθεσμία είναι κάτι σαν τη διάσημη ιστορία για ένα αγόρι που φώναζε άσκοπα: «Λύκοι!» Όταν του επιτέθηκαν πραγματικά, κανείς δεν ήρθε να βοηθήσει.

4. Αφήστε λίγο χρόνο

Μην δίνετε υποσχέσεις σε συνεργάτες και πελάτες βάσει εσωτερικών προθεσμιών. Ένα έργο που δεν έχει χρόνο να αφιερώσει είναι πιθανό να καθυστερήσει. Δεν γίνεται, αλλά σίγουρα. Όσο μεγαλύτερη είναι η περίοδος μεταξύ της ολοκλήρωσης του έργου και της παράδοσης στον πελάτη, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να ταιριάξετε στην προθεσμία.

5. Εκτιμήστε την προσπάθεια που καταβάλατε

Το να κάνετε κάτι σωστά στην ώρα σας είναι πιο δαπανηρό από το να κάνετε το ίδιο πράγμα σε μια μορφή "όταν λειτουργεί". Και αν δεν παραβιάζετε τις προθεσμίες, αντιμετωπίστε το ως αξία που θα πρέπει να περιλαμβάνεται στην αμοιβή σας. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα χρήματα που κερδίσατε για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε την επόμενη προθεσμία.

6. Πείτε στον εαυτό σας το κύριο πρόβλημα

Για να τηρήσετε τις προθεσμίες, χρειάζεστε μια συστηματική προσέγγιση στον προγραμματισμό και την πρόοδο βήμα προς βήμα. Εάν συνεχώς κόβετε τις γωνίες ή κουράζεστε μέχρι την ημερομηνία λήξης του έργου, πιθανότατα έχετε πρόβλημα συστημικού προγραμματισμού. Και πρέπει να αντιμετωπιστεί.

7. Αναθεωρήστε την εργασία εάν είναι απαραίτητο

Η εκτέλεση της συμφωνημένης εργασίας μόνο εν μέρει, μόνο και μόνο για να τηρηθεί η προθεσμία, είναι προφανώς μια χαμένη κίνηση. Είναι πολύ πιο αρμόδιο να είστε συνεχώς σε επαφή με τον πελάτη και, εάν είναι απαραίτητο, να αναθεωρείτε τους όρους εντολής μαζί διαγράφοντας ή προσθέτοντας ξεχωριστά μπλοκ. "Τώρα θα το κάνουμε αυτό, αλλά αυτό θα είναι στην επόμενη έκδοση" είναι ένα απολύτως αποδεκτό μήνυμα. Ειδικά όταν οι άνθρωποι αναμένουν να λάβουν το προϊόν στην ώρα τους.

8. Σπάστε την παγκόσμια προθεσμία σε πολλές τοπικές

Εάν έχετε ένα μεγάλο, διακλαδισμένο έργο, τότε ο καθορισμός μιας ενιαίας προθεσμίας δεν συνιστάται: σίγουρα δεν θα είστε εγκαίρως. Καλύτερα να σπάσετε τη συνολική προθεσμία σε 10-15 ενδιάμεσες. Αυτό θα σας επιτρέψει να κατανοήσετε πώς εξελίσσεται η επιχείρηση και να αντιδράσετε στις τοπικές καθυστερήσεις πριν να είναι πολύ αργά.

9. Μην περιμένετε να πάρετε ποσότητα

Η μυθική έννοια του «άνθρωπος-μήνας» είναι μια σοβαρή παγίδα. Εννιά άτομα, ακόμα και με πολύ μεγάλες προσπάθειες, δεν θα μπορέσουν να φέρουν και να γεννήσουν παιδί σε ένα μήνα. Δεν θα είναι πάντα δυνατό να επιταχυνθεί ένα έργο με την πρόσληψη περισσότερων υπαλλήλων.

Εάν λύσετε το πρόβλημα των προθεσμιών με αυτόν τον τρόπο, τότε πιθανότατα δεν θα είστε εγκαίρως. Σκεφτείτε μια εναλλακτική: να έχετε επαρκή αριθμό ατόμων σε οποιοδήποτε στάδιο του έργου και αυτά τα στάδια να κινούνται παράλληλα, εάν είναι δυνατόν.

10. Εάν κάτι μπορεί να αποφασιστεί εκ των προτέρων, κάντε το

Όταν χρειάζεστε μόνο ένα άτομο για να εγκρίνει κάθε στάδιο ενός έργου, είναι απίθανο να μπορείτε να εκτελέσετε πολλές διεργασίες παράλληλα. Αν όμως συνταχθεί εκ των προτέρων μια αυστηρή προδιαγραφή, πολλά πράγματα θα εγκριθούν πριν από την έναρξη του έργου.

11. Διαχωρίστε την επιχείρηση από το συναίσθημα

Όταν συζητάτε την προσέγγιση μιας προθεσμίας, η συζήτηση συχνά καταλήγει σε θέματα εμπιστοσύνης, ντροπής και εκτίμησης για τις προσπάθειες κάθε ατόμου. Για να είναι αποτελεσματικές τέτοιες συζητήσεις, είναι καλύτερο να κατανοούμε τις συστημικές πολυπλοκότητες και να βασιζόμαστε σε πραγματικά δεδομένα και όχι σε συναισθήματα.

12. Μην σιωπάς για προβλήματα

Τέτοιες δυσκολίες δεν θα επιλυθούν από μόνες τους. Στον σημερινό κόσμο γεμάτο άμεσους αγγελιοφόρους και άλλες επιλογές συνδεσιμότητας, δεν υπάρχει κανένας μοναδικός τεχνικός λόγος για τον οποίο ένας διαχειριστής δεν θα μπορούσε να γνωρίζει την πρόοδο ενός έργου και τα προβλήματα που προκύπτουν καθώς και η ομάδα.