Πώς να ξεφύγετε από τη «ρουτίνα» και επιτέλους να αντιμετωπίσετε στρατηγικά καθήκοντα

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

«Ποιος αν όχι εγώ;» - μια τυπική σκέψη που σε παρασύρει σε μια ρουτίνα. Η σωστή προετοιμασία θα σας βοηθήσει να βρείτε χρόνο για τα πραγματικά σημαντικά πράγματα.

Η διαχείριση τρεχουσών εκδηλώσεων οργάνωσης ή η επιχειρησιακή διαχείριση είναι απαραίτητο μέρος της εργασίας του έργου. Αυτό περιλαμβάνει, για παράδειγμα, την καθημερινή αλληλεπίδραση με τους υφισταμένους ή την άμεση ανταπόκριση σε όλες τις εισερχόμενες εργασίες. Αλλά αυτό αποφέρει πραγματικά οφέλη μόνο εάν η εργασία βασίζεται σε μια καλά μελετημένη και εγκεκριμένη στρατηγική, την οποία θα έπρεπε να κάνει ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης. Διαφορετικά, είναι μια ατελείωτη, χαοτική διαδικασία που καταναλώνει όλους τους πόρους.

Σε οποιοδήποτε εγχειρίδιο σχετικά με τις δραστηριότητες διαχείρισης, γράφεται πώς να οργανώσετε σωστά την εργασία: σχεδιάστε, εφαρμόστε και στη συνέχεια αναθέστε το σύστημα επιχειρησιακής διαχείρισης της εταιρείας στην ανώτατη διοίκηση. Αλλά στην πράξη, όλα αποδεικνύονται πολύ πιο περίπλοκα. Πριν από την εισαγωγή ενός νέου συστήματος διαχείρισης, είναι σημαντικό να δημιουργηθούν οι απαραίτητες προϋποθέσεις.

Εκπαιδεύστε το προσωπικό

Για να ξεφύγετε από τη «ρουτίνα», πρέπει να ανατεθούν εργασίες. Και να το κάνει για να μην αποσπάται συνεχώς η προσοχή από τον έλεγχο.

Για να ανθίσει η εταιρεία και ο ιδιοκτήτης να είναι σε θέση να συμμετάσχει σε στρατηγικά καθήκοντα, η ομάδα πρέπει να έχει ενεργούς ηγέτες και ευσυνείδητους ερμηνευτές.

Υπάρχουν πολλά συστήματα τυπολογίας εργαζομένων, αλλά όλα, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, συνοψίζονται στο γεγονός ότι στην εταιρεία πρέπει να εργάζονται άτομα με κίνητρα και ενδιαφέροντα. Ως εκ τούτου, σε αυτό το στάδιο, είναι πολύ σημαντικό να διεξαχθεί μια αξιολόγηση υψηλής ποιότητας του προσωπικού. Οι καλύτεροι τρόποι επίλυσης αυτού του προβλήματος είναι οι τρόποι με τους οποίους το κύριο κριτήριο είναι η απόδοση και όχι η ικανότητα. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο "360 μοίρες" - αυτή είναι η αξιολόγηση ενός υπαλλήλου από τους συναδέλφους, τους υφισταμένους του, τη διοίκηση, τους πελάτες και τον ίδιο.

Τι να κάνετε με αυτούς που έχουν αποδειχθεί αναποτελεσματικοί υπάλληλοι; Αρχικά, θα προσπαθήσουμε να τα «φτιάξουμε», δηλαδή να τα παρακινήσουμε. Εδώ πρέπει να εντοπίσετε εκείνους που εμπνέονται από επιτεύγματα: θα λειτουργήσουν πιο διασκεδαστικά εάν τους υποσχεθούν ένα βραβείο. Αλλά εκείνοι που παρακινούνται από την τιμωρία και εκείνοι που δεν αντιδρούν καθόλου στη διέγερση (αυτό είναι ακόμα χειρότερο), πρέπει να απαλλαγούν από αυτά. Είναι σημαντικό να γίνει αυτή η διαδικασία βήμα προς βήμα και όχι προφανής για την ομάδα. Διαφορετικά, έχετε κάθε πιθανότητα να καταστρέψετε την εταιρεία.

Στους υπόλοιπους, πρέπει να μεταφέρετε ξεκάθαρα την ιδέα του τι περιμένετε από αυτούς, ή μάλλον, για το τι δίνετε τον μισθό σας. Ένας εργαζόμενος πρέπει να καταλάβει ότι οι ενέργειές του αποφέρουν τέτοιο κέρδος στην εταιρεία, γι' αυτό και λαμβάνει τέτοιο μισθό και ένα τέτοιο μπόνους. Με άλλα λόγια, εφαρμόστε ένα διαφανές σύστημα υλικών κινήτρων που βασίζεται σε δείκτες απόδοσης - KPI (Key Performance Indicator).

Ασχοληθείτε με τα οικονομικά

Έτσι, η ομάδα τακτοποιήθηκε. Ας περάσουμε στο πιο φλέγον θέμα για κάθε επιχειρηματία - χρηματοοικονομικά επιχείρησης.

Μερικές φορές, ειδικά κατά τη διάρκεια της ταχείας ανάπτυξης, ο ιδιοκτήτης και η ανώτατη διοίκηση ξεχνούν το πιο σημαντικό πράγμα - τα οικονομικά του έργου. Για να καταλάβετε ξεκάθαρα πώς έρχονται και φεύγουν τα χρήματα, πρέπει να πραγματοποιήσετε μια σειρά διαδικασιών.

• Υπολογίστε τα οικονομικά στοιχεία της μονάδας του έργου - την κερδοφορία ή την απώλεια μιας μονάδας αγαθών ή υπηρεσιών ανά πελάτη. Αυτό θα σας επιτρέψει να κατανοήσετε ποια προϊόντα πρέπει να ενισχυθούν και ποια πρέπει να εγκαταλειφθούν εντελώς, έτσι ώστε η επιχείρηση στο σύνολό της να παραμείνει κερδοφόρα.
• Προσδιορίστε και προωθήστε το πιο περιθωριακό προϊόν. Καθοδηγηθείτε από την αρχή: να ενισχύετε τους δυνατούς για να αναπτύξετε τους αδύναμους. Εάν δεν υπάρχει κέρδος, απλά δεν θα έχετε πόρους για νέες κατευθύνσεις.
• Ελέγξτε τη μισθοδοσία (μισθοδοσία) για καταλληλότητα. Θα εκπλαγείτε, αλλά με τον σωστό υπολογισμό των οικονομικών του έργου, μπορεί να αποδειχθεί ότι θα σας αρκούν «δυόμισι εκσκαφείς». Μερικές φορές, αντί να κρατάτε τρεις υπαλλήλους, είναι καλύτερο να διανέμετε (για πρόσθετη πληρωμή) ένα επιπλέον μέρος των εργασιών μεταξύ δύο υπαλλήλων - αυτό θα εξοικονομήσει σημαντικά τη μισθοδοσία.

Όλα αυτά πρέπει να γίνουν προκειμένου να προετοιμαστεί το περιβάλλον για τη μεταφορά των δομημένων διαδικασιών στην ανώτατη διοίκηση της εταιρείας.

Τυποποίηση διαδικασιών

Ας περάσουμε στις τακτικές ενέργειες. Αναρωτηθήκατε ποτέ γιατί οι εργαζόμενοι σε εστιατόρια γρήγορου φαγητού είναι τόσο γρήγοροι; Γιατί έχουν σαφώς καθορισμένες διαδικασίες: ξέρουν με ποια σειρά να βάλουν τα μπιφτέκια, πώς να κυκλοφορούν στην κουζίνα για να μην πληγώσουν έναν συνάδελφο, πόσα γραμμάρια σάλτσας να προσθέσουν σε ένα συγκεκριμένο πιάτο. Το ίδιο πρέπει να γίνει με οποιαδήποτε διαδικασία στην εταιρεία σας.

Μπορείτε να ξεκινήσετε με το ίδιο προσωπικό: γράψτε περιγραφές θέσεων εργασίας. Απλώς μην κάνετε λήψη από το Διαδίκτυο, αλλά γράψτε ακριβώς τι πρέπει να κάνει ένας συγκεκριμένος υπάλληλος στην εταιρεία σας. Υπολογίστε επίσης το σύστημα KPI - έχουμε ήδη μιλήσει για την ανάγκη χρήσης αυτής της τεχνικής. Είναι καλύτερα να εγκριθεί για όλους τους εργαζόμενους.

Στις πωλήσεις, φροντίστε να εφαρμόσετε ένα σύστημα CRM (Customer Relationship Management) για να μην χάσετε ούτε έναν πελάτη και να μην εργαστείτε παρακάμπτοντας πρότυπα και λίστες ελέγχου.

Είναι απαραίτητο να ρυθμίζονται όλες οι διαδικασίες: από τις απλούστερες εργασίες έως τις πολύπλοκες αποφάσεις διαχείρισης. Φυσικά, μερικές φορές οι κανόνες μπορούν να παραβιαστούν, αλλά χάρη σε ένα σαφές σύστημα συντεταγμένων, δεν μπορείτε να ανησυχείτε για το τι συμβαίνει σε αυτό ή εκείνο το επίπεδο της εταιρείας.

Εφαρμογή αυτοματισμού

Κατά τη διαδικασία τυποποίησης, θα προσδιορίσετε εκείνες τις ζώνες που μπορούν και πρέπει να αυτοματοποιηθούν, δηλαδή να εξαλείψετε την ανάγκη επανάληψης του ίδιου τύπου ενεργειών. Για παράδειγμα, μετά τη λήψη ενός εισερχόμενου αιτήματος, ένας διαχειριστής εισάγει δεδομένα πελατών σε ένα σύστημα CRM, στη συνέχεια αντιγράφει τις πληροφορίες για έναν ειδικό εξυπηρέτησης πελατών στο Excel και για μάρκετινγκ μεταφέρει τις πληροφορίες στα Φύλλα Google. Όλοι αυτοί οι χειρισμοί μπορούν να αποφευχθούν και συνεπώς να αυξηθεί σημαντικά η αποτελεσματικότητα των εργαζομένων και η παραγωγική διαδικασία στο σύνολό της.

Θα εκπλαγείτε πόσο χρόνο και προσπάθεια μπορείτε να εξοικονομήσετε εάν δεν χρησιμοποιήσετε την εργασία ενός διευθυντή για τυπικούς υπολογισμούς, αλλά ξοδέψετε μία φορά σε μια έξυπνη λειτουργική λύση. Τέτοια συστήματα υπάρχουν τώρα για το CRM στις πωλήσεις, και για λογιστικές εργασίες, ακόμη και για προσλήψεις.

Αυτοματοποιήστε ό,τι μπορείτε. Έτσι θα αποφύγετε ατελείωτα λάθη που οφείλονται στον ανθρώπινο παράγοντα, θα βελτιστοποιήσετε τις διαδικασίες και, ενδεχομένως, θα εξοικονομήσετε μισθούς.

Καθιέρωση επιχειρησιακής διαχείρισης

Έτσι, περιβάλλεστε από υπαλλήλους με κίνητρα που ξέρουν τι πρέπει να κάνουν για να έχουν ένα αξιοπρεπές αποτέλεσμα. Έχετε ένα ξεκάθαρο οικονομικό μοντέλο και έχετε μια ιδέα για το πού να μετακινηθείτε για να αυξάνετε συνεχώς τα κέρδη. Οι διαδικασίες εντός της εταιρείας είναι τυποποιημένες και αυτοματοποιημένες.

Τώρα πρέπει να αναθέσετε τον λειτουργικό έλεγχο. Σημαντικό: μην συνδέετε τις διαδικασίες με ένα άτομο, για να μην φέρετε τον εαυτό σας σε μια θέση όπου η επιχείρησή σας εξαρτάται πλήρως από έναν μισθωμένο διευθυντή. Αφού αφαιρέσετε τη λειτουργική διαχείριση από τον εαυτό σας, μην δημιουργήσετε άλλο πόλο, αλλά προσπαθήστε να διαιρέσετε τις εργασίες σε πολλούς διαφορετικούς τομείς: για παράδειγμα, αναθέστε όλα τα νομισματικά ζητήματα στο οικονομικό τμήμα και εργαστείτε με πελάτες - στο τμήμα εξυπηρέτησης.

Τώρα μπορείτε να ασχοληθείτε με τη στρατηγική διαχείριση με ηρεμία. Φροντίστε όμως να ελέγχετε τουλάχιστον μία φορά το τρίμηνο εάν το τακτικό μέρος της διαχείρισης έργου συμπίπτει με τη στρατηγική που εφαρμόζετε. Άλλωστε, ο λογικός έλεγχος είναι το κλειδί για τη σταθερή και μακροχρόνια δουλειά της εταιρείας.