6 λίστες που θα σας κάνουν πιο παραγωγικούς

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο εγκέφαλός σας δεν είναι μια αποθήκη, αλλά ένα εργαλείο σκέψης. «Αν εργάζεστε με πολλές εργασίες, οι λίστες μπορούν να σας βοηθήσουν να πετύχετε τον στόχο σας», λέει η Paula Rizzo, συγγραφέας του List Thinking. Πώς να χρησιμοποιήσετε τις λίστες για να είστε πιο παραγωγικοί, επιτυχημένοι και λιγότερο αγχωμένοι. Ακολουθούν έξι λίστες που πιστεύει ότι θα σας κάνουν πιο παραγωγικούς.

1. Μια συγκεκριμένη λίστα εργασιών για σήμερα

Δεν σκεφτόμαστε πραγματικά τη λίστα υποχρεώσεων για την ημέρα, αλλά σύμφωνα με τον Rizzo, θα πρέπει να είναι συγκεκριμένη. Σε αυτό, θα πρέπει να εισάγετε μόνο περιπτώσεις για τις οποίες έχετε χρόνο και πόρους. Τα μεγάλα έργα πρέπει να αναλύονται σε συγκεκριμένες εργασίες.

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία αυτών των λιστών είναι ο σχεδιασμός. Πριν φύγετε από τη δουλειά, γράψτε μια λίστα υποχρεώσεων για αύριο. Καθορίστε τις κύριες εργασίες, κάντε ένα σχέδιο για την αλληλογραφία και τις τηλεφωνικές κλήσεις. Όταν φτάσετε στη δουλειά το πρωί, θα έχετε έναν έτοιμο οδικό χάρτη.

Η Paula συμβουλεύει να χωρίσετε τις εργασίες σε διαφορετικά επίπεδα παραγωγικότητας. Για παράδειγμα, οι πιο σημαντικές εργασίες γίνονται καλύτερα όταν η παραγωγικότητα είναι στα καλύτερά τους, όπως το πρωί. Και απλούστερες εργασίες, όπως η εργασία με e-mail ή η κλήση πελατών, αφήνονται καλύτερα για το απόγευμα.

Εάν στο τέλος της ημέρας κάποιες εργασίες παραμένουν ανεκπλήρωτες, αναρωτηθείτε αν είχατε αρκετό χρόνο και πόρους για να τις ολοκληρώσετε. Ή είναι καλύτερο να τα αναθέσετε σε κάποιον άλλο; «Μην χτυπάτε τον εαυτό σας για αποτυχία», συμβουλεύει ο Rizzo. Εάν μπορείτε να χειριστείτε τις υπόλοιπες εργασίες, απλώς προγραμματίστε τις για αύριο. Εάν δεν έχετε τον χρόνο ή τους πόρους για αυτούς, αναθέστε τους.

2. Λίστα ανατεθέντων εργασιών

Οι επιτυχημένοι άνθρωποι είναι πάντα. «Ακριβώς επειδή μπορείτε να το κάνετε δεν σημαίνει ότι πρέπει να το κάνετε», σημειώνει ο Rizzo. Το να ξοδεύετε χρόνο κάνοντας βρώμικες εργασίες δεν είναι πάντα αποτελεσματικό.

Η Paula Rizzo σας συμβουλεύει να κοιτάξετε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας και να αναρωτηθείτε, "Είμαι ο μόνος άνθρωπος που μπορώ να το κάνω αυτό;" Όλες οι εργασίες που έχετε αναθέσει θα πρέπει να φυλάσσονται σε μια ειδική λίστα.

3. Κατάλογος μακροπρόθεσμων στόχων

Μια λίστα με μακροπρόθεσμους στόχους θα σας βοηθήσει να πετύχετε περισσότερα. «Ακόμα κι αν είστε σίγουροι ότι αυτό το όνειρο δεν προορίζεται να γίνει πραγματικότητα, γράψτε το ούτως ή άλλως», λέει η Paula Rizzo. Η έρευνα δείχνει ότι υπάρχει 33% μεγαλύτερη πιθανότητα ολοκλήρωσης σταθερών εργασιών. Κάντε μια λίστα όπως αυτή για εσάς και την εταιρεία στην οποία εργάζεστε.

4. Κατάλογος πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων

Όταν έχετε να πάρετε μια σημαντική απόφαση, κάντε μια λίστα με όλα τα υπέρ και τα κατά. Αυτή η λίστα πρέπει να μελετηθεί προσεκτικά. Ωστόσο, το να είστε περισσότεροι έναντι των αντίθετων δεν σημαίνει ότι πρέπει να πάρετε μια θετική απόφαση. Σε περίπτωση αμφιβολίας, αφήστε τη λίστα και επιστρέψτε σε αυτήν αύριο: μια φρέσκια ματιά θα σας βοηθήσει να κάνετε τη σωστή επιλογή.

Ένα μεγάλο πλεονέκτημα μιας τέτοιας λίστας είναι η ευκαιρία να την μοιραστείτε και να μάθετε τις απόψεις των άλλων. Μπορείτε να το στείλετε σε φίλους ή συναδέλφους σας. Όπως λέει και η παροιμία, ένα κεφάλι είναι καλό και δύο είναι καλύτερα, οπότε μην φοβάστε να ρωτήσετε τη γνώμη των ανθρώπων που εμπιστεύεστε.

5. Κατάλογος έργων

Εάν εργάζεστε με κάποιον σε μια ομάδα, αξίζει να φτιάξετε μια ξεχωριστή λίστα έργων που να περιγράφει λεπτομερώς τους ρόλους και τις ευθύνες κάθε μέλους της ομάδας. Σύμφωνα με τον Rizzo, αυτό βοηθά στην αποφυγή μικροδιαφορών σε τομείς ευθύνης και εξαλείφει την ανάγκη να εξηγήσει καθεμία από τις ευθύνες του.

6. Λίστα θεμάτων για συνομιλία

Εάν έχετε μια συνάντηση ή μια τηλεφωνική κλήση σύντομα, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια λίστα εκ των προτέρων, η οποία θα αντικατοπτρίζει τα θέματα της επερχόμενης συνομιλίας. «Αυτές οι λίστες κάνουν τις διαπραγματεύσεις πιο αποτελεσματικές, επειδή τα θέματα προς συζήτηση είναι πάντα διαθέσιμα», λέει η Paula.

Καλό για τη δημιουργία λιστών. Οι λίστες σε αυτό μπορούν να συνδυαστούν σε φακέλους, κάτι που είναι πολύ βολικό.