15 Συμβουλές για το Ημερολόγιο Google για πλήρη χρήση

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Εφαρμόστε πλήκτρα πρόσβασης, προσθέστε μέρη συσκέψεων και απόκρυψη ιδιωτικών συμβάντων.

1. Δημιουργήστε ξεχωριστά ημερολόγια για διαφορετικές ανάγκες

Από προεπιλογή, η Google σάς παρέχει μόνο ένα ημερολόγιο, το οποίο αποθηκεύει όλα τα συμβάντα σας. Εάν το χρησιμοποιείτε ενεργά, οι εργασίες και οι συναντήσεις, οι δουλειές του σπιτιού και οι προσωπικές εκδηλώσεις θα αναμειχθούν και θα μετατραπούν σε πραγματικό χωματερή.

Επομένως, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε πολλά ημερολόγια για διαφορετικούς τύπους συμβάντων. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην κορυφή και μεταβείτε στις ρυθμίσεις. Εκεί, επιλέξτε την επιλογή «Προσθήκη ημερολογίου» → «Δημιουργία ημερολογίου». Δώστε έναν τίτλο και, εάν ισχύει, μια περιγραφή. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κρατήσετε τις δουλειές που πρέπει να κάνετε σε ένα ημερολόγιο, το πρόγραμμα προπόνησής σας σε ένα άλλο, τα γενέθλια σε ένα τρίτο και ούτω καθεξής.

2. Εγγραφείτε στα ημερολόγια των συναδέλφων

Μερικές φορές χρειάζεται να παρακολουθούμε τι κάνουν οι φίλοι ή οι συνάδελφοί μας. Εάν χρησιμοποιούν το Ημερολόγιο Google, μπορείτε να προσθέσετε τα ημερολόγιά τους στον εαυτό σας και να παρακολουθείτε τα συμβάντα που εμφανίζονται εκεί.

Στην πλαϊνή γραμμή στα αριστερά, βρείτε τη γραμμή που λέει "Εύρεση ατόμων". Εισαγάγετε εκεί το όνομα ή τη διεύθυνση email του φίλου σας. Στο αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο "Αίτημα πρόσβασης" και το άτομο θα λάβει ένα μήνυμα που του ζητά να του επιτρέψει να δει το ημερολόγιό του. Όταν επιβεβαιώσει την πρόσβασή σας, τα συμβάντα που δημιούργησε θα εμφανιστούν στην ενότητα "Άλλα ημερολόγια".

3. Επιλέξτε μια ώρα για τη συνάντηση που ταιριάζει σε όλους

Χρειάζεται να οργανώσετε μια συνάντηση με συναδέλφους ή συγκεντρώσεις με φίλους, αλλά δεν μπορείτε να βρείτε μια στιγμή που όλοι θα είναι ελεύθεροι; Αντί να στέλνετε προσκλήσεις, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Βρείτε την ώρα".

Δημιουργήστε ένα νέο συμβάν και κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερες επιλογές". Στη σελίδα που ανοίγει, επιλέξτε την καρτέλα «Εύρεση της ώρας». Στο πλαίσιο Προσθήκη προσκεκλημένων στα δεξιά, εισαγάγετε τα ονόματα των ατόμων που θέλετε να προσκαλέσετε - Η Google σάς επιτρέπει να προσθέσετε έως και 20 άτομα. Οι εκδηλώσεις τους θα εμφανιστούν μπροστά σας. Εάν κάποιος έχει κάτι προγραμματισμένο, θα επισημανθεί ως "Απασχολημένος". Απομένει μόνο να βρούμε μια ώρα για τη συνάντηση όταν όλοι είναι ελεύθεροι.

4. Απόκρυψη ιδιωτικών συμβάντων

Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να πραγματοποιήσετε μια εμπιστευτική συνάντηση. Και δεν θέλετε όλο το γραφείο να δει πού πηγαίνετε. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να επισημάνετε τη συνάντηση ως "Προσωπική". Τότε μόνο όσοι επιτρέψατε να επεξεργαστούν (και όχι μόνο να δουν) το ημερολόγιό σας θα βλέπουν πληροφορίες σχετικά με αυτό.

Δημιουργήστε ένα συμβάν και μεταβείτε στο "Περισσότερες επιλογές". Κάντε κλικ στο κουμπί "Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις απορρήτου" και επιλέξτε την επιλογή "Ιδιωτικό". Αυτό είναι, τώρα οι ξένοι δεν θα βλέπουν πού, με ποιον και ποια ώρα συναντάτε. Εάν το ημερολόγιό σας είναι ανοιχτό για άλλους, κατά τη διάρκεια μιας ιδιωτικής εκδήλωσης, θα εμφανίζει απλώς την ένδειξη "Απασχολημένος", χωρίς λεπτομέρειες.

5. Προσθέστε βιντεοσυσκέψεις

Αντί να μεταδώσετε τη σύνδεσή σας στο Skype ή στο Google Hangouts σε όλους τους συναδέλφους σας, μπορείτε να εισαγάγετε τον σύνδεσμο της βιντεοδιάσκεψης απευθείας στο συμβάν του ημερολογίου σας. Για να το κάνετε αυτό, όταν δημιουργείτε ένα συμβάν στις "Άλλες παράμετροι" κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη βιντεοδιάσκεψης". Όταν έρθει η ώρα της συνάντησης, οι προσκεκλημένοι θα κληθούν να καλέσουν στο Google Hangouts.

6. Επισυνάψτε συνημμένα

Συχνά, σε συναντήσεις ή συνέδρια, χρειάζεστε πρόσβαση σε κάποιο έγγραφο, για τη μελέτη του οποίου έχουν συγκεντρωθεί όλοι. Το Ημερολόγιο Google σάς επιτρέπει να επισυνάψετε αρχεία και έγγραφα απευθείας στην εκδήλωση. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι οι προσκεκλημένοι συμμετέχοντες θα έχουν εύκολη και γρήγορη πρόσβαση σε αυτά.

Επιλέξτε το επιθυμητό συμβάν και κάντε κλικ στο κουμπί με το εικονίδιο με το μολύβι για να το επεξεργαστείτε. Στο στοιχείο "Περιγραφή", κάντε κλικ στο εικονίδιο συνδετήρα και μεταφορτώστε όλα τα απαραίτητα αρχεία. Μπορούν να ληφθούν από τον υπολογιστή σας ή να προστεθούν από το σύννεφο του Google Drive.

7. Ενεργοποιήστε το παγκόσμιο ρολόι

Η λειτουργία Παγκόσμιο Ρολόι στο Ημερολόγιο Google είναι πολύ χρήσιμη εάν εργάζεστε με απομακρυσμένους εργαζόμενους σε όλο τον κόσμο. Με τη βοήθειά του, μπορείτε εύκολα να μάθετε τι ώρα έχουν, απευθείας από τη διεπαφή.

Ανοίξτε τις "Ρυθμίσεις" κάνοντας κλικ στο κατάλληλο στοιχείο στο μενού με ένα γρανάζι στην κορυφή. Βρείτε το "Παγκόσμιο Ρολόι" στο πλάι. Ενεργοποιήστε την επιλογή Εμφάνιση παγκόσμιου ρολογιού και, στη συνέχεια, προσθέστε τις πόλεις όπου ζουν οι συνάδελφοί σας. Και η τοπική τους ώρα θα εμφανίζεται στην πλαϊνή γραμμή.

8. Ειδοποιήστε τους προσκεκλημένους μέσω email

Μερικές φορές χρειάζεται να ενημερώσετε όσους προσκαλούνται σε μια συνάντηση να κάνουν κάτι - για παράδειγμα, να φέρουν μαζί τους φορητούς υπολογιστές ή να διαβάσουν κάποιο υλικό εκ των προτέρων. Μπορείτε, κατ 'αρχήν, να γράψετε για αυτό στα σχόλια της εκδήλωσης, αλλά είναι πιο αξιόπιστο να προσελκύσετε την προσοχή των ανθρώπων μέσω e-mail.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε την επερχόμενη εκδήλωση και κάντε κλικ στο εικονίδιο του φακέλου. Και θα σας ζητηθεί να γράψετε ένα μήνυμα που θα σταλεί σε όλους τους προσκεκλημένους συμμετέχοντες.

9. Προσθέστε συγκεκριμένα σημεία συνάντησης

Το πλεονέκτημα των εκδηλώσεων που προγραμματίζονται στο "Ημερολόγιο Google" είναι ότι μπορείτε να επισυνάψετε συνδέσμους στους "Χάρτες Google" σε αυτές. Επομένως, δεν χρειάζεται να καλέσετε ή να γράψετε στους συμμετέχοντες στη σύσκεψη και να τους εξηγήσετε για πολλή ώρα και κουραστικά πώς να φτάσετε εκεί και εκεί.

Μεταβείτε στις επιλογές σύσκεψης και βρείτε το πεδίο "Πού". Εισαγάγετε τη διεύθυνση εκεί και η Google θα τη βρει. Τώρα, όταν ο προσκεκλημένος ανοίγει την εκδήλωση, μπορεί να κάνει κλικ στη διεύθυνση και να δει το μέρος συνάντησης στον χάρτη.

10. Προσθέστε ενδιαφέροντα ημερολόγια

Η Google σάς επιτρέπει να εγγραφείτε στα λεγόμενα ενδιαφέροντα ημερολόγια. Σε αυτά μπορείτε να δείτε, για παράδειγμα, το πρόγραμμα των διακοπών στην περιοχή σας, εκδηλώσεις από τον κόσμο του αθλητισμού ή τις φάσεις του φεγγαριού.

Βρείτε την ενότητα "Άλλα ημερολόγια" στο αριστερό παράθυρο και κάντε κλικ στο σύμβολο "+". Στο μενού που ανοίγει, επιλέξτε Ενδιαφέροντα ημερολόγια. Επιλέξτε τα πλαίσια στα οποία θέλετε να εγγραφείτε και θα εμφανιστούν στο πρόγραμμά σας.

11. Μοιραστείτε τα ημερολόγιά σας

Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να το κάνετε έτσι ώστε άλλοι χρήστες να μπορούν να βλέπουν (ή ακόμα και να επεξεργάζονται) τα ημερολόγιά σας. Αυτό είναι χρήσιμο εάν διαχειρίζεστε μια ομάδα συναδέλφων και θέλετε να είναι ενήμεροι για όλα τα επερχόμενα γεγονότα. Ή είστε φοιτητής και έχετε δημιουργήσει ένα πρόγραμμα διαλέξεων για συμμαθητές.

Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το επιθυμητό ημερολόγιο στο αριστερό παράθυρο και κάντε κλικ στην έλλειψη. Επιλέξτε Ρυθμίσεις & Κοινή χρήση. Στο μενού που ανοίγει, στην ενότητα "Δικαιώματα πρόσβασης", μπορείτε να κάνετε το ημερολόγιο δημόσιο (για όλους τους χρήστες του Διαδικτύου), να προσθέσετε μεμονωμένους γνωστούς (για αυτό χρειάζεστε τη διεύθυνση email τους) ή να αντιγράψετε τον σύνδεσμο στο ημερολόγιο, το οποίο θα πρέπει στη συνέχεια να σταλεί με οποιονδήποτε βολικό τρόπο.

12. Χρησιμοποιήστε πλήκτρα πρόσβασης

Η χρήση του πληκτρολογίου μπορεί να είναι πιο γρήγορη και αποτελεσματική από τη μετακίνηση του δρομέα του ποντικιού. Το Ημερολόγιο Google διαθέτει αρκετά πλήκτρα πρόσβασης, μια πλήρη λίστα των οποίων μπορείτε να βρείτε. Εδώ είναι μερικά από τα πιο χρήσιμα:

• ντο - δημιουργήστε ένα νέο συμβάν.
• Backspace ή Διαγράφω - διαγραφή συμβάντος.
• / - μεταβείτε στη γραμμή αναζήτησης.
• Αριθμοί από το 1 έως το 6 - αλλάξτε την προβολή ημερολογίου: ημέρα, εβδομάδα, μήνας, έτος, ατζέντα.
• t - πήγαινε σήμερα.
• κ ή Π - κύλιση του ημερολογίου στο προηγούμενο εύρος ημερομηνιών. Δηλαδή, εάν έχετε ένα ημερολόγιο σε προβολή μήνα, θα πραγματοποιήσει κύλιση στον προηγούμενο μήνα. Εάν είναι σε λειτουργία ημέρας - την προηγούμενη ημέρα και ούτω καθεξής.
• ι ή - κύλιση του ημερολογίου στο επόμενο εύρος ημερομηνιών.

13. Σύρετε και αποθέστε συμβάντα

Εάν δημιουργήσατε ένα συμβάν, αλλά χάσατε την ημέρα ή την ώρα της ημέρας, δεν είναι απαραίτητο να μεταβείτε στις ρυθμίσεις συμβάντος και να εισαγάγετε τους αριθμούς με μη αυτόματο τρόπο. Πιάστε το συμβάν και σύρετέ το στην επιθυμητή ημέρα ή ώρα - θα είναι πιο γρήγορο με αυτόν τον τρόπο.

14. Χρησιμοποιήστε το Google Tasks

Το Google Tasks είναι ένας απλός διαχειριστής υποχρεώσεων ενσωματωμένος απευθείας στο Ημερολόγιο Google. Για να τα ανοίξετε, κάντε κλικ στο μπλε εικονίδιο στον πίνακα στα δεξιά και θα δείτε μια λίστα με τις εργασίες σας. Δεν υπάρχουν τόσες πολλές δυνατότητες όπως ορισμένα Wunderlist, αλλά τα Google Tasks είναι πάντα μπροστά στα μάτια σας.

Μπορείτε να προσθέσετε νέες υποθέσεις, να τις επεξεργαστείτε, να τους ορίσετε ημερομηνία λήξης και να επαναλάβετε τη συχνότητα είτε μέσω του πίνακα στη διεπαφή ιστού είτε μέσω της Google.

15. Αναιρέστε τις περιττές ενέργειες

Τέλος, ένα μικρό κόλπο. Ας υποθέσουμε ότι δημιουργήσατε ένα συμβάν, του παρείχατε επιμελώς μια περιγραφή, επισυνάψατε ένα σωρό αρχεία σε αυτό, το συντονίσατε με όλους τους συναδέλφους σας και στη συνέχεια το διαγράψατε ακούσια.

Ηρεμία! Δεν χρειάζεται να το ξαναδημιουργήσετε. Απλώς πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Z, και το διαγραμμένο συμβάν θα αποκατασταθεί. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αναιρέσετε οποιαδήποτε ακούσια δραστηριότητα ημερολογίου. Αυτό είναι λίγο ασαφές επειδή η διεπαφή δεν έχει κουμπί "Αναίρεση", αλλά είναι πολύ χρήσιμο.