Γιατί μια λίστα ελέγχου είναι απαραίτητη για εσάς στη δουλειά

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Μια λίστα ελέγχου φαίνεται σαν ένας πολύ παλιομοδίτικος τρόπος για να οργανώσετε τη ροή εργασίας σας, καθώς υπάρχουν τόσες πολλές σύγχρονες τεχνικές εκεί έξω. Αλλά είμαστε έτοιμοι να σας πείσουμε, χρησιμοποιώντας ως επιχειρήματα ένα επιστημονικό πείραμα, τη γνώμη ενός διδάκτορα και την εμπειρία του τραγουδιστή του γκρουπ Van Halen.

Στον σύγχρονο κόσμο, μας παρέχεται άνευ προηγουμένου πρόσβαση σε πληροφορίες. Μπορούμε να μάθουμε πολλά απλά ρωτώντας τον σωστό όρο αναζήτησης ή ανοίγοντας ηλεκτρονικές εγκυκλοπαίδειες. Παρόλα αυτά, με αυτόν τον καταιγισμό πληροφοριών, αντιμετωπίζουμε και πολλές δυσκολίες.

Τώρα γνωρίζουμε περισσότερα από ποτέ, αλλά υπάρχει πρόβλημα με τη μετατροπή της θεωρίας σε πράξη, δίνοντάς της αξία και χρησιμότητα.

Από πολλές απόψεις, η εποχή της πληροφορίας μας έχει κάνει πολύ λιγότερο πρακτικούς και σοφούς. Πείτε μας πολλά, αλλά χάνουμε εύκολα τη συγκέντρωση, μας αποσπάται η προσοχή από το κύριο πράγμα, αφήνουμε την προσοχή να διαλυθεί. Επιπλέον, χάνουμε εύκολα τα βασικά, βασικές πληροφορίες και κάνουμε λάθη έχοντας την αίσθηση της δικής μας ικανότητας.

Σύμφωνα με τον χειρουργό και ερευνητή δημόσιας υγείας Atul Gawande, M. D., οι άνθρωποι πρέπει να αξιοποιούν στο έπακρο τις γνώσεις τους.

Atul Gawande Αμερικανός χειρούργος, δημοσιογράφος, συγγραφέας

Μπορούμε να συγχωρήσουμε τις αποτυχίες λόγω άγνοιας. Εάν ένα άτομο δεν ήξερε τι να κάνει σε μια δεδομένη κατάσταση, χαιρόμαστε που κατέβαλε κάθε δυνατή προσπάθεια για να λύσει το πρόβλημα. Αλλά αν ήξερε πώς να προχωρήσει, αλλά δεν εφάρμοσε αυτές τις πληροφορίες με τον σωστό τρόπο, είναι δύσκολο να μην τρελαθεί.

Τα λάθη που γίνονται λόγω της σταθερής πεποίθησης ότι «ξέρω καλύτερα τι να κάνω» είναι συχνά τα πιο επώδυνα. Δεν κάνατε το καλύτερό σας και απέτυχες, αλλά σκόπιμα ακολούθησες το προβάδισμα της υπερβολικής αυτοπεποίθησης και απέτυχες. Ο Atul Gawande πιστεύει ότι αυτό μοιάζει με το πώς ένα απλό λάθος που κάνει ένας έμπειρος χειρουργός οδηγεί στο θάνατο ενός ασθενούς.

Πώς αντιμετωπίζουμε αυτόν τον ωκεανό πληροφοριών; Πώς να αξιοποιήσετε καλύτερα τη γνώση και να αφήσετε χώρο για θαύματα; Σύμφωνα με τον Δρ Gawande, μπορείτε να αισθανθείτε τη δική σας δύναμη και ικανότητα χρησιμοποιώντας μια λίστα ελέγχου.

Ο Δρ Gawande μελέτησε προσεκτικά την επίδραση των λιστών ελέγχου στους χειρουργούς, ή μάλλον, στον αριθμό των περιπτώσεων μόλυνσης των ασθενών κατά τη διάρκεια της χειρουργικής επέμβασης. Παρά το γεγονός ότι στο πείραμα συμμετείχαν σεβαστοί και ικανοί χειρουργοί, όλοι τους, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, κινδύνευαν να κάνουν λάθος κατά τη διάρκεια της επέμβασης.

Η λίστα ελέγχου που παρουσιάστηκε στους χειρουργούς ήταν σύντομη και απλή. Έγραφε:

Πλύνε τα χέρια σου με σαπούνι και νερό.
Σκουπίστε το δέρμα του ασθενούς με ένα αντισηπτικό.
Τοποθετήστε αποστειρωμένους επιδέσμους στο σώμα του ασθενούς.
Φορέστε καπέλο, μάσκα, αποστειρωμένο φόρεμα και γάντια.

Οι φοιτητές Ιατρικής μαθαίνουν αυτά τα βήματα από έξω, είναι προφανή, απλά και απαραίτητα. Αλλά ένα άτομο δεν είναι μηχανή και μπορεί να ξεχάσει μια από τις ενέργειες. Η παράλειψη ενός βήματος μπορεί να οδηγήσει σε μόλυνση, που σημαίνει πρόσθετη θεραπεία, οικονομικό κόστος και, στη χειρότερη περίπτωση, θάνατο του ασθενούς.

Παραδόξως, μόλις αυτή η λίστα ελέγχου εμφανίστηκε μπροστά στα μάτια των γιατρών, άρχισαν να κάνουν λιγότερα λάθη. Ο αριθμός των μολύνσεων μειώθηκε κατά 66%. Εξοικονόμησε πολλά χρήματα, αλλά το πιο σημαντικό, έσωσε πάνω από χίλιες ζωές.

Φυσικά, μια λίστα ελέγχου ως τρόπος δομής των σκέψεων, εξορθολογισμού των ενεργειών και απομνημόνευσης των απαραίτητων πληροφοριών είναι χρήσιμη όχι μόνο για τους γιατρούς, αλλά και για τον καθένα μας.

Μπορεί να σας φανεί προσβλητικό να γράψετε μια λίστα ελέγχου για να μην ξεχάσετε τίποτα. Εξάλλου, είστε αρκετά έξυπνοι και μπορείτε να βασιστείτε στη δική σας μνήμη. Αλλά ο κύριος στόχος μιας λίστας ελέγχου είναι η πειθαρχία που θα σας βοηθήσει να ακολουθήσετε την επιδιωκόμενη διαδρομή και να αποφύγετε λάθη.

Γιατί να κάνετε μια λίστα ελέγχου

Η λίστα ελέγχου σάς βοηθά να βεβαιωθείτε ότι δεν ξεχνάτε βασικές και απλές πληροφορίες. Ο Δρ Gawande πιστεύει ότι η λίστα ελέγχου δημιουργεί ένα είδος «γνωστικού δικτύου» που μας προστατεύει από τις δικές μας ελλείψεις - τα όρια της μνήμης και της προσοχής. Η λίστα ελέγχου διασφαλίζει ότι δεν ξεχνάτε κοινές αλήθειες τη στιγμή που πλησιάζει η κούραση ή η τεμπελιά.
Η λίστα ελέγχου ελευθερώνει το μυαλό σας, δίνοντάς του την ευκαιρία να εργαστεί σε πραγματικά δύσκολες εργασίες. Μόλις σταματήσετε να ανησυχείτε για απλά και ασήμαντα πράγματα, έχετε την ευκαιρία να εστιάσετε σε δύσκολες επιλογές. Αυτό λειτουργεί ιδιαίτερα καλά σε περιπτώσεις όπου εμφανίζονται συνεχώς απροσδόκητες ή απρογραμμάτιστες καταστάσεις και είναι μάλλον δύσκολο να ελέγξετε τον εαυτό σας.
Η λίστα ελέγχου βοηθά στο να είσαι πειθαρχημένος. Αυτό είναι σημαντικό όταν πρόκειται για εργασίες ρουτίνας. Όταν συνηθίζουμε να κάνουμε κάτι από μέρα σε μέρα, χάνουμε εύκολα τον ενθουσιασμό και την προσοχή, κάνουμε λάθη και λανθασμένους υπολογισμούς. Εάν αισθάνεστε πολύ άνετα στο χώρο εργασίας σας, χαλαρώνετε και η προσοχή σας αποσπάται, η λίστα ελέγχου θα σας βοηθήσει να παραμένετε σε εγρήγορση κάθε λεπτό.
Η λίστα ελέγχου εξοικονομεί χρόνο. Δεν χρειάζεται πλέον να σκέφτεστε κάθε βήμα σας: τα έχετε ήδη περιγράψει όλα σε ένα κομμάτι χαρτί. Εάν πρέπει να ληφθεί μια απόφαση τώρα, ο χρόνος είναι ο πιο πολύτιμος πόρος. Μια λίστα ελέγχου θα σας βοηθήσει να κερδίσετε πολύτιμα δευτερόλεπτα.

Ναι, μια λίστα ελέγχου δεν είναι ο πιο πρωτότυπος τρόπος για να ελέγξετε τη ροή εργασίας σας. Αλλά ταυτόχρονα, αυτό το απλό εργαλείο αποδεικνύεται απίστευτα πολύτιμο για όσους θέλουν να μειώσουν τα λάθη και να βελτιώσουν την ποιότητα της εργασίας τους.

Πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική λίστα ελέγχου

Υπάρχουν καλές λίστες ελέγχου και κακές λίστες ελέγχου. Πώς λοιπόν δημιουργείτε μια λίστα ελέγχου που θα σας βοηθήσει να ξεκινήσετε;

Εστιάστε μόνο σε απλά πράγματα. Ο σκοπός μιας καλής λίστας ελέγχου είναι να μεταφέρει τις απαραίτητες πληροφορίες. Χωρίς λεπτομέρειες. Η λίστα ελέγχου δεν είναι οδηγός, ούτε περιήγηση στη ροή εργασίας σας. Αυτό είναι ένα διάγραμμα που σας βοηθά να θυμάστε τα πιο σημαντικά πράγματα. Μια καλή λίστα ελέγχου πρέπει να έχει πέντε έως δέκα βαθμούς.
Η λίστα ελέγχου πρέπει να είναι απλή και πρακτική. Χρησιμοποιήστε σαφείς λέξεις που περιγράφουν με ακρίβεια την εργασία. Εάν χρειάζεστε επιπλέον χρόνο για να θυμηθείτε τι ακριβώς σημαίνει κάθε στοιχείο, η λίστα ελέγχου σας είναι κακή.
Αποφασίστε πότε θα κάνετε παύση. Πότε θα χρησιμοποιήσετε τη λίστα ελέγχου σας; Πότε θα προχωρήσετε στο επόμενο στοιχείο; Πώς ελέγχετε ότι το αντικείμενο έχει ολοκληρωθεί; Επιλέξτε μια στιγμή που θα δείτε τη λίστα ελέγχου και βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν γίνει και μπορείτε να προχωρήσετε στην επόμενη εργασία.
Καθορίστε τον τύπο της λίστας ελέγχου σας. Για παράδειγμα, εάν πρόκειται για συνταγή, τότε θα διαβάσετε κάθε βήμα και θα ακολουθήσετε τις οδηγίες. Αυτός είναι ένας τύπος ανάγνωσης. Και αν η λίστα ελέγχου σας περιέχει αναθέσεις εργασίας για σήμερα και απλώς διαγράφετε ολοκληρωμένες εργασίες από αυτήν, τότε αυτός είναι ο τύπος "κατασκευάστηκε - επιβεβαιώθηκε". Αυτό το βήμα θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε την εργασία σας με τη λίστα ελέγχου σας και να ελέγχετε καλύτερα τον εαυτό σας.
Να είστε έτοιμοι να αναθεωρήσετε και να ενημερώσετε τη λίστα ελέγχου σας. Μη διστάσετε να το αναθεωρήσετε και να κάνετε νέες εργασίες ή τροποποιήσεις. Πρέπει να πειραματιστείτε για να είναι πραγματικά αποτελεσματική η λίστα ελέγχου σας.

Το τελευταίο βήμα είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Η λίστα ελέγχου σας δεν είναι αποφασισμένη, είναι δεκτική στις μεταβαλλόμενες συνθήκες.

Χωρίς καφέ M & M

Ο David Lee Roth, τραγουδιστής των Van Halen, έχει μια περίεργη συνήθεια. Ο αναβάτης rocker φαίνεται επαρκής: παραθέτει τις τεχνικές απαιτήσεις για τον εξοπλισμό. Αλλά ένα από τα σημεία σοκάρει τακτικά τους υπαλλήλους των αιθουσών συναυλιών, των σταδίων και των μουσικών συλλόγων: κάπου στη μέση της λίστας βρίσκεται ένα μπολ M & M, το οποίο δεν πρέπει να περιέχει ούτε μια καφέ καραμέλα.

Αυτοί οι αναβάτες λειτουργούν σαν λίστες ελέγχου: οι εργαζόμενοι μετακινούνται από σημείο σε σημείο, εκπληρώνοντας τις απαιτήσεις του μουσικού. Όταν ο Ντέιβιντ Λι Ροθ δέχεται μια δουλειά, ενδιαφέρεται κυρίως για ένα μπολ με γλυκά. Μπορείτε να μαντέψετε γιατί;

Ενώ ζητά να αφαιρεθούν όλα τα καφέ M & M's ακούγονται τρελά, ο David Lee Roth μπορεί να το εξηγήσει. Εάν το προσωπικό του σταδίου αφήσει καφέ καραμέλα στο μπολ, σημαίνει ότι δεν προσέχει τον αναβάτη. Όταν ο David συναντά ένα τέτοιο κουφέτα, πηγαίνει να ελέγξει όλα τα άλλα: εάν τα όργανα είναι καλά συνδεδεμένα, εάν ο εξοπλισμός έχει ρυθμιστεί σωστά, εάν λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις του για τις εγκαταστάσεις και τον εξοπλισμό. Και αν δεν υπάρχουν καφέ καραμέλες και οι εργαζόμενοι του ιστότοπου σεβάστηκαν ακόμη και μια τόσο περίεργη επιθυμία, ο μουσικός μπορεί να είναι σίγουρος: όλα τα άλλα έγιναν επίσης.