5 συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε την ημέρα της εργασίας σας

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Απλά κόλπα που θα σε σώσουν αν συνεχώς δεν σου φτάνει ο χρόνος για τίποτα.

1. Δώστε προτεραιότητα

Υπάρχει ένας πολύ απλός αλλά αποτελεσματικός τρόπος για να κατηγοριοποιήσετε τις υποθέσεις σας ανάλογα με τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία. Αυτό είναι ένα κύκλωμα που ονομάζεται Matrix του Eisenhower. Εφευρέθηκε από τον Dwight D. Eisenhower, Αμερικανό Πρόεδρο, Στρατηγό του Στρατού των ΗΠΑ και απλώς ένα πολύ παραγωγικό άτομο.

Έχω δύο είδη πραγμάτων: επείγοντα και σημαντικά. Τα σημαντικά πράγματα είναι σπάνια επείγοντα και τα επείγοντα σπάνια είναι σημαντικά.

Dwight D. Eisenhower

Η μήτρα του Αϊζενχάουερ έχει τέσσερις ενότητες. Ο οριζόντιος άξονας δείχνει το επείγον της υπόθεσης και ο κάθετος άξονας δείχνει τη σημασία. Η μήτρα σάς επιτρέπει να οργανώνετε εύκολα όλες τις εργασίες σας σε κατηγορίες: «Μη επείγουσες και μη σημαντικές», «Επείγουσες αλλά όχι σημαντικές», «Σημαντικές και μη επείγουσες» ή «Επείγουσες και σημαντικές».

Προσπαθήστε να δώσετε προτεραιότητα στο Matrix του Eisenhower και θα εκπλαγείτε με το πόσο χρόνο ξοδεύετε σε επείγοντα αλλά όχι πολύ σημαντικά πράγματα. Για παράδειγμα, ατελείωτα μηνύματα από συναδέλφους ή τηλεφωνήματα που σας αποσπούν μόνο από επείγουσες εργασίες.

Βρείτε χρόνο για τα σωστά πράγματα. Εάν υπάρχει κάτι σημαντικό και επείγον, κάντε το αμέσως. Σχεδιάστε σημαντικές, αλλά όχι επείγουσες εργασίες, υπολογίστε τον κατά προσέγγιση χρόνο για την ολοκλήρωσή τους και αποφασίστε πότε θα το κάνετε. Ασήμαντα αλλά επείγοντα θέματα μπορούν να ανατεθούν σε κάποιον άλλο. Αναβάλετε τις μη επείγουσες και ασήμαντες εργασίες για αργότερα ή αρνηθείτε τις εντελώς.

2. Βρείτε χρόνο για βαθιά δουλειά

Ο Σαμ Άλτμαν είχε πει κάποτε: «Η ψηφιακή απόσπαση της προσοχής είναι ένα από τα μεγαλύτερα ψυχολογικά προβλήματα της εποχής μας». Απλά σκεφτείτε: ελέγχουμε τα smartphone μας κατά μέσο όρο 50 φορές την ημέρα. Και, σύμφωνα με τον επιστήμονα και συγγραφέα Cal Newport, αυτό μειώνει σημαντικά την ικανότητά μας να σκεφτόμαστε καθαρά και να είμαστε δημιουργικοί.

Στο «Να δουλεύεις με το κεφάλι. Patterns of Success από έναν Ειδικό Πληροφορικής «εισάγει την έννοια της «Deep Work». Αυτό το είδος εργασίας συνεπάγεται πλήρη συγκέντρωση και βύθιση σε μια συγκεκριμένη εργασία. Χωρίς περισπασμούς - μέγιστη προσπάθεια και συγκέντρωση. Μόνο έτσι μπορείτε να εκτελέσετε πραγματικά δύσκολες εργασίες με το κατάλληλο επίπεδο ποιότητας.

Ο Νιούπορτ αναφέρει τις τακτικές που χρησιμοποίησε ο συνάδελφός του, καθηγητής του Πανεπιστημίου της Πενσυλβάνια, Άνταμ Γκραντ. Αφιερώνει το φθινοπωρινό εξάμηνο στη διδασκαλία, και την άνοιξη και το καλοκαίρι στην έρευνα, και ποτέ δεν ανακατεύει τα δύο. Κατά τη διάρκεια της έντονης έρευνας, ο καθηγητής εκτίθεται σε πλήρη απομόνωση για να μην τον παρεμβαίνουν οι μαθητές.

Είναι πιθανό να μην έχετε την ευκαιρία να ακολουθήσετε τον ίδιο δρόμο και να κρυφθείτε από πηγές ερεθισμού για αρκετούς μήνες. Μην αποθαρρύνεστε: δεν χρειάζεται να βυθιστείτε σε «βαθιά δουλειά» για ένα ολόκληρο εξάμηνο. Η Newport δημιουργεί το δικό σας πρόγραμμα με βάση τις προσωπικές σας προτιμήσεις.

Αποφασίστε ποια ώρα αισθάνεστε πιο ενεργητικοί και σε εγρήγορση και κάντε την πιο δύσκολη δουλειά ακριβώς τότε, απενεργοποιώντας το smartphone σας και αρνούμενοι να ελέγξετε το email. Για παράδειγμα, ο ίδιος ο Νιούπορτ αρχίζει να εργάζεται νωρίς το πρωί, αλλά δεν το κάνει ποτέ μετά τις 5:30 μ.μ.

3. Υπολογίστε τους χρόνους συνάντησης

Paul Graham, συνιδρυτής του startup incubator Y Combinator, ότι υπάρχουν δύο τύποι χρονοδιαγραμμάτων εργασίας: το πρόγραμμα «manager» και το πρόγραμμα «δημιουργός».

Η πρώτη επιλογή είναι για τους διοργανωτές και τα αφεντικά. Κατά τη γνώμη τους, ο χρόνος εργασίας είναι εύκολο να διαχειριστεί. Πρέπει να χωρίσετε την ημέρα σε ωριαία διαστήματα. Και όταν εμφανίζεται μια νέα εργασία, απλώς αφιερώνετε μερικές ώρες για αυτήν, σημειώνοντάς την στον διοργανωτή. Έτσι, εάν ο «διευθυντής» χρειαστεί να προγραμματίσει μια ώρα για μια επαγγελματική συνάντηση ή μια συνεδρία καταιγισμού ιδεών, κοιτάζει το ημερολόγιό του, βρίσκει μια ώρα που δεν απασχολεί και συγκεντρώνει τους συναδέλφους του.

Όμως για τους «δημιουργούς» τέτοιες συναντήσεις, ακόμη και αυτές που έχουν προγραμματιστεί εκ των προτέρων, είναι καταστροφή. Άλλωστε, δημιουργικοί άνθρωποι, προγραμματιστές, συγγραφείς ή καλλιτέχνες, δεν μοιράζουν το πρόγραμμά τους ως «διαχειριστές». Συνήθως πρέπει να χρησιμοποιήσουν τουλάχιστον μισή μέρα για να ολοκληρώσουν εργασίες και σε μία ώρα κάνουν μόνο ζέσταμα στην καλύτερη περίπτωση. Και όταν, εν μέσω της εργασιακής τους δραστηριότητας, οι «δημιουργοί» πρέπει να απομακρυνθούν και να πάνε σε μια συνάντηση με συναδέλφους, ξεφεύγουν από τον ρυθμό τους και μετά είναι πολύ δύσκολο για αυτούς να επιστρέψουν στο έργο.

Το πρόγραμμα του διαχειριστή και το πρόγραμμα του δημιουργού λειτουργούν μια χαρά από μόνα τους. Όταν όμως διασταυρώνονται, αρχίζουν τα προβλήματα.

Πολ Γκράχαμ

Επομένως, εάν είστε διευθυντής, μάθετε εκ των προτέρων από τους υφισταμένους σας πότε είναι καλύτερο να οργανώσετε κοινές συναντήσεις για να μην διακόπτετε τους ανθρώπους από τη δουλειά στις πιο ακατάλληλες στιγμές.

4. Ελέγξτε την κατανάλωση ενέργειας

Ο Tony Schwartz και ο Jim Loer στο Life at Full Power! υποστηρίζουν ότι ο κύριος πόρος για έναν παραγωγικό εργαζόμενο δεν είναι ο χρόνος, αλλά η ενέργεια. Μπορείς να περάσεις μια ολόκληρη μέρα σε ένα δύσκολο έργο, αλλά αν σου λείπει η σωματική και ψυχική δύναμη, θα μείνεις στάσιμος και δεν θα κάνεις τίποτα χρήσιμο. Αλλά όταν έχεις αρκετή εσωτερική ενέργεια, μπορείς να αντιμετωπίσεις ένα δύσκολο θέμα σε μερικές ώρες και να αφιερώσεις την υπόλοιπη μέρα σε κάτι πιο απλό.

Οι Schwartz και Loer διακρίνουν τέσσερις τύπους ενέργειας: φυσική, συναισθηματική, νοητική και πνευματική. Και αν χάσετε κάποιο από αυτά, η παραγωγικότητά σας θα πέσει.

• Φυσική ενέργεια επηρεάζει άμεσα την ικανότητά σας να αντιδράτε στο περιβάλλον και να παίρνετε τις σωστές αποφάσεις. Η έλλειψη αυτού του πόρου σχετίζεται με κακή διατροφή, έλλειψη ύπνου και κόπωση.
• Συναισθηματική ενέργεια επηρεάζει την ικανότητα σωστής διαχείρισης των συναισθημάτων σας σε στρεσογόνες καταστάσεις.
• Ψυχική ενέργεια σας επιτρέπει να εστιάσετε σε μια εργασία και να μην αποσπάτε την προσοχή σας. Ένα άτομο με μεγάλη ποσότητα μπορεί να συγκεντρωθεί ακόμα και σε μια αγχωτική κατάσταση, όταν όλοι γύρω του προσπαθούν να του αποσπάσουν την προσοχή.
• Πνευματική ενέργεια σας επιτρέπει να δείτε τον στόχο στις δραστηριότητές σας για να διατηρήσετε τα κίνητρα. Τροφοδοτεί τον ενθουσιασμό, την επιμονή και τη δέσμευση.

Για να διατηρήσετε και τους τέσσερις δείκτες στο σωστό επίπεδο, τρώτε σωστά, κοιμάστε αρκετά και ασκείστε (η άσκηση διεγείρει την εγκεφαλική δραστηριότητα). Και χρησιμοποιήστε απλές τεχνικές για να αναπληρώσετε ενέργεια.

Η ζωή δεν είναι μαραθώνιος. Η ζωή είναι μια σειρά από σπριντ.

Τόνι Σβαρτς

Μια καλή μέθοδος για εναλλαγή μεταξύ της εργασίας πλήρους βύθισης και της σύντομης ανάπαυσης είναι η τεχνική Pomodoro, η οποία ταιριάζει απόλυτα με την ιδέα του Cal Newport για Deep Work. Η αρχή είναι απλή: μετράμε 25 λεπτά με ένα χρονόμετρο και κάνουμε μια σημαντική εργασία όλο αυτό το διάστημα χωρίς περισπασμούς. Στη συνέχεια - ένα διάλειμμα για 5 λεπτά. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, αναπληρώνουμε ενέργεια. Στη συνέχεια επαναλαμβάνουμε τον κύκλο άλλες τέσσερις φορές και κάνουμε ένα μεγάλο διάλειμμα για 20 λεπτά.

5. Φάτε βατράχια για πρωινό

Έχει συμβεί ποτέ σε όλους έτσι: συναντάτε κάποια εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε, αλλά πραγματικά δεν θέλετε να την κάνετε. Αρχίζεις να το αναβάλλεις και όσο πλησιάζει η προθεσμία, κρέμεται από πάνω σου όλο και περισσότερο, αποσπώντας την προσοχή από άλλα πράγματα και σε κάνει να ανησυχείς για άλλη μια φορά.

Ο δημοφιλής συγγραφέας Μπράιαν Τρέισι αποκαλεί αυτά τα προβλήματα «βατράχια». Και συνιστά να μην τα αναβάλλετε για αργότερα, αλλά να τα κάνετε όσο το δυνατόν νωρίτερα.

Αν φάτε βάτραχο το πρωί, η υπόλοιπη μέρα υπόσχεται να είναι υπέροχη, αφού τα χειρότερα για σήμερα έχουν τελειώσει.

Μαρκ Τουαίην

Αφού απαλλαγείτε από ένα δύσκολο έργο, θα νιώσετε ικανοποίηση, θα πάρετε μια ώθηση θετικής ενέργειας για το υπόλοιπο της ημέρας και θα μπορείτε να προχωρήσετε στα επόμενα στοιχεία της λίστας σας με ήσυχη τη συνείδησή σας.