Multitasking έναντι παραγωγικότητας: Πώς να αποφύγετε να βλάψετε τον εγκέφαλό σας

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

"Είσαι σαν τον Ιούλιο Καίσαρα - κάνεις τρία πράγματα ταυτόχρονα!" - έχουμε συνηθίσει να θαυμάζουμε ανθρώπους που κάνουν τα πάντα ταυτόχρονα. Είναι αλήθεια ότι το multitasking περισσότερο μας πληγώνει παρά βοηθάει. Πώς η παρόρμηση να εργαστείτε σε όλα τα έργα ταυτόχρονα εμποδίζει και πώς να κάνετε τα πράγματα όταν δεν υπάρχει αρκετός χρόνος για όλα, λέει ο Ben Slater, διευθυντής μάρκετινγκ και πωλήσεων στη Seed, η οποία προωθεί την επιστημονική προσέγγιση του HR.

Πόσες καρτέλες προγράμματος περιήγησης έχετε; Τώρα αμέσως? Πάνω από δέκα, νομίζω. Ίσως είκοσι. Μερικά είναι για έρευνα, μερικά σας βοηθούν να μείνετε σε επαφή με συναδέλφους και πελάτες και μερικά είναι ανοιχτά για διασκέδαση ενώ κανείς δεν τα βλέπει. Δεν έχει σημασία γιατί χρειάζεστε αυτές τις καρτέλες - εξακολουθούν να μην βοηθούν. Δεν μπορούμε πλέον να καθόμαστε και να κάνουμε ένα πράγμα. Ομολογώ, εγώ ο ίδιος, ενώ έγραφα αυτή την ανάρτηση, έλεγξα την αλληλογραφία μου και απαντούσα στα tweets.

Κάνοντας εναλλαγή μεταξύ χιλιάδων εργασιών, νιώθουμε ότι δεν έχουμε ούτε δευτερόλεπτο για ξεκούραση. Και μετά πιστεύουμε ότι σήμερα ήταν μια άλλη κακή μέρα: ήμασταν τρομερά απασχολημένοι και δεν είχαμε χρόνο να κάνουμε τίποτα. Ωστόσο, το βράδυ δεν είναι καλύτερο. Τρώμε κοιτάζοντας την οθόνη της τηλεόρασης, διαβάζουμε ένα βιβλίο, ακούμε ραδιόφωνο. Ποιος σας εμποδίζει να καθίσετε και να εστιάσετε σε ένα πράγμα;

Αποσπαζόμαστε συνεχώς από τον βασικό στόχο, που από μόνος του είναι κακός. Αλλά τώρα υπάρχουν περισσότερες ενδείξεις ότι το multitasking είναι κακό για τον εγκέφαλό μας. Ακούγεται τρομακτικό. Φαίνεται ότι ήρθε η ώρα να δοκιμάσετε να εργαστείτε σε διαφορετικό τρόπο λειτουργίας.

Γιατί τα κάνουμε όλα ταυτόχρονα

Ποια είναι η απάντηση? Γιατί δεν υπάρχει άλλος δρόμος.

Οι τεχνολογίες επινοούνται για να κάνουν τη ζωή απλή και γρήγορη. Τα smartphone, όπως τα ελβετικά μαχαίρια, κάνουν τα πάντα σε όλους τους τομείς, από το να κάνουν σχέδια για το Σαββατοκύριακο μέχρι να κουρδίσουν μια κιθάρα. Όταν εφευρίσκεται μια εφαρμογή για κάθε βήμα, είναι δύσκολο να μην τις χρησιμοποιείτε κάθε δευτερόλεπτο. Πήγες στο σούπερ μάρκετ; Γιατί να μην κάνετε μια λίστα αγορών ακούγοντας ένα δημοφιλές podcast; Θα φάτε μεσημεριανό με τους φίλους σας; Δημοσιεύστε στο Facebook για να το τραβήξει κάποιος άλλος!

Τι Λέει η Επιστήμη

Η επιστήμη γνωρίζει γιατί μας αρέσει να κάνουμε πολλές εργασίες ταυτόχρονα.

Γιατί είναι ωραίο

Ο δικός μας εγκέφαλος μας εξαπατά! Γιατί του αρέσει όταν δήθεν είμαστε απασχολημένοι μέχρι το λαιμό. Έρευνα ότι το multitasking οδηγεί στην απελευθέρωση ντοπαμίνης, της ορμόνης της ευτυχίας. Πρέπει να ανταμειφθούμε για τη σκληρή δουλειά!

Εμείς, όπως οι κίσσες, αποσπάται εύκολα η προσοχή από κάθε τι νέο, φωτεινό και λαμπερό. Και το μέρος του εγκεφάλου που είναι υπεύθυνο για τη συγκέντρωση υποφέρει περισσότερο από αυτό.

Τα κέντρα ευχαρίστησης ενεργοποιούνται όταν κάνουμε εναλλαγή μεταξύ των εργασιών. Αρκεί να δει κανείς ένα νέο γράμμα στα εισερχόμενα, μια ειδοποίηση στο κοινωνικό δίκτυο - μια μικρή δόση της ορμόνης της ευχαρίστησης εισέρχεται αμέσως στην κυκλοφορία του αίματος. Φυσικά, είναι εύκολο να αποσπαστείτε σε τέτοιες συνθήκες.

Γιατί είναι κακό

Γιατί προκαλεί άγχος. Το multitasking έχει αποδειχθεί ότι προκαλεί αυξημένη παραγωγή μιας άλλης ουσίας, της κορτιζόλης, μιας ορμόνης του στρες που επηρεάζει τα πάντα, από τη νοητική απόδοση μέχρι τη μυϊκή πυκνότητα. Εάν αποσπάτε συχνά την προσοχή σας, μπορείτε να πείτε αντίο στους κύβους τύπου που κερδίσατε με κόπο. Δεν σας αρέσει η προοπτική; Δεν μπορείτε να απαντήσετε σε όλα αυτά τα μηνύματα, αυτό είναι όλο;

Όχι, αυτό δεν είναι αρκετό. Οι επιστήμονες λένε ότι η ίδια η ικανότητα πολλαπλών εργασιών παρεμβαίνει στο να κάνεις πράγματα και μειώνει το IQ κατά περίπου 10 βαθμούς. Γνωρίζετε ότι έχετε αδιάβαστα email, πράγμα που σημαίνει ότι η παραγωγικότητά σας έχει ήδη μειωθεί.

Για να κατανοήσετε το μέγεθος των συνεπειών, εξετάστε μόνο ένα παράδειγμα. Τα φυτικά φάρμακα είναι γνωστό ότι μειώνουν την ικανότητα σκέψης. Λοιπόν, ο αρνητικός αντίκτυπος του multitasking στη γνωστική λειτουργία του εγκεφάλου είναι ακόμη πιο ισχυρός.

Ο Καίσαρας μπορούσε, έτσι μπορώ

Εάν εργάζεστε συνεχώς, αλλάζοντας από τη μια δραστηριότητα στην άλλη, μπορείτε να αναπτύξετε μια συνήθεια και να γίνετε ειδικός στο multitasking. Και μάθετε πώς να φιλτράρετε αμέσως όλες τις πληροφορίες για να γίνετε ιδιοφυΐα παραγωγικότητας. Ποια από τις δύο προτάσεις είναι σωστή;

Κανένας. Οι ερευνητές λένε ότι οι «χρήστες πολλαπλών τοποθεσιών» είναι πολύ λιγότερο προσανατολισμένοι στη ροή πληροφοριών και δεν μπορούν να διαχωρίσουν γρήγορα σημαντικές πληροφορίες από τα σκουπίδια. Υπάρχουν μερικά μεμονωμένα παραδείγματα ανθρώπων που μπορούν να κάνουν τα πάντα ταυτόχρονα, αλλά αυτές είναι οι εξαιρέσεις, όχι ο κανόνας.

Αυτό που μας αποσπά περισσότερο την προσοχή

Τι μας κάνει πιο συχνά να ξεφεύγουμε από τη δουλειά;

Για μένα, το μεγαλύτερο κακό είναι η ατελείωτη ροή νέων γραμμάτων. Νομίζω ότι πολλοί άνθρωποι έρχονται αντιμέτωποι με αυτό. Φίλοι και συνάδελφοι διαμαρτύρονται επίσης για τα εισερχόμενα μηνύματα. Πιστεύουμε ότι πρέπει να απαντήσουμε σε όλα τα γράμματα, αλλά αν το κάνουμε αυτό, τότε δεν θα μείνει χρόνος για οτιδήποτε άλλο.

Τα μηνύματα είναι τόσο σταθερά ενσωματωμένα στη ροή εργασίας που πολλοί προσηλώνονται στο ότι δεν έχουν μη αναγνωσμένα μηνύματα στα εισερχόμενά τους. Και όταν ο μετρητής δείχνει μηδέν, είναι σαν να έχουμε βρει το Άγιο Δισκοπότηρο του ψηφιακού κόσμου.

Όσα νέα μηνύματα κι αν υπάρχουν στο γραμματοκιβώτιο, μας ενοχλούν. Και για αυτο:

1. Αναμένεται άμεση απάντηση από εμάς

Χρειάζεται χρόνος για να γράψετε και να στείλετε μια απάντηση. Δεν χρειάζεται να απαντήσετε αυτό το δευτερόλεπτο, μπορείτε κάλλιστα να αναβάλετε το γράμμα μέχρι τη στιγμή που θα είστε έτοιμοι να το αντιμετωπίσετε.

Είμαστε πάντα προσιτοί. Εκτός γραφείου? Λοιπόν, μπορείτε να ελέγξετε την αλληλογραφία σας χρησιμοποιώντας το smartphone ή το tablet σας. Τι μπορεί να εμποδίσει;

Οι προσδοκίες του κοινού υπαγορεύουν τι πρέπει να απαντήσουμε. Δεν θέλουμε να στενοχωρήσουμε τον αποστολέα. Χρησιμοποιώ μια προσθήκη αλληλογραφίας που μου επιτρέπει να βλέπω πότε οι παραλήπτες ανοίγουν τα μηνύματά μου. Και ενώ αντιτίθεμαι σε μια άμεση απάντηση μέσω email, είναι δύσκολο να απαλλαγούμε από την ενόχληση όταν κάποιος διαβάζει ένα email αλλά δεν βιάζεται να απαντήσει.

2. Οποιοσδήποτε μπορεί να γράψει

Είναι απίθανο να στείλετε μια επιστολή με κανονικό ταχυδρομείο σε ένα άτομο που δεν γνωρίζετε.

Αλλά η προσέγγισή μας στα email είναι διαφορετική. Δεν διστάζουμε να μάθουμε το email κάποιου με κανέναν τρόπο. Όταν το αποκτήσουμε, η κυνηγετική περίοδος μπορεί να θεωρηθεί ανοιχτή. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τόσο απρόσωπα που μπορούμε να στείλουμε εκατοντάδες email σε εντελώς αγνώστους.

Τα κουτιά είναι γεμάτα ψυχρά μηνύματα. Χάνουμε πολύτιμα λεπτά προσπαθώντας να τα φιλτράρουμε στέλνοντάς τα στο αρχείο και στον κάδο απορριμμάτων. Αυτό που με απογοητεύει περισσότερο είναι ότι οι άνθρωποι που στέλνουν τέτοια ενημερωτικά δελτία δεν λαμβάνουν σχεδόν καμία απάντηση σε αυτά. Δεν έχει νόημα να στέλνετε γράμματα με έναν υπαινιγμό εξατομίκευσης, οι άνθρωποι τα διαγράφουν επίσης χωρίς να τα διαβάσουν.

3. Τα γράμματα σε αναγκάζουν να πάρεις άμεσες αποφάσεις

Ενώ διασχίζουμε τα γράμματα, πρέπει να πάρουμε πολλές αποφάσεις και αυτή η διαδικασία είναι πολύ αγχωτική για τον εγκέφαλο. Ρίχνοντας όλη μας τη δύναμη σε μια συνεχή αλλαγή αντικειμένων προσοχής, ξοδεύουμε ενέργεια και καύσιμα στην ξέφρενη εργασία του εγκεφάλου και μετά νιώθουμε κουρασμένοι και εξαντλημένοι.

Ακόμη και οι δημοφιλείς εφαρμογές διαχείρισης email που έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να μην χάνετε χρόνο αναλύοντας την αλληλογραφία σας δεν εξαλείφουν την ανάγκη να αποφασίζετε συνεχώς: απαντήστε αμέσως ή αναβάλετε για αύριο;

Πώς να σταματήσετε να χάνετε χρόνο και να είστε πιο παραγωγικοί

Αν περιμένετε καθολικές συμβουλές από εμένα που θα λύσουν αμέσως όλα τα προβλήματα, τότε πρέπει να σας απογοητεύσω. Δεν υπάρχει έτοιμη λύση, αλλά υπάρχουν τακτικές που πρέπει να ακολουθήσετε για να αποφύγετε το multitasking και να γίνετε πιο παραγωγικοί.

1. Προγραμματίστε τα πράγματα το βράδυ

Δεν σου άνοιξα την Αμερική, αλλά αυτή η μέθοδος λειτουργεί. Αφιερώνοντας δέκα λεπτά το βράδυ γράφοντας μια λίστα με βασικές εργασίες για την επόμενη μέρα, σας βοηθά να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στη δουλειά.

Καταχωρίστε τα πράγματα που πρέπει να ολοκληρώσετε αύριο και ξεκινήστε να ελέγχετε την αλληλογραφία και τα μηνύματά σας μόνο αφού ολοκληρώσετε όλα τα στοιχεία της λίστας.

2. Χρησιμοποιήστε την τεχνική διαχείρισης χρόνου «ντομάτας»

Το χρησιμοποιώ μόνος μου, είμαι πολύ ευχαριστημένος. Είναι μια τεχνική διαχείρισης χρόνου από τον Ιταλό Francesco Cirillo στα τέλη της δεκαετίας του 1980.

Χωρίστε την εργάσιμη ημέρα σας σε πολλές περιόδους 25 λεπτών έντονης, επίπονης εργασίας, με πέντε λεπτά ανάπαυσης ενδιάμεσα. Η μέθοδος βασίζεται στην υπόθεση ότι τα συχνά διαλείμματα διεγείρουν τη νοητική δραστηριότητα.

Χρησιμοποιώ κομμάτια 25 λεπτών για να αντιμετωπίσω τις κύριες εργασίες που έχουν προγραμματιστεί το βράδυ. Και στα διαλείμματα, αλλάζω την ανάλυση αλληλογραφίας και τον έλεγχο των ειδοποιήσεων.

Συνιστώ ανεπιφύλακτα να δώσετε σε αυτήν την τεχνική ένα πράσινο φως. Μπορείτε ακόμη να αγοράσετε ένα αστείο χρονόμετρο σε σχήμα ντομάτας για να μετράτε τις περιόδους δραστηριότητας και ξεκούρασης.

3. Ορίστε μια ειδική ώρα για την αλληλογραφία στο πρόγραμμα

Εγώ ο ίδιος χρησιμοποιώ άλλες μεθόδους, αλλά πολλοί ειδικοί συμβουλεύουν να συμπεριλάβουν στο χρονοδιάγραμμα ξεχωριστό χρόνο για την ταξινόμηση της αλληλογραφίας.

Επισημάνετε μια γραμμή στο ημερολόγιό σας για να αφιερώσετε μέρος της ημέρας στην ανάγνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στην απάντηση σε tweets και μηνύματα και μόνο στο άνοιγμα αλληλογραφίας κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις στο smartphone και στο πρόγραμμα περιήγησης για να τηρήσετε αυτόν τον κανόνα, ακόμα κι αν φοβάστε ότι θα χάσετε κατά λάθος ένα επείγον email.

Αποτελέσματα

Δεν φταίει κανείς για το γεγονός ότι πρέπει να κάνουμε τόσα πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Το να αναγκάζετε τον εαυτό σας να αγνοήσει τα εισερχόμενα μηνύματα και να σταματήσει να μεταπηδά από τη μια εργασία στην άλλη δεν είναι εύκολη υπόθεση.

Κάθε μήνυμα που στέλνουμε σε βοηθάει να τρως τις ορμόνες της ευτυχίας σε μια κουταλιά και σου δίνει μια αίσθηση ικανοποίησης όταν φαίνεται ότι είμαστε τόσο οργανωμένοι και υπεύθυνοι. Η αλήθεια είναι διαφορετική: απλώς έχουμε αποσπαστεί από το σημαντικό θέμα.

Είναι πολύ δύσκολο να το σταματήσεις. Αλλά μου αρέσει να επικεντρώνομαι μόνο στη δουλειά. Δοκιμάστε μία από τις μεθόδους που πρότεινα και συγκρίνετε την παραγωγικότητά σας πριν και μετά.

P. S. Μπορείτε να ακούσετε μουσική

Μην ανησυχείτε, δεν χρειάζεται να κλείσετε το iTunes! Μέρη του εγκεφάλου είναι υπεύθυνα για την ακρόαση μουσικής, η δραστηριότητά τους δεν διασταυρώνεται με τη δουλειά σας, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μειώνει την παραγωγικότητα.

Τι κάνεις για να μην αποσπαστείς από μικροπράγματα;