Τι είναι το kaizen και πώς βοηθά τους ανθρώπους και τις εταιρείες να γίνουν καλύτεροι άνθρωποι

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Μια ιαπωνική προσέγγιση για την παραγωγικότητα και τη συνεχή βελτίωση.

Τι είναι το Kaizen

Αυτή είναι η ιαπωνική επιχειρηματική φιλοσοφία του What is Kaizen / Investopedia, η οποία σας επιτρέπει να δημιουργήσετε και να οργανώσετε την εργασία στην εταιρεία. Η λέξη "kaizen" έχει πολλές έννοιες, με κυριότερη τη συνεχή βελτίωση.

Η ίδια η Kaizen δεν προσφέρει μια έτοιμη στρατηγική βασισμένη στη σειρά που μπορεί να ακολουθηθεί για να συνεχίσουν τα πράγματα να πάνε καλά. Δεν υπάρχει γενικό εγχειρίδιο οδηγιών για το kaizen. Αντίθετα, είναι ένα σύνολο ιδεών και αρχών που πρέπει να βασιστείτε.

Το βασικό αξίωμα του kaizen είναι κάπως έτσι: μικρά βήματα προς τις σωστές κατευθύνσεις σας βοηθούν να πάρετε πολλά.

Αυτό σημαίνει ότι για να επιτύχετε εντυπωσιακά αποτελέσματα, δεν χρειάζονται θεμελιώδεις καινοτομίες, αλλά αργή και σταδιακή, αλλά καθημερινή δουλειά.

Πιστεύεται ότι το kaizen εισήχθη για πρώτη φορά από το Toyota Production System / Toyota στην Toyota μετά τον Δεύτερο Παγκόσμιο Πόλεμο. Και αυτό βοήθησε στην αποκατάσταση της παραγωγής, τον εντοπισμό σφαλμάτων στις ροές εργασίας και την αύξηση των κερδών. Ως εκ τούτου, αυτό το σύστημα χρησιμοποιείται κυρίως σε εταιρείες και βιομηχανίες. Αν και το προσωπικό kaizen είναι επίσης δυνατό κατ 'αρχήν.

Ποια είναι τα στοιχεία του kaizen

Δεδομένου ότι δεν υπάρχει επίσημη «Βίβλος» του kaizen, υπάρχει κάποια σύγχυση στις περιγραφές αυτής της προσέγγισης.

Για παράδειγμα, στον ιστότοπο του Ινστιτούτου Kaizen (ναι, υπάρχει) ο συγγραφέας του βιβλίου «Kaizen. Το κλειδί για την ιαπωνική στρατηγική επιτυχίας «Ο Masaaki Imai δίνει στον ορισμό του Kaizen / Ινστιτούτο Kaizen πέντε στοιχεία που ονομάζονται επίσης πυρήνας του kaizen.

1. Γνωρίστε τον πελάτη σας. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αναπαραστήσετε με σαφήνεια το πορτρέτο του ατόμου στο οποίο παρέχετε υπηρεσίες ή πουλάτε αγαθά: τις αξίες, τις επιθυμίες, τις ανάγκες και τους πόνους του.
2. Ξεφορτωθείτε τα σκουπίδια. Το Kaizen σχετίζεται στενά με τις έννοιες του μηδενικού αποβλήτου και της λιτής κατασκευής. Ωστόσο, αυτή η αρχή μπορεί να κατανοηθεί ευρύτερα: να προσπαθήσουμε να μην χρησιμοποιούμε τίποτα περιττό στην εργασία, να λαμβάνουμε μόνο ό,τι είναι πραγματικά απαραίτητο, να καταστρέφουμε τόσο τα φυσικά όσο και τα πληροφοριακά απόβλητα.
3. Πηγαίνετε στην "παραγωγή". Το πρωτότυπο χρησιμοποιεί τη λέξη gemba, η οποία μπορεί να μεταφραστεί από τα ιαπωνικά ως «το μέρος όπου λαμβάνει χώρα το έργο». Η ουσία αυτού του στοιχείου του kaizen είναι ότι ο ηγέτης πρέπει να έχει καλή κατανόηση των διαδικασιών εργασίας και να αφιερώσει όλες τις προσπάθειές του στην εισαγωγή αλλαγών στην πρώτη θέση εκεί.
4. Βασιστείτε σε γεγονότα. Στα στατιστικά, αλλαγές σε σημαντικούς δείκτες και συγκεκριμένους αριθμούς, και όχι στα δικά τους συναισθήματα.
5. Εμπνεύστε την ομάδα σας. Σε αυτή την περίπτωση, μιλάμε για τον καθορισμό συγκεκριμένων στόχων για τους ανθρώπους και τη βοήθεια τους να κινηθούν προς αυτούς.

Σε διαφορετικές πηγές, υπάρχουν πολλές ακόμη αρχές που σχετίζονται με το kaizen.

1. Συλλέξτε απόψεις εργαζομένων. Ο Kaizen υποθέτει ότι κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να ακούγεται εάν έχει κάτι να πει. Μπορείτε να κάνετε καταιγισμό ιδεών μαζί, να κάνετε συνεντεύξεις ένας προς έναν ή να τοποθετήσετε ένα κουτί προτάσεων. Οι ιδέες που σκέφτονται οι άνθρωποι θα πρέπει να εξετάζονται και να εφαρμόζονται σιγά σιγά αν αξίζουν.
2. Άσε την τελειομανία. Καλύτερα μια χαλαρή καθημερινή δουλειά παρά να προσπαθείς να τα κάνεις όλα άψογα.
3. Αναζητήστε τη ρίζα του προβλήματος. Οι δυσκολίες και τα προβλήματα δεν μπορούν να θεωρηθούν δεδομένα. Πρέπει να αναρωτηθείτε τουλάχιστον πέντε φορές γιατί συμβαίνει αυτό για να φτάσετε στο κάτω μέρος και να βρείτε μια λύση.
4. Αποφύγετε το status quo. Αυτό σημαίνει ότι είναι απαραίτητο να αγωνιζόμαστε όχι για σταθερότητα και ισορροπία, αλλά για συνεχή ανάπτυξη.
5. Διατηρήστε προσωπική πειθαρχία. Κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να ακολουθεί τους κανόνες διαχείρισης χρόνου και να δουλεύει πάνω του.
6. Χτίστε ομαδικό πνεύμα. Τα άτομα στην εταιρεία πρέπει να έχουν κοινούς, ξεκάθαρους στόχους, αξίες και αρχές. Εμπνέει, παρακινεί, βοηθά όλους να κινηθούν προς την ίδια κατεύθυνση και να λειτουργήσουν αρμονικά.

Τέλος, το τρίτο σύνολο αρχών kaizen αφορά την λιτή κατασκευή. Αποτελείται από πέντε S:

• Σεϊρί (διαλογή). Ταξινομήστε εργαλεία εργασίας, προσεγγίσεις και εργασίες, προσδιορίστε τι πραγματικά δεν χρειάζεται.
• Seiton (συστηματοποίηση). Διατηρήστε την περιοχή εργασίας σας σε τάξη, βρείτε μια καλά καθορισμένη θέση για κάθε εργαλείο και αντικείμενο. Και δεν έχει τόση σημασία αν δουλεύεις στο μηχάνημα, στο καβαλέτο ή στο γραφείο στο τραπέζι.
• Seiso (καθαριότητα). Ο χώρος εργασίας πρέπει να είναι καθαρός. Αφαιρέστε το στο τέλος κάθε μέρας.
• Σεϊκέτσου (τυποποίηση). Ακολουθήστε τα τρία προηγούμενα βήματα για τον αυτοματισμό και κάντε τα πρότυπο.
• Σιτσούκε (βελτίωση). Ελέγξτε πόσο αποτελεσματικό είναι το σύστημα. Αντιμετωπίστε προβλήματα και βελτιώστε τις ροές εργασίας.

Πώς να εφαρμόσετε αλλαγές χρησιμοποιώντας το kaizen

Αυτό το σύστημα ενθαρρύνει έντονα την προσέγγιση What is Kaizen / Investopedia PDCA (Plan - Do - Check - Act), ή, όπως ονομάζεται επίσης, τον κύκλο διαχείρισης Deming - Shewhart. Είναι σαφές από τη συντομογραφία ότι αποτελείται από τέσσερα στάδια:

1. Σχέδιο. Η αλλαγή δεν πρέπει να είναι αυθόρμητη, πρέπει πάντα να αναλύετε πρώτα την κατάσταση και να χαράσσετε μια στρατηγική.
2. Λαμβάνω δράση. Στην περίπτωση του kaizen, αυτό σημαίνει ότι προσπαθείτε να εφαρμόσετε κάποια μικρή βελτίωση.
3. Τσέκαρέ το. Θα πρέπει να μελετήσετε πώς το προηγούμενο βήμα επηρέασε την απόδοση ή τα προσωπικά αποτελέσματα της εταιρείας, να συγκρίνετε τους δείκτες, να μιλήσετε με συναδέλφους που επηρεάζονται από τις αλλαγές.
4. Σωστός. Εάν είναι απαραίτητο, πρέπει να εξαλείψετε τα προβλήματα που έχουν προκύψει, να αλλάξετε ελαφρώς την προσέγγιση ή να εγκαταλείψετε εντελώς τις βελτιώσεις εάν δεν λειτούργησαν.

Πώς να είστε πιο παραγωγικοί με το kaizen

Αρχικά, αυτή η φιλοσοφία απευθύνεται σε εταιρείες και μεγάλες βιομηχανίες, αλλά οι αρχές της λειτουργούν καλά M. F. Suárez-Barraza, J. Ramis-Pujol, S. Mi Dahlgaard-Park. Αλλαγή της ποιότητας ζωής μέσω της προσέγγισης Personal Kaizen: Μια ποιοτική μελέτη / International Journal of Quality and Service Sciences και για κάθε άτομο.

Συγγραφέας Robert Maurer, συγγραφέας του Step by Step Towards Achievement. Η Μέθοδος Kaizen, και ο blogger How to Apply Kaizen στην προσωπική σας ζωή / Medium, Gail Kurzer-Myers, προσφέρουν πολλές ιδέες για το πώς να εισαγάγετε το kaizen στην καθημερινή ζωή.

1. Βάλτε μικρούς στόχους στον εαυτό σας

Το «ξεκινώντας τη δική σου επιχείρηση» ή «αρχίζεις να κερδίζεις διπλάσια» ακούγεται σαν κάτι τρομακτικό και συντριπτικό. Αλλά η διάσπαση αυτών των μεγάλων στόχων σε πολλούς μικρότερους το κάνει πολύ πιο εύκολο και σαφέστερο.

Για παράδειγμα: «συλλέξτε ιδέες για την επιχείρησή σας», «μελετήστε την αγορά και τους ανταγωνιστές», «υπολογίστε το κόστος», «συντάξτε ένα επιχειρηματικό σχέδιο». Όσο περισσότερο μπορείτε να συνθλίψετε αυτό το τεράστιο μπλοκ, τόσο το καλύτερο.

Αυτή η προσέγγιση μπορεί να σας είναι ήδη γνωστή: στην κλασική διαχείριση χρόνου ονομάζεται «τρώγοντας έναν ελέφαντα σε κομμάτια».

2. Κάντε στον εαυτό σας μικρές ερωτήσεις

Οδηγίες όπως «Ξεκινήστε τη γιόγκα κάθε πρωί» είναι κακές. Αλλά οι σωστές ερωτήσεις βοηθούν να βρείτε κίνητρα και να κατανοήσετε τον εαυτό σας:

• Τι μου λείπει για να κάνω γιόγκα κάθε πρωί;
• Τι μπορώ να αγοράσω για να κάνω την εργασία πιο εύκολη και πιο ευχάριστη, ίσως ένα νέο χαλί και ωραία άνετα ρούχα;
• Ποια μικρά βήματα θα με βοηθήσουν να αναπτύξω αυτή τη συνήθεια - να μαζεύω ρούχα και ένα χαλί το βράδυ, να διαβάζω μερικά άρθρα για τα οφέλη της γιόγκα, να πηγαίνω νωρίς για ύπνο;

3. Κάντε μικρά βήματα

Ο Robert Maurer δίνει ένα καλό παράδειγμα στο βιβλίο του. Ο γιατρός προσπάθησε να πείσει τον ασθενή να ασκείται τακτικά για 30-60 λεπτά την ημέρα. Ο ασθενής προφανώς δεν ενθουσιάστηκε με την ιδέα. Στη συνέχεια, της ζητήθηκε απλώς να κάνει πορεία μπροστά από την τηλεόραση μόνο για 1 λεπτό κάθε βράδυ. Και τα κατάφερε αρκετά καλά. Μόλις μια τέτοια «προπόνηση» έγινε συνήθεια, η ασθενής σταδιακά αύξησε τον χρόνο και τη δυσκολία της άσκησης και έτσι έκανε τον αθλητισμό μέρος της ζωής της.

Έτσι τα μικρά βήματα είναι το κλειδί για μεγάλες αλλαγές.

4. Ξεφορτωθείτε τα σκουπίδια

Και με όλη τη σημασία της λέξης. Πετάξτε τα περιττά χαρτιά, τις σπασμένες βούρτσες και τα σπασμένα μπλέντερ. Καταργήστε προγράμματα που δεν χρησιμοποιείτε. Εξαλείψτε τον σπατάλη χρόνου και αλλάξτε καταστροφικές συνήθειες. Δούλεψε με συμπεριφορές και σκέψεις που σε στραγγίζουν και σου χαλάνε τη διάθεση.

5. Διατηρήστε τον χώρο εργασίας σας καθαρό και τακτοποιημένο

Κάθε πράγμα έχει τη δική του θέση. Πειθαρχεί, βοηθά να συντονιστείτε στην εργασία και να οργανώσετε τις σκέψεις.

6. Γίνε καλύτερος κάθε μέρα

Η κύρια ιδέα του kaizen είναι ότι η αλλαγή πρέπει να συμβαίνει κάθε μέρα. Αν και μικροσκοπικό, όχι πάντα αισθητό.

Περπατώντας 10 βήματα περισσότερο από το συνηθισμένο, μαθαίνοντας δύο αγγλικές λέξεις αντί για μία, διαβάζοντας μερικές σελίδες ενός βιβλίου, ξοδεύετε 5 λεπτά λιγότερο χρόνο στο τηλέφωνό σας από χθες - όλα αυτά έχουν σημασία και τελικά θα οδηγήσουν σε καλά αποτελέσματα.

Αυτό το άρθρο δημοσιεύτηκε για πρώτη φορά τον Ιανουάριο του 2013. Τον Αύγουστο του 2021, ενημερώσαμε το κείμενο.