Τα μυστικά της επαγγελματικής αλληλογραφίας μέσω email

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Σας παρουσιάζουμε ένα άρθρο του Artem Turovets σχετικά με το σύστημα οργάνωσης της επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Αυτό δεν είναι ένα σύνολο «τεχνικών υπερπαραγωγικότητας» ή μια διάλεξη για το μάρκετινγκ μέσω email. Ο Artyom απλά θα μοιραστεί την εμπειρία της εταιρείας του, όπου προσπάθησαν να στήσουν τη δουλειά με e-mail έτσι ώστε όλοι να είναι άνετα.

Τι είναι το email; Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο, αυτά είναι:

Το πρόσωπό σου. Είναι με τη βοήθεια του email που μπορείτε να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα στα μάτια του αντισυμβαλλόμενου ή να καταστρέψετε την πρώτη εντύπωση.
Το εργαλείο της δουλειάς σας. Πολλή επικοινωνία με τον έξω κόσμο γίνεται μέσω email. Επομένως, έχοντας καλή γνώση αυτού του εργαλείου, μπορείτε να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη.
Ισχυρή απόσπαση της προσοχής. Ο έξω κόσμος προσπαθεί να σας πάρει, να σας αποσπάσει και να σας παρασύρει μέσω email.

Από αυτή την άποψη, ας δούμε την εργασία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ας ξεκινήσουμε απλά.

Σχέδιο επιστολών

Χρησιμοποιώ το πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας Mozilla Thunderbird, επομένως θα το χρησιμοποιήσω ως παράδειγμα. Ας δημιουργήσουμε ένα νέο γράμμα και ας πάμε από πάνω προς τα κάτω στη λίστα των πεδίων.

Σε ποιον. Αντίγραφο. Κρυφό αντίγραφο

Κάποιος μπορεί να μην ξέρει, αλλά το "Προς" του Mozilla μπορεί να αλλάξει σε "Κοιν." ή "Κρυφή κοινοποίηση".

Προς: γράφουμε τον κύριο παραλήπτη ή πολλούς παραλήπτες που χωρίζονται με ερωτηματικά.
Αντιγραφή: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει την επιστολή, αλλά από τον οποίο δεν περιμένουμε απάντηση.
Bcc: γράφουμε σε αυτόν που πρέπει να διαβάσει την επιστολή, αλλά θα πρέπει να παραμείνει άγνωστος στους υπόλοιπους παραλήπτες της επιστολής. Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο για μαζική αποστολή επαγγελματικών επιστολών, για παράδειγμα, ειδοποιήσεις.

Δεν είναι σωστό στη μαζική αποστολή, καθορίστε τους παραλήπτες μέσω των πεδίων "Κοινοποίηση" ή "Προς". Πολλές φορές το χρόνο λαμβάνω επιστολές στις οποίες 50–90 αποδέκτες αναφέρονται στο πεδίο «Κοιν.». Υπάρχει παραβίαση του απορρήτου. Δεν χρειάζεται όλοι οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν με ποιους άλλους συνεργάζεστε σε ένα παρόμοιο θέμα. Είναι καλό αν αυτοί είναι άνθρωποι που γνωρίζετε ο ένας τον άλλον. Τι γίνεται αν η λίστα περιλαμβάνει ανταγωνιστικές εταιρείες που δεν γνωρίζουν η μία για την άλλη; Τουλάχιστον, πρέπει να είστε έτοιμοι για περιττές εξηγήσεις, το μέγιστο, για τη διακοπή της συνεργασίας με έναν από αυτούς. Μην κάνετε έτσι.

σωστά στείλτε μαζικές αποστολές στο όνομά σας και βάλτε όλους τους παραλήπτες στο πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση".

Θέμα επιστολής

Η σημασία της γραμμής θέματος γράφεται συχνά (μερικές φορές λογικά) στα εταιρικά τους ιστολόγια από επαγγελματικές υπηρεσίες αλληλογραφίας. Αλλά εκεί πιο συχνά μιλάμε για επιστολές πώλησης, όπου η γραμμή θέματος λύνει το πρόβλημα "το email πρέπει να ανοίξει".

Συζητάμε την καθημερινή επαγγελματική αλληλογραφία. Εδώ το θέμα λύνει το πρόβλημα "η επιστολή και ο συντάκτης της πρέπει να εντοπιστούν εύκολα και στη συνέχεια να βρεθούν." Επιπλέον, η επιμέλειά σας θα επιστρέψει σε εσάς με τη μορφή του κάρμα πολλών επιστολών απάντησης, μόνο με τα προθέματα Re: ή Fwd, μεταξύ των οποίων θα πρέπει να αναζητήσετε το επιθυμητό γράμμα για το θέμα.

Είκοσι γράμματα είναι ο όγκος μιας μονοήμερης αλληλογραφίας ενός μεσαίου διευθυντή. Δεν μιλώ καθόλου για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ο αριθμός των επιστολών τους μερικές φορές ξεφεύγει από 200 ή περισσότερες την ημέρα. Και πάλι λοιπόν: μην στέλνετε email με κενή γραμμή θέματος.

Πώς λοιπόν να διατυπώσετε σωστά τη γραμμή θέματός σας;

Εμείς στον «Ουρανό» μας προτείνουμε με εξωτερικά γράμματα να γράφουμε στο θέμα: «Ουρανός». Στο εσωτερικό - μόνο το περιεχόμενο της γραμμής θέματος σε τρεις έως πέντε λέξεις χωρίς προθέματα.

Λάθος #1: μόνο το όνομα της εταιρείας στο θέμα. Για παράδειγμα, «Ουρανός» και τέλος. Πρώτον, σίγουρα δεν είστε από την εταιρεία σας που επικοινωνεί με αυτόν τον αντισυμβαλλόμενο. Δεύτερον, ένα τέτοιο θέμα δεν έχει νόημα, επειδή το όνομα της εταιρείας σας φαίνεται ήδη από τη διεύθυνση. Τρίτον, μαντέψτε πώς θα μοιάζει το δικό σας γραμματοκιβώτιο με αυτήν την προσέγγιση στην αλληλογραφία; Κάτι σαν αυτό.

Είναι βολικό να κάνετε αναζήτηση σε θέματα όπως αυτό;

Λάθος #2: ένας εντυπωσιακός τίτλος που πωλείται. Είναι υπέροχο αν ξέρετε πώς να γράφετε τίτλους όπως αυτός. Είναι όμως σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν αυτές οι δεξιότητες στην επαγγελματική αλληλογραφία; Θυμηθείτε τον σκοπό της γραμμής θέματος μιας επαγγελματικής επιστολής: όχι για την πώληση, αλλά για την παροχή ταυτότητας και αναζήτησης.

Δεν είναι σωστό	σωστά
Βιαστείτε να αγοράσετε τσεκούρια σε λογική τιμή!	Εμπορική προσφορά για την προμήθεια αξόνων
Πρέπει να σπεύσουμε να ελέγξουμε τα ποσοστά! Ο Ροντιόν είναι καθ' οδόν!	Για έγκριση της πράξης συμφιλίωσης επί τόκων με την Alena Ivanovna
ΠΡΟΣΟΧΗ! Ο Porfiry Petrovich έλυσε το μυστικό του Raskolnikov και θα λύσει τα προβλήματά μας	Προσφορά από σύμβουλο: ψυχολογική έκπτωση

Κείμενο της επιστολής

Υπάρχουν πολλοί οδηγοί γραφής για διαφορετικές περιστάσεις. Για παράδειγμα, πολλά χρήσιμα πράγματα από, και άλλοι κύριοι της λέξης. Σας συμβουλεύω να διαβάσετε τα άρθρα τους τουλάχιστον για να βελτιώσετε τον γενικό γραμματισμό και να βελτιώσετε το γενικό στυλ γραφής.

Στη διαδικασία σύνταξης μιας επιστολής, πρέπει να λαμβάνουμε με συνέπεια αρκετές αποφάσεις.

Ερώτηση ευγένειας … Στην αρχή της επιστολής, μπορείς να θολώσεις με ευγένεια ή ακόμα και τρυφερότητα στο πνεύμα του «Αγαπητή μου Ρόδια, εδώ και δύο μήνες και πλέον, δεν σου έχω μιλήσει γραπτώς, από την οποία υπέφερα και ούτε καν κοιμήσου άλλο ένα βράδυ σκεπτόμενος». Είναι πολύ ευγενικό και πολύ δαπανηρό, τόσο από άποψη χρόνου για τη σύνταξη μιας τέτοιας εισαγωγής, όσο και από την ώρα του συνομιλητή να τη διαβάσει. Αυτή είναι μια επαγγελματική αλληλογραφία, θυμάστε; Όχι ένα δοκίμιο του επιστολικού είδους για τον διαγωνισμό και όχι ένα γράμμα στη μητέρα του Ρασκόλνικοφ, αλλά επαγγελματική αλληλογραφία.

Σεβόμαστε τον χρόνο μας και του παραλήπτη!

Είναι λογικό να συστηθείτε και να υπενθυμίσετε τις συνθήκες γνωριμίας μόνο στην πρώτη επιστολή που στάλθηκε μετά από μια φευγαλέα συνάντηση στην έκθεση. Αν πρόκειται για συνέχεια συνεργασίας ή τρέχουσας αλληλογραφίας, στο πρώτο γράμμα της ημέρας γράφουμε: «Γεια σου, Ιβάν», στο δεύτερο και τα επόμενα: «Ιβάν, …».

Εφεση … Ανησυχούσα πάντα για το ποιον να επικοινωνήσω σε μια επιστολή εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες. Πρόσφατα έγραψα ένα γράμμα σε τρία κορίτσια που ονομάζονταν Άννα. Χωρίς κανένα δισταγμό έγραψα «Γεια σου Άννα» και δεν έκανα μπάνιο. Αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντα.

Τι γίνεται αν υπάρχουν τρεις ή και επτά παραλήπτες και δεν έχουν το ίδιο όνομα; Μπορείτε να τα απαριθμήσετε ονομαστικά: «Καλημέρα, Rodion, Pulcheria, Avdotya και Pyotr Petrovich». Αλλά είναι μακρύς και θέλει χρόνο. Μπορείτε να γράψετε: "Γεια σας, συνάδελφοι!"

Για τον εαυτό μου, χρησιμοποιώ τον κανόνα για να αναφερθώ ονομαστικά σε αυτόν που βρίσκεται στο πεδίο "Προς". Και για όσους είναι στο αντίγραφο, μην ισχύει καθόλου. Αυτός ο κανόνας σας επιτρέπει ταυτόχρονα να προσδιορίσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια (ένα!) Τον παραλήπτη της επιστολής και τον σκοπό αυτής της επιστολής.

Παραπομπή … Συχνά, η αλληλογραφία είναι μια αλυσίδα γραμμάτων με ερωτήσεις και απαντήσεις - με μια λέξη, ένας διάλογος. Θεωρείται καλή μορφή να μην διαγράψετε το ιστορικό της αλληλογραφίας και να γράψετε την απάντησή σας στο επάνω μέρος του παρατιθέμενου κειμένου, ώστε, επιστρέφοντας σε αυτήν την αλληλογραφία μια εβδομάδα αργότερα, να μπορείτε να διαβάζετε εύκολα τον διάλογο από πάνω προς τα κάτω σε φθίνουσες ημερομηνίες.

Για κάποιο λόγο, η προεπιλεγμένη ρύθμιση στο Mozilla είναι "Τοποθέτηση δρομέα μετά από κείμενο σε εισαγωγικά". Συνιστώ να το αλλάξετε στο μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις λογαριασμού" → "Σύνθεση και διευθυνσιοδότηση". Θα έπρεπε να είναι έτσι.

Σκοπός της επιστολής … Οι επαγγελματικές επιστολές είναι δύο τύπων:

όταν απλώς ενημερώνουμε τον συνομιλητή (για παράδειγμα, μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για ένα μήνα).
και όταν θέλουμε κάτι από τον συνομιλητή. Για παράδειγμα, ώστε να εγκρίνει το συνημμένο τιμολόγιο για πληρωμή.

Κατά κανόνα, υπάρχουν πολύ περισσότερες ενθαρρυντικές επιστολές από τις επιστολές αναφοράς. Αν θέλουμε να πετύχουμε κάτι από τον συνομιλητή, είναι πολύ σημαντικό να το πούμε σε μια επιστολή σε απλό κείμενο. Η παρότρυνση για δράση θα πρέπει να συνοδεύεται από μια παρότρυνση για δράση ονομαστικά και ακολουθούμενη από την τελευταία πρόταση της επιστολής.

Δεν είναι σωστό: «Πόρφιρυ Πέτροβιτς, ξέρω ποιος σκότωσε τη γριά».

σωστά: «Πόρφιρυ Πέτροβιτς, χακάρισα μέχρι θανάτου τη γριά, σε παρακαλώ, λάβε μέτρα για τη σύλληψή μου, βαρέθηκα να υποφέρω!»

Γιατί να σκεφτεί ο ανταποκριτής τι να κάνει με αυτό το γράμμα; Άλλωστε μπορεί να πάρει λάθος απόφαση.

Υπογραφή στο κείμενο … Πρέπει να είναι. Επιπλέον, όλα τα προγράμματα-πελάτες αλληλογραφίας σάς επιτρέπουν να διαμορφώσετε την αυτόματη αντικατάσταση μιας υπογραφής, για παράδειγμα, το κλασικό "Με εκτίμηση, …". Στο Mozilla, αυτό γίνεται στην περιοχή Εργαλεία → Επιλογές λογαριασμού.

Το να γράψετε ή να μην γράψετε επαφές στην υπογραφή είναι προσωπική υπόθεση του καθενός. Αλλά αν είστε με οποιονδήποτε τρόπο συνδεδεμένος με τις πωλήσεις - φροντίστε να γράψετε. Ακόμα κι αν η συναλλαγή δεν γίνει με βάση τα αποτελέσματα της επικοινωνίας, στο μέλλον θα βρεθείτε εύκολα από τις επαφές από την υπογραφή.

Τέλος, ένα ακόμη χαρακτηριστικό του σώματος της επιστολής για όσους συνομιλητές δεν τους αρέσει (δεν μπορεί, δεν θέλει, δεν έχει χρόνο) να απαντήσει στις επιστολές σας. Καθορίστε την προεπιλογή στο κείμενο της επιστολής. Για παράδειγμα, «Porfiry Petrovich, αν δεν έρθεις να με συλλάβεις πριν τις 12:00 της Παρασκευής, τότε θεωρώ ότι έχω αμνηστευτεί». Φυσικά, η προθεσμία πρέπει να είναι πραγματική (δεν πρέπει να στείλετε το κείμενο από το παράδειγμα την Παρασκευή στις 11:50). Ο παραλήπτης πρέπει να είναι φυσικά σε θέση να διαβάσει και να αποφασίσει για την επιστολή σας. Αυτή η «σιωπή» σε απαλλάσσει από την ευθύνη για τη μη ανταπόκριση του συνομιλητή. Όπως πάντα, η χρήση αυτής της δυνατότητας πρέπει να προσεγγιστεί με σύνεση. Εάν ένα άτομο απαντά στις επιστολές σας εγκαίρως και τακτικά, ένα τέτοιο τελεσίγραφο μπορεί, αν όχι να τον προσβάλει, να τον πιέσει λίγο ή να οδηγήσει σε απόφαση να μην απαντήσετε στην επιστολή αυτή τη στιγμή, αλλά να σας κάνει να περιμένετε την Παρασκευή.

Συνημμένα

Οι επιστολές συχνά συνοδεύονται από συνημμένα: βιογραφικά, εμπορικές προσφορές, εκτιμήσεις, χρονοδιαγράμματα, σαρώσεις εγγράφων - ένα πολύ βολικό εργαλείο και ταυτόχρονα πηγή δημοφιλών λαθών.

Λάθος: τεράστιο μέγεθος προσαρτήματος. Συχνά λαμβάνονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα έως 20 MB. Κατά κανόνα, πρόκειται για σαρώσεις ορισμένων εγγράφων σε μορφή TIFF, με ανάλυση 600dpi. Το πρόγραμμα αλληλογραφίας του ανταποκριτή είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα "κολλήσει" για λίγα λεπτά σε μάταιες προσπάθειες λήψης μιας προεπισκόπησης αυτού του συνημμένου. Και ο Θεός να φυλάξει τον παραλήπτη να προσπαθήσει να διαβάσει αυτό το γράμμα σε ένα smartphone …

Προσωπικά, διαγράφω τέτοια γράμματα αμέσως. Δεν θέλετε το γράμμα σας να καταλήξει στα σκουπίδια πριν διαβαστεί; Ελέγξτε το μέγεθος του συνημμένου. Συνιστάται να μην υπερβαίνει τα 3 MB.

Τι γίνεται αν υπερβαίνει;

Δοκιμάστε να διαμορφώσετε ξανά τον σαρωτή σας σε διαφορετική μορφή και ανάλυση. Για παράδειγμα, σε PDF και 300dpi, λαμβάνονται αρκετά ευανάγνωστες σαρώσεις.
Σκεφτείτε προγράμματα όπως το WinRar ή το 7zip. Ορισμένα αρχεία είναι τέλεια συμπιεσμένα.
Τι γίνεται αν το εξάρτημα είναι τεράστιο και δεν μπορείτε να το συμπιέσετε; Για παράδειγμα, μια σχεδόν άδεια λογιστική βάση δεδομένων ζυγίζει 900 MB. Η αποθήκευση πληροφοριών στο cloud θα έρθει στη διάσωση: Dropbox, Google Drive και παρόμοια. Ορισμένες υπηρεσίες, όπως το Mail.ru, μετατρέπουν αυτόματα τεράστια συνημμένα σε συνδέσμους για αποθήκευση cloud. Αλλά προτιμώ να διαχειρίζομαι μόνος μου τις πληροφορίες μου που είναι αποθηκευμένες στο cloud, επομένως δεν καλωσορίζω την αυτοματοποίηση από το Mail.ru.

Και μια ακόμη όχι προφανής σύσταση σχετικά με τις επενδύσεις - τους όνομα … Πρέπει να είναι κατανοητό και αποδεκτό από τον παραλήπτη. Κάποτε εμείς στην εταιρεία ετοιμάζαμε μια εμπορική προσφορά που απευθυνόταν στον … ας είναι ο Φιοντόρ Μιχαήλοβιτς Ντοστογιέφσκι. Έλαβα μια επιστολή από τον διευθυντή με μια πρόταση έργου για έγκριση και το συνημμένο περιλάμβανε ένα αρχείο με το όνομα "DlyaFedi.docx". Με τον διευθυντή που μου έστειλε αυτό, έγινε ένας διάλογος κάπως έτσι:

- Αγαπητέ διευθυντή, είστε προσωπικά έτοιμοι να προσεγγίσετε αυτό το σεβαστό άτομο και να τον ονομάσετε στο πρόσωπο του Fedya;

-Κάπως όχι, σεβαστό άνθρωπε, όλοι τον λένε με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο.

- Γιατί ονομάσατε την επένδυση «Dlya Fedy»; Αν του στείλω τώρα, πιστεύεις ότι θα αγοράσει τσεκούρια από εμάς για αυτό το CP;

- Επρόκειτο να μετονομάσω αργότερα…

Γιατί να ετοιμάσετε μια ωρολογιακή βόμβα - απόρριψη πιθανού πελάτη - ή να κάνετε μόνοι σας την επιπλέον δουλειά να μετονομάσετε ένα αρχείο; Γιατί να μην ονομάσετε αμέσως σωστά το συνημμένο: "Για τον Fedor Mikhailovich.docx" ή ακόμα καλύτερα - "KP_Nebo_Topory.docx".

Έτσι, λίγο πολύ έχουμε τακτοποιήσει με το email ως «πρόσωπο». Ας προχωρήσουμε στο να δούμε το email ως εργαλείο για αποτελεσματική δουλειά και να μιλήσουμε για την απόσπαση της προσοχής του.

Εργασία με γράμματα

Το email είναι ένας ισχυρός αντιπερισπασμός. Όπως συμβαίνει με κάθε απόσπαση της προσοχής, η αλληλογραφία πρέπει να αντιμετωπίζεται με αυστηρότερους κανόνες και εισάγοντας ένα πρόγραμμα εργασίας.

Τουλάχιστον, πρέπει να απενεργοποιήσετε ΟΛΕΣ τις ειδοποιήσεις σχετικά με την άφιξη της αλληλογραφίας. Εάν το πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας έχει διαμορφωθεί από προεπιλογή, θα ειδοποιηθείτε με ένα ηχητικό σήμα και το εικονίδιο δίπλα στο ρολόι θα αναβοσβήνει και θα εμφανιστεί μια προεπισκόπηση του γράμματος. Με μια λέξη, θα κάνουν τα πάντα για να σας απομακρύνουν πρώτα από την επίπονη δουλειά και μετά να σας βυθίσουν στην άβυσσο των αδιάβαστων επιστολών και των αόρατων ταχυδρομείων - μείον μια ή δύο ώρες από τη ζωή.

Η ισχυρή δύναμη της θέλησης κάποιου τους επιτρέπει να μην αποσπώνται από ειδοποιήσεις και για τους απλούς ανθρώπους είναι καλύτερο να μην δελεάσουν τη μοίρα και να τους απενεργοποιήσουν. Στο Mozilla Thunderbird, αυτό γίνεται μέσω του μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές" → "Γενικά" → "Όταν εμφανίζονται νέα μηνύματα".

Εάν δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις, πώς να καταλάβετε ότι έχει φτάσει μια επιστολή;

Πολύ απλό. Εσείς οι ίδιοι, συνειδητά, αφιερώνετε χρόνο για ανάλυση αλληλογραφίας, ανοίξτε το πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας και δείτε όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό μπορεί να γίνει δύο φορές την ημέρα, για παράδειγμα, το μεσημέρι και το βράδυ ή κατά τη διάρκεια αναγκαστικής διακοπής λειτουργίας, για παράδειγμα, σε κυκλοφοριακή συμφόρηση.

Συχνά ερωτάται, τι γίνεται με τους χρόνους αντίδρασης και τα επείγοντα email; Η απάντηση είναι: δεν έχετε επείγουσες επιστολές στο ταχυδρομείο. Εκτός αν εργάζεστε στο τμήμα υποστήριξης πελατών (ένα τέτοιο τμήμα έχει τους δικούς του κανόνες για την εργασία με την αλληλογραφία).

Εάν υπάρχουν επείγουσες επιστολές, ο αποστολέας θα σας ειδοποιήσει σχετικά μέσω άλλων καναλιών - τηλέφωνο, SMS, Skype. Στη συνέχεια, θα μεταβείτε σκόπιμα στο πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας και θα επεξεργαστείτε την επείγουσα αλληλογραφία. Όλοι οι γκουρού διαχείρισης χρόνου (για παράδειγμα, ο Gleb Arkhangelsky με το "Time Drive") δηλώνουν το πρότυπο για την απάντηση σε email έως και 24 ώρες. Αυτός είναι ένας κανονικός κανόνας καλής μορφής - μην περιμένετε άμεσες απαντήσεις από τον συνομιλητή μέσω email. Εάν υπάρχει επείγουσα επιστολή, ειδοποιήστε σχετικά μέσω ταχύτερων καναλιών επικοινωνίας.

Έτσι, απενεργοποιήσαμε τις ειδοποιήσεις και τώρα ενεργοποιούμε το πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας σύμφωνα με το πρόγραμμά μας.

Τι πρέπει να κάνουμε όταν πήγαμε στο ταχυδρομείο και αρχίσαμε να κάνουμε δραστηριότητες που ονομάζονται "ανάλυση email"; Πού είναι η αρχή και το τέλος αυτής της δουλειάς;

Έχω ακούσει πολλά για το σύστημα μηδενικών εισερχομένων, αλλά δυστυχώς δεν έχω γνωρίσει ούτε ένα άτομο να το χρησιμοποιεί. Έπρεπε να ανακαλύψω ξανά τον τροχό μου. Υπάρχουν άρθρα για αυτό το θέμα στο Lifehacker. Για παράδειγμα, "". Παρακάτω θα μιλήσω για το μηδενικό σύστημα εισερχομένων κατά την ερμηνεία μου. Θα ήμουν ευγνώμων εάν οι γκουρού του GTD έλεγχαν στα σχόλια, πρόσθεταν ή βελτίωναν το σύστημα που περιγράφεται.

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε και να αποδεχτείτε ότι το email δεν είναι προγραμματιστής εργασιών ή αρχείο για τις δραστηριότητές σας. Επομένως, ο φάκελος "Εισερχόμενα" πρέπει να είναι πάντα κενός. Μόλις αρχίσετε να αναλύετε τα εισερχόμενά σας, μην σταματήσετε ή αποσπαστείτε από τίποτα μέχρι να αδειάσετε αυτόν τον φάκελο.

Τι να κάνετε με τα email στα εισερχόμενά σας; Πρέπει να διαβάσετε κάθε γράμμα διαδοχικά και να το διαγράψετε. Ναι, απλώς επιλέξτε και πατήστε Διαγραφή στο πληκτρολόγιό σας. Εάν δεν μπορείτε να αναγκαστείτε να διαγράψετε το γράμμα, θα πρέπει να αποφασίσετε τι να κάνετε με αυτό.

Μπορείτε να το απαντήσετε σε τρία λεπτά; Πρέπει να το απαντήσω; Ναι, είναι απαραίτητο και η απάντηση θα διαρκέσει όχι περισσότερο από τρία λεπτά, και στη συνέχεια απαντήστε αμέσως.
Πρέπει να απαντήσετε, αλλά η προετοιμασία της απάντησης θα διαρκέσει περισσότερα από τρία λεπτά. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα σχεδιασμού εργασιών που σας επιτρέπει να μετατρέψετε ένα email σε εργασία, μετατρέψτε το email σας σε εργασία και ξεχάστε το για λίγο. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ την απολύτως υπέροχη υπηρεσία Doit.im. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσωπική διεύθυνση email: προωθείτε μια επιστολή σε αυτήν και μετατρέπεται σε εργασία. Αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή εργασιών, μετακινήστε το γράμμα στον υποφάκελο "0_Run".
Μετά από μια γρήγορη απάντηση σε μια επιστολή, τη μετατροπή της σε εργασία ή μια απλή εξοικείωση, πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με αυτό το μήνυμα στη συνέχεια: διαγράψτε το ή στείλτε το σε έναν από τους φακέλους για μακροχρόνια αποθήκευση.

Εδώ είναι οι φάκελοι μακροπρόθεσμης αποθήκευσης μου.

0_Τρέξε. Δεν έχω τέτοιο φάκελο, αλλά αν δεν έχετε planner, επαναλαμβάνω, μπορείτε να βάλετε γράμματα που απαιτούν λεπτομερή μελέτη εδώ. Αυτός ο φάκελος πρέπει επίσης να καθαρίζεται τακτικά, αλλά με μια προσεκτική προσέγγιση σε μια ειδικά καθορισμένη ώρα.
1_Αναφ. Εδώ βάζω επιστολές με βασικές πληροφορίες: επιστολές καλωσορίσματος με στοιχεία σύνδεσης από διάφορες υπηρεσίες web, εισιτήρια για επερχόμενες πτήσεις και ούτω καθεξής.
2_Έργα. Εδώ αποθηκεύεται το αρχείο αλληλογραφίας για συνεργάτες και έργα με τα οποία υπάρχει τρέχουσα σχέση. Φυσικά, δημιουργείται ένας ξεχωριστός φάκελος για κάθε έργο ή συνεργάτη. Στο φάκελο ενός συνεργάτη έβαλα γράμματα όχι μόνο από υπαλλήλους του, αλλά και γράμματα υπαλλήλων του «Heaven» που σχετίζονται με αυτόν τον συνεργάτη. Πολύ βολικό: εάν είναι απαραίτητο, όλη η αλληλογραφία για το έργο είναι διαθέσιμη με μερικά κλικ.
3_Μουσείο. Εδώ ρίχνω εκείνα τα γράμματα που είναι κρίμα να διαγραφούν και τα οφέλη τους δεν είναι προφανή. Επίσης, οι φάκελοι με κλειστά έργα από το "2_Projects" μεταφέρονται εδώ. Με μια λέξη, οι πρώτοι υποψήφιοι προς διαγραφή φυλάσσονται στο «Μουσείο».
4_Έγγραφα. Ακολουθούν επιστολές με ηλεκτρονικά δείγματα εγγράφων που μπορεί να είναι χρήσιμα στο μέλλον για λογιστική, για παράδειγμα, δηλώσεις συμφιλίωσης από πελάτες, εισιτήρια για ταξίδια. Ο φάκελος έχει πολλά κοινά με τους φακέλους "2_Projects" και "1_Sprav", μόνο λογιστικές πληροφορίες αποθηκεύονται σε αυτόν και οι πληροφορίες διαχείρισης αποθηκεύονται στο φάκελο "2_Projects". Στο "4_Documents" - νεκρές πληροφορίες, και στο "2_Projects" - ζωντανό.
5_Γνώση. Εδώ προσθέτω μόνο πραγματικά χρήσιμα μηνύματα στα οποία θέλω να επανέλθω μετά από λίγο για έμπνευση ή εύρεση λύσεων.

Υπάρχουν άλλες ρυθμίσεις του προγράμματος-πελάτη αλληλογραφίας που είναι σημαντικές για τη λειτουργία αυτού του συστήματος. Πρώτον, από προεπιλογή, το Thunderbird έχει επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Επισήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων. Προτιμώ να το κάνω εσκεμμένα, οπότε το πλαίσιο ελέγχου έχει φύγει! Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές" → "Για προχωρημένους" → "Ανάγνωση και εμφάνιση".

Δεύτερον, χρησιμοποιούμε φίλτρα … Προηγουμένως, εφάρμοζα ενεργά φίλτρα που προωθούσαν αυτόματα γράμματα στους κατάλληλους φακέλους με βάση τη διεύθυνση του αποστολέα. Για παράδειγμα, οι επιστολές από έναν δικηγόρο μετακινήθηκαν στο φάκελο "Δικηγόρος". Αρνήθηκα αυτή την προσέγγιση για διάφορους λόγους. Πρώτον: οι επιστολές από δικηγόρο στο 99% των περιπτώσεων αναφέρονται σε έργο ή συνεργάτη, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να μετακινηθούν στον φάκελο αυτού του συνεργάτη ή του έργου. Δεύτερον, αποφάσισα να προσθέσω ευαισθητοποίηση. Εσείς πρέπει να αποφασίσετε πού θα αποθηκευτεί ένα συγκεκριμένο γράμμα και είναι πιο βολικό να αναζητάτε μη επεξεργασμένα μηνύματα μόνο σε ένα μέρος - στα εισερχόμενα. Τώρα χρησιμοποιώ φίλτρα μόνο για την κατηγοριοποίηση αυτόματων τακτικών γραμμάτων από διάφορα συστήματα σε φακέλους, δηλαδή γράμματα που δεν απαιτούν από εμένα να λαμβάνω αποφάσεις. Τα φίλτρα στο Mozilla Thunderbird διαμορφώνονται στο μενού Εργαλεία → Φίλτρα μηνυμάτων.

Έτσι, με τη σωστή προσέγγιση, το e-mail θα πρέπει να διαρκεί από 10 έως 60 λεπτά την ημέρα, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας.

Ναι, και κάτι ακόμα. Έχετε ήδη απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις για την άφιξη νέων επιστολών, έτσι δεν είναι;;)