7 life hacks για όσους θέλουν να ολοκληρώσουν 100 εργασίες την ημέρα

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο επιχειρηματίας Tony Stubblebine μιλά για την προσέγγισή του στη διαχείριση της λίστας υποχρεώσεων, με την οποία ολοκληρώνει 100 εργασίες την ημέρα.

Οι δικηγόροι στις Ηνωμένες Πολιτείες εκδίδουν τιμολόγια σε πελάτες για κάθε έξι λεπτά της εργασίας τους. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να καταλάβουν ακριβώς τι χρήσιμα πράγματα έχουν γίνει σε τόσο σύντομο χρονικό διάστημα. Μια λεπτομερής προσέγγιση για την παρακολούθηση εργασιών οδηγεί σε αυξημένη παραγωγικότητα και μπορούμε να την υιοθετήσουμε.

Το πρόβλημα με τις περισσότερες λίστες υποχρεώσεων είναι ότι σας ενθαρρύνουν να συγκεντρώσετε εργασίες που δεν έχουν ολοκληρωθεί. Αλλά η ημιτελής δουλειά γίνεται πηγή συνεχών ενοχών και αναβλητικότητας.

Αντίθετα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εναλλακτικό σύστημα που εστιάζει στην παρακολούθηση του τι κάνετε και του τι έχετε ήδη κάνει. Δεν βασίζεται στην ενοχή, αλλά στην υπερηφάνεια. Και εδώ είναι τα οφέλη μιας λεπτομερούς λίστας εργασιών:

• Δεν θα χρονοτριβείτε γιατί ξέρετε ποια εργασία πρέπει να κάνετε στη συνέχεια.
• Όταν χρειάζεστε ένα διάλειμμα, μπορείτε να κρατάτε σημειώσεις στη λίστα εργασιών. Αυτό θα σας αποσπάσει την προσοχή, αλλά θα είναι πιο εύκολο να επιστρέψετε στη δουλειά αργότερα.
• Η στάση σου απέναντι στον εαυτό σου θα αλλάξει. Ολοκληρώνοντας 100 εργασίες την ημέρα, θα είστε ικανοποιημένοι με την παραγωγικότητά σας.
• Μια τέτοια λίστα βοηθά στην εισαγωγή της κατάστασης της ροής.
• Ο ενθουσιασμός ανάβει: υπάρχει η επιθυμία να κλείσετε όσο το δυνατόν περισσότερες εργασίες μέσα σε μια ώρα.
• Μέχρι το τέλος της ημέρας, θα έχετε 40 έως 120 ολοκληρωμένες εργασίες.

Αυτό το σύστημα λειτουργεί καλύτερα με ένα κανονικό αρχείο κειμένου και εφαρμογές, ή. Δεν λειτουργεί το ίδιο καλά με τις Trello, Todoist, Things και τις περισσότερες άλλες υπηρεσίες λίστας υποχρεώσεων.

1. Εργαστείτε με αποθήκευση cloud

Η χρήση της λίστας υποχρεώσεων είναι συνήθεια. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να έχετε πάντα πρόσβαση σε αυτό. Επομένως, είναι καλύτερο να διατηρείτε και να αποθηκεύετε τη λίστα σας στο cloud.

Όλες οι εφαρμογές που έχω προτείνει παραπάνω το κάνουν αυτόματα.

Έχω συνηθίσει να εργάζομαι με ένα κανονικό αρχείο κειμένου todo.txt που διατηρώ στο Dropbox, ώστε να μπορώ να δουλεύω μαζί του οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε. Κάθε μέρα απλώς προσθέτω μια νέα λίστα πάνω από την παλιά. Το my todo.txt περιλαμβάνει αρκετά χρόνια ολοκληρωμένων εργασιών.

2. Μάθετε τα πλήκτρα πρόσβασης

Όλοι οι προγραμματιστές γνωρίζουν ότι αν δεν αφαιρέσετε ποτέ τα χέρια σας από το πληκτρολόγιο, η δουλειά σας θα είναι πιο παραγωγική. Αυτό ισχύει για άτομα διαφορετικών επαγγελμάτων, αλλά τις περισσότερες φορές είναι προγραμματιστές που χρησιμοποιούν συνεχώς πλήκτρα πρόσβασης.

Κάθε φορά που πιάνετε το ποντίκι, βγαίνετε από την κατάσταση ροής.

Τα πλήκτρα συντόμευσης είναι χρήσιμα όταν εργάζεστε με μια λίστα εργασιών. Η πιο συνηθισμένη επιλογή είναι να πατήσετε Alt + Tab για να μεταβείτε στη λίστα υποχρεώσεων, να επισημάνετε την εργασία που μόλις ολοκληρώσατε, να καταγράψετε μία ή δύο νέες εργασίες και να πατήσετε Alt + Tab για να επιστρέψετε στην εργασία.

Αλλά μπορείτε να το κάνετε ακόμα πιο γρήγορα και τα πλήκτρα πρόσβασης στις εφαρμογές θα σας βοηθήσουν σε αυτό. Εδώ είναι αυτά που προτείνω:

• Θυμηθείτε το The Milk: "i" για να επιλέξετε, "c" για να ολοκληρώσετε την εργασία.
• OmniFocus: ⌘N για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία και πατήστε το πλήκτρο διαστήματος για να την ολοκληρώσετε.
• Evernote: ⌘ + Shift + T για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία. Δεν υπάρχουν πλήκτρα συντόμευσης για ολοκλήρωση.
• Wunderlist: Tab + βέλη για να επιλέξετε μια νέα εργασία, ⌘D για να την ολοκληρώσετε.

Τα αρχεία κειμένου είναι λίγο πιο περίπλοκα. Χρησιμοποιώ "_" για να επιλέξω μια εργασία και "×" για να την επισημάνω ως ολοκληρωμένη, οπότε η λίστα υποχρεώσεων μου συνήθως μοιάζει με αυτό:

Τα αρχεία κειμένου είναι η καλύτερη επιλογή για προχωρημένους χρήστες που αισθάνονται άνετα να εργάζονται με μακροεντολές. Σε πολλά προγράμματα επεξεργασίας, για παράδειγμα στο Sublime, είναι δυνατό να ορίσετε ανεξάρτητα μακροεντολές και να προσαρμόσετε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου.

3. Παρακολουθήστε όλες τις εργασίες, ακόμα και τις πιο μικρές

Η ουσία της εναλλακτικής προσέγγισης είναι να χωρίσει τις εργασίες σε μικρά, εύκολα εκτελούμενα αντικείμενα. Αυτό είναι πολύ παρόμοιο με το επόμενο βήμα στο GTD.

Εργασίες όπως "Γράψτε μια ανάρτηση ιστολογίου" είναι πολύ μεγάλες για να ολοκληρωθούν ταυτόχρονα. Μπορεί να σας πάρει μια ώρα για να γράψετε μια ανάρτηση, αν όχι περισσότερο. Αντίθετα, ξεκινήστε με την εργασία Open Text Editor. Αυτό ήταν, απλώς ανοίξτε το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Αυτό είναι το πρώτο βήμα της εργασίας που πρέπει να ολοκληρώσετε.

Για παράδειγμα, έτσι έμοιαζε η λίστα εργασιών μου όταν έγραψα αυτό το κείμενο:

× ξεκινήστε να γράφετε για τις μορφές λίστας εργασιών [12:31]

× wunderlist [12:48]

× πράγματα [12:48]

× todoist [12:48]

× omnifocus [12:48]

× θυμηθείτε το γάλα [12:48]

× απαντήστε σε ερωτήσεις [14:26]

× προτείνουμε: αρχείο κειμένου, RTM, OmniFocus, Evernote [14:26]

× επιστροφή στη γραφή [14:59]

× ξαναγράψτε την εισαγωγή [14:59]

× λίστα πλεονεκτημάτων [14:59]

× προσθήκη Gist [14:59]

× προσθήκη ενότητας τεχνολογίας [15:00]

× προσθέστε μια ενότητα σχετικά με τις εργασίες εν κινήσει [15:01]

_ βάλτε την τρέχουσα κατάσταση της λίστας εργασιών στο Gist

Και τώρα υπάρχουν 15 έτοιμες εργασίες. Έπρεπε να διακόψω, επομένως υπάρχουν δύο εργασίες στη λίστα σχετικά με το άνοιγμα μιας ανάρτησης σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.

Ο όγκος της δουλειάς που γίνεται είναι πάντα θέμα υπερηφάνειας. Η λήψη μικρών βημάτων βοηθά στη διατήρηση της προσοχής και στην αποφυγή της αναβλητικότητας, επομένως πάντα ξέρω τι να κάνω στη συνέχεια και δεν φοβάμαι ότι θα είναι δύσκολο.

4. Προσθέστε εργασίες εν κινήσει

Ο τυπικός τρόπος για να χρησιμοποιήσετε μια λίστα υποχρεώσεων είναι να προσθέσετε πολλά, πολλά πράγματα που πρόκειται να ολοκληρώσετε σε μια μέρα, μετά να την κοιτάξετε και να σκεφτείτε ότι σίγουρα δεν θα ολοκληρώσετε τόσα πολλά πράγματα. Και αρχίζεις να μπλέκεις.

Όταν έχετε πάρα πολλές επιλογές, σας προκαλεί νευρικότητα και επηρεάζει αρνητικά την παραγωγικότητα.

Σύμφωνα με το εναλλακτικό σύστημα, προσθέτετε απλώς μία, έως δύο εργασίες, και υποδεικνύετε την κατά προσέγγιση ώρα που σκοπεύετε να ξεκινήσετε να εργάζεστε.

5. Σημειώστε ολοκληρωμένες εργασίες

Σημειώνετε πάντα την ώρα λήξης μιας εργασίας.

Θυμηθείτε ότι το The Milk και το Wunderlist το κάνουν αυτόματα. Εάν χρησιμοποιείτε το OmniFocus, μεταβείτε στις Προτιμήσεις: Προβολή → Εμφάνιση επιλογών προβολής → Προσαρμοσμένες στήλες → Ημερομηνία ολοκλήρωσης.

Εάν γνωρίζετε πώς να εργάζεστε με μακροεντολές, μπορείτε να προγραμματίσετε την εγκατάσταση μιας χρονικής σφραγίδας. Αυτός είναι ο λόγος που εξακολουθώ να χρησιμοποιώ το Vim: η μακροεντολή μου προσθέτει αυτόματα μια χρονική σήμανση στο τέλος κάθε γραμμής.

Ένας άλλος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να ρυθμίσετε χειροκίνητα την ώρα. Δεν είναι απαραίτητο για κάθε εργασία, αρκεί να κάνετε check in μία φορά την ώρα.

Το σημείο των χρονικών σφραγίδων είναι ότι σας βοηθούν να δείτε πόσο συγκεντρωμένοι ήσασταν την τελευταία ώρα.

Στο τέλος της ημέρας, θα μπορείτε να αξιολογήσετε πώς συγκεντρώνεστε. Σε μια καλή μέρα, θα ολοκληρώσετε 80 εργασίες. Σε εξαιρετική - 120. Την πιο εμπνευσμένη μέρα, κατάφερα να κάνω 250.

6. Απάτη

Αυτό το σύστημα περιλαμβάνει τη δυνατότητα να εξαπατήσετε λίγο. Θα μπείτε στον πειρασμό να βάλετε στον εαυτό σας πολύ μικρές εργασίες, έτσι ώστε στο τέλος της ημέρας να μπορείτε να δείτε πολλές ολοκληρωμένες εργασίες με ηρεμία.

Όσο πιο εύκολη είναι η εργασία, τόσο πιο πιθανό είναι να την ολοκληρώσετε. Αλλά οι ολοκληρωμένες εργασίες σας ωθούν να συνεχίσετε να εργάζεστε.

7. Πιάστε τη «ροή»

Μερικές φορές, μπορείτε να ολοκληρώσετε πολλές εργασίες χωρίς να τις σημειώσετε στη λίστα υποχρεώσεων σας. Στη συνέχεια, προσθέστε τα αργότερα όταν ανοίξετε την καρτέλα λίστας.

Ένας μακρύς κατάλογος γεννά υπερηφάνεια. Συχνά προσθέτω εργασίες εκ των υστέρων. Η πρώτη εργασία στη λίστα με τις υποχρεώσεις μου σήμερα ήταν το Walk the dog in the park. Συνέβη μια ώρα πριν ανοίξω τον υπολογιστή μου, αλλά χρειαζόμουν λίγο σπρώξιμο για να ξεκινήσω.

Αντίθετα, όταν αισθάνεστε κολλημένοι, μεταβείτε στη λίστα υποχρεώσεων και βεβαιωθείτε ότι έχετε μια μικρή επόμενη ενέργεια.

Ο στόχος της προσέγγισης της εναλλακτικής λίστας υποχρεώσεων είναι να εισαγάγετε μια κατάσταση ροής, η οποία είναι πιο εύκολο να επιτευχθεί εάν ολοκληρώσετε τις εργασίες μία προς μία.