6 λόγοι για τους οποίους δεν κάνεις τίποτα

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Μάθετε τι ακριβώς σας εμποδίζει στην παραγωγικότητα και μάθετε πώς να βγείτε από τη συνεχή πίεση του χρόνου.

1. Δεν έχετε ξεκάθαρες προτεραιότητες

Ο χρόνος είναι περιορισμένος πόρος, και αν προσπαθήσετε να κάνετε τα πάντα ταυτόχρονα, φυσικά, θα είναι αδύνατο να τηρήσετε το πρόγραμμα. Η θέληση και η πειθαρχία δεν θα σας σώσουν. Για να αποφύγετε να βρίσκεστε ξανά και ξανά σε μια τέτοια κατάσταση, χρησιμοποιήστε τη συμβουλή του διάσημου συγγραφέα Stephen Covey:

Μην βάζετε προτεραιότητα σε ό,τι είναι στο πλάνο της ημέρας, αλλά προγραμματίστε με βάση τις προτεραιότητές σας.

Κοιτάξτε το ημερολόγιό σας ή τη λίστα υποχρεώσεων. Όλα τα σημεία σε αυτό έχουν τη δική τους αξία, αλλά δεν αξίζουν όλα την ίδια προσοχή. Βρείτε προτεραιότητα ανάμεσά τους. Πρώτα απ 'όλα, αυτές είναι εργασίες που θα σας φέρουν πιο κοντά σε σημαντικούς στόχους. Επίσης, πρόκειται για επείγουσες ενέργειες και περιπτώσεις, η άρνηση των οποίων θα έχει σοβαρές συνέπειες.

Αφού βάλετε προτεραιότητες στις εργασίες σας, φτιάξτε την ημέρα σας για να μπορέσετε να το ολοκληρώσετε. Λάβετε υπόψη ότι είναι επίσης αδύνατο να αντιμετωπίσετε όλα τα σημαντικά ζητήματα ταυτόχρονα, επομένως προγραμματίστε όχι περισσότερα από τρία από αυτά την ημέρα και αφήστε χρόνο για άλλες δραστηριότητες.

2. Ανακατεύεσαι στον εαυτό σου

Για παράδειγμα, μην υπολογίζετε τον υψηλότερο χρόνο παραγωγικότητάς σας. Ας υποθέσουμε ότι έχετε θέσει ένα σημαντικό καθήκον νωρίς το πρωί, αν και γνωρίζετε ότι αυτή την ώρα δυσκολεύεστε να σκεφτείτε. Ή δεν κάνετε διαλείμματα, αν και παρατηρείτε ότι μετά από μιάμιση ή δύο ώρες εργασίας δεν μπορείτε πλέον να συγκεντρωθείτε (ο εγκέφαλός μας είναι τόσο διατεταγμένος που μετά από μια περίοδο συγκέντρωσης χρειαζόμαστε ξεκούραση). Ή ίσως σχεδιάζετε να εργαστείτε σε βάθος την περίοδο που τα παιδιά είναι στο σπίτι ή μην απενεργοποιείτε τις περιττές ειδοποιήσεις.

Η λύση στο πρόβλημα είναι να παρακολουθείτε τον χρόνο και την ενέργειά σας. Καταγράψτε τις παρατηρήσεις σε ένα σημειωματάριο ή χρησιμοποιήστε έναν ειδικό ιχνηλάτη χρόνου όπως το RescueTime. Μετά από λίγες μέρες, θα παρατηρήσετε σε ποια μέρη της ημέρας είστε ιδιαίτερα παραγωγικοί και σε ποιες είστε σε μηδενική ενέργεια, πότε αποσπάτε τις περισσότερες φορές την προσοχή σας και πότε σας είναι πιο εύκολο να συγκεντρωθείτε. Σκεφτείτε αυτό όταν σχεδιάζετε την ημέρα σας.

3. Χρησιμοποιείτε το ημερολόγιό σας αναποτελεσματικά

Συνήθως οι άνθρωποι χωρίζονται σε δύο κατηγορίες:

• Επανασχεδιαστές. Οι εργασίες τους επιτίθενται το ένα πάνω στο άλλο και οι υπενθυμίσεις για ραντεβού, εργασίες και διαλείμματα ισχύουν κάθε 10 λεπτά.
• Μινιμαλιστές. Έχουν μόνο μερικά επαναλαμβανόμενα συμβάντα στο ημερολόγιό τους και πολύ ελεύθερο χώρο. Δημιουργεί την παραπλανητική εντύπωση ότι υπάρχει πολύς χρόνος.

Και οι δύο αυτές προσεγγίσεις σχεδιασμού είναι γεμάτες προβλήματα. Οι επανασχεδιαστές έχουν ένα τόσο φορτωμένο πρόγραμμα που είναι αδύνατο να βρουν μια θέση για τα αναπόφευκτα αδιευκρίνιστα. Επιπλέον, τέτοιοι άνθρωποι συχνά δεν λαμβάνουν υπόψη το λάθος προγραμματισμού, δηλαδή ξεχνούν ότι χρειάζεται περισσότερος χρόνος για να ολοκληρωθεί η εργασία από ό,τι αρχικά πίστευαν. Οι μινιμαλιστές, βλέποντας ένα ελεύθερο ημερολόγιο, διαθέτουν επίσης αναποτελεσματικά τον χρόνο τους, πιστεύοντας ότι όλα θα γίνουν στην ώρα τους.

Προσπαθήστε να βρείτε μια μέση λύση: δημιουργήστε ένα πρότυπο για την ημέρα, το οποίο περιλαμβάνει εργασίες προτεραιότητας, αλλά υπάρχει χώρος για απρόβλεπτες εργασίες.

Για παράδειγμα, εάν η μέγιστη παραγωγικότητά σας είναι από τις 8:30 π.μ. έως τις 10:30 π.μ., προγραμματίστε σημαντικές εργασίες για εκείνη την ώρα και αφήστε την επόμενη ώρα κενή. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, μπορείτε να κάνετε ένα διάλειμμα, να ελέγξετε την αλληλογραφία σας, να καλέσετε πελάτες πίσω ή να αντιμετωπίσετε το αίτημα κάποιου.

4. Χρησιμοποιείτε λάθος εργαλεία προγραμματισμού

Για παράδειγμα, το ημερολόγιο δεν πρέπει να είναι γεμάτο με μικροπράγματα, διαφορετικά θα γεμίσει υπερβολικά. Είναι καλύτερο να καταγράψετε μικρές εργασίες ή συγκεκριμένα βήματα μιας μεγάλης εργασίας στη λίστα υποχρεώσεων και υπενθυμίσεις - σε ένα αυτοκόλλητο επικολλημένο σε εμφανές σημείο.

Εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη ομάδα, εργαλεία που βασίζονται στο kanban όπως το Trello είναι χρήσιμα για την παρακολούθηση εργασιών. Επιτρέπουν σε όλους τους συμμετέχοντες να παρακολουθούν την πρόοδο και να λαμβάνουν ειδοποιήσεις.

5. Αφήνεις τους άλλους να ελέγχουν τον χρόνο σου

Δηλαδή, συμφωνείτε κάθε φορά όταν καλείστε σε μια συνάντηση, σας ζητηθεί να κάνετε πρόσθετη εργασία ή να συμμετάσχετε σε μια συνεδρία καταιγισμού ιδεών. Όλα αυτά μειώνουν τον χρόνο για πράγματα που είναι σημαντικά για εσάς.

Μάθετε να προστατεύετε το χρόνο σας λέγοντας όχι πιο συχνά.

Φυσικά, δεν πρέπει να απορρίπτετε κάθε αίτημα ή πρόταση, απλά να είστε πιο επιλεκτικοί. Τότε η αποτελεσματικότητά σας θα πάψει να υποφέρει από την ευγένειά σας.

Η άρνηση δεν σημαίνει ότι θέλετε να προσβάλετε τον άλλον. Πείτε ειλικρινά ότι δεν έχετε χρόνο αυτή τη στιγμή και αν η προσφορά είναι ενδιαφέρουσα, αναζητήστε μια θέση για αυτήν στο ημερολόγιο.

6. Δυσκολεύεστε να παρακινήσετε

Ανεξάρτητα από το πόσο προσεκτικά σχεδιάζετε, αυτό από μόνο του δεν εγγυάται ότι η εργασία θα ολοκληρωθεί εγκαίρως. Μερικές φορές συμβαίνει ότι οι συνθήκες εργασίας είναι ιδανικές, αλλά είναι απλά αδύνατο να συγκεντρωθείς. Ως αποτέλεσμα, δουλεύεις με σφιγμένα δόντια, κινείσαι αργά και νευριάζεις γιατί έχει αλλάξει όλο το πρόγραμμα.

Αυτή είναι μια πολύ συνηθισμένη κατάσταση και δεν έχει νόημα να επιπλήξεις τον εαυτό σου όταν βρεθείς σε αυτήν. Απλώς έχετε μια πτώση στα κίνητρα αυτή τη στιγμή. Μπορεί να προκληθεί από πολλούς παράγοντες: προβλήματα σε έναν άλλο τομέα της ζωής, κόπωση, άφθονη εργασία ρουτίνας.

Προσπαθήστε να ανακτήσετε το κίνητρό σας. Θυμηθείτε γιατί κάνετε τη δουλειά σας, τι σας δίνει, τι αγαπάτε σε αυτήν. Κάντε ένα διάλειμμα για να επαναφορτιστείτε και να φροντίσετε τον εαυτό σας. Πείτε θετικές επιβεβαιώσεις. Όσο κι αν φαίνεται περίεργο, η αυτο-ύπνωση βοηθά πραγματικά. Για παράδειγμα: «Θα κάνω σήμερα μια επιτυχημένη μέρα» ή «Δεν είμαι τέλειος, και δεν πειράζει».