7 συμβουλές για το Gmail από έναν πρώην υπάλληλο της Google

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Εάν τα εκατοντάδες εισερχόμενα email και οι συνεχείς περισπασμοί για τον έλεγχο της αλληλογραφίας σας δεν σας επιτρέπουν να εστιάσετε στην κύρια δραστηριότητά σας, τότε αυτό το άρθρο είναι για εσάς. Ο Rudolphe Dutel, πρώην υπάλληλος της Google, εξήγησε πώς να δουλεύεις σωστά με το Gmail χωρίς πονοκεφάλους.

Το 2011, ο Rudolf Dutel πήρε δουλειά στη Google. «Η πρώτη μου μέρα στο γραφείο της Google ήταν σαν την άφιξη του Χάρι Πότερ στο Χόγκουαρτς: είσαι πολύ ανήσυχος, σαν μαθητής στο πρώτο ραντεβού και δεν είναι ξεκάθαρο τι να κάνεις», θυμάται ο Ρούντολφ. «Ως εκ τούτου, χάρηκα για κάθε δουλειά που μου εμπιστεύονταν και για την ευκαιρία να μάθω κάτι νέο στη διαδικασία».

Τα επόμενα δύο χρόνια προοριζόταν να ασχοληθεί στενά με την εκπαίδευση των εργαζομένων της εταιρείας να συνεργαστούν με την υπηρεσία αλληλογραφίας Gmail, καθώς και τις εταιρικές πωλήσεις της.

Ο Dütel δεν είναι πλέον μέλος της Google· τώρα είναι υπάλληλος του Buffer και ιδρυτής του έργου Remotive, ενός ηλεκτρονικού εβδομαδιαίου περιοδικού για απομακρυσμένους εργαζόμενους. Ωστόσο, εξακολουθεί να χρησιμοποιεί μερικά από τα κόλπα που δίδαξε στους πρώην συναδέλφους του.

Πώς να εκπαιδεύσετε το email σας: 7 δολοφονικές συμβουλές για την εργασία με το Gmail

Μερικές φορές το άνοιγμα των Εισερχομένων σας τη Δευτέρα το πρωί είναι μια αποκάλυψη. Φαίνεται φυσικά αδύνατο να τακτοποιήσεις την ατελείωτη ροή των γραμμάτων.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σήμερα δεν χρησιμοποιείται παρά μόνο σε απομακρυσμένα χωριά, όπου δεν υπάρχει ηλεκτρικό ρεύμα ή πύργοι κινητής τηλεφωνίας. Σύμφωνα με έρευνα από το Παγκόσμιο Ινστιτούτο McKinsey, ξοδεύουμε κατά μέσο όρο το ένα τρίτο της εργάσιμης ημέρας απαντώντας σε email.

Ο μέσος ειδικευμένος εργαζόμενος ξοδεύει έως και το 28% του χρήσιμου χρόνου του αναλύοντας τα email. Αυτό είναι περίπου 13 ώρες την εβδομάδα.

Φυσικά, δεν θέλω να συμφωνήσω με τόσο θλιβερά στατιστικά στοιχεία. Επιπλέον, όλοι θέλουν να αφιερώσουν τον χρόνο τους σε κάτι πιο χρήσιμο. Για το σκοπό αυτό, ο Dutel αφιέρωσε πολύ χρόνο δοκιμάζοντας τις δυνατότητες του Gmail, τα βοηθητικά προγράμματα και τις υπηρεσίες, επισημαίνοντας τα επτά πιο χρήσιμα, κατά τη γνώμη του, για καθημερινή χρήση. Ίσως, η εργασιακή αλληλογραφία δεν είναι τόσο μεγάλη υπόθεση.

1. Χρησιμοποιήστε το κουμπί "Ακύρωση αποστολής"

Έχετε παρατηρήσει ποτέ μερικά ενοχλητικά τυπογραφικά λάθη στην επιστολή σας αφού κάνετε κλικ στο "Αποστολή"; Είμαι σίγουρος ότι ναι.

Από εδώ και πέρα, δεν υπάρχει τίποτα άλλο να φοβάστε: έχετε τη λειτουργία ακύρωσης αποστολής, η χρήση της οποίας αποτελεί αυστηρή προϋπόθεση για όσους αποφάσισαν να αναλάβουν σοβαρά τη διαχείριση του πολύτιμου χρόνου εργασίας.

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία μεταβαίνοντας στο μενού και βάζοντας ένα τικ μπροστά από την αντίστοιχη λειτουργία: "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" → "Ακύρωση αποστολής". Προαιρετικά, η περίοδος ακύρωσης μπορεί να ρυθμιστεί σε 10, 20 ή 30 δευτερόλεπτα.

Δοκιμάστε το μόνοι σας, προσωπικά μου άρεσε!

2. Εφαρμόστε πρότυπα για εξοικονόμηση χρόνου

Γράφουμε έναν τεράστιο αριθμό γραμμάτων του ίδιου τύπου, παρόμοια μεταξύ τους σαν δύο σταγόνες νερό. Μερικές φορές παίρνουμε ως βάση για νέα γράμματα εκείνα που έχουμε ήδη γράψει σε άλλους ανθρώπους. Για παράδειγμα, για τους πωλητές, αυτό είναι βολικό και μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικά χρόνο.

Γιατί λοιπόν να μην προετοιμάσετε μερικά πρότυπα για αυτού του είδους τα μηνύματα αντί να ξαναγράφετε το ίδιο πράγμα ξανά και ξανά; Εξάλλου, η αντικατάσταση δύο λέξεων και φράσεων είναι πολύ πιο εύκολη από το να γράψεις εκ νέου. Το κύριο πράγμα είναι να μην ξεχάσετε να το ξαναδιαβάσετε αργότερα.

Προετοιμάστε και αποθηκεύστε ορισμένες απαντήσεις προτύπων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αργότερα, εάν χρειαστεί.

Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία "Πρότυπα απόκρισης", μεταβείτε στην καρτέλα "Εργαστήριο" στο μενού ρυθμίσεων.

Χάρη σε αυτό το απίστευτα χρήσιμο χαρακτηριστικό, ο Ρούντολφ και ο αδερφός του κατάφεραν να στείλουν με μη αυτόματο τρόπο τα στοιχεία επικοινωνίας τους στους πρώτους 1.500 συνδρομητές της Remotive σε μια τυπική ταχυδρομική επιστολή.

3. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία πρόσβασης εκτός σύνδεσης

Ένα άλλο κόλπο που μάθαμε από την Dutel είναι πώς να συνεχίσουμε να εργαζόμαστε με το Gmail χωρίς πρόσβαση στο Διαδίκτυο.

Ίσως σε μερικούς από εσάς αρέσει να αποσυνδέεστε από τους άλλους για λίγο, προκειμένου να αφοσιωθείτε πλήρως σε δημιουργικές εργασίες. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, απλά δεν μπορείτε να κάνετε χωρίς το φάκελο "Εισερχόμενα", όπου, για παράδειγμα, έχετε εγκαταλείψει την τεχνική εργασία. Πώς να είσαι;

Για όλα τα ταξίδια με τρένο, περιπτώσεις με πληρωμένη ή περιορισμένη πρόσβαση στο δίκτυο Wi-Fi και άλλες απρόβλεπτες περιστάσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Εκτός σύνδεσης". Σας επιτρέπει να διαβάζετε, να απαντάτε, να αναζητάτε και να αρχειοθετείτε email χωρίς πρόσβαση στο Διαδίκτυο.

Αυτό είναι πραγματικά πολύ βολικό, καθώς αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να εργάζεστε όχι μόνο με την αλληλογραφία, αλλά και με το Google Drive και τα Έγγραφα Google.

4. Δεν έχετε χρόνο; Παύση

Μερικές φορές, τα εισερχόμενα μηνύματα απλώς πέφτουν στο κουτί το ένα μετά το άλλο, ενοχλώντας και αποσπώντας την προσοχή από τη δουλειά στην οποία εστιάζουμε. Ένα, δύο, τέσσερα, δέκα νέα γράμματα … Κι αν υπάρχει κάτι σημαντικό;

Η καλύτερη λύση σε αυτό το πρόβλημα, σύμφωνα με τον Dutel, ήταν η λειτουργία Inbox Pause. Η έννοια αυτής της συνάρτησης είναι πολύ απλή: αναστέλλετε τη ροή της εισερχόμενης αλληλογραφίας εάν είστε απασχολημένοι με κάτι σημαντικό και όταν ελευθερωθείτε από το βάρος των ανησυχιών και ένα ημερολόγιο γεμάτο γεγονότα, επιστρέφετε σε αυτές σαν να τα λάβατε. το ίδιο δευτερόλεπτο μεταβαίνοντας στη σελίδα με την καρτέλα αλληλογραφίας.

5. Καταργήστε την εγγραφή σας από περιττές λίστες αλληλογραφίας

Συμβαίνει ότι είναι δύσκολο να απαλλαγείτε εντελώς από όλα τα είδη αλληλογραφίας που εισέρχονται στα εισερχόμενα email της εργασίας σας. Πώς θα απαλλαγείτε από αυτά που δεν σας ενδιαφέρουν καθόλου;

Ρίξτε μια ματιά στο Unroll.me, ένα βοηθητικό πρόγραμμα που μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τα email σας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο μέσα σε λίγα λεπτά. Μόλις εγγραφείτε για την υπηρεσία, ανοίξτε τη λίστα αλληλογραφίας στην οποία έχετε εγγραφεί. Στη συνέχεια, καταργήστε την εγγραφή σας από περιττές.

6. Ενεργοποιήστε την επαλήθευση σε 2 βήματα

Φαίνεται ότι το Gmail γνωρίζει σχεδόν τα πάντα για εμάς: με ποιους επικοινωνούμε, ποιες φωτογραφίες αναζητούμε στην αναζήτηση, τι αποθηκεύουμε στα "Έγγραφα". Μπορούμε να πούμε ότι αυτό είναι ένα είδος κέντρου ελέγχου πτήσης και το κύριο αρχηγείο διοίκησης - όλοι οι σύνδεσμοι οδηγούν εδώ, όπως οι δρόμοι προς τη Ρώμη. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει πρώτα να ληφθεί μέριμνα για την ασφάλεια.

Η επαλήθευση σε δύο βήματα είναι η καλύτερη λύση για αυτήν την εργασία. "Δύο-", γιατί για να προστατεύσετε τις πληροφορίες σας, θα χρειαστείτε όχι μόνο τον κωδικό πρόσβασής σας για το γραμματοκιβώτιο, αλλά και έναν μοναδικό κωδικό, τον οποίο θα λαμβάνετε κάθε φορά που προσπαθείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιό σας από μια εφαρμογή για κινητά ή ένα μήνυμα SMS.

Ο Rudolph συμβουλεύει επίσης να προσέχετε την υπηρεσία 1Password.

Πολλές άλλες δημοφιλείς υπηρεσίες όπως το Dropbox, το Facebook και το Twitter χρησιμοποιούν επίσης την επαλήθευση σε 2 βήματα για πρόσβαση.

Παρεμπιπτόντως, για την ασφάλεια των δεδομένων σας, είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι ο λογαριασμός σας Gmail δεν χρησιμοποιείται σε πολλές συσκευές ταυτόχρονα, για παράδειγμα, σε δύο υπολογιστές ταυτόχρονα.

7. Χρησιμοποιήστε πιο ενημερωτικές ειδοποιήσεις

Πολλοί messenger χρησιμοποιούν πολλές καταστάσεις για μηνύματα ταυτόχρονα: "Sent", "Delivered", "Read". Σε ορισμένα μέρη, όπως το Facebook, χρησιμοποιούνται εικονίδια για να αναπαραστήσουν αυτές τις ειδοποιήσεις.

Για την υπηρεσία Gmail, υπάρχει μια παρόμοια λύση - Sidekick. Αυτή είναι μια καλή εφαρμογή για όσους αναζητούν δουλειά ή για εκείνους των οποίων οι δραστηριότητες σχετίζονται με τις πωλήσεις: είναι πολύ βολικό να λαμβάνετε τις καταστάσεις των απεσταλμένων email σας.

Τώρα γνωρίζετε λίγα περισσότερα για την ασφάλεια και την εξοικονόμηση χρόνου κατά την εργασία με το Gmail. Ελπίζουμε ότι η συμβουλή ενός έμπειρου ειδικού θα σας βοηθήσει να γίνετε πιο παραγωγικοί.