Πώς να οργανώσετε τον χώρο εργασίας και τον χρόνο γραφείου

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Όλες οι εργασίες στο γραφείο ξεκινούν με τον δικό τους χώρο εργασίας, αλλά συχνά οι άνθρωποι δεν δίνουν αρκετή προσοχή σε αυτή τη στιγμή. Ο χώρος εργασίας δεν είναι μόνο έπιπλα και υπολογιστής, αλλά και σχεδιασμός, ροή εργασίας, πρόσθετα εργαλεία. Αυτό το άρθρο περιέχει απλές συμβουλές για το πώς να οργανώσετε σωστά τον χώρο εργασίας σας.

Όλα ξεκινούν από τον χώρο εργασίας.

D. Carnegie

Η εργασία ξεκινά από τον χώρο εργασίας και την οργάνωσή του. Υπάρχουν φυσικά και εξαιρέσεις με τη μορφή δημιουργικών και μοναδικών προσωπικοτήτων για τις οποίες αυτό το θέμα δεν είναι τόσο σημαντικό. Αλλά ακόμα κι αυτοί έχουν το δικό τους σύστημα δημιουργικής διαταραχής, ακόμα κι αν δεν το παραδέχονται. Οι περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται σε συνηθισμένα γραφεία σε συνηθισμένους χώρους γραφείων και οι παρακάτω συμβουλές προορίζονται για αυτούς.

Επιφάνεια εργασίας

Το κατάλληλο περιβάλλον εργασίας συντονίζει το μυαλό στον σωστό ρυθμό. Δεν κρατάς το σπίτι σου σε χάος και ξέρεις ακριβώς πού και τι είναι. Το ίδιο συμβαίνει και στο χώρο εργασίας: όλα πρέπει να είναι στη θέση τους και τίποτα περιττό που θα μπορούσε να αποσπάσει την προσοχή από τις κύριες εργασίες.

Πώς ξεκινούν όλα όταν έρχεστε στη δουλειά; Από την επιφάνεια εργασίας. Και συνήθως υπάρχουν σωροί από χαρτιά, διάσπαρτα χαρτικά, κούπες, κάποια άχρηστα αναμνηστικά και σκόνη στον υπολογιστή. Και ποια θα είναι η εσωτερική κατάσταση πίσω από έναν τέτοιο χώρο εργασίας; Ασυναρμολογημένο. Εσείς, φυσικά, δεν θα το σκεφτείτε, αλλά το υποσυνείδητο μυαλό έχει ήδη αποφασίσει τα πάντα. Όποια πραγματικότητα είναι τριγύρω, το ίδιο και εσείς. Και η συνείδηση πήρε αυτή τη σκέψη, και η διάθεσή σας έχει φύγει.

Κρατήστε το γραφείο σας τακτοποιημένο ανά πάσα στιγμή. Ξεκινήστε τη μέρα σας ξεσκονίζοντας, προσαρμόστε τον φωτισμό, γράψτε χρήσιμες πληροφορίες σε αυτοκόλλητα, πλύνετε το φλιτζάνι του καφέ σας, συμπληρώστε το ημερολόγιό σας - ξεκινήστε και τρέξτε. Αυτές οι απλές ενέργειες θα δώσουν ενέργεια στη δουλειά που ακολουθεί.

Ο ιδανικός χώρος εργασίας είναι ένα εργαλείο για τη δουλειά, άνετος φωτισμός, βασική γραφική ύλη και απλά έπιπλα για τον εργαζόμενο.

Πώς να εργαστείτε: όρθια ή καθιστή; Εσύ αποφασίζεις. Νομίζω ότι το να κάθεσαι είναι καλύτερο, αλλά πρέπει οπωσδήποτε να κάνεις διαλείμματα: περπάτα, κάνε λίγη προθέρμανση, πάρε λίγο καθαρό αέρα, ανέβα 2-3 ορόφους τις σκάλες. Το πρόγραμμα εργασίας μου: 45 λεπτά - μια εργασία χωρίς διακοπή, ένα διάλειμμα 15 λεπτών, μετά 1 ώρα συνεχόμενης εργασίας και 15 λεπτά ανάπαυσης. Έτσι είναι δομημένη η εργάσιμη ημέρα.

Μην ξεχνάτε το δικό σας ντουλάπι ή αρχείο, καθώς κάθε υπάλληλος έχει πάντα το δικό του προσωπικό αρχείο ή χάρτινο αρχείο. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε προσωπικά αντικείμενα στο ντουλάπι που δεν θα θέλατε να επιδείξετε. Κάθε ράφι και ντουλάπι πρέπει να εκπληρώνει τη λειτουργία του και να μην τέμνεται με άλλα στοιχεία. Αυτό θα κάνει πιο βολική την εργασία με έγγραφα και διάφορα αξεσουάρ.

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων

Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των εργασιών, εγγράφων, έργων, πληροφοριών υπηρεσιών που είναι αποθηκευμένες στον υπολογιστή εργασίας σας και στείλτε τα στον διακομιστή της εταιρείας ή στον χώρο αποθήκευσης cloud της εταιρείας.

Πόση ενέργεια και νεύρα ξοδεύουν οι άνθρωποι λόγω των χαμένων πληροφοριών! Ο υπολογιστής συνετρίβη, κρεμάστηκε, κάποιος κατά λάθος διέγραψε σημαντικά δεδομένα. Μην επαναλάβετε το λάθος τους και δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας. Μην αφήνετε τις συνθήκες να ελέγχουν εσάς και τη δουλειά σας.

Μην εγκαθιστάτε περιττές εφαρμογές, οι περισσότερες από τις απαραίτητες λειτουργίες εκτελούνται σε τυπικά πακέτα λογισμικού. Εάν μιλάτε άπταιστα σε ένα συγκεκριμένο εργαλείο για εργασία, ζητήστε από τη διεύθυνση ή το τμήμα πληροφορικής να το εγκαταστήσουν, αιτιολογώντας την αποτελεσματική εργασία σας σε αυτό.

Μια άλλη απλή συμβουλή: προσπαθήστε να επιμείνετε σε ένα πράγμα στον ηλεκτρονικό σας χώρο. Εάν σας αρέσουν οι υπηρεσίες Yandex, επιλέξτε τις, εάν οι υπηρεσίες Google - συνεργαστείτε μαζί τους. Θα γνωρίζετε όλα τα δυνατά και αδύνατα σημεία των εργαλείων και θα μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε γρήγορα το σύστημά σας σε ένα νέο μέρος. Ο αγώνας για φρέσκα προγράμματα δεν είναι πάντα δικαιολογημένος.

Στον σταθμό εργασίας, δημιουργήστε την προσωπική σας απλή ηλεκτρονική ιεραρχία. Θα πρέπει να βρείτε οποιοδήποτε από τα παλιά σας έγγραφα σε χρόνο μηδέν. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν απαιτείται να λύσετε επειγόντως κάτι και έχετε ξεχάσει πού αποθηκεύονται αυτές οι πληροφορίες.

Σαρώστε όλα τα πιο σημαντικά έγγραφα. Πολλές εργασιακές συγκρούσεις μεταξύ των τμημάτων προέκυψαν εξαιτίας κάποιου χαμένου σημαντικού χαρτιού.

Σχεδίαση

Έχετε παρατηρήσει ότι η δουλειά μερικές φορές μετατρέπεται σε χάος: ένα σωρό εργασίες, συνομιλίες, συναντήσεις, έλεγχος εγγράφων. Και στριφογυρίζεις σε αυτό ατελείωτα. Φαίνεται να δουλεύεις, αλλά είναι δύσκολο να το πεις δουλειά. Πίσω από όλα αυτά, η γενική εικόνα του τι συμβαίνει δεν είναι ορατή, και αυτό είναι ένα από τα προβλήματα της σύγχρονης παραγωγικότητας: υπάρχουν ενέργειες, υπάρχουν επίσης αποτελέσματα, αλλά δεν είναι πολύ αισθητά στη ρουτίνα.

Για να αποφευχθεί αυτό, είναι απαραίτητο να καταρτίσετε ένα σχέδιο εργασιών και δραστηριοτήτων για την ημέρα, την εβδομάδα και ακόμη και για έναν μήνα.

Οι περισσότεροι χρησιμοποιούν σημειωματάρια ή ημερολόγια. Ναι, αυτό είναι καλό, αλλά το χαρτί είναι "μνήμη τυχαίας πρόσβασης", αποθηκεύει όλη τη ρευστότητα και οι κύριες πληροφορίες χάνονται στην αφθονία των σελίδων. Ένα σημειωματάριο ή ένα ημερολόγιο είναι ήδη ένας αρχαϊκός τρόπος σχεδιασμού. Στο ημερολόγιο, δεν βλέπετε ολόκληρη την εικόνα των γεγονότων, δεν καταλαβαίνετε πότε είναι καλύτερο να κάνετε ένα πράγμα και πότε ένα άλλο, και μπορείτε επίσης να χάσετε κάποιο σημαντικό γεγονός. Δεν υπάρχει τρόπος να αντληθούν τα απαιτούμενα δεδομένα και να πραγματοποιηθεί μια ολοκληρωμένη ανάλυση. Φανταστείτε πόσες σελίδες πρέπει να ξεφυλλίσετε για να συγκεντρώσετε τις απαραίτητες πληροφορίες.

Τώρα υπάρχουν πολλές εφαρμογές και διαδικτυακές υπηρεσίες για την οργάνωση του χρόνου εργασίας σας. Πιστέψτε με, αυτό πρέπει να γίνει αν θέλετε να εργαστείτε παραγωγικά ανεξάρτητα από την κατάσταση και τη διάθεση. Η λίστα υποχρεώσεων σήμερα έχει να κάνει με την αποτελεσματική διαχείριση εργασιών και χρόνου.

Χρησιμοποιώ το σύστημα προγραμματισμού περιβάλλοντος στο περιβάλλον του Outlook του Gleb Arkhangelsky. Τι μου αρέσει σε αυτό: η απλότητα και η αποτελεσματικότητα του εργαλείου, μια γνωστή εφαρμογή, ο συνδυασμός ημερολογίου, εργασιών και αλληλογραφίας σε έναν χώρο πληροφοριών, ενοποίηση με εφαρμογές γραφείου. Οποιοσδήποτε υπάλληλος μπορεί να εκπαιδευτεί σε αυτό το σύστημα προγραμματισμού σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για την οργάνωση του χρόνου εργασίας σας:

• Σχεδιάστε ευέλικτα, στο πλαίσιο, όχι αυστηρά στο χρόνο.
• Μάθετε να κατανοείτε τι είναι σημαντικό και τι όχι.
• Αποχωριστείτε εύκολα ασήμαντα θέματα.
• Εκτιμήστε την ποιότητα του χρόνου που αφιερώσατε, όχι τον ίδιο τον χρόνο.
• Πείτε όχι στον εαυτό σας και στους άλλους ανθρώπους όταν είναι απαραίτητο.
• Ξεκινήστε τη μέρα σας με προκλητικές και δυσάρεστες εργασίες.
• Όταν σχεδιάζετε εργασίες και έργα στην εργασία, ορίστε προθεσμίες για αυτά.

Ένα ισχυρό ψυχολογικό κόλπο είναι να διαγράψετε μια ολοκληρωμένη εργασία ή να βάλετε ένα τικ μπροστά της. Αυτό θα σας δώσει επιπλέον εσωτερική ενέργεια για να επιτύχετε εξαιρετικά αποτελέσματα. Θα δείτε ότι δεν είναι όλα μάταια.

Εργασία με αλληλογραφία

Πώς να οργανώσετε την εργασία με την αλληλογραφία;

Αρχικά, πρέπει να ρυθμίσετε το χρόνο λειτουργίας με αυτό για να μειώσετε τον αριθμό των διακοπών. Είναι καλύτερο να το κάνετε αυτό το πρωί, όταν αρχίζουν να σχηματίζονται εργασίες και το απόγευμα, όταν πρέπει να ελέγξετε πώς έχουν τα πράγματα.

Δεύτερον, δεν πρέπει να απαντάτε αμέσως σε διφορούμενες επιστολές. Πρέπει να σκεφτείτε τα πάντα: ένσταση, κατασκευή απάντησης, πρόσθετες πληροφορίες. Προσπαθήστε να κρατήσετε την υποκειμενικότητα όσο πιο χαμηλά γίνεται. Ξεχάστε τις γρήγορες απαντήσεις, όπως συνήθιζαν να κάνουν όλοι στα κοινωνικά δίκτυα.

Τρίτον, μην υπερφορτώνετε το κείμενο της επιστολής με πληροφορίες που είναι κατανοητές μόνο από τον ίδιο τον αποστολέα. Προσπαθήστε να απαντήσετε σύντομα και συνοπτικά, ζυγίζοντας κάθε λέξη. Στην ψηφιακή μας εποχή, αυτό είναι πολύ σημαντικό: κανείς δεν ενδιαφέρεται να βαδίσει σε μοναδικά συμπεράσματα.

Και τέλος, μην ξεχνάτε τα netiquette: απευθυνόμενοι στον παραλήπτη, στυλ γραφής, πληροφορίες υπόθεσης, στοιχεία επικοινωνίας. Μάθετε πώς να γράφετε μια επιστολή, να αναλύετε αυτά που έχετε γράψει και πώς να εφαρμόζετε.

Πρόσθετο εργαλείο

Ένα άλλο πράγμα που σας βοηθά να κάνετε την εργασία σας πιο αποτελεσματική είναι ο πίνακας. Ένα απαραίτητο εργαλείο, ειδικά όταν το τμήμα κάνει καταιγισμό ιδεών ή λύνει ένα σοβαρό πρόβλημα με ενδιάμεσα στάδια.

Στην επαγγελματική μου σταδιοδρομία, το διοικητικό συμβούλιο ήταν αναπόσπαστο χαρακτηριστικό του εργασιακού περιβάλλοντος. Είναι επίσης χρήσιμο όσον αφορά την εξοικονόμηση χαρτιού. Δεν θα πιστεύετε πόσα φύλλα ξοδεύετε για να εξηγήσετε τις ιδέες και τις λύσεις σας.

Χάρη στην οπτική σκέψη (όλοι την έχουν), οι άνθρωποι μπορούν να σχεδιάσουν μαζί στον πίνακα, να εξηγήσουν τις σκέψεις τους και να προτείνουν τις καλύτερες λύσεις σε ένα πρόβλημα. Ο καθένας μπορεί να δει και να καταλάβει τα πάντα.

Θα ήθελα να προσθέσω ότι η μουσική με βοηθάει στη δουλειά μου. Έχει θετική επίδραση στην παραγωγικότητά μου, ειδικά όταν πρέπει να δουλέψω με επαναλαμβανόμενες εργασίες σε υπολογιστή ή να συντάξω ένα μεγάλο πακέτο εγγράφων. Γενικά, καλό είναι να ξεκινάμε το πρωί με θετική μουσική. Αλλά δεν πρέπει να το ενεργοποιήσετε για όλους, θυμηθείτε: δεν εργάζεστε μόνοι σας, για κάποιον η μουσική μόνο θα παρεμβαίνει.