Τι είναι το GTD και πώς λειτουργεί

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ένας μικρός οδηγός για όσους έχουν ακούσει περίεργα για το GTD, αλλά δεν έχουν ιδέα πώς να χρησιμοποιήσουν αυτήν την τεχνική ενίσχυσης της παραγωγικότητας.

Τι είναι το GTD;

Το GTD (Getting Things Done) είναι ένα σύστημα παραγωγικής εργασίας και το ομώνυμο βιβλίο του business coach David Allen. Ο κύριος στόχος είναι να έχετε χρόνο για να κάνετε ό,τι είναι απαραίτητο, αλλά να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο σε αυτό που σας δίνει ευχαρίστηση.

Το Getting Things Done μεταφράζεται συχνά στα ρωσικά ως "βάλτε τα πράγματα σε τάξη", αν και θα ήταν πιο ακριβές να "φέρετε τα πράγματα στο τέλος". Συμφωνώ, είναι πιο σημαντικό να μην στριμώχνουμε εργασίες σε λίστες, αλλά να τις ολοκληρώσουμε. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε λίστες, να ορίσετε προτεραιότητες και να καταλήξετε σε ένα πρόγραμμα.

Και γιατί χρειάζεται;

Δουλεύοντας στις αρχές του GTD, θα είναι πιο εύκολο για εσάς να διαχειριστείτε τις υποθέσεις σας. Άλλωστε, το κύριο πλεονέκτημα αυτής της τεχνικής είναι ότι οι πληροφορίες για όλες τις εργασίες σας συγκεντρώνονται σε ένα μέρος, ώστε να μπορείτε να μετακινηθείτε από τη μια περίπτωση στην άλλη χωρίς δισταγμό.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ μιας GTD και μιας λίστας υποχρεώσεων;

Στη λίστα, καταγράφουμε συνήθως μόνο τις πιο σημαντικές εργασίες και δεν καταγράφουμε λιγότερο σημαντικές, δευτερεύουσες εργασίες. Και μάταια. Κυλούν στο κεφάλι σας, σας αποσπούν την προσοχή από τη δουλειά σας και η αποτελεσματικότητά σας πέφτει. Μία από τις βασικές αρχές του GTD είναι να καταγράφει απολύτως τα πάντα. Έτσι μπορείτε να ξεφορτώσετε τον εγκέφαλό σας και να χρησιμοποιήσετε όλους τους πόρους του για δουλειά.

Είναι αυτό το σύστημα ακριβώς κατάλληλο για μένα;

Το GTD είναι σχετικό για άτομα διαφορετικών επαγγελμάτων, ηλικίας και κοινωνικής θέσης. Ο Ντέιβιντ Άλεν, ο οποίος διατύπωσε τις αρχές του συστήματος, πραγματοποίησε μαθήματα για αστροναύτες του ISS, μουσικούς της ροκ και στελέχη μεγάλων εταιρειών.

Όπως είπε ο David Allen σε συνέντευξή του στο Lifehacker, ένα σύστημα μπορεί να είναι εξίσου αποτελεσματικό ή εξίσου άχρηστο τόσο για έναν έφηβο όσο και για έναν CEO μιας μεγάλης εταιρείας. Πρέπει να έχετε μια συγκεκριμένη νοοτροπία, να αγαπάτε να κάνετε συστηματοποίηση και προγραμματισμό.

Εντάξει, τι ακριβώς πρέπει να κάνετε;

Δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες στο σύστημα GTD. Υπάρχουν όμως βασικές αρχές εργασίας:

1. Συλλέξτε πληροφορίες και καταγράψτε τα πάντα. Σημειώστε εργασίες, ιδέες, επαναλαμβανόμενες εργασίες σε ένα σημειωματάριο ή μια εφαρμογή. Σε αυτήν την περίπτωση, η λίστα θα πρέπει να είναι πάντα στα χέρια σας, ώστε να μην μπορείτε να πείτε: "Θα το προσθέσω αργότερα". Ακόμα και το πιο μικρό και ασήμαντο πράγμα πρέπει να γραφτεί αν δεν το κάνετε αυτή τη στιγμή.
2. Γράψτε εξηγήσεις. Δεν πρέπει να υπάρχουν εργασίες όπως "Προετοιμαστείτε για διακοπές". Αναλύστε τις μεγάλες θήκες σε συγκεκριμένες εφικτές ενέργειες (υποβάλετε τέτοια έγγραφα στο κέντρο βίζας, αγοράστε μια πετσέτα και γυαλιά ηλίου, κατεβάστε χάρτες στο τηλέφωνό σας). Με μια κανονική λίστα υποχρεώσεων, αφιερώνουμε περισσότερο χρόνο στην αποκρυπτογράφηση παρά στην ολοκλήρωση. Και ναι, αν μπορείτε να αναθέσετε, αναθέστε.
3. Δώστε προτεραιότητα. Για κάθε στοιχείο στη λίστα, καθορίστε μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ημερομηνία λήξης. Προσθέστε υπενθυμίσεις εάν χρειάζεται. Στην πραγματικότητα, αυτό λειτουργεί τόσο με τη λίστα όσο και με το ημερολόγιο. Σε αυτό το στάδιο, θα πρέπει να είστε σίγουροι ότι σίγουρα δεν θα ξεχάσετε τίποτα.
4. Ενημερώστε τις λίστες σας. Οι λίστες υποχρεώσεων γίνονται γρήγορα ξεπερασμένες: κάτι χάνει τη συνάφειά του, κάτι μεταφέρεται στο μέλλον. Το σύστημα θα πρέπει να λειτουργεί για εσάς. Επομένως, φροντίστε να έχετε πάντα μια λίστα με συγκεκριμένες ενέργειες, ώστε να μπορείτε να φτάσετε στη δουλειά χωρίς καθυστέρηση.
5. Λαμβάνω δράση. Όταν όλα είναι οργανωμένα, μπορείτε να αρχίσετε να πραγματοποιείτε τα σχέδιά σας. Επιλέξτε μια θήκη από την κατηγορία που χρειάζεστε, δείτε ποιες συγκεκριμένες ενέργειες απαιτούνται από εσάς και ξεκινήστε. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να υλοποιήσετε μεγάλα έργα.

Πρέπει όλα τα πράγματα να καταγράφονται σε μία λίστα;

Όχι, είναι καλύτερα να συνθέσετε πολλά, αλλά να τα κρατήσετε σε ένα μέρος. Για παράδειγμα, κρατήστε μερικές λίστες για κάθε έργο εργασίας, λίστες υποχρεώσεων, λίστες υποχρεώσεων, λίστες υποχρεώσεων, λίστες ιδεών και πιθανά έργα στο μέλλον - ό,τι μπορείτε να φανταστείτε.

Υπάρχουν ειδικά εργαλεία;

Από εφαρμογές και υπηρεσίες ιστού, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, οποιοδήποτε σημειωματάριο ή κανονικό αρχείο στα Έγγραφα Google θα κάνει. Εάν έχετε συνηθίσει να κρατάτε σημειώσεις σε χαρτί, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε.

Υπάρχουν ανεμιστήρες συστήματος αρχείων. Δημιουργείται ένας κοινόχρηστος φάκελος στην επιφάνεια εργασίας, αρκετοί θεματικοί φάκελοι δημιουργούνται σε αυτόν και ο καθένας περιέχει τις αντίστοιχες λίστες και τα απαραίτητα υλικά.

Σε γενικές γραμμές, επιλέξτε αυτό που σας βολεύει.

Η κύρια απαίτηση: το εργαλείο πρέπει να είναι πάντα στα χέρια σας, ώστε να μπορείτε να μεταφέρετε την εργασία από το κεφάλι σας σε χαρτί ή σε μια εφαρμογή. Για παράδειγμα, όταν το αφεντικό σας έρχεται κοντά σας και σας αναθέτει μια νέα εργασία, και αυτή τη στιγμή εργάζεστε σε κάτι άλλο.

Πώς μπορείτε να αποκτήσετε μεγαλύτερη αξία από το GTD;

Οποιοδήποτε σύστημα παραγωγικότητας δεν θα λειτουργήσει εάν εφαρμοστεί στα τυφλά. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο, προσαρμόστε το σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας και τότε όλα θα πάνε καλά.

Και ναι, κανένα σύστημα δεν μπορεί να κάνει τα πάντα για εσάς, οπότε μην παρασυρθείτε πολύ με τη δημιουργία λιστών, μην ξεχάσετε να δράσετε. Το GTD είναι ένα εργαλείο που σας βοηθά να απαλλαγείτε από το άγχος και να μην ξεχνάτε τίποτα. Αλλά το πώς θα χρησιμοποιήσετε το χρόνο σας εξαρτάται από εσάς.

Χρειάζεται προσπάθεια. Τι άλλο να διαβάσετε για αυτό το θέμα;

Φυσικά, τα βιβλία του David Allen: βοηθούν τόσο τους αρχάριους όσο και τους έμπειρους χρήστες να νιώσουν τη φιλοσοφία του GTD, να την εφαρμόσουν στην επαγγελματική και προσωπική ζωή, να μάθουν πώς να τη χρησιμοποιούν στην πράξη.

• «Πώς να βάλεις τα πράγματα σε τάξη. Η τέχνη της παραγωγικότητας χωρίς άγχος».
• «Πώς να κρατάς τα πράγματα σε τάξη. Αρχές μιας ολοκληρωμένης και χωρίς άγχος ζωής».
• «Πώς να βάλεις γρήγορα τα πράγματα σε τάξη. 52 Αρχές αποτελεσματικότητας χωρίς άγχος ».

Και τέλος, για να παραθέσω μια πολύ ακριβή δήλωση του David Allen:

Το μυαλό σας έχει σκοπό να δημιουργεί ιδέες, όχι να τις αποθηκεύει.

Χρησιμοποιήστε λοιπόν το GTD, σκεφτείτε υπέροχες ιδέες και φροντίστε να τις ζωντανέψετε.