Ένας οδηγός για αρχάριους για το GTD

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Η τεχνική διαχείρισης χρόνου GTD σάς βοηθά να οργανώσετε και να παρακολουθείτε εργασίες, να βγάλετε όλες τις πληροφορίες από το μυαλό σας και να ξεκινήσετε να αναλαμβάνετε δράση.

Τι είναι το GTD

Ο εγκέφαλός μας έρχεται εύκολα με νέες ιδέες, αλλά το να τις θυμάται όλες είναι πολύ πιο δύσκολο για αυτόν. Για παράδειγμα, θυμάται ότι πρέπει να αγοράσετε το δώρο γενεθλίων της μαμάς σας την επόμενη εβδομάδα. Αντί να σας το υπενθυμίζει αυτό όταν περνάτε από το αγαπημένο της κατάστημα, ο εγκέφαλός σας απλώς θα σας κάνει να νιώσετε ότι έπρεπε να αγοράσετε κάτι.

Το GTD (Getting Things Done) είναι μια τεχνική που βοηθάει να μετατρέψουμε ασαφείς ιδέες, παρορμήσεις, ιδέες και νυχτερινούς στοχασμούς σε δράση. Όταν μάθετε να βασίζεστε σε αυτό το σύστημα, ο εγκέφαλός σας δεν θα κρατήσει όλες τις πληροφορίες. Αυτό θα μειώσει το άγχος και θα έχετε τη δύναμη για πιο παραγωγικές δραστηριότητες.

Πώς λειτουργεί αυτή η τεχνική

Το GTD βασίζεται σε ένα σύστημα λίστας με το οποίο οργανώνετε ό,τι σας έρχεται στο μυαλό. Για να το εφαρμόσετε στη ζωή σας, πρέπει να καταγράψετε και να επεξεργαστείτε τις εισερχόμενες πληροφορίες. Επιπλέον, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε τέτοιες λίστες: "Εισερχόμενα", "Επόμενες ενέργειες", "Λίστα αναμονής", "Έργα" και "Κάποια μέρα". Οτιδήποτε απαιτεί την προσοχή σας θα μεταβεί πρώτα στα "Εισερχόμενα" και μετά θα μεταβεί σε μία από τις άλλες λίστες.

1. Συλλογή

Συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται την προσοχή σας, από τα γράμματα που χρειάζεστε για να απαντήσετε μέχρι τις έξυπνες ιδέες που σας έρχονται στο μυαλό ενώ κάνετε ντους. Το σημείο συλλογής μπορεί να είναι ένα χάρτινο σημειωματάριο, ένα συνημμένο ή ένα email στο οποίο θα στέλνετε γράμματα στον εαυτό σας.

Όταν ξεκινήσατε για πρώτη φορά να χρησιμοποιείτε την τεχνική GTD, προσπαθήστε να ελευθερώσετε το κεφάλι σας από όλες τις συσσωρευμένες πληροφορίες. Γράψε ό,τι χρειάζεσαι ή θέλεις να κάνεις, ό,τι σε απασχόλησε τις τελευταίες μέρες ή εβδομάδες, παρενέβη στη συγκέντρωσή σου ή θυμήθηκε την ακατάλληλη στιγμή.

2. Επεξεργασία

Λάβετε υπόψη τις συσσωρευμένες πληροφορίες. Αυτός είναι ο βασικός κανόνας όλου του συστήματος. Κάνετε αυτό τακτικά για να μην μαζεύετε πολύ από αυτό. Για να επεξεργαστείτε πληροφορίες, κάντε στον εαυτό σας μια σειρά ερωτήσεων.

• Είναι επιλύσιμο; Αναρωτιέστε εάν μπορεί να γίνει κάτι για να αφαιρεθεί αυτό το στοιχείο από τη λίστα. Εάν όχι, διαγράψτε το ή μετακινήστε το στη λίστα Someday. Αποθηκεύστε χρήσιμες πληροφορίες με τις οποίες δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα, όπως μια συνταγή ή ένα ενδιαφέρον άρθρο, σε ξεχωριστό μέρος. Πράγματα που θέλετε να κάνετε στο μακρινό μέλλον (μάθετε ιαπωνικά, γράψτε ένα βιβλίο), μετακινήστε τα στη λίστα "Κάποια μέρα" ώστε να μην κατατάσσονται στις "Επόμενες ενέργειες".
• Είναι δυνατόν να ολοκληρωθεί μια υπόθεση σε ένα βήμα; Στο GTD, οτιδήποτε απαιτεί περισσότερα από ένα βήματα ονομάζεται έργο. Εάν έχετε πολλές σχετικές εργασίες στα Εισερχόμενά σας, δημιουργήστε ένα ξεχωριστό έργο για αυτές. Προσθέστε το όνομά του στη λίστα των έργων σας και επιλέξτε μία ενέργεια για προσθήκη στο "Επόμενο".
• Θα χρειαστούν περισσότερα από δύο λεπτά; Εάν όχι, κάντε το αμέσως. Είναι πιο γρήγορο από το να το προσθέσετε στην επόμενη λίστα εργασιών σας ή να το αναθέσετε σε κάποιον άλλο. Εάν χρειάζεται περισσότερος χρόνος για να ολοκληρώσετε την εργασία, σκεφτείτε εάν μόνο εσείς μπορείτε να το κάνετε ή μπορείτε να το αναθέσετε σε κάποιον.
• Μπορώ να το αναθέσω σε κάποιον; Αν ναι, αναθέστε. Όταν χρειάζεται να παρακολουθείτε την πρόοδο, μετακινήστε το στοιχείο στη "Λίστα Αναμονής". Εάν δεν μπορείτε να αναθέσετε μια εργασία, προσθέστε την στο ημερολόγιό σας ή στη λίστα "Επόμενο".
• Υπάρχει συγκεκριμένη προθεσμία; Αν ναι, προσθέστε το στο ημερολόγιό σας. Μην γράφετε όλα όσα θέλετε να κάνετε σε μια μέρα. Εισαγάγετε μόνο τι πρέπει να γίνει: επίσκεψη στον οδοντίατρο, συνάντηση, πτήση. Εάν δεν υπάρχει συγκεκριμένη προθεσμία, μετακινήστε την υπόθεση στα Επόμενα βήματα.

3. Οργάνωση

Ταξινομήστε τα πάντα στη θέση τους: σε μία από τις πέντε λίστες, σε έναν φάκελο με χρήσιμες πληροφορίες για το μέλλον, στο ημερολόγιό σας ή στον κάδο απορριμμάτων.

Προσθέστε στη «Λίστα Αναμονής» τυχόν υποθέσεις που έχουν σταματήσει για κάποιο λόγο. Για παράδειγμα, όταν δεν μπορείτε να προχωρήσετε μέχρι να λάβετε απάντηση στο email σας ή όταν περιμένετε την παράδοση. Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία δίπλα σε κάθε στοιχείο.

Τα Επόμενα Βήματα θα πρέπει να έχουν εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Διατυπώστε τις ως εφικτές φυσικές ενέργειες, έτσι θα είναι πιο εύκολο να ξεκινήσετε τη δουλειά. Για παράδειγμα, είναι καλύτερο να γράψετε «πάρε τηλέφωνο τη Λένα και κανόνισε να κάτσει με το παιδί την Πέμπτη το απόγευμα» παρά «να κανονίσει κάποιος να καθίσει με το παιδί», αν και στην ουσία είναι το ίδιο πράγμα.

Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να προσθέσετε μια ετικέτα περιβάλλοντος σε κάθε στοιχείο στο "Επόμενο". Θα σου πει πού πρέπει να είσαι, με ποιον, τι πρέπει να πάρεις μαζί σου. Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε ετικέτες "ψώνια", "στη δουλειά", "με παιδιά", "τηλέφωνο", "υπολογιστής". Μπορείτε επίσης να υποδείξετε πόσο χρόνο έχετε για αυτήν την υπόθεση ή τι προτεραιότητα έχει. Στη συνέχεια, εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να ταξινομήσετε γρήγορα όλες τις περιπτώσεις ανά ετικέτες.

4. Επισκόπηση

Φροντίστε να ελέγχετε όλες τις λίστες μία φορά την εβδομάδα. Όσο περισσότερο αφήνετε τα πράγματα στα Εισερχόμενα, τόσο πιο δύσκολο θα είναι να τα αντιμετωπίσετε αργότερα.

• Για κάθε έργο πρέπει να οριστεί μια επόμενη ενέργεια.
• Κάθε στοιχείο στο "Επόμενο" θα πρέπει να είναι κάτι που θέλετε να κάνετε την επόμενη εβδομάδα. Μετακινήστε όλα τα περιττά πράγματα στη λίστα "Κάποια μέρα" ή διαγράψτε τα εντελώς.
• Από καιρό σε καιρό, προσπαθήστε να μετακινήσετε κάτι από τη λίστα "Κάποια μέρα" στα "Επόμενα βήματα".

5. Εκτέλεση

Λαμβάνω δράση! Εάν έχετε οργανώσει σωστά το σύστημά σας, αυτό θα είναι το πιο εύκολο βήμα. Επαναλαμβάνοντας τα πρώτα τέσσερα βήματα σε τακτική βάση, θα είστε απόλυτα σίγουροι ότι όλα τα πράγματα στη λίστα είναι απαραίτητα για να σημειώσετε πρόοδο και να πλησιάσετε τους στόχους σας.