6 συμβουλές για αποτελεσματική διαχείριση email

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Το email είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία επικοινωνίας και, ίσως, το μοναδικό που χρησιμοποιείται από όλους ανεξαιρέτως τους χρήστες. Μπορεί να σας αρέσουν ή να μην σας αρέσουν τα instant messenger, να χρησιμοποιείτε τη συνομιλία Skype ή Facebook, αλλά πιθανότατα έχετε μια διεύθυνση email.

Καθημερινά λαμβάνουμε στα εισερχόμενά μας όχι μόνο μηνύματα από φίλους και συναδέλφους, αλλά και δεκάδες διαφημιστικές επιστολές, ειδοποιήσεις, απλώς spam. Για να αποφύγετε τον πνιγμό στον τεράστιο όγκο των εισερχόμενων μηνυμάτων, είναι πολύ σημαντικό να αναπτύξετε και να εφαρμόσετε αποτελεσματικές δεξιότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πνευματική ιδιοκτησία

Προγραμματίστε μια ώρα ελέγχου email

Εάν πιστεύετε ότι ξοδεύετε πολύ χρόνο στην επεξεργασία αλληλογραφίας και ο αριθμός των γραμμάτων στα εισερχόμενά σας εξακολουθεί να μην μειώνεται, προσπαθήστε να προγραμματίσετε πιο αυστηρά τον χρόνο για να ελέγξετε το γραμματοκιβώτιό σας. Συνήθως αρχίζουμε να ελέγχουμε την αλληλογραφία, βρίσκουμε έναν ενδιαφέρον σύνδεσμο στην επιστολή, πηγαίνουμε στον ιστότοπο, από εκεί σε άλλο … και μετά από μισή ώρα θυμόμαστε και επιστρέφουμε στην ανάλυση των γραμμάτων. Ως αποτέλεσμα, ο χρόνος έχει περάσει, αλλά το θέμα δεν έχει κουνήσει.

Επομένως, προσπαθήστε να αφιερώσετε έναν συγκεκριμένο περιορισμένο χρόνο για τον εαυτό σας για να εργαστείτε με την αλληλογραφία. Ο καθένας μπορεί να ορίσει τη συχνότητα και τη διάρκεια αυτών των διαστημάτων για τον εαυτό του ανεξάρτητα, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας του. Ίσως θα είναι μία ώρα το πρωί και μία ώρα στο τέλος της εργάσιμης ημέρας ή μπορεί να είναι πιο βολικό για εσάς να συνδέεστε στον λογαριασμό αλληλογραφίας σας κάθε ώρα για πέντε λεπτά. Το πιο σημαντικό, προσπαθήστε να τηρείτε αυστηρά το χρονοδιάγραμμα που έχετε ορίσει για τον εαυτό σας και να μην αποσπάτε την προσοχή σας από τίποτα ξένο. Συνείδηση που ο χρόνος σας είναι περιορισμένος, θα οδηγήσει αναπόφευκτα σε αύξηση της αποτελεσματικότητας της διεκπεραίωσης των ταχυδρομικών αποδείξεων.

Κάθε γράμμα σημαίνει μια ενέργεια

Ο κύριος κανόνας που πρέπει να εφαρμόσετε κατά την ανάλυση αλληλογραφίας είναι ότι κάθε ανοιχτή επιστολή απαιτεί να κάνετε κάτι. Εάν έχετε ανοίξει ένα γράμμα, τότε σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να το αφήσετε ξανά στα Εισερχόμενα. Πρέπει είτε να απαντήσετε αμέσως στην επιστολή ή να την προωθήσετε σε κάποιον που είναι καλύτερος στην αντιμετώπιση αυτού του ζητήματος ή να προγραμματίσετε μια εργασία για τον εαυτό σας στο Google Task ή στο ημερολόγιο - σε κάθε περίπτωση, ως αποτέλεσμα της ενέργειάς σας, η επιστολή θα πρέπει να να διαγραφεί ή να μετακινηθεί στο αρχείο, δηλαδή αφήστε το inbox … Εάν ακολουθήσετε αυτόν τον απλό κανόνα, τα εισερχόμενά σας θα καθαριστούν αργά ή γρήγορα.

Πνευματική ιδιοκτησία

Φίλτρα και συντομεύσεις

Εάν λαμβάνετε μεγάλο αριθμό email κάθε μέρα, τότε η ανάλυση τους απαιτεί πολύ χρόνο και προσπάθεια από μέρους σας. Γιατί δεν χρησιμοποιείτε τους πόρους της ταχυδρομικής υπηρεσίας για αυτό, ειδικά επειδή οι περισσότερες υπηρεσίες έχουν αυτήν τη δυνατότητα και υλοποιούνται τέλεια;

Πρόκειται για τη ρύθμιση φίλτρων για αυτόματη επεξεργασία αλληλογραφίας. Αντί να κάνετε χειροκίνητα κλικ σε κάθε ανάρτηση και κάθε κλικ σας είναι ο ίδιος χρόνος και προσπάθεια, απλώς ορίστε τα φίλτρα που θέλετε μία φορά. Για παράδειγμα, όλα τα μηνύματα από τις διευθύνσεις των συγγενών σας θα μεταβούν αυτόματα στον φάκελο Οικογένεια και επισημαίνονται με δείκτη ως σημαντικά. Όλα τα δελτία τύπου πηγαίνουν σε ξεχωριστό φάκελο παρακάμπτοντας το φάκελο Εισερχόμενα και οι ειδοποιήσεις από τα κοινωνικά δίκτυα αποστέλλονται αμέσως στον Κάδο απορριμμάτων.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τα μηνύματα σύμφωνα με τα κύρια θέματα και να προετοιμαστείτε ανάλογα για την επεξεργασία τους. Δεν θα έχετε πλέον μια κατάσταση όπου ο εγκέφαλός σας, όταν αναλύει την αλληλογραφία, μεταβαίνει από τις δουλειές του σπιτιού σε επαγγελματικά ζητήματα και, στη συνέχεια, αμέσως σε ταχυδρομικές αποστολές ψυχαγωγίας και μετά επιστρέφει.

Υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός επιλογών για τη δημιουργία διαφόρων φίλτρων και είμαι σίγουρος ότι μόλις δημιουργήσετε ένα αυτόματο σύστημα φιλτραρίσματος, θα εξοικονομήσετε μέρες και μήνες από τον χρόνο σας. Επιπλέον, χρησιμοποιώντας τις εκχωρημένες ετικέτες ή τη διανομή ανά φακέλους, μπορείτε εύκολα να βρείτε τα γράμματα που χρειάζεστε στο αρχείο (θυμάστε ότι ο φάκελος Εισερχόμενα είναι εντελώς άδειος;).

Χρησιμοποιήστε την αναζήτηση

Πολλοί χρήστες, ειδικά οι αρχάριοι, διατηρούν όλα τα email τους στα Εισερχόμενά τους επειδή αισθάνονται ότι δεν θα τα βρουν ποτέ ξανά κατά την αρχειοθέτηση. Εάν ρυθμίσετε ένα σύστημα φίλτρων και συντομεύσεων, όπως περιγράφεται στην προηγούμενη παράγραφο, τότε το αρχείο σας είναι ήδη οργανωμένο και είναι πολύ πιο εύκολο να πλοηγηθείτε σε αυτό. Αλλά μην ξεχνάτε και τη γραμμή αναζήτησης. Για παράδειγμα, στο Gmail, το σύστημα αναζήτησης γραμμάτων είναι τόσο τέλειο (ποιος θα το αμφισβητούσε!) που δεν θα δυσκολευτείτε να βρείτε κανένα γράμμα.

Χρησιμοποιήστε σημάδια

Πολλές υπηρεσίες email έχουν μια δυνατότητα επισήμανσης μηνυμάτων με ειδικούς δείκτες (στο Gmail, αυτοί είναι αστέρια). Με τη βοήθειά τους, είναι εύκολο να επισημάνετε τα απαραίτητα μηνύματα που απαιτούν την προσοχή σας και να τα τοποθετήσετε σε ξεχωριστό φάκελο. Στο Gmail, μπορείτε να επιλέξετε το δικό σας σύνολο σημαιών και να τις χρησιμοποιήσετε αρκετά ευέλικτα. Έτσι, μια ματιά στα περιεχόμενα των εισερχομένων σας θα είναι αρκετή για να ξεχωρίσετε τα email ανάλογα με τη σημασία τους.

Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις πληκτρολογίου

Η χρήση πλήκτρων πρόσβασης μπορεί να επιταχύνει την επεξεργασία της αλληλογραφίας τόσο πολύ που αξίζει να αφιερώσετε μερικές ώρες μελετώντας τα. Αλλά πριν από αυτό, ρίξτε μια ματιά στις ρυθμίσεις (στο Gmail είναι Ρυθμίσεις - Γενικά - Συντομεύσεις) και βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένες. Μετά από αυτό, απλώς πατήστε το ερωτηματικό στο πληκτρολόγιο και θα δείτε ένα μήνυμα με όλα τα πλήκτρα πρόσβασης του Gmail.

Το email είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο επικοινωνίας, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να αφιερώσετε τη μισή σας ζωή σε αυτή τη διαδικασία. Η μέγιστη αυτοματοποίηση όλων των διαδικασιών, οι γρήγορες απαντήσεις ή η προώθηση μηνυμάτων, ο προγραμματισμός του χρόνου σας, μαζί με άλλες συμβουλές από αυτό το άρθρο, θα σας επιτρέψουν να αντιμετωπίσετε οποιονδήποτε αριθμό γραμμάτων σχετικά γρήγορα και να εξοικονομήσετε περισσότερο χρόνο για πιο ευχάριστες δραστηριότητες.